試析計(jì)劃生育協(xié)會(huì)檔案管理存在的問題及對(duì)策

巴德瑪

【摘? 要】在國家政府向服務(wù)型政府轉(zhuǎn)變的過程中，計(jì)生部門檔案管理成為計(jì)生管理工作的重要內(nèi)容。尤其是在全面深化改革的背景下，加強(qiáng)計(jì)生部門檔案管理與利用工作的創(chuàng)新發(fā)展能順應(yīng)服務(wù)型政府的發(fā)展要求。

【關(guān)鍵詞】計(jì)劃生育協(xié)會(huì);檔案管理;問題及對(duì)策

引言

計(jì)劃生育協(xié)會(huì)檔案管理工作的重要性不容忽視。隨著我國信息化的快速發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式與現(xiàn)代化的發(fā)展愈發(fā)不相適應(yīng)，計(jì)劃生育協(xié)會(huì)的檔案管理工作轉(zhuǎn)型升級(jí)勢(shì)在必行。當(dāng)前，計(jì)劃生育協(xié)會(huì)的檔案管理工作存在著一些突出的問題，本文將逐一剖析并提出具體的辦法和對(duì)策。

1計(jì)劃生育檔案管理信息化建設(shè)的重要性

計(jì)劃生育檔案管理信息化使計(jì)劃生育檔案工作更加標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，它充分提高了計(jì)劃生育檔案的利用率。傳統(tǒng)的計(jì)劃生育檔案保存方式存在局限性，很難做到全面清查，這樣就不可避免地存在許多相似或無參考價(jià)值的文件。信息化管理后，首先可以高效剔除這些無用的文件，避免出現(xiàn)重復(fù)的情況。還可以根據(jù)檔案的價(jià)值、利用率及其重要性進(jìn)行排序，以便確定加工整理次序。其次，可以盡可能地將一些存在某種聯(lián)系的案卷組合在一起。這樣不僅能清晰地體現(xiàn)檔案的主題和特征，而且可以減少錄入的條目，既節(jié)省了時(shí)間、人力和財(cái)力，又提高了效率。再次，統(tǒng)一檔案分類號(hào)。對(duì)保存完好的、內(nèi)容全面的檔案在著錄時(shí)可以直接分類標(biāo)引，而那些內(nèi)容不完整、缺失的則可用計(jì)算機(jī)程序?qū)r(shí)間、人名、地址等直接錄入，然后用計(jì)算機(jī)統(tǒng)一給出分類號(hào)。這樣既可減少著錄環(huán)節(jié)，又可提高著錄速度。最后，規(guī)范檔案題名，提高檢索查準(zhǔn)率。在規(guī)范檔案題名時(shí)，一定要簡單、明了、準(zhǔn)確，避免出現(xiàn)文不對(duì)題的情況，否則將直接影響計(jì)算機(jī)的檢索查準(zhǔn)率。

2計(jì)劃生育協(xié)會(huì)檔案管理現(xiàn)狀

2.1檔案管理人員不穩(wěn)定，專業(yè)水平不高。

目前從事計(jì)劃生育協(xié)會(huì)檔案管理的人員兼職多、調(diào)配頻繁、流動(dòng)性大，不適應(yīng)檔案工作穩(wěn)步發(fā)展的需要。在專業(yè)素質(zhì)方面，因其文化程度不高、知識(shí)結(jié)構(gòu)單一、業(yè)務(wù)能力不足，又很難滿足新興技術(shù)在檔案領(lǐng)域使用的需求。加之在計(jì)生事業(yè)人才培訓(xùn)中，沒有將檔案管理人員培訓(xùn)納入其中，讓其無法通過進(jìn)修學(xué)習(xí)來彌補(bǔ)先天知識(shí)、能力上的不足，因此計(jì)生檔案管理人員專業(yè)水平低、實(shí)操能力差、創(chuàng)新活力缺乏等影響計(jì)生檔案工作發(fā)展的弊病一直得不到有效解決。

