李愛華

（河南廣播電視大學，河南 鄭州 450000）

近期，國家檔案局下發(fā)了最新版《檔案服務外包工作規(guī)范》（DA/T 68-2017）（以下簡稱《規(guī)范》）。該規(guī)范是指導各級檔案管理部門在今后檔案數(shù)字化服務外包過程中加強對檔案數(shù)據(jù)信息的安全管理而下發(fā)的規(guī)范性文件?！兑?guī)范》中明確了檔案數(shù)字化服務外包工作過程中相關(guān)主體之間的關(guān)系，對檔案數(shù)字化服務外包加工過程中各個環(huán)節(jié)的安全管理作出了明確要求?！兑?guī)范》規(guī)定，檔案數(shù)字化服務外包安全管理要嚴格按照“預防為主、全程監(jiān)管”的原則，明確了檔案管理部門在數(shù)字化服務外包過程中的安全管理責任。明確提出了數(shù)字化服務機構(gòu)管理制度建設、服務人員專業(yè)能力要求、安全保密管理要求以及在管理過程中承擔的職責和義務。

館藏檔案利用服務外包的形式進行數(shù)字化加工，已經(jīng)成為高校提升館藏檔案數(shù)字化加工率，提高檔案利用效率的主要途徑和發(fā)展趨勢。［1］目前，國內(nèi)很多高校正在進行或積極爭取機會盡早開展檔案數(shù)字化服務外包工作，但是，由于受到檔案數(shù)字化加工設備軟、硬件及服務人員等因素的影響，在充分利用檔案數(shù)字化加工成果進行信息共享的同時也存在著各種風險，尤其是在檔案數(shù)字化服務外包的整個過程中，任何一個環(huán)節(jié)的疏忽都會影響檔案信息的安全。因此，在進行檔案數(shù)字化服務外包的進程中，高校檔案管理部門必須加強檔案信息安全風險防范意識，對檔案數(shù)字化服務外包的各個環(huán)節(jié)制定相應的風險應對策略。

一、高校館藏檔案數(shù)字化服務外包意義

（一）提高檔案管理利用效率

近年來，隨著高校辦學規(guī)模和招生人數(shù)的不斷擴大，高校館藏檔案中各類檔案的數(shù)量也日益增加，這就加重了高校檔案管理人員日常檔案管理工作。檔案數(shù)字化是指將高校館藏檔案中保存的紙質(zhì)檔案、聲像檔案、縮微膠片及實物檔案等利用先進的技術(shù)進行檔案數(shù)字化加工，并采用先進的技術(shù)方法把非結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化成結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)，轉(zhuǎn)化成為能夠被檔案管理系統(tǒng)所識別的字段信息、圖片信息及錄音錄像信息，通過檔案管理系統(tǒng)，輸入“關(guān)鍵字”“題名”等字段信息快速查找相匹配的檔案信息，做到了檔案管理的信息化、數(shù)據(jù)化，有效提高了檔案管理利用效率。高校館藏檔案數(shù)量是巨大的，如全部開展數(shù)字化加工，需進行檔案整理、圖像掃描、條目著錄、數(shù)據(jù)掛接和數(shù)據(jù)備份等多道加工環(huán)節(jié)，既費時又費力，如采用外包的形式，無需采購設備和安排人員，不僅避免了資源浪費，還能通過外包公司的先進經(jīng)驗，完善檔案管理方式，提升服務質(zhì)量。

（二）優(yōu)化高校館藏檔案管理資源

隨著高校館藏檔案以及在日常管理工作過程中形成的大量具有保存價值的電子檔案數(shù)量的不斷增加，加上每年新生入學的人數(shù)越來越多，隨之新增的檔案也日益增多，加大了檔案管理的難度。并且部分高校的檔案管理部門在管理理念上相對比較落后，導致許多高校在檔案管理工作上投入有限，依然采取傳統(tǒng)的管理方式，如果僅僅依靠高校內(nèi)部解決，必然會花費大量的時間、人員和資金，且檔案數(shù)字化加工質(zhì)量無法保證，不利于檔案數(shù)字化工作的順利進行，還會造成其他方面的資源浪費。同時為了保證高校電子檔案信息的安全性、可讀性，就需要對電子檔案信息進行維護，優(yōu)化升級軟、硬件設備，這樣會增加管理成本。如采用外包形式，高校就可以將有限的人力、財力投入到其他工作上，提高服務效率和質(zhì)量。

