新時(shí)代大科學(xué)工程檔案利用現(xiàn)狀及改進(jìn)策略

摘 要?新時(shí)代，“雙謀”是檔案工作的新指針，是檔案利用工作的初心和使命。通過(guò)統(tǒng)計(jì)分析2015—2019年近代物理所綜合檔案室借閱登記數(shù)據(jù)，在闡釋大科學(xué)工程檔案利用的總體情況和利用特點(diǎn)的基礎(chǔ)上，剖析利用工作中存在的問(wèn)題，并據(jù)此提出適應(yīng)新時(shí)代的改進(jìn)策略，以期為大科學(xué)工程檔案利用工作提質(zhì)增效，開(kāi)創(chuàng)大科學(xué)工程檔案工作新局面。

關(guān)鍵詞 近代物理所 大科學(xué)工程檔案利用 利用現(xiàn)狀 改進(jìn)策略

中圖分類號(hào) G273.5 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼 A 收稿日期 2020-04-10

★基金項(xiàng)目：中國(guó)科學(xué)院檔案館專項(xiàng)課題“積極挖掘檔案在新時(shí)期科研項(xiàng)目‘績(jī)效管理中的有效作用”（項(xiàng)目編號(hào)：2019-C01-05）。

★作者簡(jiǎn)介：毛雙惠，中國(guó)科學(xué)院近代物理研究所館員，研究生學(xué)歷，主要從事工程檔案管理。

Abstract In the new era， "to seek happiness for the Chinese people and seek rejuvenation for the Chinese nation" is the new pointer for archival work， and is the original intention and ultimate aim of archives utilization. Based on the archives utilizing registration data of the Institute of Modern Physics， Chinese Academy of Sciences from 2015 to 2019， the utilizing status and characteristics of large scientific project archives are illustrated， and the problems in the utilizing process are analyzed. Then some strategies are proposed to adapt to the new era， in hope of improving the quality and effectiveness of the utilization of large scientific project archives and opening up the new prospects of large scientific project archives work.

Keyword Institute of Modern Physics; utilization of large scientific project archives; utilizing status; improving strategy

黨的十九大報(bào)告指出：“中國(guó)共產(chǎn)黨人的初心和使命，就是為中國(guó)人民謀幸福，為中華民族謀復(fù)興?！眹?guó)家檔案局原局長(zhǎng)楊冬權(quán)稱之為“雙謀”，并指出“雙謀”是新時(shí)代檔案工作的新指針，也是檔案工作者的初心和使命。他提出：“在新時(shí)代，我們要……以‘雙謀這一新指針，對(duì)檔案工作進(jìn)行新定位，確定檔案工作的新目標(biāo)和新任務(wù)，謀劃?rùn)n案事業(yè)的新發(fā)展?！盵1]4

建所六十余年來(lái)，中國(guó)科學(xué)院近代物理研究所（以下簡(jiǎn)稱“近代物理所”）聚焦世界科技前沿、著眼國(guó)家重大戰(zhàn)略需求，建成蘭州重離子研究裝置（HIRFL），形成大科學(xué)工程檔案三千多卷，凝聚了近代物理所幾代人的智慧。目前，近代物理所正在承擔(dān)強(qiáng)流重離子加速器裝置（HIAF）和加速器驅(qū)動(dòng)嬗變研究裝置（CiADS）兩大科學(xué)裝置項(xiàng)目建設(shè)。兩項(xiàng)目建成后預(yù)計(jì)形成至少三倍于HIRFL工程案卷數(shù)量的檔案資料。

一、大科學(xué)工程檔案利用現(xiàn)狀

1.總體情況。依據(jù)近代物理所檔案借閱登記簿，經(jīng)整理統(tǒng)計(jì)2015—2019年五大類檔案利用人次和卷次情況（見(jiàn)表1）發(fā)現(xiàn)，這五年中大科學(xué)工程檔案利用人次和卷次均是最多，且利用卷次整體呈上升趨勢(shì)。

