檔案一體化管理存在的問題

劉孟江

摘要：檔案一體化管理基于檔案的總體情況，總體規(guī)劃，科學(xué)管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理部門的所有過程控制，并實(shí)現(xiàn)檔案管理部門的所有過程控制。檔案管理部門從檔案的形成，接收和傳輸。部門對檔案的收集，分類，標(biāo)識，描述，存儲，統(tǒng)計(jì)和使用進(jìn)行登記，編號，存儲，檢索和使用。這種工作方式有利于提高和保證檔案質(zhì)量，有利于提高檔案和檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化，實(shí)現(xiàn)檔案和檔案管理的現(xiàn)代化。

關(guān)鍵詞：檔案一體化管理;管理系統(tǒng);評估機(jī)制

1.檔案一體化管理的理論基礎(chǔ)

文學(xué)整合理論的形成經(jīng)歷了漫長的發(fā)展過程。在這一過程中，一些古典理論對其發(fā)展產(chǎn)生了重要影響，并成為其中的第一篇文獻(xiàn)，其中文學(xué)生命周期理論是最具代表性的。檔案的形成，使用，破壞或永久保存被認(rèn)為是一個(gè)完整的生命過程，并遵循許多規(guī)則。由于管理制度的不同，不同國家的檔案移動階段也不同，主要包括：（當(dāng)前階段，時(shí)間階段）和（形成階段，使用和維護(hù)階段）。各章，識別和選擇階段，檔案管理階段的檔案一致性：直至銷毀或“永恒”的檔案形成是完整的生命運(yùn)動過程，具有完整性和連續(xù)性;存儲位置和管理模式之間存在內(nèi)部對應(yīng)關(guān)系。這是檔案生命周歷史形式的周期理論。

2.檔案一體化管理中問題

2.1管理系統(tǒng)的約束

我當(dāng)前的檔案管理系統(tǒng)是按塊進(jìn)行管理，存檔檔案是存檔作業(yè)和存檔作業(yè)之間的邊界。盡管該國制定了一些法律和法規(guī)，但在實(shí)際工作中不可避免地會懷疑越權(quán)行為。這使得無法在文書工作的全面處理中履行“入職指導(dǎo)”的職責(zé)，并使得難以為紀(jì)錄片和檔案工作維持統(tǒng)一的系統(tǒng)，方法和標(biāo)準(zhǔn)?？趶降膮f(xié)調(diào)導(dǎo)致檔案質(zhì)量和信息元素外觀的惡化，還存在鏡頭不完整等問題。管理鏈接的劃分在某種程度上破壞了檔案移動的聯(lián)系和連續(xù)性，并限制了檔案集成的實(shí)現(xiàn)。

2.2檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)滯后

無論是從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理還是從代理檔案管理來看，都有不同級別的標(biāo)準(zhǔn)完善，不規(guī)范和不一致。首先，標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的制定不同步，檔案管理的工作標(biāo)準(zhǔn)落后于國家和行業(yè)的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，與工作脫節(jié)。第二是標(biāo)準(zhǔn)不具有普遍性和統(tǒng)一性。例如，國務(wù)院辦公廳和國務(wù)院檔案局分別制定的《主題標(biāo)引規(guī)則》和《主題詞》在檔案和檔案工作上是沒有聯(lián)系和統(tǒng)一的。如果檔案和檔案不能互相使用，則會使它們重復(fù)工作。造成巨大的人力資源浪費(fèi)。

2.3檔案管理軟件開發(fā)的延遲

中文接受的傳統(tǒng)的獨(dú)立檔案和檔案管理方式影響著軟件分工的發(fā)展。它是指導(dǎo)思想，強(qiáng)調(diào)檔案移動階段，而忽略了檔案傳輸?shù)綑n案完整性的問題。許多檔案管理系統(tǒng)僅將辦公室自動化系統(tǒng)生成的數(shù)據(jù)導(dǎo)入檔案管理系統(tǒng)，并且仍處于“模擬”手動工作檔案管理的級別。一些部門根據(jù)其部門的工作需求開發(fā)了一套集成的檔案管理系統(tǒng)。但是，由于缺乏統(tǒng)一的計(jì)劃和指導(dǎo)，系統(tǒng)功能類似于低級的可重復(fù)性和不兼容性，極大地限制了我國的檔案集成過程。

3.檔案一體化管理的實(shí)現(xiàn)

3.1從分散的檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)榻y(tǒng)一和協(xié)調(diào)的檔案管理

