李基富

摘 要：企業(yè)的檔案記錄著企業(yè)的發(fā)展路線，為企業(yè)的發(fā)展方向提供可靠的借鑒依據(jù)。因而企業(yè)檔案的管理作為企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)的重要環(huán)節(jié)，需要在企業(yè)的發(fā)展中不斷地完善管理體系，吸收更為高效的管理方法，并在企業(yè)發(fā)展的各個(gè)階段靈活地運(yùn)用其功能，盡可能拓展出更為多元的應(yīng)用。本文對(duì)企業(yè)的檔案管理進(jìn)行闡述，并對(duì)其現(xiàn)存問(wèn)題進(jìn)行分析，提出對(duì)策以供借鑒。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案管理;問(wèn)題;對(duì)策

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.079

企業(yè)的檔案管理作為企業(yè)發(fā)展中的重要環(huán)節(jié)卻一直未被重視。究其原因是人們?nèi)狈?duì)企業(yè)檔案管理的價(jià)值的深度認(rèn)知，缺少發(fā)展企業(yè)檔案管理的思想意識(shí)，并且在實(shí)際的企業(yè)運(yùn)行中，檔案管理體系的缺失讓其功能與更多作用得不到顯現(xiàn)，更加惡化了企業(yè)檔案管理的存在環(huán)境及發(fā)展前景。這對(duì)于企業(yè)的發(fā)展是百害而無(wú)一利的，需要予以及時(shí)的改善和解決。

1 企業(yè)檔案管理的重要性與可發(fā)展性

1.1 檔案管理在企業(yè)中的重要性

企業(yè)的檔案在企業(yè)創(chuàng)辦伊始的時(shí)候就開(kāi)始存在了，它包括企業(yè)的注冊(cè)資金以及一切與股東相關(guān)的記錄，這是企業(yè)發(fā)展的最原始參考，對(duì)企業(yè)未來(lái)的規(guī)模起著重要的作用;隨著企業(yè)發(fā)展，企業(yè)檔案中涵蓋了不同階段企業(yè)的發(fā)展優(yōu)勢(shì)和劣勢(shì)，而其中的客戶數(shù)據(jù)更是確立企業(yè)發(fā)展方向的重要依據(jù)，因而企業(yè)的檔案管理涉及企業(yè)的方方面面，做好關(guān)于它的管理尤為重要。

1.2 企業(yè)檔案管理的可發(fā)展性

我國(guó)的檔案學(xué)在歷經(jīng)幾代人的努力下已經(jīng)發(fā)展出許多的學(xué)科分支，這也側(cè)面說(shuō)明了企業(yè)的檔案管理亦從來(lái)不是止步于數(shù)據(jù)的記錄與保管，它還可以在功能層面抑或運(yùn)用方法上有更多深入且細(xì)致的劃分，例如檔案的統(tǒng)計(jì)與分類，企業(yè)的人事檔案和客戶檔案等等[1]。

2 企業(yè)檔案管理的主要問(wèn)題

2.1 局限的管理觀念

盡管檔案管理在企業(yè)發(fā)展中的地位與角色是如何的不容置疑，但一提到檔案管理還是容易給人以“缺乏技術(shù)含量的崗位”的印象，很多企業(yè)高管亦是不注重檔案管理工作，對(duì)企業(yè)檔案管理的開(kāi)發(fā)與利用也是興趣寥寥。這種對(duì)檔案管理工作認(rèn)知的局限性也正如一把枷鎖，限制住了企業(yè)發(fā)展中的對(duì)切實(shí)參照數(shù)據(jù)的挖掘，使得企業(yè)在時(shí)代的洪流中缺乏有效的自身對(duì)照，易于陷入盲目的發(fā)展和不切實(shí)際的跟風(fēng)發(fā)展當(dāng)中。尤其在我國(guó)的人口大省，這種檔案管理觀念問(wèn)題幾乎是各個(gè)企業(yè)的通病。

