信息化背景下的行政事業(yè)單位檔案管理科學化

（呂梁市人民代表大會常務委員會，山西 呂梁 033000）

檔案管理是行政事業(yè)單位整個管理體系不可或缺的組成部分，檔案是行政事業(yè)單位擁有的資源之一，具有隱性特征，能夠服務于管理與決策。隨著信息技術應用的不斷深入，行政事業(yè)單位傳統(tǒng)檔案管理方法嚴重滯后，與新時期行政事業(yè)單位對信息資源的需求不相適應，這也是檔案管理創(chuàng)新的根本原因。基于此，要將信息化作為檔案管理發(fā)展的方向，以期更好地服務于行政事業(yè)單位的長遠發(fā)展。

一、行政事業(yè)單位檔案科學化管理的必要性

現(xiàn)階段，我國經濟和社會都在快速發(fā)展，行政事業(yè)單位的各項業(yè)務和管理工作也出現(xiàn)了很多的變化，而檔案管理工作也需要滿足單位整體的發(fā)展需求。對于行政事業(yè)單位的發(fā)展來說，與檔案管理工作的落實情況有著直接的關系，不僅能夠展現(xiàn)行政事業(yè)單位內部的發(fā)展情況，同時還關系到人民百姓的生活，更是其他各項工作落實的重要保障。在信息化背景下，傳統(tǒng)的管理模式已經不能夠滿足行政事業(yè)單位和人民的發(fā)展需要，而檔案管理是眾多管理工作中的一項重要內容。由此可見，必須要加強對檔案的管理，提高管理的效率，進而發(fā)揮出其內在價值，最終為提升行政事業(yè)單位工作和服務水平打好基礎。為了更好地解決這一問題，相關人員首先要分析當前檔案管理工作中所遇到的困境，再從此入手來將其一一擊破，進而獲得持續(xù)發(fā)展。

二、行政事業(yè)單位檔案管理問題

（一）檔案管理人員素質參差不齊

在行政事業(yè)單位中從事檔案管理的往往是一些年紀比較大的人員，這些人不便從事其他工作，就被調來管理檔案。除此之外，大部分都是兼職從事檔案管理工作，對于檔案管理工作精力有限。檔案的信息化建設是一項龐大的系統(tǒng)工程，需要檔案管理人員具備較高的業(yè)務水平，由于這些人員本身的問題，新技術難以實施，新設備難以使用，新制度也難以得到貫徹執(zhí)行。

（二）對信息化建設的重視力度不夠

盡管目前有的行政事業(yè)單位對檔案工作比較重視，但更多的是提出工作要求，沒有就檔案管理的具體方面進行深入的研究和部署。例如，有的行政事業(yè)單位檔案部門在人員上、資金上以及設備上都比較緊缺，尤其在信息化的設備建設上沒有進行及時的更新?lián)Q代，以至于在基礎設施的配備上和信息化檔案管理不相匹配。

（三）改革機制問題

目前部分行政事業(yè)單位依舊遵循傳統(tǒng)檔案信息化管理要求及問題，統(tǒng)一調整和安排檔案管理系統(tǒng)，隨后從其他路徑入手改良和完善行政事業(yè)單位管理內容，最終研究出一種新型檔案管理模式。但是對于檔案管理機制而言，其漏洞還是非常多的，盡管檔案機制已開始創(chuàng)新，然而效果卻不明顯。基于信息化背景下，行政事業(yè)單位非常重視信息資源，特別是檔案管理，而電子信息是部門管理的核心對象，盡管管理活動靈敏性強，但其改革機制落后問題還是非常明顯的，很多工作人員沒有經過專業(yè)培訓，導致管理工作效率不高。

三、信息化背景下行政事業(yè)單位檔案管理科學化的策略

（一）增強檔案信息化管理思維，應用信息化管理模式

從目的角度分析，行政事業(yè)單位檔案管理的目的是為科學決策提供價值性信息支持，促使自身發(fā)展與時代具有同步性。面對信息管理思維的薄弱，一方面，深入理解檔案管理信息化的價值，掌握信息化思維的真諦，將其有效貫穿于管理實踐全過程，以求實現(xiàn)最大程度的信息共享，提升資源利用率，防止信息滯后。應結合信息需求方向，將信息化建設作為檔案管理的新趨勢。除此之外，還要健全完善檔案信息化相關法規(guī)、制度以及機制，維護檔案信息的安全。

（二）積極開展相關培訓工作，構建高素質檔案管理隊伍

檔案管理工作的開展與落實離不開人，因而需要注重對相關工作人員的培養(yǎng)，提高其工作能力和工作效率，對檔案管理各項業(yè)務工作的績效進行全面整合、科學設計、細化內容，對各績效模塊的設置集體討論，解決由于業(yè)務不熟悉、流程不明確、細節(jié)不清楚所導致的建設功能與實際工作相脫節(jié)的問題。在檔案管理工作中，可以安排一些有經驗的管理人員，同時需要定期安排理論知識的學習和實踐操作的培訓，應從本地區(qū)的實踐出發(fā)，利用他們所學到的知識和技能解決問題，營造良好的培訓氛圍，加強管理人員之間的溝通與協(xié)調，以管理帶頭人的形式促進全體管理人員專業(yè)技能的提升，確保能夠讓檔案管理工作人員能夠將先進的理念和技術合理的運用到當前的工作之中。

（三）強化多樣化的信息化建設

在檔案管理中，為了更好地推進信息化建設，可以采取多種工作方式加以推進。特別是在新媒體時代，“互聯(lián)網(wǎng)+”等技術得到有效的發(fā)展，很多媒介形式都可以應用到檔案管理之中。例如檔案信息化建設的工作平臺就可以成為檔案管理的重要形式，要對工作平臺進行科學的設計，在平臺上設計不同的版塊，對檔案管理進行智能化的設計，使得檔案管理與科學技術能夠緊密融合。再比如，可以開發(fā)手機軟件，在手機上就可以對檔案管理進行操作。

結束語

綜上所述，隨著社會經濟體系的進步，在現(xiàn)階段的經濟環(huán)境下，行政事業(yè)單位必須要以信息化背景為基礎，從而構建出一個科學的檔案管理模式，這樣不僅能夠幫助行政事業(yè)單位獲得更大經濟效益，還能夠推動社會的發(fā)展和創(chuàng)新。