企業(yè)辦公室實(shí)施精細(xì)化管理工作淺談

盧舜卿

（贛州市公共交通有限責(zé)任公司 江西贛州 341000）

企業(yè)辦公室精細(xì)化管理的內(nèi)涵

精細(xì)化管理是一種理念，一種文化。它是社會(huì)分工精細(xì)化、以及服務(wù)質(zhì)量精細(xì)化對(duì)現(xiàn)代管理的必然要求，是常規(guī)管理的一種改進(jìn)和發(fā)展。實(shí)行辦公室精細(xì)化管理對(duì)于促進(jìn)企業(yè)管理尤為重要，是提升企業(yè)內(nèi)部管理工作的必然趨勢(shì)。辦公室行政管理精細(xì)化是將科學(xué)的發(fā)展理念與精細(xì)化的管理理念融合起來，共同作用于企業(yè)管理的各個(gè)方面，將管理工作做細(xì)、做精，并依靠這種管理提升企業(yè)的整體發(fā)展水平。

當(dāng)今企業(yè)辦公室精細(xì)化管理存在的問題

行政管理觀念落后。企業(yè)辦公室管理者缺乏必要的精細(xì)化管理意識(shí)。企業(yè)辦公室管理者在制訂管理制度時(shí)沒有認(rèn)真了解和調(diào)查清楚企業(yè)的實(shí)際情況，在實(shí)際工作中還存在一些問題，這些問題在很大程度上影響了管理工作的開展。有效開展辦公室精細(xì)化管理需要制訂合理的管理制度，加強(qiáng)對(duì)相關(guān)員工的監(jiān)督，對(duì)于可能會(huì)出現(xiàn)的問題制訂切實(shí)可行的解決辦法，這樣才能保證行政工作管理落到實(shí)處，促進(jìn)企業(yè)經(jīng)營水平的提高和進(jìn)步，制定出合理的精細(xì)化管理對(duì)策，是做好工作的前提保障。

管理制度和管理方式落后。存在的主要問題，一是管理制度的設(shè)計(jì)不夠精細(xì)，沒有根據(jù)實(shí)際情況對(duì)管理制度進(jìn)行設(shè)計(jì)，造成不同部門之間管理制度和工作方式出現(xiàn)雷同現(xiàn)象，影響了企業(yè)的發(fā)展和運(yùn)行。二是分工情況不夠明確，辦公室管理制度中沒有對(duì)員工的工作進(jìn)行責(zé)任落實(shí)，導(dǎo)致人員對(duì)工作的積極性和主動(dòng)性缺乏，降低了工作效率。三是獎(jiǎng)懲制度不夠分明，沒有細(xì)化的考核制度，很多規(guī)定不能落實(shí)到位，使得制度成了一紙空文。一個(gè)合理的管理制度對(duì)于企業(yè)的運(yùn)營和管理來說非常重要，合理的管理制度能保證公司的正常運(yùn)行和發(fā)展，也是辦公室行政工作的重點(diǎn)之一

實(shí)施辦公室精細(xì)化管理的措施和途徑

制定細(xì)化量化考核指標(biāo)。企業(yè)的發(fā)展必須跟上時(shí)代發(fā)展進(jìn)程，企業(yè)要突破傳統(tǒng)管理模式就必須實(shí)行精細(xì)化的管理方式，而精細(xì)化的管理首先要做到將考核指標(biāo)進(jìn)行量化和細(xì)化。過去辦公室管理的一個(gè)重要弊端就是管理頭緒繁雜，責(zé)任劃分不明確，給企業(yè)的運(yùn)行帶來了很大的困難。企業(yè)辦公室行政管理的精細(xì)化可以幫助企業(yè)解決很多具體問題，辦公室行政管理的細(xì)化可以將每一項(xiàng)辦公室工作進(jìn)行邏輯化分解，這樣就使工作內(nèi)容變得清楚、有條理，這樣做不僅能很好的控制工作的每一個(gè)環(huán)節(jié)，還能從整體上對(duì)全局進(jìn)行把控。通過這種精細(xì)化的管理可以有效控制各個(gè)環(huán)節(jié)的進(jìn)程，建成最合理的工作流程，控制整個(gè)工作運(yùn)行進(jìn)度，提高行政工作的水準(zhǔn)。通過一定的量化標(biāo)準(zhǔn)，可以明確要求各個(gè)工作量的完成情況，并時(shí)刻調(diào)整各個(gè)部門的工作任務(wù)，以提高工作效率，這樣一來辦公室管理的精細(xì)化績效考核就與行政管理掛鉤了，也能對(duì)每一個(gè)工作人員進(jìn)行嚴(yán)格的工作考核，使每位員工都能按照辦公室的精細(xì)化制度和考核標(biāo)準(zhǔn)來要求自己，從而有效推進(jìn)精細(xì)化管理的改革和創(chuàng)新。