我國目前的“檔案管理”是由于我國一直實(shí)行單獨(dú)的檔案和檔案管理制度。文書工作屬于辦公室管理，檔案工作屬于檔案管理，并且沒有統(tǒng)一的管理組織。為了改變檔案和檔案工作中“相互影響”的現(xiàn)狀，必須實(shí)行統(tǒng)一的組織和領(lǐng)導(dǎo)。國家有必要建立一個(gè)行政機(jī)構(gòu)，在全國范圍內(nèi)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)檔案工作，并制定檔案工作的指導(dǎo)方針，政策和法規(guī)。長期以來，一些有識之士提出將國家檔案局改名為國家檔案局，以協(xié)調(diào)記錄和檔案管理。同時(shí)，要實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化、科學(xué)化和合法化，各部門必須全面開發(fā)信息資源，建立快速，靈活，高效的信息系統(tǒng)。該系統(tǒng)涵蓋了收集，檔案，檔案，日常收集，分類，檔案，用戶權(quán)限管理，檔案管理，檔案保存，存檔，管理，管理等，檔案描述輸入定義，定義打印格式等從發(fā)送和接收日常檔案開始，我們可以一次輸入每個(gè)檔案的負(fù)責(zé)人，職務(wù)，主題詞，分類編號和其他相關(guān)信息，并根據(jù)需要選擇功能模塊，計(jì)算機(jī)可以自動注冊檔案的發(fā)送和接收以及處理打印檔案。然后通過確認(rèn)相關(guān)信息，例如檔案年份，卷號，存儲期限等。預(yù)先，對數(shù)據(jù)庫建立索引之后，對索引進(jìn)行索引，并且每年由計(jì)算機(jī)對檔案進(jìn)行分類，檢查，分類和分類，并打印已存檔檔案列表，已破壞檔案列表，內(nèi)容等。檔案內(nèi)容，檔案封面和檔案中的考試準(zhǔn)備表格。集成的檔案管理可以大大提高檔案信息和檔案管理的效率。

3.2建立檔案管理軟件評估機(jī)制

當(dāng)前，在檔案集成環(huán)境中，迫切需要建立用于檔案管理軟件的評估機(jī)制。 “機(jī)制勝于技術(shù)”，其力量無法完全被技術(shù)取代。評價(jià)機(jī)制在許多方面不可避免地對國家檔案管理軟件市場的標(biāo)準(zhǔn)化產(chǎn)生影響?！澳壳?，全球并購和IBM管理的興起主要是由于簡化了全球并購和管理，并參與了電子檔案管理軟件的開發(fā)和推廣。因此，需要進(jìn)一步完善國家檔案管理軟件，商品化程度要提高國家檔案管理軟件的商品化程度，僅僅依靠行政干預(yù)和科研推廣是不夠的?；敬胧┦墙n案管理軟件的評估機(jī)制，在檔案集成的背景下要注意建立檔案管理軟件的評估機(jī)制，不僅會導(dǎo)致推廣。檔案標(biāo)準(zhǔn)化的應(yīng)用，也使軟件市場有序發(fā)展國家檔案局。只有這樣，檔案管理軟件市場的發(fā)展才能真正成熟。

3.3建立知識結(jié)構(gòu)保證體系

檔案一體化管理模型的發(fā)展趨勢是將信息處理，業(yè)務(wù)流程和知識管理結(jié)合在一起的知識管理模型。要建立一個(gè)適合檔案集成開發(fā)的檔案人才團(tuán)隊(duì)，首先，檔案管理人員應(yīng)該是熟悉檔案業(yè)務(wù)，了解檔案處理基礎(chǔ)和綜合知識的復(fù)合型人才。掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)。培養(yǎng)高素質(zhì)的文獻(xiàn)管理人員是當(dāng)務(wù)之急。我們可以從以下幾個(gè)方面入手：第一，每年招收幾名大專院校畢業(yè)生或引進(jìn)高素質(zhì)的檔案管理人才，以豐富單位的檔案管理隊(duì)伍。在本地對現(xiàn)有業(yè)務(wù)人員進(jìn)行培訓(xùn)和再教育，更新或擴(kuò)展他們的專業(yè)知識，以跟上高科技的發(fā)展，并適應(yīng)檔案管理的現(xiàn)代化和計(jì)算機(jī)化的需求。檔案部門應(yīng)逐步跟蹤單位的實(shí)際情況。在檔案事業(yè)中探索合理的專業(yè)結(jié)構(gòu)和多樣化的人員比例，以實(shí)現(xiàn)人才的合理利用;第二，將技術(shù)職稱的提升與干部的晉升與任用相結(jié)合，要建立積極進(jìn)取的人才激勵機(jī)制，創(chuàng)造公平合理的競爭環(huán)境。只有重視檔案人才的培養(yǎng)，才能無縫促進(jìn)官方檔案的綜合管理。

4.結(jié)束語

促進(jìn)集成的檔案和檔案管理以及維護(hù)檔案完整性是改善檔案管理的重要步驟。在培訓(xùn)過程中，應(yīng)對工作中形成的所有類型和支持檔案以及相關(guān)材料進(jìn)行統(tǒng)一和標(biāo)準(zhǔn)化。檔案管理集成不僅是一種趨勢，而且是一種先進(jìn)的管理方法。只要我們不懈地將理論與實(shí)踐結(jié)合起來，我們就能找到適合我國國情的模型。

參考文獻(xiàn)

[1]祭鴻雁.檔案一體化管理軟件的現(xiàn)狀分析及設(shè)計(jì)要求.檔案管理，2017（3）.

[2]張武軍.電子檔案檔案一體化管理中的問題.我國檔案，2017（8）.