2.2不符合現(xiàn)階段國家政府向服務(wù)型政府轉(zhuǎn)型發(fā)展要求。

對(duì)于服務(wù)型政府轉(zhuǎn)型發(fā)展要求，國家政府相關(guān)職能機(jī)構(gòu)管理者要更加突出服務(wù)的職能。計(jì)生部門檔案管理作為公共服務(wù)中的一種，要在注重嚴(yán)格管理的同時(shí)注重其本身的利用價(jià)值。然而在現(xiàn)行的計(jì)生部門檔案管理過程中，出現(xiàn)過度強(qiáng)調(diào)檔案管理與保密、忽視其本身利用價(jià)值的問題，這在一定程度上使計(jì)生部門檔案管理效用未能得到真正發(fā)揮。同時(shí)，在部分地區(qū)計(jì)生部門檔案管理的過程中，雖然遵循分級(jí)負(fù)責(zé)的基本原則，但僅僅是進(jìn)行簡單的信息收集與整理，將計(jì)生部門檔案管理服務(wù)局限于現(xiàn)有的服務(wù)范圍內(nèi)，沒有發(fā)揮公共服務(wù)的作用。除此之外，當(dāng)前計(jì)生部門檔案管理工作缺乏一定的社會(huì)參與性，在適應(yīng)社會(huì)時(shí)代發(fā)展、計(jì)生個(gè)人主觀服務(wù)體驗(yàn)等方面需進(jìn)一步提升。

2.3檔案管理規(guī)范性不夠

當(dāng)前計(jì)生部門檔案管理還存在不規(guī)范的問題，檔案收集、整理、保存、借閱、保密等方面的制度不完善，而且制度往往流于形式。職責(zé)劃分不夠明確，導(dǎo)致管理工作比較混亂，未結(jié)合相關(guān)制度做好檔案借閱、跟蹤、更新等工作。良好的檔案管理，有利于更好地保障群眾的基本生活。計(jì)生檔案收集、整理、編目以及保管等各項(xiàng)工作要求及時(shí)性、準(zhǔn)確性，但隨著計(jì)生檔案數(shù)量的增多以及檔案管理手段不規(guī)范等問題，每一個(gè)環(huán)節(jié)將面臨著更大的管理壓力，因而容易出現(xiàn)檔案丟失、相關(guān)證明材料收集遺漏等問題。

3提升計(jì)劃生育協(xié)會(huì)檔案管理水平的對(duì)策

3.1加大檔案管理人才培養(yǎng)力度。

計(jì)生部門要不定期地開展檔案專業(yè)培訓(xùn)，傳授檔案業(yè)務(wù)知識(shí)和操作技能，提高檔案管理人員的專業(yè)水平。要以交流研討的方式，對(duì)檔案工作中出現(xiàn)的問題研究分析，提高檔案人員思考問題、解決問題、創(chuàng)新發(fā)展的能力。要引進(jìn)具有先進(jìn)理念的復(fù)合型人才，引導(dǎo)帶領(lǐng)計(jì)生檔案工作朝著精細(xì)化、現(xiàn)代化、規(guī)范化方向挺進(jìn)，建立高水準(zhǔn)的計(jì)生檔案工作模式。要引進(jìn)競爭機(jī)制和激勵(lì)機(jī)制，把工作實(shí)績同工資晉升、職稱評(píng)聘、評(píng)優(yōu)選先等結(jié)合起來，充分調(diào)動(dòng)檔案管理人員的工作積極性，激發(fā)檔案人員的內(nèi)在潛力和工作動(dòng)力，更好地為計(jì)生檔案管理工作作出貢獻(xiàn)。

3.2采用先進(jìn)統(tǒng)一的信息化管理設(shè)備

計(jì)劃生育檔案涉及教職工、學(xué)生及流動(dòng)人口，人員類別較多，檔案的數(shù)量也在逐年增加，如果繼續(xù)采用傳統(tǒng)的方式來記錄各項(xiàng)信息，將會(huì)給工作人員帶來很大的困難。因此，有必要引進(jìn)先進(jìn)的信息化管理設(shè)備，將計(jì)劃生育檔案原有的紙質(zhì)信息轉(zhuǎn)變?yōu)槔寐矢叩碾娮訖n案。而完善計(jì)算機(jī)設(shè)備這一硬件條件，是實(shí)現(xiàn)檔案信息化的前提。因此，應(yīng)采購先進(jìn)統(tǒng)一的信息化管理設(shè)備，促進(jìn)計(jì)劃生育檔案管理工作高效開展。