2.2 落后的管理手段

由于企業(yè)對(duì)檔案管理工作的不夠重視，導(dǎo)致企業(yè)檔案管理工作的工作形式和手段一直沒(méi)得到很好的發(fā)展，哪怕是在互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)高度發(fā)達(dá)的當(dāng)下，大部分企業(yè)檔案管理工作的展開(kāi)還是停留在原先的落后方法上[2]。檔案管理的手段落后使得檔案管理人員的工作效率低，對(duì)于數(shù)據(jù)的儲(chǔ)存與保管也容易發(fā)生披露，更別說(shuō)順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，企業(yè)對(duì)于檔案管理的工作有著許多潛在的需求需要逐一滿足……如若再不將檔案管理工作的方式方法加以提升，恐怕別說(shuō)服務(wù)于企業(yè)的發(fā)展，就連最基本的數(shù)據(jù)記錄與管理功能都得不到有效的實(shí)現(xiàn)。

2.3 缺乏專業(yè)的管理體制

由于企業(yè)的檔案管理工作一直被視為難度系數(shù)缺乏的不重要工作，還有很多企業(yè)并未建立專門(mén)的檔案管理部門(mén)。像這樣的企業(yè)其檔案管理的工作一般是由其他文職部門(mén)的員工代為處理，這使得檔案管理的流程缺乏保證;而管理人員的專業(yè)性不足也使其對(duì)檔案的記錄各有側(cè)重，有礙檔案的完整性;同時(shí)監(jiān)督機(jī)制的缺乏，也讓企業(yè)的一手檔案在翻閱和借閱中有所缺失，使得檔案的管理最終失去其功能和

意義。

3 企業(yè)檔案管理的發(fā)展對(duì)策

3.1 加強(qiáng)檔案管理的角色構(gòu)建

企業(yè)的檔案管理從宏觀的角度來(lái)看，是對(duì)企業(yè)發(fā)展路線的記錄，以供企業(yè)進(jìn)行發(fā)展規(guī)劃時(shí)的參考;從企業(yè)發(fā)展的各個(gè)微觀層面上而言，檔案管理工作可以為企業(yè)總結(jié)發(fā)展優(yōu)勢(shì)和弊端提供真實(shí)的數(shù)據(jù)分析，可以為企業(yè)的臨時(shí)性戰(zhàn)略提供可行性參考，可以通過(guò)建立客戶檔案來(lái)幫助確立企業(yè)的服務(wù)方向，同時(shí)可以在企業(yè)用人方面提供一定的參照標(biāo)準(zhǔn)。這些方方面面的功能如果不加以細(xì)分，企業(yè)檔案管理的工作人員則不能認(rèn)識(shí)到這項(xiàng)工作在企業(yè)運(yùn)作與發(fā)展中的多重角色，而這種角色感的缺失則容易使檔案管理落實(shí)到切實(shí)問(wèn)題時(shí)存有一定的偏差，即企業(yè)發(fā)展數(shù)據(jù)對(duì)比的缺乏，客戶的及時(shí)與需求變化數(shù)據(jù)對(duì)比的缺乏和種種對(duì)企業(yè)發(fā)展產(chǎn)生影響各項(xiàng)數(shù)據(jù)的缺乏等的工作落實(shí)的偏差。因此企業(yè)要對(duì)檔案管理部門(mén)多加宣傳其工作的多重角色以及各個(gè)角色的重要性，加強(qiáng)檔案管理工作在展開(kāi)時(shí)對(duì)這些角色的構(gòu)建，以使檔案管理的工作人員具備多重角度的服務(wù)意識(shí)，從而更好的發(fā)揮檔案管理在企業(yè)運(yùn)作中的應(yīng)用，并為進(jìn)一步促進(jìn)企業(yè)的順利發(fā)展提供有效的幫助。

