提升行政單位檔案管理人員素質(zhì)推進(jìn)檔案管理科學(xué)化

高壽松

【摘 ?要】論文以提升行政單位檔案管理人員素質(zhì)，推進(jìn)檔案管理科學(xué)化為討論方向，分析了提升行政單位檔案管理科學(xué)化、系統(tǒng)化以及標(biāo)準(zhǔn)化的重要性，結(jié)合了現(xiàn)階段行政單位檔案管理人員存在的突出問(wèn)題，闡述了提升行政單位檔案管理人員素質(zhì)的有效策略，實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化、系統(tǒng)化。

【Abstract】Taking the improvement of quality of archives management personal in administrative units and promotion of scientific management of archives as the direction of discussion， this paper analyzes the importance of improving the scientific， systematic and standardized management of archives in administrative units， combines the outstanding problems existing in the archives management personnel of the administrative units at present， and expounds the effective strategies to improve the quality of the archives management personnel of the administrative units， so as to realize the scientific and systematic management of archives.

【關(guān)鍵詞】行政單位;檔案管理;人員素質(zhì);科學(xué)化;應(yīng)用

【Keywords】administrative unit; archives management; personnel quality; scientificity; application

【中圖分類(lèi)號(hào)】G271.6 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 【文章編號(hào)】1673-1069（2020）11-0034-02

1 引言

加強(qiáng)行政單位檔案管理人員素質(zhì)，推進(jìn)檔案管理科學(xué)化、系統(tǒng)化以及標(biāo)注化發(fā)展，迎合社會(huì)發(fā)展的同時(shí)，為行政單位工作有序開(kāi)展奠定了良好的基礎(chǔ)。檔案管理科學(xué)化已然成為適應(yīng)社會(huì)信息化、數(shù)字化發(fā)展的基本途徑，對(duì)提高行政單位檔案管理工作效率、社會(huì)服務(wù)具有深遠(yuǎn)意義。

2 行政單位檔案管理科學(xué)化概述

現(xiàn)代化行政單位檔案管理的要求從傳統(tǒng)的單一性，逐漸演化為規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化以及信息化等要求。規(guī)范化管理是建立在健全檔案法治意識(shí)、強(qiáng)化依法治檔、深入貫徹執(zhí)行《檔案法》以及國(guó)家相關(guān)檔案工作的法律、法規(guī)，使檔案工作逐步走上規(guī)范化、嚴(yán)謹(jǐn)化的重要軌道;標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理在實(shí)際工作中，要求行政單位檔案同標(biāo)準(zhǔn)化部門(mén)對(duì)檔案管理的工作、方法、概念以及原則質(zhì)量制定出科學(xué)、合理及統(tǒng)一的技術(shù)、標(biāo)準(zhǔn)制度，予以貫徹、執(zhí)行、修訂全過(guò)程，使檔案管理工作逐漸規(guī)范化、統(tǒng)一化，以保證社會(huì)經(jīng)濟(jì)效益、事業(yè)單位工作有序進(jìn)行;信息化管理即在文件運(yùn)作的過(guò)程中，依托計(jì)算機(jī)、通信網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行，具有方便、高效、直觀以及時(shí)效的特點(diǎn)，完善了傳統(tǒng)草稿與印稿、正本與副本的差異化，真正意義上地實(shí)現(xiàn)了文件與檔案的通習(xí)性。

3 行政單位檔案管理人員存在的問(wèn)題

3.1 檔案管理人員缺乏責(zé)任意識(shí)、政治素養(yǎng)

行政單位檔案管理工作信息量較為龐雜，且任務(wù)繁重的同時(shí)，涉及廣度、深度不一，導(dǎo)致了檔案管理人員較容易出現(xiàn)消極、懈怠的工作態(tài)度，對(duì)檔案信息的管理工作缺乏嚴(yán)肅性、嚴(yán)謹(jǐn)性，導(dǎo)致了檔案中記錄信息缺乏準(zhǔn)確性、完善性。行政單位檔案管理工作需要良好的政治素養(yǎng)，在實(shí)際工作中，管理人員缺乏對(duì)檔案信息政治性的了解，對(duì)檔案信息的保密意識(shí)較為薄弱，沒(méi)有嚴(yán)謹(jǐn)、嚴(yán)肅對(duì)待工作，對(duì)檔案工作科學(xué)化發(fā)展造成了一定的影響。

3.2 檔案管理人員缺乏專(zhuān)業(yè)性

現(xiàn)階段我國(guó)行政單位檔案管理崗位存在許多新上任的員工，沒(méi)有經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)的檔案管理工作培訓(xùn)，僅靠理論知識(shí)以及口口相傳進(jìn)行工作交替，導(dǎo)致檔案人員缺乏專(zhuān)業(yè)性，在后續(xù)工作中出現(xiàn)亂丟、損壞檔案的行為，對(duì)行政單位人力、物力造成浪費(fèi)的同時(shí)，減少了有效工作時(shí)間，為單位活動(dòng)以及項(xiàng)目開(kāi)展造成了一定影響的同時(shí)，不利于檔案科學(xué)化發(fā)展。

