計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用研究

（山東省金魯班德商高速公路發(fā)展有限公司，山東 德州 253300）

隨著我國社會經(jīng)濟的迅猛發(fā)展，計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)被廣泛應(yīng)用到各個行業(yè)中。計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在企業(yè)中的應(yīng)用，不僅能夠高效地傳播企業(yè)信息，還能夠推動企業(yè)的深入發(fā)展。所以，詳細研究計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及計算機網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用很有必要。

一、企業(yè)實現(xiàn)檔案計算機網(wǎng)絡(luò)管理的重要性

“互聯(lián)網(wǎng)+”經(jīng)濟的蓬勃發(fā)展對企業(yè)檔案信息的處理要求越來越高，具體表現(xiàn)在三個方面：一是檔案信息數(shù)量越來越多，形式載體越來越多樣化，這就要求提升處理速度與效率；二是檔案信息對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的作用越來越重要，需要提高檔案利用率，滿足生產(chǎn)經(jīng)營、企業(yè)管理決策需要，以增加經(jīng)濟效益，促進企業(yè)發(fā)展；三是在全球化背景下，檔案信息資源需要實現(xiàn)國際共享，管理工作需要統(tǒng)一的標準與規(guī)范來支持。目前，我國不少企業(yè)現(xiàn)有的檔案管理模式是檔案管理與經(jīng)濟生產(chǎn)分開進行，檔案信息未能充分發(fā)揮其功用。然而在信息化背景下，信息即等于效益。要實現(xiàn)將檔案轉(zhuǎn)化為可利用的信息，就必須開發(fā)和利用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，應(yīng)用于企業(yè)檔案管理。

二、計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用

（一）加強技術(shù)研發(fā)，推進檔案管理軟件系統(tǒng)開發(fā)及推廣應(yīng)用

目前來說，我們可以投入大量的資金，然后完善我們的硬件設(shè)施，向國外或我國檔案信息化發(fā)展較好的企業(yè)進行技術(shù)咨詢，加強技術(shù)的開發(fā)與利用，研究科學檔案技術(shù)的開發(fā)，提高它的安全性能和更新速度在企業(yè)當中，我們對于檔案信息化沒有深入的研究所以說我們應(yīng)該加強技術(shù)的研發(fā)，推進檔案管理軟件系統(tǒng)的開發(fā)，并對他進行深度的推廣應(yīng)用，讓他在企業(yè)當中得到更加良好的應(yīng)用，促進企業(yè)更進一步的發(fā)展。我們的企業(yè)檔案信息化建設(shè)得以正常的維護，需要一定硬件設(shè)備支撐，并且需要定期對硬件設(shè)施進行維護，如果企業(yè)檔案信息化管理無法適應(yīng)企業(yè)目前的發(fā)展狀況，就不能夠完善數(shù)字化檔案。

（二）實現(xiàn)檔案管理一體化

各部門隨時可以通過網(wǎng)絡(luò)向檔案管理部門發(fā)送電子文件，或者直接將數(shù)據(jù)信息輸入到檔案管理數(shù)據(jù)庫；檔案管理部門也可以定期從各部門的專業(yè)檔案夾中收集數(shù)據(jù)，既方便高效，又能確保檔案信息安全，極大地提高了檔案管理的效率和檔案信息的利用率。傳統(tǒng)的檔案管理，從檔案的簽發(fā)到歸檔需要很長時間。計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，大大縮短了檔案歸檔的周期，提高了檔案管理工作效率和工作質(zhì)量。傳統(tǒng)檔案管理模式下的檔案處理和檔案管理是相互分離的。文件只在處理后歸檔，要用各種載體轉(zhuǎn)移到檔案部門要花費很長的工作周期。計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，可以在計算機上完成文件資料的起草、審核、定稿、編排以及發(fā)送，檔案部門可以在生成文件后對檔案進行分類和歸檔，實現(xiàn)檔案管理一體化。

（三）加強現(xiàn)代化檔案管理隊伍的建設(shè)

一要根據(jù)檔案管理部門業(yè)務(wù)量進行人員需求分析，明確所需人員數(shù)量及專業(yè)水平。二要從網(wǎng)絡(luò)平臺、報紙以及其它渠道散布招聘信息，明確企業(yè)所需檔案管理人員要求。三要做好篩選，針對所收到的簡歷信息進行人員篩選。四要進行現(xiàn)場面試，通過與面試者溝通以及現(xiàn)場測試，進一步篩選出企業(yè)所需檔案管理人員，在篩選過程中，針對那些具有特殊技能的人員要進行格外關(guān)注。

（四）實現(xiàn)信息傳輸網(wǎng)絡(luò)化

要實現(xiàn)信息傳輸網(wǎng)絡(luò)化，就需要打造計算機網(wǎng)絡(luò)平臺，配合檔案管理部門的工作。網(wǎng)絡(luò)建設(shè)包含兩個層面：一是局域網(wǎng)，二是廣域網(wǎng)。前者即企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，用于企業(yè)內(nèi)部各部門之間的信息傳輸；后者即互聯(lián)網(wǎng)，需要通過運營商接入，以實現(xiàn)跨企業(yè)、跨行業(yè)乃至跨國信息傳輸。信息傳輸網(wǎng)絡(luò)化是資源共享的前提，也是信息服務(wù)社會化的必要條件。計算機網(wǎng)絡(luò)將原來獨立的、零散的信息個體連接起來，并以網(wǎng)絡(luò)節(jié)點的形式為每個個體分配地址、角色并設(shè)置功能，通過統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)傳輸協(xié)議進行規(guī)范，保證信息傳輸?shù)耐暾耘c可解讀性。實現(xiàn)信息網(wǎng)絡(luò)化傳輸，還應(yīng)建設(shè)網(wǎng)絡(luò)安全系統(tǒng)，保障數(shù)據(jù)的安全性與傳輸?shù)谋Ｃ苄?，以確保機密、重要資料信息不泄露。

（五）檔案管理信息化建設(shè)組織安排

從技術(shù)層面入手，企業(yè)應(yīng)積極配合軟件系統(tǒng)分析人員、設(shè)計人員的編碼工作及現(xiàn)場安裝工作，同時依據(jù)QA（質(zhì)量保證）計劃對檔案資料管理人員及相關(guān)參與者進行技術(shù)培訓，保證檔案管理信息化建設(shè)中人員風險的有效控制。從業(yè)務(wù)方面入手，企業(yè)應(yīng)安排專業(yè)人員負責檔案管理信息化系統(tǒng)配置管理及數(shù)字化處理作業(yè)，同時要求檔案管理信息化工作人員定期進行業(yè)務(wù)開展情況匯報，保證業(yè)務(wù)問題的有效解決。

三、結(jié)語

利用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進行檔案管理是我國企業(yè)檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢，也是我國企業(yè)從單純的存儲管理向信息處理轉(zhuǎn)變的必由之路。它既是企業(yè)提高經(jīng)濟效益的渠道，也是一種新的信息化管理方法。利用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對檔案進行管理，能充分發(fā)揮其優(yōu)勢，通過計算機網(wǎng)絡(luò)、硬件、軟件的改進，實現(xiàn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化、信息化，使檔案信息在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營中發(fā)揮更大的作用，為提高企業(yè)經(jīng)濟效益、實現(xiàn)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展做出貢獻。