淺析新媒體電子檔案有效管理的探究

（河北省石家莊市藁城區(qū)融媒體中心，河北 石家莊 052160）

電子檔案，是指檔案資料中具有保存價值且已經(jīng)歸檔的電子文件及相關(guān)資料。當前是一個信息社會時代，電子檔案成為一種潮流，電子檔案呈逐年遞增的趨向，檔案管理的相關(guān)部門應該注意到這一重要現(xiàn)象，及時給予應對。互聯(lián)網(wǎng)在改變著社會的方方面面，檔案工作也不可避免，其電子化程度在不斷加深，盡管電子化在檔案管理中已經(jīng)不可逆轉(zhuǎn)，但由于管理理念、管理方法及管理手段等不能夠緊跟時代步伐，管理工作中的問題也越來越多。因此，加強新媒體電子檔案的科學有效管理，可以更準確、完整、可靠的加以利用電子檔案。本文準備從以下幾個方面加以闡述

一、新媒體電子檔案的主要利用途徑

與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比，電子檔案具有方便、快捷的優(yōu)勢，借助數(shù)據(jù)信息化，電子檔案實現(xiàn)了查全率與查準率精確的特性。然而，電子檔案的利用是以信息技術(shù)為依托的，需要通過管理的軟性功能才能夠充分展示出來。當前，我國大多數(shù)檔案館對于電子檔案的利用，主要通過拷貝、通信傳輸和直接利用三種方式來實現(xiàn)。

（一）拷貝

這是電子檔案利用的第一途徑，其方式是向使用者提供檔案的最原始狀態(tài)，確保在使用當中的真實性與權(quán)威性。檔案部門在向利用者提供檔案拷貝時，需要將原始文件轉(zhuǎn)化為信息化儲存方式，由利用者自行解決及使用。如果利用者不具備相應的硬件及軟件條件，也可以向其提供復印件或縮微膠片。

（二）通信傳輸

電子檔案的特點之一就是可以提高時效性，無視距離的遠近，解決使用者無法達到檔案館的困難，最大限度的節(jié)省時間和財力。利用互聯(lián)網(wǎng)傳輸電子檔案，可以有效實際信息資源的館際互通互享，實現(xiàn)檔案資源的交流，可以定向提供檔案資源，這非常有利于科學高效利用數(shù)字檔案。

（三）直接利用

所謂直接利用是指利用者實際到檔案管理部門或者利用電腦進行相關(guān)的檢索，可以通過館內(nèi)的局域網(wǎng)進行查詢。直接利用的特點是能夠為利用者提供技術(shù)支持，無論是硬件平臺還是檢索技術(shù)都可以，這種直接利用的方式是傳統(tǒng)借閱方式的升級版，取決于檔案館網(wǎng)絡系統(tǒng)中可以直接利用的信息資源數(shù)量。

二、加強新媒體電子檔案管理的重要意義

（一）加強電子檔案管理具有節(jié)約成本的效果

傳統(tǒng)檔案管理當中，對于紙質(zhì)檔案保存，需要極大的人力物力和財力，尤其是一些易破碎的檔案資料，在保管過程當中的成本更高。當計算機和網(wǎng)絡廣泛應用到檔案管理當中來以后，不僅解決了歸檔的時效問題，而且提供了更為便捷的檢查方式，節(jié)省了大量人力和物力。在檔案管理工作電子化以后，可以將檔案按“卷”歸檔，改為按“件”歸檔，使檔案的管理工作更為科學、有效。

（二）電子檔案的實施有利于滿足社會的多樣化需求

社會在日新月益的發(fā)展，人們對于各種信息的需求也各有不同，人們不僅需要傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，也需要圖像、視頻和音頻等資料，這樣傳統(tǒng)的檔案管理模式就很難滿足多元化需求。電子檔案具有豐富多樣的手段，可以從不同的角度來滿足不同的個性化需要。伴隨著社會的進步與發(fā)展，檔案服務的對象及利用方式都在不斷的變化，呈現(xiàn)出一種動態(tài)化趨勢，加強電子檔案的管理正適應了這一變化。

（三）加強電子檔案管理，有利于提高服務水準

檔案工作的公益性質(zhì)決定了其以服務為宗旨，加強電子檔案管理可以為使用者提高便捷高效的服務，提升服務水準。電子檔案的特點是將實物資料數(shù)據(jù)化，檢索手段計算機化，這樣可以使利用者更為高效的從大量信息當中提取自己需要的資料。加強電子檔案的有效管理

對檔案管理者提出了更高的要求，要求我們提高信息處理技術(shù)，增長檔案科學知識，拓寬知識面，最大限度的發(fā)揮檔案的社會功能，創(chuàng)造更高的經(jīng)濟效益和社會效益。

三、電子檔案利用的有效策略

（一）建立健全檔案利用制度，有效整合各類檔案資源

檔案有其機密性特點，在檔案管理過程中需要依法管理、依規(guī)管理。要建立檔案利用審批制度，在查檔及調(diào)檔過程中，必須要獲得檔案主管領導的審批，這樣確保檔案的安全性。檔案利用管理制度的建立健全也是其中最為重要的一點。檔案部門通過信息化手段對檔案進行管理，要保證電子檔案及時歸檔、及時更新，從而滿足檔案利用者能夠及時得到相關(guān)信息。在檔案使用過程中要注意電子檔案與紙質(zhì)檔案的互補效用，創(chuàng)新的利用不同媒介的檔案，從而實現(xiàn)高效利用。

（二）規(guī)范利用檔案資料

檔案在經(jīng)過信息化處理以后，并不是可以無節(jié)制、無原則的利用，要根據(jù)檔案級別、檔案利用者的情況，進行分層次的有效管理。一般情況下，保密級別較高的，不屬于完全開放的電子檔案，不宜采用拷貝的方式提供使用，在檔案使用過程當中必須要在有效的監(jiān)控下進行。電子檔案信息管理，需要對密級信息進行加密處理，保密的“密鑰”要不定期或者定期的進行調(diào)整，這樣才能夠確保檔案信息的安全。

（三）強化檔案管理人員的管理，提高檔案保護意識

電子檔案因其現(xiàn)代技術(shù)的結(jié)合，具備方式多樣化、對信息技術(shù)依賴強等特征，在工作當中有其獨特的復雜性。因此就需要強化檔案管理人員的管理，從技術(shù)操作上強調(diào)工作的安全性、思想認知上強調(diào)工作的重要性，這樣才能夠真正做到與時俱進，既使電子檔案得到最大限度的充分利用，還可以使這些資源有安全、穩(wěn)定的保護，滿足社會多樣化的需求。在電子檔案管理當中，提高管理人員的保護意識是對檔案管理工作的重視，也是對檔案信息最大的保護。

總而言之，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應用給檔案管理工作提供了新的機遇、新的便利。使檔案的歸檔、保管與利用，更具有時效性與低成本性，方便了檔案館的管理工作。但也在檔案管理工作中出現(xiàn)了新的挑戰(zhàn)，從硬件系統(tǒng)設置維護，到軟件檢索工具的應用，都提出了與以往截然不同的要求，要求檔案管理工作既要立足現(xiàn)實，又要有時代眼光，使電子檔案安全可靠的為社會發(fā)展服務，提高社會效益。