二、高校檔案數(shù)字化外包服務風險分析

（一）實體檔案管理安全風險

由于高校檔案加工場地條件限制，且加工過程中涉及的工序較多，檔案交接時手續(xù)不齊全和檔案交接數(shù)量核對不準確，導致實體檔案排列順序錯亂，甚至會出現(xiàn)實體檔案丟失的情況。而且在檔案整理等過程中，需要對實體檔案進行拆卷，并對拆卷后的部分檔案重新編頁，檔案掃描完成后對檔案進行還原裝訂，裝訂過程中可能會出現(xiàn)順序錯亂、需要重新打孔裝訂的情況，由于檔案數(shù)字化加工環(huán)節(jié)很多，有時候為了加快進度，從上一個環(huán)節(jié)結(jié)束到下一個環(huán)節(jié)開始，整理過后的檔案無序擺放、堆積在一起，存在一定的安全隱患，而且部分高校與外包公司之間簽訂的合同往往以檔案的總體掃描數(shù)量作為服務費用的結(jié)算依據(jù)，這樣會造成外包公司為了降低成本只追求數(shù)量不追求質(zhì)量，對于一些年代久遠的檔案、其紙張一般較薄脆，很容易造成實體檔案的損壞。加之安全監(jiān)管力度不夠，缺乏必要的溝通交流，很難發(fā)現(xiàn)潛在的安全隱患，進而對實體檔案的安全產(chǎn)生不利的影響。

（二）檔案數(shù)據(jù)信息管理安全風險

由于高校檔案數(shù)字化服務外包過程涉及環(huán)節(jié)、設備及人員較多等因素，增加了檔案安全隱患，極有可能造成泄密的風險。在實際工作中檔案數(shù)字化的加工范圍很難界定，可能會將某些涉密的檔案信息交接給外包公司進行處理，即便高校與外包公司之間簽訂了安全保密協(xié)議，但在數(shù)字化加工過程中還是存在泄密的風險。另外，數(shù)字化加工環(huán)節(jié)多也增加了泄密的風險，在加工過程中，往往會涉及檔案整理、圖像處理、檔案裝訂以及數(shù)字化成果備份等多個環(huán)節(jié)，一旦某個環(huán)節(jié)疏忽，都會造成信息泄密的風險。隨著科技的不斷進步，加劇了檔案信息泄密的風險，外包公司在檔案數(shù)字化加工完成后如不及時進行數(shù)據(jù)刪除，檔案數(shù)據(jù)可以被拷貝、更改、遷移到別的地方而不留痕跡。因此，保證檔案信息的安全至關(guān)重要。

（三）檔案數(shù)據(jù)信息維護風險

高校檔案數(shù)字化服務外包工作對專業(yè)性要求很高。由于高校檔案管理部門缺乏專業(yè)設備和人才，同時也受到自身人力、技術(shù)及檔案數(shù)據(jù)量龐大等各方面因素影響，無法對檔案數(shù)字化加工質(zhì)量的優(yōu)劣做出正確的判斷，往往也只能采取抽檢的方式對外包公司加工完成后的檔案數(shù)據(jù)進行驗收。加之，高校與外包公司之間缺乏必要的信息溝通，檔案數(shù)字化外包質(zhì)量難以保證。高校往往是與外包公司簽署檔案數(shù)字化服務外包合同、安全保密協(xié)議來約束外包公司。外包公司會在前期遵守合同條款的約定，保質(zhì)保量地完成工作，后期為了追求經(jīng)濟效益，數(shù)字化加工質(zhì)量會大大降低，移交給高校檔案管理部門的數(shù)字化加工成果質(zhì)量也難以保證，而進行數(shù)字化相關(guān)知識培訓時對于檔案數(shù)字化加工成果的后期維護方法提及較少。而且高校檔案管理部門工作人員很少接觸檔案數(shù)字化服務外包業(yè)務，往往只是負責后期的管理工作，所以很難獨自完成檔案維護，并且短期培訓很難保證后期檔案數(shù)字化加工成果維護的需要。

（四）服務外包人員操作失誤風險

根據(jù)國家相關(guān)規(guī)范的要求，在對檔案進行統(tǒng)一集中管理的過程中，對涉密檔案的鑒定、篩選、銷毀等工作，要實行全程監(jiān)管，避免涉密檔案信息的泄露。但在實際操作中，一些高校檔案管理人員對實體檔案、加工現(xiàn)場、加工人員及檔案數(shù)據(jù)信息安全不夠重視，對加工人員因粗心造成的檔案掃描不清晰，特別是對利用率較高的檔案及涉密文件圖像糾偏、校對、去污等問題，沒有進行有效處理，導致檔案數(shù)字化加工質(zhì)量下降。

（五）數(shù)字化加工技術(shù)及設備風險

當前，高校檔案管理部門對館藏檔案數(shù)字化加工采用外包形式開展，在招標過程中，部分高校只關(guān)心外包公司的加工進度、加工設備數(shù)量多少等情況，往往忽略了對外包公司服務人員的專業(yè)技術(shù)能力的考察，外包公司服務人員的技術(shù)能力，直接決定了檔案數(shù)字化加工的效率和質(zhì)量。并且對加工過程中產(chǎn)生的檔案數(shù)據(jù)信息缺乏必要的安全保密管理。另外，大部分高校檔案管理系統(tǒng)的功能升級、故障維修都是由檔案管理系統(tǒng)開發(fā)單位提供遠程技術(shù)指導，加上高校檔案管理部門缺少相關(guān)專業(yè)技術(shù)人員，缺乏網(wǎng)絡信息安全保護意識，這些都是潛在的風險因素。

