醫(yī)院疫情防控檔案收集相關(guān)問題與建議

張凌寒

摘要：身處抗擊新冠疫情前線的醫(yī)院，在工作中產(chǎn)生了與大量疫情相關(guān)的第一手資料。做好疫情檔案收集工作對于記錄抗疫歷史、總結(jié)防疫經(jīng)驗起著重要的作用，對于建立更為完備的國家疫情防控制度體系來說意義重大。面對短時間內(nèi)持續(xù)產(chǎn)生的各類新冠疫情防控檔案，醫(yī)院普遍缺乏收集經(jīng)驗、主動收集的意識和專業(yè)檔案人員，醫(yī)院要明確合理的檔案收集和歸檔范圍，做好統(tǒng)籌安排，嚴(yán)格鑒選檔案，線上線下檔案同步收集，做好歸口管理，提高醫(yī)院疫情防控檔案的收集完整性及系統(tǒng)性。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院;新冠肺炎疫情;疫情防控檔案;檔案收集

本次新冠疫情，是新中國成立以來，我國面臨的傳播速度最快、感染范圍最廣、防控難度最高的一次重大的突發(fā)公共衛(wèi)生事件。作為處于疫情防控第一線的醫(yī)院，是直面疫情的主戰(zhàn)場，直接擁有疫情相關(guān)的第一手資料。在疫情防控工作當(dāng)中形成的檔案資料不僅是真實的歷史記錄，更體現(xiàn)了醫(yī)院的行動力，對于今后做好疫情防控工作、臨床診療和病案研究等工作都有著極其重要的參考價值。因此。在疫情背景下，如何做好相關(guān)防控檔案的收集和管理，就成為當(dāng)前醫(yī)院檔案工作新的命題。

一、醫(yī)院新冠肺炎疫情防控檔案收集工作的重要意義

在新冠肺炎疫情防控工作當(dāng)中形成的各種對于國家和社會具有保存價值的文字、圖表、視頻、音頻等形式的歷史記錄都視為防控檔案，具體對于醫(yī)院來說，醫(yī)院開展整個新冠肺炎防控和資料工作的全部環(huán)節(jié)都是其新冠肺炎疫情防控檔案的組成內(nèi)容。所以，我們可以將醫(yī)院針對新冠肺炎疫情防控檔案工作劃分為收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、編目與檢索、提供利用、編研等幾個環(huán)節(jié)。每一個環(huán)節(jié)都至關(guān)重要，必不可少。

習(xí)近平總書記強調(diào)：“檔案工作是一項非常重要的工作，經(jīng)驗得以總結(jié)，規(guī)律得以認(rèn)識，歷史得以延續(xù)，各項事業(yè)得以發(fā)展，都離不開檔案?！痹谛鹿诜窝滓咔槠陂g，醫(yī)院的廣大醫(yī)護人員都積極努力，為抗擊疫情作出了卓越的貢獻。在這個過程當(dāng)中，醫(yī)院形成了大量的文字、圖片、音視頻等檔案資料，這是黨和政府率領(lǐng)人民與疫情作斗爭的真實記錄，也是廣大醫(yī)護人員共同與病魔搏斗的真實記錄，對于這些資料的收集整理和保存，有益于政府在今后制定衛(wèi)生政策、進行醫(yī)學(xué)科研等活動進行參考。

另一方面，醫(yī)院的疫情防控檔案準(zhǔn)確的記載了傳染病發(fā)生的時間和地點，也對患者的詳細(xì)資料有明確的記載。這些檔案都是做好傳染病防控工作的第一手資料，能夠幫助專家更為全面準(zhǔn)確的尋找分析傳染病的規(guī)律和特點，有利于更有效的做好傳染病的防治工作，是進行醫(yī)學(xué)研究的重要資料。

