有關人力資源檔案管理的新路徑探索

(山東省菏澤市單縣人力資源和社會保障局，山東 菏澤 274300)

人力資源檔案是非常重要的無形資產(chǎn)，它記錄著不同人員的學習、工作、社會經(jīng)歷等內(nèi)容是重要的人才憑證，往往被稱為“第二張身份證”。因人員及社會環(huán)境一直存于動態(tài)變化中，所以管理部門也應根據(jù)這一變化及時對檔案信息進行相應的補充和完善，就目前來看我國的人力資源檔案管理還存在不少缺陷，急需予以加強。

一、人力資源檔案的重要性

（一）記錄人員的基本信息，為各項業(yè)務辦理提供便利

人力資源檔案，是基于人員的客觀情況記錄，包括人員姓名、性別、家庭住址、職業(yè)、文化程度、政治面貌等基礎內(nèi)容，也包括人員各種動態(tài)變化情況。它既是人員的身份信息說明，也是人員的社會憑證，是各類機關和企事業(yè)單位認識和了解人才并辦理相關服務的重要依據(jù)，也是個人實現(xiàn)就業(yè)、學習、享受各類社會福利待遇的基礎依據(jù)。

（二）是用人單位的重要參照，利用優(yōu)化人才結(jié)構(gòu)

人力資源檔案包含多種人才信息，是各用人單位認識和了解人才，對人員工作能力和社會價值進行初步判定的重要工具。用人單位以人才檔案為參照，結(jié)合自身用人需求和人才的特性進行崗位的合理分配，對現(xiàn)有的人才結(jié)構(gòu)進行優(yōu)化調(diào)整。

（三）為人才建設提供長期戰(zhàn)略支撐

人力資源檔案管理集合各種不同層次人才信息，其信息量巨大。檔案管理部門可通過對這些人才信息進行統(tǒng)計、歸納、對比分析，對某一方面的人才比例和人才結(jié)構(gòu)深入認識，發(fā)現(xiàn)存在的問題，并以此為導向進行人才建設和布局，為國家及企事業(yè)單位制定科學的人才建設規(guī)劃提供巨大支撐，可加快社會緊缺性人才的培養(yǎng)，提升高素質(zhì)人才比例，促進經(jīng)濟、社會發(fā)展。

二、當前我國人力資源檔案管理中存在的普遍性問題

我國人力資源檔案管理經(jīng)歷多年發(fā)展建設，其管理體系和組織架構(gòu)得到進一步完善，目前主要以各地人力資源和社會保障部門為主，各企事業(yè)單位為輔的多種人才檔案管理模式，擴大了檔案管理總量，提高了檔案管理服務范圍。但受現(xiàn)有管理條件和管理觀念影響，我國人力資源檔案管理的質(zhì)量和效率整體不高，主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

（一）管理層次過淺，人力資源檔案質(zhì)量不高

從目前情況來看，人力資源部門的大多數(shù)人才檔案都只是對人員基礎信息的記錄，沒有根據(jù)人才的變化情況及時的對相關信息進行更新，對人員技術技能水平、社會實踐內(nèi)容、以及相關成果的記錄缺失或不完整，使得人才檔案質(zhì)量不高，對用人單位選拔人才的參考性不強。同時，一些檔案管理人員在日常管理中局限于基礎的檔案管理工作，如清潔衛(wèi)生打掃、檔案歸類整理等，但對檔案管理的安全性、時效性、系統(tǒng)性等等內(nèi)容的思考和關注過少，管理人員安于現(xiàn)有的粗陋、低效的管理模式，其革新意識較差。

（二）人力資源檔案管理模式落后

社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，信息化技術的不斷進步，帶來了社會生產(chǎn)生活方式的巨大改變，人力資源檔案管理工作也應該緊跟時代發(fā)展形勢不斷提升管理質(zhì)量。但當前一些人力資源檔案管理部門依然采取最原始的人工管理模式，且絕大部分檔案依然為紙質(zhì)檔案。

（三）檔案管理成本較大

因檔案管理模式落后，檔案部門主要以傳統(tǒng)檔案管理手段來開展工作，在檔案基礎設施建設、檔案人力成本、檔案資料保存與維護等方面的費用支出極大，經(jīng)濟性較低。

三、人力資源檔案管理的新路徑探索

（一）持續(xù)提升檔案管理部門和管理人員的業(yè)務能力

人力資源檔案管理的質(zhì)量與管理人員的自身素質(zhì)有很大關系，檔案管理部門應組織人員開展職業(yè)培訓活動，邀請其他專業(yè)人員進行現(xiàn)場指導，通過各種培訓和考核增強管理人員的管理水平和責任意識。

（二）增強管理重視度，提高檔案質(zhì)量

管理部門及管理人員缺乏對人才檔案管理的重視度是導致檔案質(zhì)量過低，管理水平低下的重要原因，基于此要求檔案管理者積極提升思想意識，將人力資源檔案提高到戰(zhàn)略層面上來，對人才的重要信息進行及時更新，尤其是那些可以直接體現(xiàn)出人員職業(yè)能力和專業(yè)技術水平的內(nèi)容，比如參與的技術項目、申請的專利成果、獲得的各種表彰等等，通過不斷完善人才檔案信息，可便于為用人單位的人才選拔提供更多有用參照。

（三）借助信息化手段降低管理成本

檔案管理部門應加大信息化檔案管理力度，要加快信息化基礎設施建設，引進大數(shù)據(jù)、云計算以互聯(lián)網(wǎng)平臺為支撐，建立數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，將所有的人力資源檔案信息錄入電子系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的及時傳輸、查閱、更正和補充等，降低管理者的管理工作量。同時可以有效節(jié)省管理費用、傳統(tǒng)設施建設費用等，實現(xiàn)更好的經(jīng)濟效益。

總之，人力資源檔案管理工作不僅有利于實現(xiàn)人才資源的合理分配和利用，還能促進我國經(jīng)濟社會的更好發(fā)展，其意義深遠。