三、高校檔案數(shù)字化服務外包風險防范策略

檔案數(shù)字化服務外包的前提和基礎是做好風險防范工作。［2］根據(jù)國家檔案局近期下發(fā)的《檔案服務外包工作規(guī)范》文件精神，采用外包形式進行數(shù)字化加工具有效率高、成本低等優(yōu)勢，此形式不僅適合高校檔案還適合其他類型的檔案?，F(xiàn)結(jié)合目前高校檔案數(shù)字化服務外包的現(xiàn)狀，對于風險防范工作提出以下三點要求。

（一）明確館藏檔案數(shù)字化加工服務外包范圍

根據(jù)高校館藏檔案現(xiàn)狀，以及數(shù)字化加工的現(xiàn)實需要，確定高校檔案數(shù)字化服務外包范圍是開展外包工作的第一步，也是最具基礎性的一步。在數(shù)字化加工前首先是要區(qū)分涉密檔案和非涉密檔案，對于涉密檔案應嚴格做好保密工作，并按照涉密檔案數(shù)字化加工保密管理工作要求，與具有國家秘密載體印制資質(zhì)證書、檔案中介服務機構(gòu)備案證書及綜合實力強的檔案外包公司簽訂檔案數(shù)字化加工合同和安全保密協(xié)議，明確外包公司應履行的責任和義務。進行數(shù)字化加工，實行單機存儲，僅限于內(nèi)部查詢并設置權(quán)限范圍，并且在網(wǎng)絡上不得開放信息；對于不涉密的檔案，應同涉密檔案外包一樣與具有國家秘密載體印制資質(zhì)證書、檔案中介服務機構(gòu)備案證書及綜合實力強的公司簽訂數(shù)字化加工合同和安全保密協(xié)議。其次是要對高校檔案進行分階段加工。依據(jù)高校檔案的實際情況，以及相關(guān)制度的要求，對于重要且查閱頻繁的檔案要先進行數(shù)字化加工，對于利用率不高的檔案按照數(shù)字化加工進度逐步開展。最后，全部館藏檔案要實現(xiàn)數(shù)字化加工，逐步加快高校檔案信息化建設進程。

（二）加強對服務外包公司的監(jiān)督管理

目前，全國從事檔案數(shù)字化服務外包的公司越來越多，但大多數(shù)檔案外包公司起步較晚，缺乏相關(guān)資質(zhì)證書和未建立完整的管理體系。所以高校在選擇外包公司時，首先要選擇資質(zhì)齊全的外包公司，其營業(yè)范圍必須包含檔案整理、數(shù)字化服務及數(shù)據(jù)處理服務，必須擁有國家秘密載體印制資質(zhì)證書和檔案中介服務機構(gòu)備案證書等相關(guān)證書。其次是要考察外包公司的綜合實力，包括服務人員的專業(yè)技術(shù)能力以及公司的財務、信譽狀況等。再者，要根據(jù)《檔案服務外包工作規(guī)范》相關(guān)要求，與外包公司簽訂安全保密協(xié)議，通過制定一系列的規(guī)范要求，明確其要承擔的責任和義務，同時外包公司人員要積極主動配合相關(guān)工作的開展，高校檔案管理人員應做到全面監(jiān)督，保證信息安全。最后，高校與外包公司從合同的實質(zhì)上來說是甲方、乙方的關(guān)系，且兩者之間關(guān)系是平等的。因此，高校與外包公司必須建立有效溝通反饋機制。比如，校方應該詳細告知外包公司本次檔案加工的范圍，相關(guān)安全管理制度及措施以及其他需要注意的事項；外包公司要及時向校方人員匯報工作進度、人員情況等，加工過程中如遇突發(fā)事件，需校方配合處理的應及時告知。校方要對加工過程的各個環(huán)節(jié)進行全面監(jiān)督管理，共筑檔案安全防線。

（三）切實做好安全風險應急防范工作

為了保證檔案數(shù)字化服務外包工作的順利開展，要建立安全管理制度、日常安全防范以及安全監(jiān)督管理等要求，為數(shù)字化服務外包工作夯實基礎。［3］首先要建立安全管理制度，并進一步完善高校檔案數(shù)字化服務外包工作的各項規(guī)章制度，尤其是涉及實體檔案和電子檔案安全防范工作及具體實施措施，以嚴格的制度保障檔案外包數(shù)字化的安全。其次是做好檔案數(shù)字化加工場所安全防范。一是要確保數(shù)字化加工場地的安全，符合相關(guān)規(guī)范要求，并配備全方位的監(jiān)控及其他安全防護設備。二是數(shù)字化加工場地要全面屏蔽網(wǎng)絡信號傳輸，防止檔案信息泄密。最后是要做好外包公司人員的安全保密教育培訓工作，進行安全保密教育考試及模擬訓練，嚴格按照“預防為主、全程監(jiān)管”的原則，加強檔案安全意識、提高文件的安全保護。