事業(yè)單位辦公室管理工作的改進途徑

（江蘇省連云港市科學技術情報研究所，江蘇 連云港 222000）

事業(yè)單位在持續(xù)改革與發(fā)展過程中，已經(jīng)對辦公室管理日常工作、管理策略、管理獎懲制度以及管理人員各自職能提出了明確要求，但是當前依舊有很多事業(yè)單位在開展辦公室管理工作期間，職能缺乏明確性，管理制度不夠健全，人員素養(yǎng)有待提升，難以充分滿足新時期事業(yè)單位高效運行需求。因此，有必要對事業(yè)單位辦公室管理工作的改進途徑實現(xiàn)深入探究，為相關管理人員提供一定參考。

一、事業(yè)單位辦公室管理工作現(xiàn)狀

（一）管理職能缺乏明確性

事業(yè)單位要充分發(fā)揮辦公室管理職能，首先要求辦公室管理人員對自身管理職能具有深刻、正確的認識。當前我國事業(yè)單位辦公室涉及到的管理職能主要有：對領導決策的制定提供輔助幫助、協(xié)助單位及各部門建立和外界的聯(lián)系、完善并健全內(nèi)部規(guī)章制度、處理單位日常事務等。由此可見，辦公室涉及到多個管理職能，然而目前很多事業(yè)單位在進行辦公室管理期間，主要將日常事務的處理當做主要職能，忽略了其他職能的發(fā)揮。長期保持這樣的管理狀態(tài)，辦公室逐漸等同于單位后勤部門，各項管理事務被瑣碎繁雜的日常事務所替代，導致辦公室管理效率持續(xù)低下，相關管理人員都把精力消耗在日?，嵤绿幚碇校瑢τ谄渌芾砺毮芫蜔o力行使。

（二）缺乏健全的管理制度

事業(yè)單位辦公室管理工作實際開展期間，健全的規(guī)章制度是保證工作發(fā)揮職能作用的重要基礎，而我國對辦公室相關管理理論研究時間不長，至今仍沒有形成一個較為健全的理論體系，大多規(guī)章制度依舊參考國外辦公室相關管理制度，使我國現(xiàn)有辦公室管理制度與自身實際情況和管理需求不甚相符[1]。在規(guī)章制度落后，內(nèi)容不健全狀態(tài)下，管理工作很難保證高效、及時，并且經(jīng)常出現(xiàn)物力、人力方面的浪費。另外，事業(yè)單位目前對辦公室管理工作缺乏有效的激勵政策，使相關管理人員在實際工作中表現(xiàn)出來的積極性不高，進而會影響到工作效率的提升。

（三）工作人員綜合素養(yǎng)有待提升

事業(yè)單位辦公室管理工作涉及到的工作量非常大，工作細且繁瑣，管理人員在長期工作中容易思維固化，處理各項事務往往存在經(jīng)驗化問題。這些工作人員因工作任務繁重，沒有多余時間進行現(xiàn)代化管理理論知識的自主學習，導致既有管理水平和問題處理能力不能滿足新時期事業(yè)單位對辦公室管理提出的要求。同時，事業(yè)單位當前尚不夠重視辦公室相關管理人員的培訓，使現(xiàn)有工作人員不能緊跟時代發(fā)展步伐，增強個人綜合素養(yǎng)。辦公室管理人員由于長期重復做同樣的事情，工作熱情會不斷降低，工作態(tài)度較為被動，使整體辦公室管理工作效率一直不能有效提高。

二、事業(yè)單位辦公室管理工作的改進途徑

（一）充分認知管理職能，明確工作內(nèi)容

為了有效推進事業(yè)單位深化改革，需要辦公室管理人員加強內(nèi)部建設和發(fā)展，充分認識管理職能，明確工作內(nèi)容。在對辦公室進行崗位設置期間，需要對辦公室管理工作縱向、橫向需求實現(xiàn)綜合考量，基于差異化崗位具體工作性質，詳細劃分崗位職責。不同崗位的工作人員需要明確自身工作范圍，保持不同崗位之間的必要聯(lián)系，加強崗位溝通。同時，要在各崗位合理配置人員，明確管理目標，為其他部門相關工作的開展提供有效輔助。辦公室管理工作要打破以往被動服務狀態(tài)，逐漸轉主動服務，強化部門之間的溝通，避免職能異化。

（二）健全工作制度，突出監(jiān)督職能

事業(yè)單位在明確辦公室管理職能基礎上，要對各項規(guī)章制度加以完善，切實發(fā)揮制度的剛性與約束性。事業(yè)單位辦公室管理工作開展期間，可基于管理制度中存在的不合理、不規(guī)范現(xiàn)狀，借鑒其他部門比較優(yōu)秀且完善的制度，同時和本部門實踐相結合，研究制定與自身實際相符的規(guī)章制度，并做好制度論證[2]。在規(guī)章制度完善制定基礎上，還要保證制度實施成效，發(fā)揮制度的監(jiān)督效果。辦公室管理人員在制定管理策略期間，要突出其監(jiān)督職能，保證各項制度規(guī)范都貫徹實施到位。辦公室管理工作要明確具體工作流程，確保工作完整及有效，最大程度的簡化工作難題。同時，要針對辦公室管理工作制定健全的激勵制度，并把考核結果和升遷、任用、獎勵建立掛鉤，激發(fā)員工工作熱情。

（三）強化人員培訓，提高員工素養(yǎng)

新時期事業(yè)單位要突出服務職能，而辦公室管理人員需要與外界保持聯(lián)系，若工作人員不能體現(xiàn)良好的綜合素質，會直接影響到事業(yè)單位在群眾心中的形象。基于此，需要事業(yè)單位重視辦公室管理人員的技能培訓工作，尤其要關注職業(yè)道德培訓，使管理人員個人素養(yǎng)得到全面提升，營造良好的人文工作環(huán)境。事業(yè)單位近年來逐步強化了信息化建設，而辦公室管理者可能在技術層面存在欠缺，因此單位要對辦公室管理者定期開展技術培訓工作，使辦公室管理者綜合素養(yǎng)得到全面提升，保證工作質量，為人民群眾主動提供優(yōu)質服務[3]。

三、結束語

辦公室在事業(yè)單位發(fā)揮的作用是不可替代的，在事業(yè)單位持續(xù)改革和創(chuàng)新過程中，辦公室將發(fā)揮越來越重要的作用，需要事業(yè)單位加強改進辦公室管理工作。事業(yè)單位辦公室管理工作開展期間，需要正視現(xiàn)有工作存在的不足，并深刻認識辦公室管理職能，明確管理范圍，健全工作制度，加強人員培訓，及時改進辦公室管理缺陷，切實提升辦公室管理質量和水平。