大數(shù)據(jù)時代企業(yè)如何加強文書檔案自動化管理

張雯

摘要：近年來大數(shù)據(jù)技術(shù)逐漸發(fā)展起來，并逐漸滲透經(jīng)濟社會的各個領(lǐng)域，也包括文書檔案管理行業(yè)。為了探索大數(shù)據(jù)時代企業(yè)如何加強文書檔案自動化管理，結(jié)合我單位實際現(xiàn)狀，從文書檔案現(xiàn)狀、檔案數(shù)據(jù)收集、制定檔案數(shù)據(jù)標準、自動化管理方面做出如下分析和思考：

關(guān)鍵詞：文書檔案;自動化;信息化

隨著我國網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計算機科技的日益發(fā)展，大數(shù)據(jù)時代已經(jīng)來臨，國企的發(fā)展和經(jīng)營都揭開了新的篇章，如果我們能把握機會，跟隨時代的潮流，將辦公信息化和自動化與大數(shù)據(jù)有效結(jié)合并融入企業(yè)管理中，不但能更高效的完成工作，也能切實提高文書檔案資料資源利用率，更好的發(fā)揮文書檔案資源的作用和價值，使之更好地為企業(yè)管理服務(wù)。在本文中對大數(shù)據(jù)時代企業(yè)如何加強文書檔案自動化管理進行了初步的分析與探索研究。

一、文書檔案現(xiàn)狀

在新的辦公模式的逐漸普及下，現(xiàn)在的文書檔案工作由原來的紙質(zhì)版資料發(fā)展到紙質(zhì)、電子版并軌進行，雖然現(xiàn)在一些文件已經(jīng)實現(xiàn)了從起草、審核、簽批到流轉(zhuǎn)等過程采用OA辦公系統(tǒng)進行電子化生成，但現(xiàn)階段文書資料的歸檔還是以紙質(zhì)版文件為主，主要原因一是根據(jù)資料性質(zhì)和內(nèi)容的不同，保管年限不同，例如財務(wù)檔案、人事檔案、任免文件、重大問題請示及批復(fù)等需要保存10年、30年或是永久保存。以紙作為文件的載體相對來說會比較穩(wěn)定，更利于長期或永久性保存;二是電子文件由于現(xiàn)在軟硬件技術(shù)更新過快，可能會造成讀取設(shè)備的局限，但電子文件兼具了可快速檢索使用、不占用過多空間等眾多優(yōu)點，也是文書檔案管理未來的趨勢。

二、檔案數(shù)據(jù)收集、歸檔

在企業(yè)辦公過程中可以電子、紙質(zhì)資料同步使用。重要的文件、需要長期或永久保存的材料采用紙質(zhì)版歸檔，制作電子檢索目錄，注重文件的分類號、檔案號，既可保證檔案長久保存條件，也可滿足快速查找的要求，大大節(jié)省了人力物力;一般文件包括公司內(nèi)部往來文件、總結(jié)、通知等資料采用通過自動化辦公系統(tǒng)進行流轉(zhuǎn)、處理，既可以簡化文書工作的步驟，也能對文件的實施進度進行實時監(jiān)督，做到雁過留痕，更能防止紙質(zhì)版資料在流轉(zhuǎn)過程中不慎丟失或外泄造成公司損失，如必須生成紙質(zhì)資料，可將這類資料掃描備注清楚，存在電腦中以便長期保存。

三、制定文書檔案數(shù)據(jù)標準

基礎(chǔ)工作的標準化、制度化、規(guī)范化是檔案管理電子自動化、信息化的前提。文書檔案的類型眾多，材料繁雜，在紙質(zhì)檔案手工管理的階段中，文書資料管理工作的相關(guān)制度與標準經(jīng)過多年使用修改已經(jīng)較為完善，而文書檔案自動化、信息化剛開始的現(xiàn)階段，無論是軟件的使用還是管理人員自身素質(zhì)的差異，面對類型與標準各異的文書檔案，很容易出現(xiàn)檔案資料重復(fù)或遺漏的現(xiàn)象。我們要考慮數(shù)據(jù)歸檔方式的兼容性，由于辦公自動化在一直飛速發(fā)展中，未來大數(shù)據(jù)技術(shù)肯定也會不斷的完善，數(shù)據(jù)兼容性使我們現(xiàn)在要提前籌謀的重要問題。據(jù)資料顯示，現(xiàn)在已經(jīng)出現(xiàn)了科技更新?lián)Q代過快，以前的數(shù)據(jù)承載載體已無法讀取的現(xiàn)象，所以我們對電子版文書檔案的歸檔要不斷的更新、備份，完成標準化、制度化、規(guī)范化，以防資料丟失。

四、加強文書檔案管理人員基本素質(zhì)

為避免完成此項工作的人員不熟悉文書檔案的歸檔、整理、保管、使用工作流程，文書檔案管理人員要相對穩(wěn)定，盡量減少人員更替，最好使用專門的檔案管理人員。

面對辦公自動化和信息化的高速發(fā)展，文書檔案工作人員和管理人員需要具備的個人素質(zhì)越來越高，才能更好的適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代的辦公需求。首先，文書檔案管理人員必須擁有較高的政治素養(yǎng)，有極高的工作責任心和較高的工作能力，以嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，高質(zhì)量的完成文書檔案管理工作。其次文書檔案管理人員以自動化辦公系統(tǒng)作為依托，利用辦公軟件完成文書檔案工作，這就要求文書檔案管理人員了解計算機軟硬件，能夠熟練使用office辦公軟件、OA系統(tǒng)。企業(yè)內(nèi)部包含很多涉密文件，工作人員必須具有嚴守秘密、嚴于律己的基本道德素養(yǎng)，除了公文寫作相關(guān)的工作能力外，還應(yīng)了解本行業(yè)的相關(guān)知識。例如我是水務(wù)公司的黨政辦科員，除了會公文寫作、文件起草、公文管理、文書檔案管理、簡單法律等，還要掌握水處理的知識，了解供排水管網(wǎng)分布、故障報修流程等專業(yè)知識，才能更好的完成辦公室的工作。

為防止工作中因文書檔案管理人員的操作錯誤導致?lián)p失，企業(yè)應(yīng)當加強文書檔案管理人員多方面素質(zhì)的培訓，文書檔案管理人員也應(yīng)該加強自身對工作負責任的、為人民服務(wù)的使命感，進一步的提高整體工作效率。

綜上所述，文書檔案資源對于企業(yè)的發(fā)展有著深遠的意義，此項工作不容忽視。結(jié)合大數(shù)據(jù)時代發(fā)展，充分利用自動化、信息化，加快先進技術(shù)在文書檔案管理中的使用，增強文書檔案的準確性和完整性，充分發(fā)揮檔案資源的價值，為企業(yè)更好的發(fā)展經(jīng)營打下良好扎實的基礎(chǔ)。

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