大科學(xué)工程檔案利用雖然已經(jīng)常態(tài)化，但是受近代物理所科技動(dòng)態(tài)的影響比較大。譬如，2016年利用卷次突飛猛漲，基本達(dá)到2015年的2.5倍。究其原因，2015年12月底，國(guó)家發(fā)展和改革委員會(huì)批復(fù)了HIAF和CiADS兩大科學(xué)裝置的建設(shè)申請(qǐng)。2016年初，編制HIAF和CiADS項(xiàng)目可研報(bào)告和初設(shè)方案被研究所列為重要工作內(nèi)容。因此，如圖1（見(jiàn)下頁(yè)）所示，2016年1月科技人員開(kāi)始為此借閱大科學(xué)工程檔案，僅3月份利用檔案就達(dá)97卷次之多。大科學(xué)工程檔案通過(guò)提供利用，為HIAF和CiADS項(xiàng)目編制可研報(bào)告和初設(shè)方案發(fā)揮了不可替代的情報(bào)和參考作用。

2.大科學(xué)工程檔案利用特點(diǎn)。

（1）利用方式傳統(tǒng)。2017—2019年三年期間大科學(xué)工程檔案利用以原件查借閱為主，電子件與掃描件利用為輔（見(jiàn)表2）。主要原因有兩個(gè)：一是大科學(xué)工程檔案多為大幅面圖紙，不易提供利用檔案復(fù)制件;二是大科學(xué)工程檔案利用周期長(zhǎng)，經(jīng)常要被帶到裝置現(xiàn)場(chǎng)做對(duì)照研究。近幾年，為了滿足利用者對(duì)電子檔案的利用需求，檔案人員要求電子文件歸檔。所以，提供利用檔案電子件的數(shù)量逐漸增加。

（2）利用者分布相對(duì)集中。據(jù)表3可知，2017—2019年大科學(xué)工程檔案利用者雖基本覆蓋了近代物理所各大部門，但是相對(duì)集中分布在加速器部門，而科研部門較少。因?yàn)榧铀倨鞑块T主要負(fù)責(zé)加速器物理與技術(shù)研究，不僅是大科學(xué)工程檔案的主要形成者，也是主要利用者。值得注意的是，2018年和2019年大科學(xué)工程檔案利用迎來(lái)了所外利用者。

（3）利用目的單一。據(jù)表4可知，2017—2019年因工作查考而利用大科學(xué)工程檔案的占比最高，達(dá)80%左右，因?yàn)槔脵n案是加速器部門進(jìn)行大裝置技術(shù)設(shè)計(jì)和維護(hù)改造效率最高、速度最快的方法。近兩年，所內(nèi)外個(gè)人開(kāi)始利用大科學(xué)工程檔案解決年終考核、職稱晉升和大科學(xué)裝置建設(shè)歷史研究等問(wèn)題，但是利用人次與利用卷次相對(duì)較少。大科學(xué)工程檔案通過(guò)工作查考利用發(fā)揮了顯著的憑證作用和情報(bào)作用，但是利用檔案開(kāi)展宣傳教育工作的缺失使得檔案文化教育功能的展現(xiàn)不夠。

二、大科學(xué)工程檔案利用工作中存在的問(wèn)題

1.目標(biāo)定位不準(zhǔn)。長(zhǎng)期以來(lái)，大科學(xué)工程檔案工作重保管輕利用，嚴(yán)重制約了其檔案利用工作的發(fā)展。（1）固化的“看攤守堆”的外在形象使檔案工作和檔案人員得不到足夠的重視。（2）檔案人員形成坐等查檔的慣性思維，對(duì)檔案利用需求了解不夠全面，對(duì)檔案價(jià)值開(kāi)發(fā)不夠深入，使檔案瑰寶束之高閣成了“死檔案”。（3）影響檔案利用對(duì)檔案工作全面發(fā)展的檢驗(yàn)帶動(dòng)作用。檔案利用工作中，資源是基礎(chǔ)，需求是牽引，技術(shù)是助力。通過(guò)檔案利用才能窺見(jiàn)檔案收管用工作中的薄弱環(huán)節(jié)并謀求改進(jìn)。