3.3 檔案管理人員缺乏服務(wù)性

行政單位檔案管理工作對(duì)管理人員的服務(wù)意識(shí)以及服務(wù)態(tài)度要求較高。但在實(shí)際工作中，管理人員在長(zhǎng)期性煩瑣、枯燥的工作下，管理人員對(duì)信息整理、信息處理缺乏耐性，無(wú)法端正自身工作態(tài)度的同時(shí)，對(duì)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)下派的任務(wù)沒(méi)有積極完成的態(tài)度，甚至于個(gè)別人員出現(xiàn)了不良雜念，對(duì)行政單位檔案管理科學(xué)化發(fā)展造成一定的影響。

4 提升行政單位檔案管理人員素質(zhì)的有效策略

4.1 強(qiáng)化檔案業(yè)務(wù)技能，推動(dòng)檔案管理質(zhì)量提升

堅(jiān)持“打鐵還需自身硬”，從嚴(yán)從實(shí)加強(qiáng)檔案人員素質(zhì)建設(shè)，提高人員檔案文化素養(yǎng)、先進(jìn)技能以及信息意識(shí)等檔案管理科學(xué)化要求，推動(dòng)檔案管理人員自身素質(zhì)全面性發(fā)展，為行政單位全局工作打好基礎(chǔ)數(shù)據(jù)保障。

4.1.1 提高文化素養(yǎng)

檔案管理工作不僅是簡(jiǎn)單的檔案存檔，其中涉及的知識(shí)多元化，且知識(shí)內(nèi)容深度、廣度也存在差異。檔案資料分析、整理、歸檔等工作，多數(shù)業(yè)務(wù)都是文字打交道，因此，檔案管理人員必須具有高質(zhì)量文化素養(yǎng)，并具備良好的組織文字材料、文字系統(tǒng)概況以及語(yǔ)言表達(dá)能力、寫(xiě)作能力，進(jìn)而保障企業(yè)單頁(yè)資料完整性、有效性、安全性。因此，有關(guān)部門(mén)應(yīng)不斷提高檔案管理人員文學(xué)素養(yǎng)，鼓勵(lì)員工積極參與網(wǎng)課教育、在線(xiàn)教育等多元化教育學(xué)習(xí)，提高自身專(zhuān)業(yè)能力，為企業(yè)發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

4.1.2 加強(qiáng)信息意識(shí)

信息化背景下，檔案電子化管理是行政檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)。加強(qiáng)檔案管理人員信息能力、信息意識(shí)是保障行政單位檔案管理科學(xué)化的關(guān)鍵因素。領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)組織檔案管理人員定期參與信息化技術(shù)培養(yǎng)，引入多種信息化檔案電子管理的技能加以學(xué)習(xí)，鼓勵(lì)員工積極關(guān)注社會(huì)前沿咨詢(xún)，了解信息化檔案管理最新動(dòng)向，促使檔案管理人員信息能力不斷提升，對(duì)推動(dòng)行政單位檔案管理科學(xué)化具有一定現(xiàn)實(shí)意義。

4.2 優(yōu)化管理機(jī)制，踐行柔化管理

領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)應(yīng)對(duì)檔案管理人員的管理機(jī)制建設(shè)給予高度重視，結(jié)合行政單位自身情況，在現(xiàn)有的管理機(jī)制上實(shí)施重組與完善，細(xì)化、合理化管理制度，為檔案管理人員創(chuàng)設(shè)良好的工作環(huán)境的同時(shí)，也讓檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)得到了持續(xù)性的發(fā)展，促進(jìn)了檔案管理人員的素質(zhì)提升，推動(dòng)了行政單位檔案管理科學(xué)化變革。首先，行政單位應(yīng)根據(jù)自身發(fā)展需求，對(duì)具體的管理機(jī)制實(shí)施明確，合理分配職能，細(xì)化各項(xiàng)職責(zé)，將檔案管理責(zé)任落實(shí)到每一個(gè)檔案管理人員，加強(qiáng)檔案管理人員的工作態(tài)度，調(diào)動(dòng)人員積極性。其次，踐行柔性化管理制度，針對(duì)檔案管理人員個(gè)人職業(yè)發(fā)展規(guī)劃、個(gè)人需求、個(gè)人能力等綜合方面對(duì)管理機(jī)制進(jìn)行動(dòng)態(tài)化調(diào)整，加強(qiáng)管理人員文化認(rèn)可，打造高質(zhì)量檔案管理人員建設(shè)模式，促使檔案管理質(zhì)量得以全面提升。

