新時(shí)期檔案信息化建設(shè)的幾點(diǎn)思考

許建智 王艷艷

檔案工作走向現(xiàn)代化離不開(kāi)檔案信息化支撐和引領(lǐng)，檔案信息化已成為實(shí)現(xiàn)檔案工作轉(zhuǎn)型升級(jí)的重要途徑，是一項(xiàng)具有全局性、戰(zhàn)略性的工作。江蘇省在實(shí)現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化過(guò)程中，如何抓住檔案信息化加快發(fā)展的黃金期，筆者結(jié)合實(shí)際工作，談幾點(diǎn)思考。

一、江蘇省檔案信息化發(fā)展現(xiàn)狀

1.檔案信息化工作穩(wěn)步推進(jìn)。江蘇省委、省政府高度重視檔案信息化建設(shè)，積極推動(dòng)檔案工作融入經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展大局，為江蘇省檔案工作走在全國(guó)前列創(chuàng)造條件。2016年，將“推進(jìn)數(shù)字檔案館建設(shè)”納入《江蘇省國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展第十三個(gè)五年規(guī)劃綱要》。2017年，《關(guān)于貫徹落實(shí)<國(guó)家信息化發(fā)展戰(zhàn)略綱要>的實(shí)施意見(jiàn)》把“建設(shè)數(shù)字檔案館、數(shù)字檔案室一體化綜合管理工程”作為一項(xiàng)重要內(nèi)容。同年3月，全省檔案信息化建設(shè)推進(jìn)會(huì)在常州召開(kāi)，明確了“十三五”期間全省檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)、任務(wù)與實(shí)現(xiàn)措施。同時(shí)，“啟動(dòng)省數(shù)字檔案館建設(shè)項(xiàng)目，推動(dòng)省級(jí)機(jī)關(guān)和市縣檔案信息化建設(shè)”“全面實(shí)施省數(shù)字檔案館建設(shè)”分別被列入省政府2017、2018年度十大主要任務(wù)百項(xiàng)重點(diǎn)工作。

2.檔案信息化建設(shè)初見(jiàn)成效。江蘇省各級(jí)檔案部門(mén)認(rèn)真貫徹國(guó)家、省有關(guān)方針政策，堅(jiān)持將檔案信息化建設(shè)擺在檔案事業(yè)發(fā)展的重要位置，加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，采取有效措施，大力推進(jìn)檔案信息化建設(shè)。目前，全省檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系初步形成，檔案數(shù)字信息資源建設(shè)總體進(jìn)展順利，檔案利用開(kāi)發(fā)和共享開(kāi)放的程度不斷提高，初步實(shí)現(xiàn)了檔案管理以實(shí)體為重心向以信息為重心轉(zhuǎn)變。2018年，國(guó)家檔案局在江蘇省召開(kāi)全國(guó)數(shù)字檔案室建設(shè)推進(jìn)會(huì)，推廣江蘇省的做法和經(jīng)驗(yàn)。截至2019年底，江蘇省擁有國(guó)家示范數(shù)字檔案館4家，國(guó)家級(jí)數(shù)字檔案館6家，國(guó)家示范數(shù)字檔案室3家。南京市建鄴區(qū)檔案館成為全國(guó)唯一的“雙示范”數(shù)字檔案館。

3.檔案信息化建設(shè)存在的薄弱環(huán)節(jié)。江蘇省檔案信息化建設(shè)成效明顯，但總體來(lái)說(shuō)與江蘇經(jīng)濟(jì)文化大省的地位、與“全國(guó)領(lǐng)先、全面領(lǐng)先”目標(biāo)、與各行各業(yè)不斷加速發(fā)展的信息化進(jìn)程還不相適應(yīng)。主要原因有：一是認(rèn)識(shí)不到位，部分地區(qū)存在對(duì)檔案信息化建設(shè)理解不準(zhǔn)確、制度不健全、管理不到位、上下不聯(lián)動(dòng)等情況；二是區(qū)域發(fā)展不平衡，財(cái)政經(jīng)費(fèi)保障不足，蘇南地區(qū)投入較大，蘇中地區(qū)好于蘇北地區(qū)，“南強(qiáng)北弱”特征明顯；三是專(zhuān)業(yè)力量不足，人才匱乏現(xiàn)象較為常見(jiàn)，制約了檔案事業(yè)的發(fā)展。