3.2 豐富檔案管理的效率手段

互聯(lián)網(wǎng)的時(shí)代已然到來(lái)，在各行各業(yè)都通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)到達(dá)一個(gè)嶄新的發(fā)展階段的之時(shí)，企業(yè)的檔案管理手段仍是相對(duì)落后，這看似無(wú)足輕重，實(shí)際十分影響檔案管理的工作的展開(kāi)和企業(yè)的運(yùn)行。落后的檔案管理手段無(wú)法讓檔案管理的工作更加廣泛、更加深入的展開(kāi)，不但如此，檔案隨著時(shí)間的增加還有許多缺失和破損，而新老員工的交替也很容易在檔案的交接過(guò)程中發(fā)生斷檔等紕漏。這些弊端都是阻礙企業(yè)發(fā)展細(xì)小環(huán)節(jié)，然而千里之堤潰于蟻穴，企業(yè)如果不在各個(gè)方面做好細(xì)節(jié)，則于其運(yùn)轉(zhuǎn)發(fā)展，百害而無(wú)一利。故而對(duì)于檔案管理工作，企業(yè)應(yīng)給予資金與技術(shù)上的支持，完善檔案管理部門(mén)的信息設(shè)施建設(shè)，并在此基礎(chǔ)上不斷更新有關(guān)于檔案數(shù)據(jù)管理的軟硬件設(shè)施，確保檔案管理工作可以順利且高效地展開(kāi)，進(jìn)而進(jìn)一步拓展其服務(wù)觸角，將不同類型的檔案加以歸類、分析，使得企業(yè)在發(fā)展與壯大的過(guò)程步步有記錄，處處有依據(jù)，從而在市場(chǎng)中立于有利之地。

3.3 完善管理制度，培養(yǎng)管理人才

企業(yè)檔案管理的工作在企業(yè)中被邊緣化已久，尤其是筆者所在的山東省，企業(yè)調(diào)派到檔案管理部門(mén)的人員多數(shù)是抱著“混日子”的心態(tài)在上班。他們工作中不積極主動(dòng)，任務(wù)完成的效率參差不齊，缺乏對(duì)企業(yè)發(fā)展的責(zé)任心同時(shí)也缺少對(duì)企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)中各個(gè)流程的服務(wù)心態(tài)，使得檔案管理部門(mén)無(wú)法在企業(yè)中發(fā)揮其作用，對(duì)于企業(yè)發(fā)展中的各項(xiàng)需求，更是以諸多借口應(yīng)對(duì)，導(dǎo)致其功能逐漸削弱化。而企業(yè)的發(fā)展是離不開(kāi)檔案管理工作的配合的，既然無(wú)法將之取締，不如拿出力度，制定完善的管理機(jī)制，整治消極的部門(mén)，使其為企業(yè)所用。首先，完善檔案管理的規(guī)章制度和檔案記錄與分類的標(biāo)準(zhǔn)流程，并定期對(duì)相關(guān)工作人員進(jìn)行考核;其次，像其他環(huán)節(jié)的管理一樣，檔案管理也要將責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，施行獎(jiǎng)罰制度以改善工作人員的工作態(tài)

度[3];最后，為了適應(yīng)不斷更新檔案管理形式，企業(yè)也應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的信息化管理培訓(xùn)，并積極吸收專業(yè)的檔案管理人才。

4 結(jié)語(yǔ)

企業(yè)的檔案管理意義并不是簡(jiǎn)單的數(shù)據(jù)記錄與保管，將這些對(duì)企業(yè)發(fā)展具有重要意義的數(shù)據(jù)進(jìn)行分類和處理可以為企業(yè)的發(fā)展提供多角度的強(qiáng)有力的幫助。然而面對(duì)多數(shù)企業(yè)在檔案管理方面的重視度不足，管理手段的落后和管理體制與人才的缺乏等現(xiàn)狀，對(duì)企業(yè)檔案管理的運(yùn)用還需要從加深人們對(duì)企業(yè)檔案管理的認(rèn)識(shí)上談起，列出問(wèn)題并逐步解決，檔案管理工作才能為企業(yè)的發(fā)展造就更多優(yōu)勢(shì)。

參考文獻(xiàn)

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