王麗佳

（冀中能源峰峰集團(tuán)有限公司 河北省邯鄲市 056000）

在大型企業(yè)集團(tuán)中，各類機(jī)關(guān)部室是企業(yè)集團(tuán)的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，承擔(dān)著企業(yè)經(jīng)營決策、財(cái)務(wù)管理、行政管理、對(duì)外聯(lián)絡(luò)等職能作用，是企業(yè)科學(xué)決策、良好運(yùn)行的關(guān)鍵保證。目前，很多大型企業(yè)在多元化、集團(tuán)化發(fā)展的過程中，其機(jī)關(guān)部室都存在著管理運(yùn)行成本費(fèi)用增加的問題，大量的辦公費(fèi)用、差旅招待費(fèi)用、通訊外聯(lián)費(fèi)用等給企業(yè)帶來了很多不必要的經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)，導(dǎo)致了企業(yè)經(jīng)營成本的增加。在當(dāng)前復(fù)雜的社會(huì)經(jīng)濟(jì)形勢下，煤炭企業(yè)普遍面臨著業(yè)績下滑、資金緊張的問題。為了使企業(yè)得到更好的生存發(fā)展，企業(yè)管理者應(yīng)當(dāng)本著精簡集約的態(tài)度，對(duì)企業(yè)行政管理的成本費(fèi)用進(jìn)行嚴(yán)格控制，杜絕不必要的花銷和浪費(fèi)，這也是企業(yè)適應(yīng)市場形勢和實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展的必由之路。本文首先分析了企業(yè)行政管理成本控制中存在的問題，并提出了成本費(fèi)用管控的具體措施。

企業(yè)行政管理成本居高不下的原因分析

企業(yè)經(jīng)理辦、技術(shù)室、財(cái)務(wù)部等各類機(jī)關(guān)部室，在履行相關(guān)的職能工作時(shí)，會(huì)不可用避免地產(chǎn)生各種日常性的成本費(fèi)用支出，我們一般將其統(tǒng)一歸納為企業(yè)行政管理費(fèi)用。具體包括：辦公經(jīng)費(fèi)、活動(dòng)經(jīng)費(fèi)、差旅招待費(fèi)、機(jī)關(guān)人員工資等。有的開支項(xiàng)目，如培訓(xùn)費(fèi)、辦公經(jīng)費(fèi)等一般長期相對(duì)穩(wěn)定；而有的支出項(xiàng)目，如活動(dòng)經(jīng)費(fèi)、廣告宣傳費(fèi)等則會(huì)因企業(yè)各種行政管理活動(dòng)而出現(xiàn)比較大的變化，再加上其費(fèi)用項(xiàng)目的龐雜多樣，因而成本管控的難度也比較大。一些機(jī)關(guān)人員認(rèn)為行政管理費(fèi)用對(duì)于龐大的企業(yè)開銷而言不過是九牛一毛，對(duì)企業(yè)運(yùn)營無關(guān)緊要，因此在經(jīng)費(fèi)使用中存在很多鋪張浪費(fèi)、違規(guī)報(bào)銷，甚至是私吞挪用等問題。具體而言，企業(yè)行政管理成本居高不下的原因主要有以下：

行政管理水平不高。從形式上來說，企業(yè)行政管理費(fèi)用僅僅是企業(yè)日常經(jīng)營管理中的基本支出，管理效率主要體現(xiàn)在管理費(fèi)用占據(jù)總成本和總收入的比例，其所占比例越低，則說明管理效率越高。一些企業(yè)在行政管理方面存在制度不完善，把關(guān)不嚴(yán)格的問題，缺乏對(duì)經(jīng)費(fèi)使用的有效的審核與控制，因而造成了行政管理資金的浪費(fèi)。比如有的機(jī)關(guān)人員會(huì)將私人家用開銷列入行政管理費(fèi)用名下；有的存在公物私用，將機(jī)關(guān)辦公用品私自拿走留作已用；有的則是虛列開支項(xiàng)目，套取經(jīng)費(fèi)留作他用。以上都是很多企業(yè)在行政管理經(jīng)費(fèi)使用中的典型問題。

存在費(fèi)用報(bào)銷不合理的情況?；顒?dòng)經(jīng)費(fèi)、差旅招待費(fèi)用及其它辦公經(jīng)費(fèi)是不合理報(bào)銷問題存在的主要環(huán)節(jié)，這一方面與當(dāng)事人損公肥私的心理有關(guān)；同時(shí)也體現(xiàn)了報(bào)銷制度方面存在的漏洞。比如有的企業(yè)在財(cái)務(wù)報(bào)銷憑證上會(huì)出現(xiàn)實(shí)際參與業(yè)務(wù)與報(bào)銷憑證所填項(xiàng)目不符的問題，個(gè)別人員會(huì)以編制虛假報(bào)銷憑證來套取資金；有的人員會(huì)將報(bào)銷范圍外的，或?qū)儆谧再M(fèi)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的費(fèi)用篡改為正當(dāng)?shù)膱?bào)銷項(xiàng)目，形成“個(gè)人消費(fèi)、公款買單”；有的人員在出差時(shí)則會(huì)通過虛開票據(jù)等方式，虛報(bào)開銷。這些都造成了行政管理開支的大量增加。