二、檔案信息化建設(shè)認(rèn)識(shí)誤區(qū)

近年來(lái)，全省檔案部門(mén)高度重視檔案信息化工作，落實(shí)新發(fā)展理念，積極創(chuàng)新轉(zhuǎn)型。但在實(shí)踐過(guò)程中，筆者發(fā)現(xiàn)，一些部門(mén)和單位對(duì)檔案信息化建設(shè)理解片面，局限于三個(gè)“一”，即“一掃了之”“一包了之”“一評(píng)了之”，不可避免地走了一些彎路。

1.檔案資源一掃了之。一些單位和人員認(rèn)為檔案信息化就是數(shù)字化，將館（室）藏檔案全部數(shù)字化，檔案信息化建設(shè)就完成了。由于沒(méi)有真正理解檔案信息化建設(shè)的內(nèi)涵，還常常錯(cuò)誤地認(rèn)為本單位是“數(shù)字化檔案室”“數(shù)字化檔案館”。實(shí)際上，從國(guó)家層面到江蘇省的相關(guān)文件，尚無(wú)“數(shù)字化檔案室”“數(shù)字化檔案館”說(shuō)法，準(zhǔn)確的說(shuō)法應(yīng)該是“數(shù)字檔案室”“數(shù)字檔案館”。因此，我們必須要明確檔案信息化不等同于檔案數(shù)字化，兩者為包含關(guān)系，檔案數(shù)字化是檔案信息化建設(shè)中的基礎(chǔ)性工作之一。檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，包含基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、信息資源建設(shè)、制度規(guī)范建設(shè)、安全保障體系建設(shè)等，各部門(mén)和單位要結(jié)合當(dāng)?shù)貙?shí)際進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，有計(jì)劃、有步驟、有重點(diǎn)地分步實(shí)施。

2.檔案信息化工作一包了之。檔案信息化建設(shè)中，同樣還存在將全部建設(shè)任務(wù)交給中標(biāo)單位，當(dāng)甩手掌柜的現(xiàn)象，也就是我們說(shuō)的“一包了之”。而這樣做存在較大風(fēng)險(xiǎn)。企業(yè)只是對(duì)技術(shù)擅長(zhǎng)，并不懂檔案業(yè)務(wù)，沒(méi)有檔案人員主導(dǎo)從實(shí)際出發(fā)，提出需求、把關(guān)方案、監(jiān)管建設(shè)，建設(shè)成果和預(yù)期的往往會(huì)大相徑庭。檔案信息化建設(shè)如果全部依賴(lài)公司，檔案事業(yè)發(fā)展的命脈就會(huì)掌握在他人手中，往往有需求時(shí)企業(yè)可能無(wú)法及時(shí)響應(yīng)，或是提出一些不合理的要求。甚至有些企業(yè)面臨倒閉風(fēng)險(xiǎn)，那本單位的檔案工作就可能會(huì)癱瘓，嚴(yán)重影響檔案事業(yè)的發(fā)展。同時(shí)，我們還需認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)是由多方面內(nèi)容組成的，尤其是檔案資源建設(shè)，它是檔案信息化建設(shè)核心，也是衡量檔案信息化水平的一個(gè)重要標(biāo)志，而這些都非企業(yè)能做到的。因此，檔案信息化建設(shè)應(yīng)該以建設(shè)單位為主，企業(yè)只是提供技術(shù)支撐。

