新時代下，檔案信息化建立數(shù)據(jù)庫的必要性

胡亞萍

檔案數(shù)據(jù)庫是檔案信息化建設(shè)中重要組成部分，互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)時代，信息數(shù)據(jù)充斥各行各業(yè)，發(fā)展輻射也愈加廣泛。檔案數(shù)據(jù)庫立足檔案本身，兼顧數(shù)據(jù)庫構(gòu)建應(yīng)用，包含檔案信息，監(jiān)管內(nèi)容以及實踐數(shù)據(jù)、應(yīng)用信息等在內(nèi)的全類型數(shù)據(jù)。以數(shù)據(jù)模型整合編排數(shù)據(jù)的集合。

數(shù)據(jù)庫集資源組織、管理、共享于一體，在數(shù)據(jù)整理，實施效果，結(jié)果完整方面均有上佳表現(xiàn)。檔案數(shù)據(jù)庫是大數(shù)據(jù)時代下，所有檔案信息系統(tǒng)運(yùn)作的根本，也是檔案信息化工作中關(guān)鍵性的基石工作！首先，無論它的最終目標(biāo)有哪些，其基本要義就是管理好對管理對象有一個精準(zhǔn)全面的掌控管理，使其循規(guī)有序。為達(dá)到此種目標(biāo)，最有效的就是分類，即將整個檔案進(jìn)行拆分，其過程自然需要依據(jù)相應(yīng)類別來進(jìn)行科學(xué)合理劃分。

隨著管理主要業(yè)務(wù)的不斷擴(kuò)大豐富和縱深發(fā)展，陳舊的管理手段已無法適應(yīng)不斷日新月異、演變進(jìn)步的檔案管理，自然也無法實現(xiàn)社會對檔案的相應(yīng)所需，因此提升檔案信息化管理水平是新時期下檔案管理工作的當(dāng)務(wù)之急，發(fā)展方向！因為依托網(wǎng)絡(luò)傳遞檔案信息，自然而然，借助計算機(jī)等電子產(chǎn)品輔助可使管理工作高效運(yùn)轉(zhuǎn)。同時，這也對管理人員的專業(yè)水平、技術(shù)水平、相應(yīng)素養(yǎng)提出要求，必須不斷充實提升，才能夠?qū)n案基本信息進(jìn)行識別和準(zhǔn)確錄入。

在檔案的管理中，數(shù)據(jù)庫是基礎(chǔ)工作，因為它能客觀真實反映檔案的原始信息記錄，這是不容置喙的。當(dāng)然，這也是檔案數(shù)據(jù)庫與書籍，整合資料，二手情報等文獻(xiàn)的不同之處。優(yōu)質(zhì)數(shù)據(jù)庫不但方便數(shù)據(jù)管理，更能夠?qū)?nèi)部數(shù)據(jù)，信息中樞統(tǒng)籌安排有機(jī)結(jié)合，保持住了文件之間的歷史聯(lián)系。

經(jīng)案數(shù)據(jù)庫的管護(hù)，是數(shù)據(jù)庫操作重難點(diǎn)，多數(shù)情況下，數(shù)據(jù)庫管護(hù)保證了數(shù)據(jù)庫統(tǒng)一，也可維護(hù)建設(shè)者，管理者、擁有者三方利益，借此保證數(shù)據(jù)庫建設(shè)，最大化發(fā)揮作用！

以目前情況來說，電子文件管理已經(jīng)成為一種潮流，是無可阻擋的趨勢。在這種形勢下，要確保電子文件完整真實可用性。電子文件管理理論在理論上對檔案數(shù)據(jù)庫提供支持?，F(xiàn)代文件檔案管理對整個文件的過程、目標(biāo)、要求、規(guī)則等都做一個系統(tǒng)的分析，在形成階段做盡可能的整合。

建立一個檔案數(shù)據(jù)庫，是歷史和時代發(fā)展的必然趨勢，傳統(tǒng)管理必將會被電子管理所替代，不論是效率還是質(zhì)量，檔案信息化的數(shù)據(jù)庫建設(shè)都有著無法被超越的優(yōu)勢。