信息化時代下檔案管理工作如何與時俱進

吉祥潔

隨著21世紀之后信息化時代的高速發(fā)展，我們很多管理行為都開始從線下轉(zhuǎn)向線上，無紙化辦公的出現(xiàn)以及檔案信息化的管理模式正是代表了這一趨勢。處于如此的背景下，很多事業(yè)單位的檔案管理工作發(fā)生了翻天覆地的變化與轉(zhuǎn)型，過去的人力管理紙質(zhì)檔案資料的形式已經(jīng)慢慢被大數(shù)據(jù)控制數(shù)字化電子檔案所取代。

不過，這樣的轉(zhuǎn)變既有利也有弊，目前主要出現(xiàn)的弊端有以下幾個方面：一是外包監(jiān)管嚴重缺位。很多檔案部門直接將檔案信息的數(shù)字化工作外包給專業(yè)機構(gòu)，但是沒有去認真核驗外包機構(gòu)的資質(zhì)和人員信息，直接當起了甩手掌柜，對于檔案數(shù)字化的過程缺乏監(jiān)管，容易發(fā)生泄密的風(fēng)險。二是工作人員缺乏"兩識"。檔案資料實現(xiàn)數(shù)字化存儲之后，檔案資料的傳遞變得簡單且輕易，且不容易被察覺到被復(fù)制竊取的痕跡。所以很多檔案部門工作人員便抓住這一弱點，監(jiān)守自盜。三是成果流轉(zhuǎn)"予取予求"。管理部門在監(jiān)管檔案資料時沒有做好資料的流轉(zhuǎn)和登記，在資料出入庫和拆封的過程中缺乏交接，導(dǎo)致給"有心之人"提供了可乘之機。

那么，基于當前的問題，信息化時代，檔案管理工作如何與時俱進呢？

一、從檔案管理變成檔案服務(wù)

目前很多單位的檔案信息僅僅還是停留在管理的階段，沒有發(fā)揮出檔案資料的價值。其實很多檔案資料都是單位開展各類工作的經(jīng)驗總結(jié)和沉淀，對于指導(dǎo)和修正當下的工作有很大的作用。為了發(fā)揮檔案的可利用性，檔案管理部門應(yīng)該多以開放的心態(tài)去為查詢者服務(wù)，平時細心地給每一份檔案編好號，方便實時查詢。

二、從被動管理變成主動管理

檔案的信息化管理相比于傳統(tǒng)的紙質(zhì)資料管理更加高效和高質(zhì)量，所以說在追求效率的當下，檔案信息化管理的實施是時代發(fā)展的必然趨勢，在無紙化辦公的大環(huán)境下，資料的存儲與傳遞也會更多地在線上進行。因此，人們對資料的管理應(yīng)該從被動管理向主動管理轉(zhuǎn)變。在管理檔案的過程中，檔案資料更新以后，就要主動在系統(tǒng)中進行展示，這樣就可以給查閱者帶來方便。同時還要注意延伸服務(wù)，讓人們在任何時候都可以進行檔案資料查詢和使用，提升資料管理的快捷性。

三、完善管理體制，實現(xiàn)信息化應(yīng)用

由于我國的檔案信息化工作仍處于起步階段，我國目前的檔案管理制度在很多方面還較為薄弱，單位的重視程度也不盡人意。為了解決這些問題，應(yīng)該著手于檔案管理制度的建立，明確每一個部門和崗位的職責，明確向上級表現(xiàn)出檔案資料的重要性，以獲取更多的資源與支持。檔案信息化的規(guī)則也應(yīng)該提前讓整個單位的人員知曉，以免造成不必要的麻煩。