3.數(shù)字檔案館（室）一評(píng)了之。2012年，江蘇省檔案局開(kāi)展數(shù)字檔案館（室）等級(jí)評(píng)估。2014年，國(guó)家檔案局開(kāi)展數(shù)字檔案館系統(tǒng)測(cè)試。2016年，國(guó)家檔案局開(kāi)展數(shù)字檔案室建設(shè)評(píng)價(jià)。這些測(cè)評(píng)為檔案信息化建設(shè)指引了方向，使數(shù)字檔案館（室）的建設(shè)更科學(xué)、安全和高效。但在實(shí)際操作中，一些單位與測(cè)評(píng)的宗旨相悖，為評(píng)而評(píng)，不可避免地出現(xiàn)了一些敷衍了事、應(yīng)付任務(wù)的現(xiàn)象。例如：臨時(shí)制定甚至直接抄襲一些制度，實(shí)際上并沒(méi)有真正執(zhí)行；臨時(shí)借用其他單位基礎(chǔ)設(shè)施；對(duì)一些質(zhì)量不過(guò)關(guān)的數(shù)據(jù)想辦法規(guī)避；需要日志、效果評(píng)價(jià)和點(diǎn)擊量的，安排專(zhuān)人臨時(shí)突擊。測(cè)評(píng)通過(guò)后，被測(cè)評(píng)單位覺(jué)得大功告成，可以松口氣了，檔案信息化建設(shè)也就步伐緩慢甚至止步不前。由于走入“一評(píng)了之”的誤區(qū)，建設(shè)目的不明確，檔案信息化建設(shè)效果往往大打折扣，不能很好地推動(dòng)檔案事業(yè)發(fā)展。檔案信息化建設(shè)是一個(gè)長(zhǎng)期的過(guò)程，一方面要很好地維護(hù)檔案信息化建設(shè)成果，使其發(fā)揮應(yīng)有的價(jià)值。另一方面，信息技術(shù)不斷進(jìn)步和發(fā)展，人民的需求也在不斷變化，檔案信息化建設(shè)需要不斷跟進(jìn)。

三、如何推動(dòng)新時(shí)期檔案信息化工作

目前，江蘇省檔案信息化建設(shè)正面臨國(guó)際層面的迅猛發(fā)展和國(guó)內(nèi)你追我趕的緊迫局面，我們要保持清醒的頭腦，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、吸取教訓(xùn)，重新認(rèn)識(shí)檔案信息化工作，切實(shí)加快信息化和檔案工作的融合，推動(dòng)檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。筆者認(rèn)為應(yīng)重視以下三方面。

1.重新認(rèn)識(shí)檔案信息化建設(shè)。隨著時(shí)代的發(fā)展，信息技術(shù)的不斷更新，檔案管理對(duì)象從紙質(zhì)檔案向電子檔案轉(zhuǎn)變，管理方式從手工管理向信息化管理轉(zhuǎn)變，管理內(nèi)容從實(shí)體管理向內(nèi)容管理轉(zhuǎn)變，利用方式從來(lái)館查閱向網(wǎng)絡(luò)利用轉(zhuǎn)變[1]。我們要適應(yīng)轉(zhuǎn)變，與時(shí)俱進(jìn)、順勢(shì)而為，創(chuàng)新管理模式，助力檔案工作轉(zhuǎn)型升級(jí)。

（1）強(qiáng)化電子檔案（文件）管理的重要性認(rèn)識(shí)。新修訂的《中華人民共和國(guó)檔案法》已明確電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用。在信息處理方式變革引發(fā)電子文件數(shù)量爆炸式增長(zhǎng)的大背景下，單軌制歸檔迫在眉睫。然而檔案部門(mén)還在要求雙套制歸檔，要求電子檔案轉(zhuǎn)為紙質(zhì)檔案移交接收，檔案事業(yè)的發(fā)展明顯與經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展水平不相適應(yīng)。我們必須轉(zhuǎn)變觀念，改變認(rèn)識(shí)，將電子檔案（文件）的管理作為檔案信息化建設(shè)的主要任務(wù)，建立符合規(guī)范要求的檔案館（室）系統(tǒng)，建立相關(guān)規(guī)章制度，以信息管理為主，輔助實(shí)體管理，推動(dòng)電子檔案管理從雙套制向單套制轉(zhuǎn)變，開(kāi)拓檔案工作新局面。