4.2.1 完善檔案管理人員培訓(xùn)機(jī)制

檔案管理人員應(yīng)具備自身學(xué)習(xí)精神，不斷豐富自身知識(shí)儲(chǔ)備，夯實(shí)管理技能，保障自身專(zhuān)業(yè)發(fā)展得到穩(wěn)定。但現(xiàn)階段我國(guó)行政單位對(duì)檔案管理人員建設(shè)方面缺乏重視，導(dǎo)致對(duì)檔案管理人員工作管理的理念、管理措施落伍，限制其專(zhuān)業(yè)性發(fā)展的同時(shí)，對(duì)行政單位自身發(fā)展造成一定的影響。鑒于此，應(yīng)加大人員培訓(xùn)體系，優(yōu)化人員招聘方案，采取整體推進(jìn)策略，全面強(qiáng)化人員培養(yǎng)體系建設(shè)。

4.2.2 優(yōu)化檔案管理人員招聘方案

行政單位結(jié)合單位實(shí)際情況，對(duì)需求的人數(shù)加以確定，結(jié)合工作內(nèi)容，制定相應(yīng)機(jī)制，嚴(yán)格、嚴(yán)謹(jǐn)進(jìn)行篩選。結(jié)合檔案管理人員要求，對(duì)招聘方案實(shí)施全面優(yōu)化，從職業(yè)認(rèn)知、管理技能、信息化素養(yǎng)、政治素養(yǎng)等多個(gè)層次考慮，進(jìn)而保障人員招聘有效性，促進(jìn)行政單位檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)發(fā)展性。

4.2.3 完善檔案管理人員培訓(xùn)體系

行政單位應(yīng)根據(jù)崗位職能需求，針對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)活動(dòng)加強(qiáng)資金投入力度，以此確保各項(xiàng)培訓(xùn)活動(dòng)有序開(kāi)展。加強(qiáng)培訓(xùn)宣傳力度，提高人員積極性。強(qiáng)化培訓(xùn)活動(dòng)有效性，廣泛采納、借鑒先進(jìn)的管理培訓(xùn)方案，設(shè)定有關(guān)培訓(xùn)內(nèi)容，結(jié)合國(guó)家對(duì)檔案管理提出的有關(guān)規(guī)定，通過(guò)講座、會(huì)議等形式實(shí)施全方位滲透，促使檔案管理人員自身業(yè)務(wù)能力、業(yè)務(wù)素養(yǎng)以及綜合素質(zhì)得到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化提升。此外，信息化時(shí)代下，檔案管理與信息技術(shù)的結(jié)合日臻完善，加強(qiáng)現(xiàn)代化檔案管理體系，明確檔案管理功能，利用科學(xué)、合理的信息化能力培訓(xùn)、滲透，提高檔案管理人員信息化執(zhí)行能力的同時(shí)，推進(jìn)了行政單位檔案管理科學(xué)化發(fā)展。信息化培訓(xùn)中，在強(qiáng)化人員信息化操作的基礎(chǔ)上，提高檔案管理人員信息安全意識(shí)，明確安全信息化檔案管理機(jī)制，加強(qiáng)檔案管理人員信息化操作規(guī)范性，做好檔案信息備份、安全管理等有關(guān)措施，保障檔案信息安全性。

4.2.4 強(qiáng)化檔案管理人員政治素養(yǎng)

檔案管理工作政治性較強(qiáng)，部分文件具有保密性、嚴(yán)謹(jǐn)性，在強(qiáng)化檔案管理人員業(yè)務(wù)素養(yǎng)的基礎(chǔ)上，應(yīng)對(duì)管理人員的政治素養(yǎng)進(jìn)一步提升。秉承為人民服務(wù)的精神貫徹，積極推動(dòng)人員政治思想，嚴(yán)格遵守檔案管理工作的法律法規(guī)，將各項(xiàng)工作責(zé)任落到實(shí)處，確保了檔案工作保持正確政治方向。培養(yǎng)管理人員職業(yè)道德，貫徹宣傳敬業(yè)愛(ài)崗、作風(fēng)扎實(shí)的工作態(tài)度。

5 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，行政單位檔案管理科學(xué)化，是現(xiàn)階段我國(guó)信息化時(shí)代發(fā)展下應(yīng)運(yùn)而生的重要檔案管理概念，既是一種意識(shí)、一種理念，同樣還是一種態(tài)度、一種文化。提高檔案管理人員形態(tài)意識(shí)，加強(qiáng)檔案管理人員思想理念，將科學(xué)化檔案管理態(tài)度、思想貫穿于檔案管理實(shí)踐中，強(qiáng)化檔案管理人員積極性、自主性以及規(guī)范性的同時(shí)，提高了檔案管理工作效率，對(duì)行政單位檔案管理科學(xué)化發(fā)展起到了推進(jìn)作用。

【參考文獻(xiàn)】

【1】黃震蓉，袁方，陳麗慧，等.加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理專(zhuān)業(yè)人才培養(yǎng)的思考[J].人才資源開(kāi)發(fā)，2020（09）：18-20.