匯文文獻信息系統(tǒng)Libsys5.5在數(shù)據(jù)處理中的應用解析

周紅霞 王榮宗 鐘克理

（中國石油大學（華東）圖書館，山東 青島 266580）

匯文文獻信息服務系統(tǒng)Libsys5.5針對文獻管理，專門設定了采訪、編目、典藏、流通、統(tǒng)計等一級管理系統(tǒng)，其中流通管理系統(tǒng)還下設讀者管理、業(yè)務管理、數(shù)據(jù)維護、查詢統(tǒng)計、系統(tǒng)設置等分欄 目[1]。筆者自從事讀者服務部咨詢處工作以來，發(fā)現(xiàn)匯文libsys5.5流通管理和統(tǒng)計功能在批量處理數(shù)據(jù)的同時可以大大提高實際的工作 效率。

1 匯文Libsys5.5讀者數(shù)據(jù)表的結(jié)構(gòu)

匯文Libsys5.5讀者數(shù)據(jù)表中有多個字段，分別是條碼號、證件號、姓名、身份證號、性別、單位、讀者類型、電話等，這些字段可根據(jù)需要選擇使用。其中，帶＊的字段為必備字段，生效日期自動設定為當前日期，證件號是唯一的，且條碼號與證件號一致，讀卡器默認讀取的是讀者的條碼號，借閱等級默認為“等級一”。

根據(jù)中國石油大學（華東）（以下簡稱“我?！保┑霓k學情況及社會服務對象不同，讀者類型主要分為大學生、研究生、教職工、校外讀者等類型，每種類型的讀者借閱權(quán)限也不一樣（見表1），其中研究生、教職工最大借閱量為15本，單個書庫最大借閱量為10本，借期為120天；本科生最大借閱量為10本，單個書庫最大借閱量為5本，借期為30天；校外讀者最大借閱量為2本，單個書庫最大借閱量為2本，借期為60天。

表1 借書數(shù)量與期限

2 利用館藏分類統(tǒng)計功能，合理圖書排架空間

匯文libsys5.5館藏分類統(tǒng)計模塊，可以對某一類別的圖書現(xiàn)有館藏和某一時段的某一類別的新入藏圖書數(shù)量進行統(tǒng)計，管理員可以根據(jù)相關數(shù)據(jù)對現(xiàn)有圖書和擬入藏新書的排架進行綜合考慮，預留出近幾年的排架空間，避免出現(xiàn)排架不均的情況出現(xiàn)。

具體操作步驟如下：進入統(tǒng)計模塊，點擊設定分類模板——選擇用戶模板——命名新建模板名稱——新建多個分類明細（分類名稱和分類號可以相同，一個類型名稱只能對應一個分類號）——進入館藏分類統(tǒng)計——選擇已經(jīng)新建的模板——設定需要統(tǒng)計的時間段、入藏方式和館藏地——點擊統(tǒng)計。

3 利用讀者數(shù)據(jù)導出功能，高效辦理畢業(yè)生離校核準手續(xù)

辦理畢業(yè)生離校核準手續(xù)是圖書館的一項重要工作。畢業(yè)生們有的忙著找工作，有的忙著撰寫畢業(yè)論文，準備畢業(yè)答辯，有的甚至已經(jīng)提前進入到工作崗位。繁忙的同時，他們往往忽視了借書證上是否有尚未歸還的圖書存在，最后在辦理離校手續(xù)時給自己和工作人員增加了麻煩。

筆者自2011年從事讀者咨詢工作以來，總結(jié)出了應對畢業(yè)生漏還圖書的處理辦法，即利用匯文libsys5.5中的“讀者數(shù)據(jù)導出”功能篩選尚未歸還圖書的畢業(yè)生學號、姓名、班級、未還圖書詳細信息，再結(jié)合“就業(yè)工作專用qq群”將數(shù)據(jù)同步到群文件中，并告知圖書遺失的賠償方法，便于各畢業(yè)班輔導員及時傳達到每一名學生。這樣既能提醒畢業(yè)生及時清還圖書，對于那些遺失圖書的畢業(yè)生也可以有充分的時間購買新書賠償，為順利辦理離校手續(xù)提供先前保障。

4 利用限制擔保功能，服務校外讀者

為加強圖書館對外服務管理，充分發(fā)揮圖書館的文化輻射功能，2016年7月我校圖書館修訂了《校外人員辦理圖書借閱卡管理辦法》。辦法指出凡是黃島區(qū)內(nèi)黨政機關、事業(yè)單位、科研院所、駐區(qū)校友等人員，只需要持本人單位介紹信、有效身份證件原件及復印件同校內(nèi)擔保人一同前往咨詢處填寫《校外人員辦理圖書卡申請表》并簽訂《校外讀者圖書卡使用協(xié)議書》即可辦理借閱卡。借閱卡持有人一次最多可借圖書2冊，借期60天，可續(xù)借1次，預約圖書1冊。憑借閱卡通過圖書館入口門禁后，可在各閱覽室免費查閱資源。

為了便于管理和加強擔保人主體監(jiān)督機制，在對校外讀者進行證件注冊的時候，除了必要的字段，如姓名、單位、身份證號、聯(lián)系電話之外，就需要用到限制擔保功能。限制擔保功能可以校外讀者被擔保或者校內(nèi)職工擔保的兩種方式實現(xiàn)，方法如下：

在證件注冊搜索欄輸入提供擔保的校內(nèi)職工的工號（或校外讀者的借書證號），點擊搜索，調(diào)出職工（或校外讀者）個人信息，點擊“限制擔保”選擇“限制類型”為“擔?！保ɑ虮粨＃?，證件號為當前擔保的校外讀者借書證號（或提供擔保的校內(nèi)職工的工號），點擊“確定”即可生成一條擔保信息。

限制擔保功能省去人工登記的麻煩，在甄選數(shù)據(jù)的時候一目了然，可根據(jù)擔保人和被擔保人雙方的意愿，隨時撤銷擔?；蛘弑粨?，并且在發(fā)生圖書超期、遺失聯(lián)系讀者無果的情況下，鎖定擔保人予以協(xié)助歸還圖書，從而保障其他讀者借閱圖書的權(quán)益。