（2）強(qiáng)化檔案庫(kù)變?yōu)樗枷霂?kù)的認(rèn)識(shí)。檔案信息資源是寶藏，不僅記錄歷史，還承擔(dān)著存史資政、服務(wù)社會(huì)的重任，如何充分挖掘檔案，使其成為各行各業(yè)、老百姓能夠有效利用的“活資源”，是檔案信息化建設(shè)成果的價(jià)值體現(xiàn)。電子檔案和檔案數(shù)字化是思想庫(kù)的兩個(gè)基礎(chǔ)。電子檔案是我們當(dāng)前和今后一段時(shí)間檔案信息化建設(shè)的重點(diǎn)。數(shù)字化方面，江蘇省檔案數(shù)字化率一直走在全國(guó)前列，但需要關(guān)注的是，數(shù)字化的同時(shí)應(yīng)對(duì)文件進(jìn)行高質(zhì)量的OCR識(shí)別，將紙質(zhì)檔案由圖片變?yōu)榭赏诰虻奈淖?，為提供更深層次的?yīng)用打牢基石。檔案庫(kù)變?yōu)樗枷霂?kù)，更為重要的是要利用先進(jìn)的信息技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行挖掘整合，基于智慧的分析預(yù)判，變被動(dòng)利用為主動(dòng)推送，拓展深度和廣度，讓利用檔案成為人們潛意識(shí)的慣性思維，從而充分發(fā)揮檔案的決策支持作用和為民服務(wù)的價(jià)值。

2.扎實(shí)推進(jìn)檔案信息化工作。新時(shí)期檔案信息化建設(shè)重點(diǎn)要解決好“四化一庫(kù)”的問(wèn)題，即局館管理信息化、行政監(jiān)管網(wǎng)絡(luò)化、檔案管理智能化、檔案服務(wù)全面化以及建立核心數(shù)據(jù)庫(kù)（資源總庫(kù)）。

（1）局館管理信息化。檔案部門(mén)應(yīng)將信息化建設(shè)與單位的變革管理“同策劃、同部署、同推進(jìn)”，規(guī)范工作方法，提升工作質(zhì)量，提高工作效率，在各方面為檔案工作人員和檔案用戶提供便利。重點(diǎn)要優(yōu)化人力和物力資源的配置，有效降低運(yùn)行成本，實(shí)現(xiàn)消防系統(tǒng)、溫濕度控制系統(tǒng)、照明系統(tǒng)的自動(dòng)調(diào)節(jié)，安防系統(tǒng)、門(mén)禁系統(tǒng)等自動(dòng)控制，通過(guò)健全信息化管理體系全面提高內(nèi)部管理水平。

（2）行政監(jiān)管網(wǎng)絡(luò)化。目前檔案行政監(jiān)管多采取人工方式，備案表、報(bào)表、安全檢查記錄也是以紙質(zhì)形式為主，監(jiān)管信息零散，效率低，監(jiān)管效果不盡理想。信息時(shí)代，我們必須應(yīng)用信息化手段改變檔案行政監(jiān)管模式，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)實(shí)時(shí)、動(dòng)態(tài)地對(duì)檔案業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行采集、關(guān)聯(lián)分析、即時(shí)統(tǒng)計(jì)，規(guī)范檔案業(yè)務(wù)，實(shí)現(xiàn)“實(shí)時(shí)、無(wú)縫式”監(jiān)管。同時(shí)為檔案年檢、重點(diǎn)工程備案等各類(lèi)行政許可、行政處罰，規(guī)范化建設(shè)驗(yàn)收、業(yè)務(wù)指導(dǎo)等提供及時(shí)、準(zhǔn)確、詳盡的決策依據(jù)，全面促進(jìn)和提高檔案管理與服務(wù)的綜合水平，促使監(jiān)管工作由被動(dòng)向主動(dòng)、由靜態(tài)向動(dòng)態(tài)、由粗放向精細(xì)轉(zhuǎn)變。

