財務共享模式下企業(yè)集團費用精細化管控研究

譚華龍

【摘 要】企業(yè)費用精細化管控作為一種常見的商業(yè)管理理念，是現(xiàn)代市場經(jīng)濟的快速發(fā)展的結(jié)果，也是整個企業(yè)運行的關鍵。經(jīng)濟全球化和區(qū)域化的讓世界范圍內(nèi)的資源重組，不少企業(yè)的規(guī)模隨之擴大，不斷上升的成本使得企業(yè)的經(jīng)濟壓力大增，利潤空間縮小。面對這種情況，企業(yè)想通過控制企業(yè)成本增加利潤空間。本文首先對財務共享服務和精細化管控的概念進行了簡單的分析，接著分析了在信息化背景下企業(yè)采取了什么措施去控制集團成本，最后探討了財務共享模式下公司費用精細化管控的策略研究。

【關鍵詞】集團費用；報銷；財務共享；精細化管理

一、財務共享服務和精細化管控理論

共享服務是一種創(chuàng)新的經(jīng)濟理念，它是在經(jīng)濟發(fā)展和技術支持下產(chǎn)生的金融集中管理運作模式。它利用信息技術打開各企業(yè)之間以及企業(yè)內(nèi)部系統(tǒng)之間的壁壘，實現(xiàn)資源與信息的互通，解決公司財務管理效率低下的問題。共享服務是由互聯(lián)網(wǎng)推動的企業(yè)內(nèi)部所有子母公司之間跨區(qū)域業(yè)務運作模式，該模式實現(xiàn)了市場與企業(yè)間的資源優(yōu)化整合與共享，其高效的運營模式和管理會計師的存在支持了集團的決策，并為客戶提供了更滿意的服務。

財務精細化管理在企業(yè)的生產(chǎn)和管理過程中衍生的，財務費用精細化管理通過新型的管理手段的合理利用對企業(yè)的成本進行全面分析和合理計劃，有效的控制企業(yè)的經(jīng)營成本，使其產(chǎn)生超額經(jīng)濟效益，避免資源浪費。

二、企業(yè)費用精細化管控現(xiàn)狀

各企業(yè)都會對成本控制、使用和管理進行詳細的規(guī)定，當前各企業(yè)的費用的管理如差旅費、業(yè)務招待費、宣傳費等有著規(guī)范的操作程序，但是在支出費用的審批及審查上還是不夠全面，不夠細化。在具體的成本控制管理過程中，只要有業(yè)務往來就會產(chǎn)生相應的費用，我們很難用固有的標準去評價費用的產(chǎn)生是否合理有效，針對費用管理的操作的評審也相對滯后，企業(yè)費用的內(nèi)部控制和監(jiān)督系統(tǒng)也沒有建立健全或者沒有及時進行更新。據(jù)調(diào)查，大多數(shù)企業(yè)的財務部門工作量很大，很多業(yè)務往來甚至是交叉進行的，例如費用審計和使用監(jiān)督的交叉，職責劃分并也不明顯，為保證有效性，這兩個操作程序是應該獨立分開的。實際工作中，關于生活如交通、伙食、住宿等相關業(yè)務費用的產(chǎn)生是沒有完全按照成本預算管理標準進行的，這往往導致這部分的費用與企業(yè)劃定的標準不一的情況。這是源于部門的負責人對相關的管理規(guī)定掌握不夠清晰，對項目的審核批準不夠嚴謹。另外，各分行支付人員不會過多考慮支付的真實性和合理性，只會按照文字或章節(jié)支付的原則進行支付，這就導致支付中的費用缺乏監(jiān)督和控制。

三、企業(yè)財務共享模式下費用精細化管控存在的問題

（一）費用管理系統(tǒng)信息化存在的問題

目前，大多數(shù)的企業(yè)都會采用辦公自動化系統(tǒng)作為成本預算管理系統(tǒng)，發(fā)揮預算執(zhí)行統(tǒng)計和預算執(zhí)行監(jiān)督控制在費用流通中的作用。OA系統(tǒng)根據(jù)經(jīng)濟和技術的發(fā)展速度而不斷革新，是需要費用支持的，各企業(yè)對此所持的態(tài)度不一，大部分的企業(yè)OA系統(tǒng)還是維持原狀，本文將對企業(yè)在費用管理方面存在的不足之處進行分析：第一，企業(yè)是不斷進步的，在不同的階段對于會計規(guī)定的管理是不一樣的，例如，日常出差產(chǎn)生一切費用可以報銷的范圍每一年都不一樣；報銷單的填報方式和提交日期隨時變動等等，這會使系統(tǒng)成本的實時數(shù)據(jù)出現(xiàn)OA錯誤。第二，由于成本控制的信息管理不足，有可能在業(yè)務的不同方面進行重復錄入和審核，工序繁多，浪費時間。第三，很多企業(yè)為了區(qū)別不用的業(yè)務產(chǎn)生的費用會選擇制作不同但相似的報銷憑證，財務報銷人員在進行報銷時，經(jīng)常會判斷錯誤相似的報銷憑證，加大審核了程序和時間。第四，由于費用報銷核算系統(tǒng)和預算管理系統(tǒng)不是同一個系統(tǒng)上運作，許多費用數(shù)據(jù)的統(tǒng)計口徑不完全一致，這就需要財務工作人工調(diào)整某些費用，增加了財務舞弊和操作失誤的風險。

