分析中職院校檔案管理中電子檔案的應(yīng)用

王雅倫

（河南省工商行政管理學(xué)校 河南 開封 475000）

引言

分析了檔案管理中存在的問題，提出了相應(yīng)的對策和建議，以保證檔案管理的有序發(fā)展，為中職院校的全面發(fā)展打下重要基礎(chǔ)。對于中職院校而言，檔案管理必須采用先進的技術(shù)，推動檔案管理電子檔案，符合中職院校的實際發(fā)展要求。檔案作為社會科學(xué)，有其存在的重要價值，檔案資料能夠為領(lǐng)導(dǎo)部門審查提供依據(jù)，也可以確保中職院校自身資源得到有效配置。在新時期，必須采用電子檔案技術(shù)，保證檔案管理效率大幅度提高。

一、檔案管理中電子檔案的重要意義

隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理工作已經(jīng)無法適應(yīng)新時代的發(fā)展要求，在中職院校檔案管理的過程中，必須確保檔案內(nèi)容準確完整齊全，經(jīng)過檔案形成部門領(lǐng)導(dǎo)審查，檔案管理要符合國家的統(tǒng)一規(guī)范標準，保證質(zhì)量。做到文字、圖表、數(shù)據(jù)清晰無損，無擅自涂改的問題，方便核對。

隨著檔案管理數(shù)量和利用范圍不斷增加，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)無法適應(yīng)新時期的發(fā)展要求，反而會阻礙中職院校管理效率，在新形勢下，最主要的就是積極促進檔案管理電子檔案轉(zhuǎn)型，只需錄入原始數(shù)據(jù)或者外部系統(tǒng)接入機制，就能夠在計算機軟件中對相關(guān)數(shù)據(jù)進行自動處理。對于憑證制作、審核匯總登賬都能夠?qū)崿F(xiàn)自動化完成，借貸平衡工作也都可以利用計算機自動操作，還能夠同時生成會計報表，極大地減輕人員的工作壓力，避免因為人工計算而出現(xiàn)的各種錯誤。電子檔案還能夠直接利用磁盤對數(shù)據(jù)進行讀取、拷貝、傳輸?shù)确绞?，減少數(shù)據(jù)重復(fù)記錄的問題，也可以節(jié)省紙質(zhì)檔案的空間。

二、中職院校檔案管理電子檔案的主要策略

（一）正確認識電子檔案

對中職院校而言，中職院校檔案對中職院校的發(fā)展至關(guān)重要，但是有很多中職院校負責人和檔案管理人員對檔案電子檔案管理認識不到位。在中職院校發(fā)展時，必須要組織相關(guān)人員加強對檔案管理的正確認知。中職院校要不斷完善檔案管理制度水平，根據(jù)中職院校的自身實際情況建立完善的中職院校檔案管理機制，明確管理負責人，對于違反檔案管理制度的人員要及時處罰，保證制度有效落實，在檔案管理電子檔案建設(shè)的同時，還要突出責任制和規(guī)范制，為檔案管理工作打下堅實基礎(chǔ)。在電子檔案管理的過程中，運用信息化技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)高速傳輸促進電子技術(shù)的發(fā)展，提高中職院校的檔案管理水平。為此，在新時期應(yīng)該按照職業(yè)院校實際特點選擇合理的軟件和設(shè)備，制定相應(yīng)的管理技術(shù)，確保內(nèi)部管理技術(shù)水平和方案全面提升，對電子檔案硬件設(shè)備和軟件設(shè)備及時更換，保證所有配套設(shè)施完善，增強電子檔案的實用性，確保中職院校檔案管理效率。

（二）強化責任，提高檔次

電子檔案管理系統(tǒng)的實施機制，只需要建立完善的檔案管理系統(tǒng)，才能真正推動電子檔案建的深入落實，確保電子檔案技術(shù)發(fā)揮著應(yīng)有的作用。新時期要積極加強檔案管理培訓(xùn)工作，讓他們能夠熟練掌握并運用電子檔案電子檔案管理技術(shù)，以及電算化相關(guān)知識，確保整個管理工作有效開展，同時還要求管理人員必須按照法律規(guī)范對檔案立卷、歸檔、分析、保存、復(fù)制，銷毀都必須符合相關(guān)規(guī)定。

中職院校電子檔案管理工作離不開高素質(zhì)、能力強的檔案管理人員，為此應(yīng)當加強對檔案管理人員的培訓(xùn)，讓他們熟練掌握電子軟件使用方法和技巧，樹立信息化意識，提高電子檔案管理效率。檔案管理人員應(yīng)該樹立責任意識，在錄入檔案時應(yīng)該保證檔案資料真實、準確，全面反映檔案建設(shè)規(guī)劃的具體內(nèi)容，加強中職院校檔案利用整體效率。

在電子檔案的過程中，必須要對檔案電子建設(shè)完善的管理系統(tǒng)，由主管領(lǐng)導(dǎo)制定科學(xué)高效地管理目標，同時還應(yīng)該強化資金投入的力度，完善人力資源配置，確保整個電子檔案管理的整體水平，加強中職院校檔案管理的效果，優(yōu)化管理流程。

電子檔案管理還必須遵循國家檔案局制定的相關(guān)管理規(guī)范，根據(jù)中職院校的實際情況建設(shè)相關(guān)的檔案管理制度，提高檔案管理的整體水平。同時要保證電子檔案安全性、規(guī)范性、可執(zhí)行性，確保電子檔案工作順利開展，保證電子檔案管理更加完善，積極推動電子檔案建設(shè)，為中職院校發(fā)展打下堅實基礎(chǔ)。電子檔案其中一個重要的作用就是為后續(xù)項目提供參考和依據(jù)，若電子檔案本身的廣度和深度都不符合要求就直接歸檔或移交，很難為后續(xù)項目提供參考。

（三）規(guī)范程序，安全管理

互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展對各行各業(yè)產(chǎn)生非常深遠的影響，在電子檔案建設(shè)管理時，可以有效應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建設(shè)管理平臺，減少人力、物力、財力的消耗，為中職院校檔案管理提供有效幫助。利用互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)平臺也能夠擴充檔案管理的內(nèi)容，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)落后的思想觀念，加強對電子檔案的合理運用，為每一個學(xué)生建設(shè)獨立的檔案管理系統(tǒng)，保證電子檔案管理水平全面提高。在電子檔案建設(shè)的過程中，由于順利實現(xiàn)這一目標需要很長時間，因此必須加強人員培訓(xùn)，培養(yǎng)檔案管理人員掌握電子檔案的基本知識，以保證檔案管理運行水平的全面提高。加強檔案管理人員培訓(xùn)，提高管理人員綜合素質(zhì)，正確運用信息管理技術(shù)管理計算機軟件，確保電子檔案利用效率全面增強。

結(jié)語

中職院校檔案電子檔案建設(shè)，具有系統(tǒng)性、連續(xù)性復(fù)雜性的特點，檔案管理人員一定要增強職業(yè)素養(yǎng)，重視檔案電子檔案館建設(shè)。檔案電子檔案管理需要逐步完善，以保證檔案管理工作的順利進行。資料真實可靠。在新時期檔案管理工作必須做到與時俱進，將傳統(tǒng)管理模式與現(xiàn)代管理理念有機結(jié)合，利用多種技術(shù)手段，提高現(xiàn)代檔案管理的水平。