（3）檔案管理智能化。智慧檔案館（室）是今后一段時(shí)期檔案信息化建設(shè)的方向。中央檔案館原館長(zhǎng)、國(guó)家檔案局原局長(zhǎng)楊冬權(quán)指出，智慧檔案館的內(nèi)容包括檔案信息、檔案實(shí)體、檔案環(huán)境、檔案人流以及其他方面智能化管理。[2]檔案管理的智能化也可以理解為“會(huì)感知的檔案、有生命的檔案、能定位的檔案、保安全的檔案、可節(jié)能的檔案……”以全面透徹的感知、高效協(xié)同的互聯(lián)、智能融合的應(yīng)用以及以人為本的可持續(xù)創(chuàng)新為主要建設(shè)內(nèi)容，對(duì)數(shù)字檔案信息進(jìn)行智能管理、安全保存，提供主動(dòng)服務(wù)。

（4）檔案服務(wù)全面化。高效的服務(wù)檔案用戶是檔案信息化發(fā)展的不斷追求。一是要通過(guò)大數(shù)據(jù)和數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)分析用戶的需求，構(gòu)建一個(gè)有豐富資源基礎(chǔ)，具有分析、處理、管理和決策能力的智慧服務(wù)系統(tǒng)。二是要基于互聯(lián)網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、局域網(wǎng)對(duì)單位內(nèi)部、黨政機(jī)關(guān)、社會(huì)公眾各個(gè)層面提供檔案服務(wù)，在受眾上更廣泛，時(shí)間上更靈活，方式上更便捷。同時(shí)，還可以運(yùn)用各種新媒體開(kāi)展信息服務(wù)，為利用者提供豐富多彩的新體驗(yàn)，構(gòu)成檔案服務(wù)的新形態(tài)。

（5）建好核心數(shù)據(jù)庫(kù)（資源總庫(kù)）。電子檔案長(zhǎng)期保存是檔案信息化建設(shè)的核心要義，也是與其他行業(yè)信息化建設(shè)最本質(zhì)的區(qū)別。2010年，江蘇地方標(biāo)準(zhǔn)《數(shù)字檔案館建設(shè)規(guī)程》中最早提出了“檔案核心數(shù)據(jù)庫(kù)”概念。2012年，國(guó)家檔案局在《數(shù)字檔案館系統(tǒng)測(cè)試辦法》中提出了“數(shù)字檔案資源總庫(kù)”的概念，再次強(qiáng)調(diào)建立核心數(shù)據(jù)庫(kù)（資源總庫(kù)）重要性。核心數(shù)據(jù)庫(kù)可以理解為以可靠的、科學(xué)合理的方式長(zhǎng)期保存電子形態(tài)的檔案及相關(guān)數(shù)據(jù)的專(zhuān)用數(shù)據(jù)庫(kù)。它致力于解決數(shù)據(jù)與特定平臺(tái)、數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)、應(yīng)用系統(tǒng)的依賴(lài)性，使電子檔案保存時(shí)間遠(yuǎn)遠(yuǎn)長(zhǎng)于產(chǎn)生這些檔案的源系統(tǒng)（軟件和硬件環(huán)境）的生命周期，長(zhǎng)于我們有把握能夠預(yù)期的技術(shù)變化周期，在幾十、幾百、幾千年后電子檔案仍真實(shí)完整安全地存在并可利用。

3.切實(shí)抓好檔案信息化安全新命題。安全一直是檔案工作的生命線。近年來(lái)，國(guó)家檔案局多次召開(kāi)安全專(zhuān)項(xiàng)會(huì)議，先后印發(fā)《關(guān)于進(jìn)一步筑牢安全防線確保檔案安全的通知》《關(guān)于深入開(kāi)展檔案安全風(fēng)險(xiǎn)隱患排查整治工作的通知》，對(duì)新形勢(shì)下抓好檔案安全工作作出了一系列部署和要求。在實(shí)體安全和信息安全同時(shí)成為關(guān)注焦點(diǎn)的今天，我們必須采用“預(yù)防為主，防治結(jié)合”的形式，切實(shí)提升安全保障能力，牢守檔案安全底線。