（二）費用報銷管理規(guī)范存在的問題

集團費用控制中的費用報銷與費用預算不能獨立存在和運行，兩者互為關聯(lián)。企業(yè)年底都會根據(jù)上一年的具體費用消費數(shù)據(jù)進行下一年各項業(yè)務成本的預算。當年的預算執(zhí)行情況如果沒有精準的計算和統(tǒng)計，將會影響下一年度費用申請、使用及報銷的實施。從這個角度看，成本預算和費用報銷不僅相互制約，而且相互補充。在一般企業(yè)的實際成本管理和控制工作中，費用報銷存在以下缺陷：項目費用和部門費用沒有明確的劃分；費用報銷因人而異；費用報銷的數(shù)據(jù)虛假；實際工作中，一般企業(yè)對此沒有明確的管理計劃等等。項目成本和部門支出沒有獨立的部門運作，所以經(jīng)常會出現(xiàn)混淆的情況。

（三）費用預算執(zhí)行情況考核存在的問題

費用預算審查和費用預算執(zhí)行情況是集團精細化管控的主要內(nèi)容。容易存在以下問題：第一，實施成本預算的審核標準、評價內(nèi)容不符合單位的實際情況，缺乏有效性，在準確衡量集團支出預算的執(zhí)行情況方面沒有起到應有的作用。第二，企業(yè)的績效評價指標很多，一般根據(jù)當前企業(yè)的總體發(fā)展狀況和企業(yè)的盈利能力來確定的，發(fā)放績效的標準同部門同業(yè)務的員工基本一致，沒有考慮到員工的執(zhí)行能力和業(yè)績水平對本集團績效的影響，很多企業(yè)的財務部門尚未建立健全與預算管理相關的責任制度，行事的好壞也沒有明確的獎勵和懲戒。企業(yè)的成本管理基本上是管理層決定的，沒有考慮到讓員工參與到企業(yè)的成本控制當中，員工的向心力不高。

四、財務共享模式下公司費用精細化管控的構(gòu)建與完善

（一）費用預算精細化管理

“一切都是事先警告，而不是預先警告。” 精確的預算管理是有效控制企業(yè)經(jīng)濟成本的第一環(huán)。公司財務共享模式下的優(yōu)化成本精細化管控體系是將成本預算管理置于公司成本預算的精細化管控體系中。預算管理的關鍵是制定年度支出預算計劃、季度、月度等支出預算計劃。另外，預算、預算執(zhí)行、預算調(diào)整、績效評估和預算評估都是通過使用實用的信息工具進行的，從而使成本預算形成良性循環(huán)。因此，要加強對成本預算的分析與控制。

（二）費用執(zhí)行精細化管理

費用的執(zhí)行精細化管理只要包括兩大內(nèi)容。一是費用申請。公司的費用申請由費用預算協(xié)調(diào)，費用申請的總額根據(jù)年度支出預算進行參考。申請費用的人員必須填寫費用申請表，羅列具體的信息如個人基本信息、申請業(yè)務信息、費用分攤明細等，申請流程如下：把費用申請表提交給公司的審計部門和領導；申請被批準后，將使用相關預算，費用申請表將根據(jù)活動的實際情況關閉或重新啟動費用；申請關閉后，已通過的預算可以著手用于執(zhí)行項目，未通過的預算將被釋放，這部分的資金不予于發(fā)放。因此，集團可以對重大事項的預算資金采用成本占用法保證其資金來源。 二是成本報銷管理。費用報銷管理可分為兩步：預先申請費用和事后報銷。首先，確定申報的項目，預算項目的成本，制定一份切實可行的項目計劃，向相關領導和部門提交費用申請，申請獲得批準后，將根據(jù)費用申請表付款，之后，報銷將通過文件進行。報銷業(yè)務流程主要有三個步驟：（1）費用申請-貸款-報銷；（2）借款-償還；（3）直接報銷。

（三）費用控制精細化管理

企業(yè)對從多方面、多角度進行費用精細化控制。首先，通過集成系統(tǒng)的控制管理，成本管理系統(tǒng)與外部系統(tǒng)的結(jié)合以及利用信息技術實現(xiàn)成本控制。其次，把成本預算系統(tǒng)與在線報銷系統(tǒng)進行有效結(jié)合，完成費用申請和費用報銷的預算控制。最后，系統(tǒng)自動生成費用預算執(zhí)行分析報告，并根據(jù)實際成本的使用情況進行動態(tài)調(diào)整。

五、結(jié)語

在當前的財務共享模式下，費用精細化管理是企業(yè)實現(xiàn)從粗放到精細的成本管理控制的一種重要管理方法。通過對費用過程的科學管理和控制，企業(yè)能夠有效地管理和控制受影響費用的各個方面，進一步將企業(yè)自身特點與詳細的控制計劃相結(jié)合，完善管理和控制體系，使之更適合自身發(fā)展需要。

（廣西柳州市城市建設投資發(fā)展集團有限公司，廣西 柳州 545001）

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