部分企業(yè)預(yù)算制定不合理。很多企業(yè)在預(yù)算編制時(shí)多采用增量預(yù)算的辦法。一些機(jī)關(guān)部室出于“寧多勿少”的心態(tài)，總是盡可能多地爭取預(yù)算；而財(cái)務(wù)部門在預(yù)算編制時(shí)，則常常是參照該部室以往的費(fèi)用水平，缺乏對(duì)預(yù)算合理性和預(yù)算執(zhí)行情況的調(diào)查。由此也導(dǎo)致預(yù)算編制與實(shí)際的費(fèi)用支出情況相偏離，一些部門由于預(yù)算較少，導(dǎo)致經(jīng)費(fèi)使用時(shí)“捉襟見肘”，影響力業(yè)務(wù)活動(dòng)；而有的部門由于預(yù)算富余，而大肆花銷。因而造成了行政管理資金使用的浪費(fèi)。

控制企業(yè)行政管理費(fèi)用的措施

完善企業(yè)行政資金管理制度，嚴(yán)格控制企業(yè)相關(guān)財(cái)務(wù)支出。完善的資金管理制度是控制成本費(fèi)用，保證經(jīng)費(fèi)節(jié)約使用和杜絕各種職務(wù)侵占的最為有效的措施。首先要根據(jù)各部門的業(yè)務(wù)情況，建立相應(yīng)的資金使用審批制度，各部門主管領(lǐng)導(dǎo)是資金審批使用的第一責(zé)任人。各種辦公經(jīng)費(fèi)、活動(dòng)經(jīng)費(fèi)的支取需采用由財(cái)務(wù)部門統(tǒng)一制定的審批表，由主管領(lǐng)導(dǎo)簽字后方可生效；數(shù)額較大的資金使用項(xiàng)目則需由上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)簽字審批。二是完善費(fèi)用報(bào)銷制度，嚴(yán)格執(zhí)行審批報(bào)銷和憑票報(bào)銷的工作流程，并由財(cái)務(wù)部門對(duì)報(bào)銷事項(xiàng)和金額進(jìn)行核對(duì)，杜絕超限報(bào)銷和違規(guī)報(bào)銷。三是完善財(cái)務(wù)核算制度，各部門資金使用時(shí)，需將由領(lǐng)導(dǎo)簽字后的審批表、發(fā)票憑證等一同交財(cái)務(wù)部門進(jìn)行核算。以確保賬目清晰、賬實(shí)相符。四是建立行政辦公費(fèi)用審查制度，由集團(tuán)公司財(cái)務(wù)部門牽頭，組織紀(jì)檢等部門相關(guān)人員定期對(duì)各單位資金使用情況進(jìn)行審查，對(duì)賬目清單、資金數(shù)額、票據(jù)憑證等仔細(xì)審核，保證錢款與清單、票據(jù)一一對(duì)應(yīng)。如發(fā)現(xiàn)有弄虛作假、賬實(shí)不符、違規(guī)挪用等問題，則應(yīng)嚴(yán)厲追究當(dāng)事人責(zé)任，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)處分；涉及違法違紀(jì)問題的交由紀(jì)檢、司法部門處理。

合理開展年度預(yù)算。財(cái)務(wù)部門在預(yù)算編制時(shí)，在參照上年度各部門預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)的同時(shí)，還要認(rèn)真調(diào)查其預(yù)算執(zhí)行情況和業(yè)務(wù)活動(dòng)變化情況。在資金節(jié)約高效使用的前提下，合理編制預(yù)算，減少不必要的預(yù)算開支。特別是對(duì)于存在預(yù)算執(zhí)行不良以及鋪張浪費(fèi)現(xiàn)象的，應(yīng)酌情削減預(yù)算。建議采取多預(yù)算編制相結(jié)合的辦法，除了增量預(yù)算法，還可考慮綜合應(yīng)用固定預(yù)算法、零基預(yù)算法、動(dòng)態(tài)預(yù)算法等方法，以保證預(yù)算編制的科學(xué)性，提高資金使用效率。

加強(qiáng)教育宣傳，培養(yǎng)節(jié)約意識(shí)。在企業(yè)內(nèi)部應(yīng)做好資金管理制度和經(jīng)費(fèi)合理使用的宣傳教育工作，培養(yǎng)員工的節(jié)約意識(shí)，樹立起“省下的就是賺下的”思想。通過具體行動(dòng)促進(jìn)企業(yè)節(jié)約創(chuàng)效。為了鼓勵(lì)機(jī)關(guān)人員的節(jié)約行動(dòng)，還可在機(jī)關(guān)各部室開展“為企業(yè)節(jié)約創(chuàng)效”的主題活動(dòng)。根據(jù)各部室物資及經(jīng)費(fèi)節(jié)約使用情況以及預(yù)算執(zhí)行情況評(píng)選先進(jìn)，并給予一定的物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)和授予榮譽(yù)稱號(hào)，以此來培養(yǎng)員工的節(jié)約意識(shí)，使節(jié)約習(xí)慣在企業(yè)上下蔚然成風(fēng)。