（1）從管理上防范安全風(fēng)險(xiǎn)。安全保障，以人為本。防范意識(shí)的薄弱是造成安全隱患的巨大威脅。檔案信息化建設(shè)中，切不可忽視安全教育和專(zhuān)業(yè)技術(shù)能力培養(yǎng)，必須要筑牢全員思想防線，提升風(fēng)險(xiǎn)分析及預(yù)判能力，將安全風(fēng)險(xiǎn)防范貫穿于信息化建設(shè)的始終。與此同時(shí)，必須使各項(xiàng)工作制度化、規(guī)范化、程序化，確保檔案安全管理的每一個(gè)環(huán)節(jié)有章可循、有據(jù)可依，比如機(jī)房出入、運(yùn)行操作、溫濕度控制等內(nèi)容的機(jī)房管理制度，密鑰管理、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、災(zāi)難恢復(fù)、應(yīng)急處置等內(nèi)容的安全管理制度，軟硬件管理員、數(shù)據(jù)管理員、安全管理員、審計(jì)員職責(zé)等內(nèi)容的人員管理制度等，都需要仔細(xì)地規(guī)劃和執(zhí)行。

（2）從設(shè)備上防范安全風(fēng)險(xiǎn)。檔案安全管理離不開(kāi)安全設(shè)備的支持和護(hù)航。一方面要加強(qiáng)安全設(shè)備的建設(shè)，包括防火墻、漏洞掃描、入侵檢測(cè)、安全審計(jì)、UPS等，需要投入購(gòu)買(mǎi)的必須投入，絕不能有僥幸心理。另一方面要維護(hù)設(shè)備的安全運(yùn)行，對(duì)服務(wù)器、存儲(chǔ)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、監(jiān)控設(shè)備等要進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，及時(shí)維修或更換潛在的故障設(shè)備。同時(shí)要關(guān)注機(jī)房環(huán)境指標(biāo)，如保持恒溫、恒濕、防雷、防水、防火、防鼠、防磁、防靜電等。有條件的，可以建設(shè)屏蔽機(jī)房等。

（3）從技術(shù)上防范安全風(fēng)險(xiǎn)。檔案信息化建設(shè)中安全防范與傳統(tǒng)方式最為不同的是可應(yīng)用先進(jìn)的技術(shù)支撐，建立一個(gè)堅(jiān)不可摧的堡壘，以適應(yīng)安全領(lǐng)域面臨的新問(wèn)題新挑戰(zhàn)，確保數(shù)據(jù)不丟失，信息不泄露。一是應(yīng)用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，對(duì)實(shí)體檔案的“生命特征”和動(dòng)態(tài)情況進(jìn)行全面監(jiān)測(cè)，對(duì)開(kāi)關(guān)門(mén)、出入人、開(kāi)合架、取還檔、溫濕度等參數(shù)進(jìn)行自動(dòng)采集、關(guān)聯(lián)分析，為實(shí)體檔案安全保駕護(hù)航。二是通過(guò)恰當(dāng)?shù)貞?yīng)用信息安全技術(shù)，如CA、時(shí)間戳、電子簽名、四性檢測(cè)、封包、三員管理等為檔案信息安全提供保障。三是結(jié)合安全域劃分實(shí)施邊界控制管理，合理開(kāi)展在互聯(lián)網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、局域網(wǎng)的各項(xiàng)應(yīng)用，局域網(wǎng)與因特網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)實(shí)施物理隔離。

注釋與參考文獻(xiàn)

[1]新華社.國(guó)家檔案局：今年啟動(dòng)全國(guó)檔案查詢利用服務(wù)平臺(tái)建設(shè)[EB/ OL].[2020-10-20].http：//www.gov.cn/xinwen/2019-03/29/content-5378202.htm.

[2]楊冬權(quán).智慧檔案館（室）——我國(guó)檔案館（室）建設(shè)的新方向[J].中國(guó)檔案，2020（11）：68-74.