2.資源建設(shè)覆蓋不全。（1）彰顯科技人員在大科學(xué)工程建設(shè)過(guò)程中個(gè)體價(jià)值的檔案信息不全?？萍既藛T在大科學(xué)工程建設(shè)中取得技術(shù)突破、實(shí)現(xiàn)工藝優(yōu)化、踐行工匠精神等方面的成就與事跡沒(méi)有翔實(shí)的檔案記錄，科技人員的個(gè)體價(jià)值就難以彰顯，更使大科學(xué)工程未來(lái)的文化、宣傳、教育工作成為無(wú)源之水[2]41。（2）數(shù)字檔案資源建設(shè)滯后。對(duì)各類科研業(yè)務(wù)系統(tǒng)中形成的原生程序、數(shù)據(jù)等電子文件與網(wǎng)頁(yè)、社交媒體文件及郵件等重要數(shù)字信息資源沒(méi)有及時(shí)收集。分散或失管的數(shù)字信息嚴(yán)重影響了新時(shí)期檔案的完整性，不僅不能真實(shí)反映新時(shí)期科研管理和研究活動(dòng)的歷史面貌，也不利于檔案資源的共享利用。

3.利用服務(wù)開(kāi)展不深入。（1）檢索工具單一。檢索工具是利用者了解檔案資源的窗口。目前，檢索工具以手工分類案卷目錄為主，文件目錄、專題目錄和索引較少，不能有效滿足大數(shù)據(jù)時(shí)代利用者便、快、準(zhǔn)、全的利用期望。（2）利用需求挖掘不深入。受檔案意識(shí)、對(duì)檔案資源了解程度、利用途徑等因素影響，利用者潛在的檔案利用需求沒(méi)有得到激發(fā)。（3）多元化利用開(kāi)發(fā)不夠深入。檔案利用停留在檔案形成部門，僅發(fā)揮了檔案的憑證、情報(bào)價(jià)值，使公眾對(duì)檔案的印象更加刻板。（4）利用效益反饋不深入。檔案利用效益反饋收集僅作為資料交流，甚少系統(tǒng)分析、匯編公布檔案利用所取得的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，不利于公眾了解檔案的價(jià)值和作用。

4.方式技術(shù)創(chuàng)新不足。在“互聯(lián)網(wǎng)+”的新時(shí)代背景下，已經(jīng)有單位開(kāi)始通過(guò)方式創(chuàng)新，利用社交媒體和在線服務(wù)平臺(tái)利用檔案;也有單位通過(guò)技術(shù)創(chuàng)新，利用先進(jìn)的二維碼技術(shù)和VR技術(shù)實(shí)現(xiàn)了檔案利用的新突破和新體驗(yàn)。然而，近代物理所大科學(xué)工程檔案利用依然停留在通過(guò)傳統(tǒng)的檢索工具在檔案室利用紙質(zhì)檔案原件的原始狀態(tài)。雖然利用者提出了一站式的網(wǎng)絡(luò)利用需求，希望能夠更方便、快捷地獲取所需信息，但是鑒于對(duì)檔案資源開(kāi)放共享的安全考慮，近代物理所檔案在線利用工作推進(jìn)緩慢[3]56。

三、新時(shí)代大科學(xué)工程檔案利用工作提質(zhì)增效的策略

1.不忘本來(lái)，堅(jiān)持以檔案利用為中心，促進(jìn)收管用全面發(fā)展，最終滿足各方面的檔案利用需求，實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值。（1）要走出去、拿進(jìn)來(lái)，收、管、用同時(shí)抓。以檔案利用為導(dǎo)向，走出去了解、檢查大科學(xué)工程建檔工作，把建檔工作中的不足、困難與問(wèn)題拿回來(lái)，認(rèn)真研究并指導(dǎo)解決，使大科學(xué)工程檔案管理工作落到實(shí)處。（2）堅(jiān)持檔案利用的中心工作不動(dòng)搖，把檔案從庫(kù)房引入到各項(xiàng)活動(dòng)中去，讓檔案“活起來(lái)”。檔案是真實(shí)的素材、有力的證據(jù)、文化的載體。只有經(jīng)過(guò)開(kāi)發(fā)利用，塵封的檔案才會(huì)閃耀出智慧的光芒，散發(fā)出歷史的光點(diǎn)，才能激發(fā)利用需求，體現(xiàn)檔案價(jià)值和作用。