制定精細(xì)化管理制度。精細(xì)化的管理對(duì)企業(yè)來說是非常重要的，在構(gòu)建合理的工作流程的基礎(chǔ)上，企業(yè)要根據(jù)實(shí)際情況對(duì)每一項(xiàng)工作的完成標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行制度規(guī)定，包括工作完成的時(shí)間要求，工作完成的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，具體實(shí)施過程中的使用方法等，這些事項(xiàng)都要制訂出合理且嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)，還要安排相關(guān)的責(zé)任人對(duì)每一項(xiàng)工作進(jìn)行檢查，對(duì)不達(dá)標(biāo)的環(huán)節(jié)要提出意見和改正措施，對(duì)于表現(xiàn)好的部門和人員要給予獎(jiǎng)勵(lì)，并根據(jù)相關(guān)工作的完成情況進(jìn)行合理的對(duì)接和分配，確保工作的有序開展。通過精細(xì)化管理的手段和相關(guān)的制度可以嚴(yán)格要求企業(yè)人員的工作程序和工作狀態(tài)，使其日常行為變得更加規(guī)范，從而提高工作效率，所以說在辦公室精細(xì)化管理工作中合理制度的制訂對(duì)于整個(gè)企業(yè)的運(yùn)行和人員的管理來說都是非常重要。要開展有效的辦公室精細(xì)化管理，需要制定出嚴(yán)格的管理流程，明確每項(xiàng)工作的具體要求，從而提高辦公室精細(xì)化管理工作的效率。

增強(qiáng)辦公室人員責(zé)任意識(shí)和精品意識(shí)。辦公室是企業(yè)對(duì)外交流對(duì)內(nèi)服務(wù)的橋梁和紐帶，是一個(gè)協(xié)調(diào)部門，也是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和基層聯(lián)系的窗口，辦公室的每一名員工都要認(rèn)識(shí)到自身工作的重要性。在日常的工作中，要以認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度對(duì)待每一項(xiàng)工作，增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)，遵守企業(yè)的各項(xiàng)規(guī)章制度，做好自己的本職工作和領(lǐng)導(dǎo)交辦的各項(xiàng)工作，只有這樣才能確保工作完成的時(shí)效和質(zhì)量，真正發(fā)揮辦公室協(xié)調(diào)和服務(wù)的各項(xiàng)職能，同時(shí)還要樹立工作的精品意識(shí)和創(chuàng)新意識(shí)，對(duì)自身的工作不斷提出更高的要求和標(biāo)準(zhǔn)。

加強(qiáng)企業(yè)文化建設(shè)。對(duì)于現(xiàn)代企業(yè)來說，企業(yè)文化是非常重要的，它是企業(yè)的靈魂。企業(yè)文化的建設(shè)能有效提升企業(yè)員工的綜合素質(zhì)水平，能夠有效提升企業(yè)員工對(duì)企業(yè)的認(rèn)同感和歸屬感，使其能夠全身心地融入企業(yè)的發(fā)展中，進(jìn)而促進(jìn)工作質(zhì)量和工作效率的提升。精細(xì)化管理是企業(yè)文化建設(shè)的一種側(cè)面反映和體現(xiàn)，企業(yè)可以在進(jìn)行辦公室精細(xì)化行政管理的同時(shí)，將企業(yè)文化融入其中。