3.3強(qiáng)化并創(chuàng)新管理工作方式與服務(wù)模式。

計(jì)生部門檔案管理工作具有復(fù)雜性、現(xiàn)實(shí)性的特點(diǎn)。對(duì)于現(xiàn)階段我國計(jì)生部門檔案管理工作發(fā)展而言，現(xiàn)有的工作方式與服務(wù)模式顯然已經(jīng)不能適應(yīng)社會(huì)發(fā)展需要，并且固化的檔案信息收集、整理，不能實(shí)現(xiàn)對(duì)計(jì)生的個(gè)性化、針對(duì)化管理，進(jìn)而使得計(jì)生部門檔案的利用價(jià)值偏低，不利于我國計(jì)生人才隊(duì)伍選拔與建設(shè)。對(duì)此，在互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)發(fā)展的今天，為了進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)計(jì)生部門檔案管理工作方式與服務(wù)模式的創(chuàng)新發(fā)展，可以將信息技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)運(yùn)用到計(jì)生的檔案管理中，實(shí)現(xiàn)計(jì)生部門檔案管理的信息化、科學(xué)化發(fā)展。如在建立紙質(zhì)版計(jì)生部門檔案管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，建立信息化檔案，借助計(jì)算機(jī)等工具將計(jì)生部門檔案錄入信息系統(tǒng)中，還可將圖片、視頻、影像等綜合材料進(jìn)行保存，為后期的計(jì)生任用與選拔提供翔實(shí)的參考依據(jù)。

3.4規(guī)范檔案管理

制度建設(shè)是保障計(jì)生部門檔案管理有序開展的關(guān)鍵，因此有必要完善相關(guān)制度，從而為管理工作的開展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。因此，應(yīng)對(duì)當(dāng)前制度以及管理不足進(jìn)行總結(jié)與分析。第一，通過完善制度將職責(zé)細(xì)化，確保職責(zé)能夠落實(shí)到位;同時(shí)，還要強(qiáng)化管理人員的責(zé)任心，將有利于提升檔案效率的質(zhì)量。第二，針對(duì)涉農(nóng)檔案加強(qiáng)管理。涉農(nóng)檔案文書要規(guī)范。例如，計(jì)生檔案中必須要有申請(qǐng)人本人簽字的家庭生育狀況核對(duì)，記錄不能出現(xiàn)代簽名現(xiàn)象等。此外，還要做好動(dòng)態(tài)化管理，以避免計(jì)生檔案更新不及時(shí)所帶來的相關(guān)問題。首先，完善計(jì)生檔案的信息庫，檔案資料要實(shí)時(shí)進(jìn)行更新，實(shí)時(shí)了解家庭的人口變化，根據(jù)具體情況定期調(diào)整。其次，規(guī)范計(jì)生檔案管理。制定并完善計(jì)生檔案管理信息化建設(shè)的相關(guān)規(guī)章制度，要求計(jì)生檔案管理人員必須嚴(yán)格按照規(guī)章制度的各項(xiàng)規(guī)定來進(jìn)行檔案的收集、整理、歸檔、存儲(chǔ)、調(diào)閱等工作，確保計(jì)生檔案管理能夠達(dá)到動(dòng)態(tài)化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化與及時(shí)化。

結(jié)束語

總之，計(jì)劃生育協(xié)會(huì)檔案管理工作開展得好壞直接影響著單位整體管理水平。因此，計(jì)劃生育協(xié)會(huì)要增強(qiáng)每個(gè)人的檔案管理意識(shí)，健全完善檔案管理制度，運(yùn)用科學(xué)、規(guī)范的現(xiàn)代化信息管理手段和方法推動(dòng)檔案信息化建設(shè)，打造專業(yè)、高效的檔案管理團(tuán)隊(duì)，最大化地發(fā)揮檔案利用價(jià)值，從而保障單位全局工作的良性開展。

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