淺談檔案知識型管理的特征

龐軍

（寧夏醫(yī)科大學，銀川 750004）

人們通過參與各種社會活動獲取信息，信息資源是人們通過選擇和組織整理出一套有用信息的結果。信息資源屬于信息的一個部分，它與人們的信息需求緊密聯(lián)系，它不僅僅是可以直接為人們所利用的信息，同時也反映了人們發(fā)展和組織研究生產力現(xiàn)有水平的標志檔案是人類在其活動中直接形成的對國家和社會有保存價值的各種形式的歷史記錄。檔案是信息資源的重要組成部分，其對經濟社會發(fā)展具有十分重要的價值。檔案管理，是檔案管理部門對檔案實體及內在知識進行管理并提供利用的工作的總稱。知識管理是信息提供者調用智慧提取顯性信息的內涵，以提供給利用者的一種管理方式。知識管理是為利用者實現(xiàn)顯性知識和隱性知識共享提供新的途徑。

當檔案處于靜態(tài)儲備時，只是一種潛在的生產力，只有把它挖掘出來用于生產建設才能轉換成現(xiàn)實生產力。檔案信息資源開發(fā)的目的是實現(xiàn)信息的價值，使利用者獲取有價值的信息，保證信息能夠在適宜的時間地點中發(fā)揮其正面作用，并將檔案信息中所隱含的有效信息最大限度的提取出來，及時、準確、安全地傳遞給特定用戶進而產生效益。管理者在檔案信息開發(fā)的核心任務是：挖掘、激活和共享，在提供檔案利用服務過程中，應該貫徹以利用者為中心的理念，通過信息化、網(wǎng)絡化、智能化手段，開展主動服務、個性化服務、全過程服務與超前服務，努力為檔案利用者提供具體的知識與問題解決方案，而不僅僅是只替代檔案實體，而是將檔案服務活動提升為知識服務活動。為此，未來檔案管理者在提供檔案管理、開發(fā)利用時應以體現(xiàn)以下三方面的特征。

一、智慧管理

檔案學的發(fā)展與信息資源管理息息相關，從理論范式的角度來看，信息資源管理的相關理論深刻地影響了社會的檔案屬性觀。知識管理要求將大量、新穎的信息資源融入管理體系中導致了檔案知識管理觀的出現(xiàn)。而檔案管理是知識逐步沉淀、逐步積累的整個過程，檔案智慧管理的到來也是合理的。在知識管理導向下的檔案智慧管理工作模式應逐步擴大檔案資源收集范圍，以電子文件及私密文檔為管理要點，對復雜多元化信息資源進行收集、分類、歸檔，以充分滿足后期檔案整理成果應用需求。因此，在知識管理導向下，檔案管理人員應逐步創(chuàng)新管理理念，摒棄以往單一的內源顯性知識管理模式。逐步拓展檔案智慧管理空間，采用多元化檔案管理模式，營造科學系統(tǒng)的檔案管理體系，為檔案管理工作創(chuàng)新開展提供充足驅動力，在知識管理導向下，將知識管理理念、技術應用于檔案管理工作中采用更加先進的智能技術應用，同時逐步挖掘、整合、利用檔案信息資源，依托知識服務為社會提供服務，向著“智慧”的方向發(fā)展，從而進階智慧檔案館。

二、資源共享

檔案資源的共享利用，將檔案資料的潛性價值轉化為實際功用。知識管理的共享性要求與部分檔案資源的封閉現(xiàn)狀存在一定的矛盾，檔案知識管理要依據(jù)整體性、系統(tǒng)性、服務性等三項原則對檔案信息進行優(yōu)化配置，只有打破檔案知識共享的障礙，建立檔案知識共享網(wǎng)絡，對檔案信息進行合理整合、實現(xiàn)推進檔案知識資源共享，才可能充分發(fā)揮檔案知識資源價值，提高檔案的社會地位。由于檔案資源的多樣化和差異性，檔案信息都有與眾不同的特色內涵，推進檔案知識資源共享需要建立一套模式以打通機構之間知識交流的渠道，甚至是將機構所持有的知識資源進行整合以高效地統(tǒng)一對外提供知識服務，既要分類別、分專題地實現(xiàn)檔案部門信息資源的“小整合”，還要依托相關智慧技術，建立其他部門的業(yè)務管理系統(tǒng)與檔案部門管理系統(tǒng)之間的信息連接網(wǎng)絡，保證部門數(shù)據(jù)的即時傳遞和信息資料的自動歸檔，實現(xiàn)檔案信息資源聯(lián)盟的“大整合”促使分散零亂的各種信息成為脈絡清晰、條理清楚的有機共享整體。

三、以人為本

檔案知識管理中有知識管理建構的部分，大數(shù)據(jù)時代背景下，檔案部門館藏資源尤其豐富，這是巨大的知識財富，如何像知識管理中那樣利用內外部的“智力資產”解決遇到的技術等運營難題，發(fā)揮檔案部門的優(yōu)勢題，這是管理部門發(fā)展和轉型的關鍵。檔案機構要想完成向后保管范式、向檔案知識管理的轉變，強化以人為本的管理是必經之路。這就要求檔案管理部門放棄傳統(tǒng)的思維方式，明確檔案的真正價值不在于永久收藏，而是將檔案中信息發(fā)掘出來，實現(xiàn)知識的再利用。知識管理理論中以人為本的理念勢必會注入檔案知識管理之中。這樣在檔案工作中利用者是提供服務和接受服務的必要主體；以利用者為本的檔案知識服務是未來發(fā)展的方向之一，利用者是檔案服務的中心，應以檔案知識為中心服務理念已成為共識，從檔案工作者的角度看，需要接受新范式，以利用者為中心工作為本的思想指引下檔案管理人員應依托大數(shù)據(jù)打下寬厚的人文基礎，學習國內外先進的管理思想與理念，深入挖掘檔案資源內在價值，不斷完善自身的知識結構；打破專業(yè)壁壘，融會貫通科學知識與人文知識，拓展知識面，以知識挖掘內在檔案知識以體現(xiàn)個性化服務。

檔案開發(fā)利用中對知識管理的運用，會為整個檔案實踐和檔案理論開拓一片新天地。