同時，對于整個檔案工作來說，醫(yī)院檔案的管理也是國家檔案管理工作的重要組成部分，做好醫(yī)院疫情防控檔案的收集和管理，對于建立更為完備的國家疫情防控制度體系來說意義重大。

二、新冠肺炎疫情防控檔案的主要特點

一方面是時間緊迫。絕大多數(shù)新冠肺炎疫情防控檔案資料都是在防控一線直接形成的，比如醫(yī)院出具的確診病例資料，進行治療獲得的基礎(chǔ)信息和數(shù)據(jù)等等。這些防控檔案資料珍貴且不可再生，一旦缺失，很難彌補。所以進行防控檔案資料收集相當(dāng)緊迫，直接關(guān)系著疫情防控檔案的存續(xù)。

另一方面是持續(xù)性。疫情防控檔案不僅有利于當(dāng)前繼續(xù)做好新冠肺炎疫情的防控工作，更是對未來可能的突發(fā)事件的預(yù)防和管控工作具有重要的參考價值，所以這項工作并不是一時的，而是具有持續(xù)性的特征。

三、醫(yī)院新冠肺炎疫情防控檔案的收集范圍

新冠肺炎具有非常強的傳染性，必須早隔離，早治療。在本次抗疫過程中，各地普遍都設(shè)定了新冠肺炎疫情防控治療的定點醫(yī)院，形成了大量的檔案資料，主要有以下幾方面內(nèi)容：

一是醫(yī)院接收、診治新冠肺炎病人及疑似病人形成的典型病案分析、專家會診、論證、治療方案等文字材料;二是對新冠肺炎進行醫(yī)學(xué)研究形成的文件材料及相關(guān)數(shù)據(jù);中央、各省組織醫(yī)療專家、教授巡診和會診過程中形成的各種材料;三是防控新冠肺炎的各種預(yù)案、監(jiān)測方案及治療技術(shù)操作規(guī)程;四是抗擊疫情過程中，醫(yī)院物資采購清單、接受社會各類救助、捐贈等資金和物資來源、分配使用方案等;五是新聞媒體及相關(guān)單位關(guān)于醫(yī)院疫情防控工作、醫(yī)護人員先進事跡的各類宣傳材料等，這些都是醫(yī)院收集防控新冠肺炎檔案的重要部分。

四、醫(yī)院新冠肺炎疫情防控檔案收集存在的問題

一是缺乏收集的經(jīng)驗。雖然很多醫(yī)院都承擔(dān)過各種疫情防控工作，但是大部分都只是甲流、乙流、手足口這些普遍的傳染病，而此次新冠肺炎疫情傳播速度、感染范圍都是前所未有的嚴(yán)重，防控形勢極為嚴(yán)峻，醫(yī)院也要應(yīng)對更多的不確定因素，所形成的防控檔案無論是載體還是形成途徑或者方式都和之前有很大不同，在這一方面醫(yī)院是缺乏經(jīng)驗的。

二是缺乏主動收集的意識。在疫情發(fā)生以后，對于醫(yī)院來說，最主要的任務(wù)就是積極開展醫(yī)療救治，但是對于相關(guān)疫情防控檔案收集卻沒有足夠的認(rèn)識，關(guān)注度不高。而醫(yī)護人員的主要精力都放在了疫情防控中，更是缺乏主動收集檔案的意識，甚至有醫(yī)護人員認(rèn)為檔案收集是之后的事情，現(xiàn)在收集檔案影響工作。

三是缺乏專業(yè)檔案人員。醫(yī)院的檔案管理人員很多都不是專業(yè)出身的，有的甚至只是兼任檔案工作。因此，在數(shù)量眾多，內(nèi)容龐雜，又具有很強的專業(yè)性的疫情防控檔案面前，他們往往就很難進行專業(yè)處理。而且在疫情期間，很多醫(yī)院所有的力量都集中于抗疫工作，檔案收集工作更是無從談起。