2.面向未來(lái)，修訂建檔規(guī)范，豐富、優(yōu)化檔案資源。（1）強(qiáng)化數(shù)字檔案資源建設(shè)。新時(shí)代，大科學(xué)工程管理、研究與建設(shè)活動(dòng)的記錄呈現(xiàn)數(shù)字化特征。明確數(shù)字檔案資源歸檔方式、歸檔范圍和質(zhì)量要求，并進(jìn)行科學(xué)鑒定、收集、分類、著錄，使之系統(tǒng)化集中管理，才能給未來(lái)一個(gè)富于時(shí)代特色的大科學(xué)工程。（2）重視收集體現(xiàn)人文價(jià)值的檔案信息。主題突出的音視頻文件，個(gè)人手稿、日記、信件，社會(huì)媒體報(bào)道，有關(guān)個(gè)人突出貢獻(xiàn)、攻堅(jiān)克難及協(xié)作互助的事跡專題冊(cè)等等都要列入歸檔范圍。此類檔案不僅能生動(dòng)地反映大科學(xué)工程建設(shè)的過(guò)程，還能賦予大科學(xué)工程建設(shè)濃郁的文化內(nèi)涵。

3.銘記歷史，用新技術(shù)新理念推動(dòng)檔案利用向縱深發(fā)展。在數(shù)字檔案室平臺(tái)建設(shè)和大科學(xué)工程檔案存量數(shù)字化、增量電子化的基礎(chǔ)上，主動(dòng)服務(wù)，開(kāi)展多元化檔案利用服務(wù)。（1）分級(jí)分批開(kāi)放檔案資源共享，推進(jìn)檔案在線利用。（2）調(diào)研分析各類利用需求，融合檔案資源，提供精準(zhǔn)的個(gè)性化檔案信息服務(wù)。（3）結(jié)合熱點(diǎn)工作展開(kāi)多部門合作，編研檔案文創(chuàng)產(chǎn)品，激發(fā)集體記憶，提升檔案顯示度。（4）發(fā)布檔案利用效益案例匯編，集中展現(xiàn)檔案為助推實(shí)現(xiàn)個(gè)人幸福、研究所發(fā)展、民族復(fù)興作出的積極貢獻(xiàn)。

4.立足本職崗位，踐行工匠精神，凝心聚力實(shí)現(xiàn)新發(fā)展。（1）大科學(xué)工程檔案是歷史的記錄。大科學(xué)工程項(xiàng)目工作者是檔案的形成者，更是歷史的創(chuàng)造者，所以要以強(qiáng)烈的歷史使命感和責(zé)任感，以一絲不茍的敬業(yè)精神，保證其在崗位工作中形成的檔案資料真實(shí)、準(zhǔn)確。（2）新時(shí)代行業(yè)融合向縱深發(fā)展。大科學(xué)工程檔案工作者不僅要提升檔案專業(yè)素養(yǎng)和技能，勤勉踏實(shí)地做好檔案日常工作，更要學(xué)習(xí)大科學(xué)工程相關(guān)知識(shí)、新媒體技術(shù)及大數(shù)據(jù)應(yīng)用技術(shù)以創(chuàng)新檔案工作，才能適應(yīng)新時(shí)代對(duì)檔案工作者的要求，推動(dòng)檔案工作實(shí)現(xiàn)新發(fā)展[4]40。

新時(shí)代給大科學(xué)工程檔案利用的傳統(tǒng)管理模式帶來(lái)挑戰(zhàn)，也帶來(lái)轉(zhuǎn)型發(fā)展的機(jī)遇。順應(yīng)新時(shí)代新要求，大科學(xué)工程檔案利用工作才能走出困境贏得重生。在轉(zhuǎn)型發(fā)展的關(guān)鍵時(shí)期，大科學(xué)工程檔案工作者應(yīng)勇于擔(dān)當(dāng)，肩負(fù)起“為黨管檔、為國(guó)守史”的職責(zé)，牢記“為中國(guó)人民謀幸福，為中華民族謀復(fù)興”的初心和使命，在創(chuàng)新轉(zhuǎn)型中發(fā)揮主力軍的作用，為大科學(xué)工程檔案利用工作謀發(fā)展。近代物理所應(yīng)以HIAF和CiADS兩大科學(xué)裝置檔案工作為契機(jī)，多措并舉，內(nèi)促革新，外樹(shù)形象，凝心聚力，為大科學(xué)工程檔案利用提質(zhì)增效，為大科學(xué)工程檔案工作開(kāi)創(chuàng)新局面，為“雙謀”作出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

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