五、完善醫(yī)院疫情防控檔案的建議

一是要明確職責(zé)，做好統(tǒng)籌安排。醫(yī)院應(yīng)當(dāng)始終將疫情防控檔案工作作為自己檔案工作的重點內(nèi)容之一，做好相關(guān)檔案的收集工作。檔案人員首先要梳理好醫(yī)院各個科室的檔案工作職責(zé)，明確工作主體，確保相關(guān)檔案工作內(nèi)容都有專人負(fù)責(zé)，工作職責(zé)明確，并有一定的考核機制。要注意的是，臨床一線的醫(yī)務(wù)人員工作任務(wù)是非常繁重的，在這個基礎(chǔ)上增加檔案收集工作，會給他們帶來很大壓力，所以一定要制定好合理的計劃，做到統(tǒng)籌安排。比如可以通過微信布置相關(guān)工作，這樣既能明確要求，也能夠節(jié)約時間。

二是要界定范圍，做好嚴(yán)格鑒選。目前，各地都先后出臺了針對疫情防控檔案的歸檔范圍，所以醫(yī)院的疫情防控檔案收集工作一定要緊緊圍繞要求，結(jié)合實際情況，有針對性、有序的展開相關(guān)歸檔工作。如上級部門、醫(yī)院及各科室的工作部署、通知、工作總結(jié)等;醫(yī)院接收、診治新冠肺炎病人及疑似病人形成的文件材料等;醫(yī)院支援湖北醫(yī)療隊的相關(guān)文件材料等……從這些內(nèi)容中對醫(yī)院疫情檔案的收集范圍進行有效的界定，從這些收集的資料當(dāng)中，結(jié)合自身的專業(yè)判斷、業(yè)務(wù)能力來鑒選出具有收藏保管價值的檔案，檔案一定要具有針對性和可參考價值。

三是要結(jié)合線上，確保檔案完整。目前，很多醫(yī)院的檔案工作都是僅僅圍繞新冠肺炎防控檔案工作展開的，但是疫情的特殊傳播方式讓實物材料的收集工作具備了病毒傳播的可能。事實上，疫情時期，很多醫(yī)院的工作都是通過微信、工作QQ群等線上溝通軟件進行的，在這個過程當(dāng)中就形成了大量的線上資料，比如各種疫情情況統(tǒng)計表格、數(shù)碼照片、錄音、錄像、數(shù)據(jù)庫等等，這些都需要我們在收集疫情防控檔案時高度重視，予以收集。還有一些在其他網(wǎng)頁、微信等新型媒體發(fā)布的各種電子文件和其他能夠記錄、證明疫情防控過程的線上材料，都要納入到檔案收集的過程當(dāng)中來。要將線上的電子檔案收集與線下的實物材料檔案收集同步起來，確保檔案的完整性。

四是要分層收集，及時做好封存。出于疫情實際需求，醫(yī)院對于疫情防控檔案可以采用兩層收集辦法：臨床等科室收集的屬于一手收集檔案，醫(yī)院的檔案部門收集的屬于二手收集檔案，做好歸口管理工作。所以，醫(yī)院的檔案部門要做好溝通工作，及時根據(jù)收集工作的各個時間節(jié)點，確保臨床科室按時移交收集整理好的檔案。在收集好的基礎(chǔ)上，檔案部門再做好查漏補缺，盡可能確保疫情防控檔案的完整性和系統(tǒng)性，在做好安全防護的基礎(chǔ)上，及時進行封存。

醫(yī)院檔案室結(jié)合要求明確疫情檔案的收集和歸檔范圍，各科室依法建檔、依制管檔、按時移交，這樣才能有效提高醫(yī)院疫情防控檔案的收集完整性、系統(tǒng)性。只有在完整的檔案基礎(chǔ)上，醫(yī)院才能夠更好的科學(xué)管理檔案，更好的利用檔案做好疫情防控的研究，更好的為醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展作出貢獻。

參考文獻

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