企業(yè)微信在系統(tǒng)應(yīng)用推廣中的研究與實(shí)踐

馬朝霞

摘? 要： 以教育信息化建設(shè)中所面臨的系統(tǒng)應(yīng)用推廣問題為出發(fā)點(diǎn)，研究和探討了在系統(tǒng)應(yīng)用和推廣過程中如何利用和發(fā)揮企業(yè)微信這一新途徑的功能和效用。文章針對企業(yè)微信的基本功能，信息化平臺、信息系統(tǒng)在推廣應(yīng)用中存在的問題等，就如何利用企業(yè)微信的信息群發(fā)功能，使之服務(wù)于系統(tǒng)應(yīng)用推廣工作，以此提升教職工的信息素養(yǎng)和信息化應(yīng)用水平進(jìn)行了研究。通過校內(nèi)實(shí)踐梳理出企業(yè)微信應(yīng)用于系統(tǒng)推廣工作的思路和方法，可為高職院校將企業(yè)微信應(yīng)用于系統(tǒng)推廣工作提供參考。

關(guān)鍵詞： 企業(yè)微信; 系統(tǒng)應(yīng)用; 信息化; 推廣

中圖分類號：TP391.1;TP399? ? ? ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A? ? ?文章編號：1006-8228（2020）12-126-03

Abstract： Starting from the problems in system application and promotion in the construction of education informatization， this paper studies and discusses how to use the function and play the effectiveness of Enterprise Wechat in the process of system application and promotion. In view of the basic functions of Enterprise Wechat， the problems existing in the promotion and application of information platform and information system， this paper studies how to use the information group sending function of Enterprise Wechat to serve the system application and promotion， so as to improve the information literacy and information application level of teaching staff. Through practice in the school， this paper summarizes the ideas and methods of applying Enterprise Wechat in system promotion， which can provide higher vocational colleges with a reference of applying Enterprise Wechat in system application and promotion.

Key words： Enterprise WeChat; system applications; informatization; promotion

0 引言

目前在各高校積極建設(shè)“智慧校園”的教育信息化大環(huán)境下，各學(xué)校都開發(fā)和建設(shè)了一批信息系統(tǒng)和信息化平臺以滿足學(xué)院信息化發(fā)展的需求，提升學(xué)校整體信息化水平。以我校為例，已建設(shè)業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)30多個(gè)，其中有網(wǎng)上辦事服務(wù)大廳、學(xué)工智慧信息平臺、教務(wù)系統(tǒng)、科研系統(tǒng)、學(xué)生綜合管理系統(tǒng)等各類服務(wù)于學(xué)校教學(xué)、管理、科研等各個(gè)方面的業(yè)務(wù)系統(tǒng)。但是這些系統(tǒng)平臺在后期投入使用后卻面臨著很多應(yīng)用方面的問題，影響了系統(tǒng)實(shí)際應(yīng)用的效果和用戶信息化體驗(yàn)。本文探討將企業(yè)微信應(yīng)用于系統(tǒng)推廣，充分發(fā)揮企業(yè)微信在OA管理、協(xié)調(diào)共享、高效便捷的優(yōu)勢，從而形成預(yù)期的應(yīng)用效果[1]。

1 系統(tǒng)應(yīng)用推廣存在的問題

1.1 系統(tǒng)平臺在開發(fā)過程中存在缺陷

由于在系統(tǒng)開發(fā)前期技術(shù)開發(fā)人員和業(yè)務(wù)管理部門沒有得到良好溝通和需求分析，業(yè)務(wù)流程沒有有效梳理清楚缺乏科學(xué)性，在個(gè)性化定制軟件時(shí)部分信息化功能沒有得到充分實(shí)現(xiàn)，業(yè)務(wù)流程存在一定缺陷導(dǎo)致在實(shí)際使用中出現(xiàn)一些系統(tǒng)問題，這會使信息化應(yīng)用體驗(yàn)效果達(dá)不到預(yù)期。

1.2 業(yè)務(wù)需求與信息化思維存在的矛盾

部分學(xué)校系統(tǒng)平臺的開發(fā)完全依賴于技術(shù)公司，對信息化產(chǎn)品的需求滿足于“能用”，而沒有發(fā)展到“好用”即以具備良好的獲得使用體驗(yàn)為目標(biāo)。系統(tǒng)開發(fā)后期軟硬件系統(tǒng)實(shí)際應(yīng)用過程中存在的運(yùn)行維護(hù)和故障處理方面沒有具體應(yīng)對措施。對師生用戶而言，在具體應(yīng)用推廣、數(shù)據(jù)分析統(tǒng)計(jì)和應(yīng)用問題診斷改進(jìn)方面，以及業(yè)務(wù)需求改造挖掘，功能升級和后期推動(dòng)軟件迭代方面缺失前瞻性。這些問題在各校信息化需求不斷增長的大環(huán)境下，顯得低級，讓用戶的信息化獲得感不強(qiáng)。

1.3 系統(tǒng)平臺的推廣應(yīng)用與管理體制的矛盾

部分師生自身信息化應(yīng)用能力欠缺，對該平臺的應(yīng)用還依賴于技術(shù)部門。部分教職員工信息化思想意識不開放，仍停留在傳統(tǒng)紙質(zhì)簽批或“半無紙化”模式下，不愿意接受信息化應(yīng)用新模式，不想學(xué)、不愛用，這給系統(tǒng)平臺的推廣應(yīng)用帶來一定困難。各應(yīng)用方因管理信息化需求不同，各自關(guān)注的重點(diǎn)不同，平臺開發(fā)缺乏全局觀，未能反映統(tǒng)一的業(yè)務(wù)流。許多高校把建設(shè)重點(diǎn)放在人才培養(yǎng)、學(xué)科建設(shè)、科研成果、文化教育內(nèi)涵發(fā)展、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)等方面。相比之下，教育信息化建設(shè)處在次要地位，這與國外高等教育信息化建設(shè)存在較大差距[2]。由于管理體制不完善，沒能及時(shí)將師生信息化技術(shù)應(yīng)用能力和提升信息化素養(yǎng)納入考核考評內(nèi)容，師生的信息化應(yīng)用水平直接影響系統(tǒng)平臺實(shí)際應(yīng)用推廣的效果。

2 企業(yè)微信應(yīng)用于教育信息化的優(yōu)勢

微信的優(yōu)質(zhì)體驗(yàn)已經(jīng)助力于學(xué)校高效辦公，企業(yè)微信有和微信一致的溝通體驗(yàn)，其豐富多樣化的OA應(yīng)用，能夠幫助企/事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)高效的溝通和管理[2]。企業(yè)微信同步覆蓋iOS/Android/Windows/Mac四大平臺。通過企業(yè)微信直接添加組織架構(gòu)，形成微信通訊錄或個(gè)性分組，只要打開企業(yè)通訊錄就可以查看到其他同事的聯(lián)系方式，不用再到手機(jī)通訊錄里錄入，同事間擁有與微信一致的溝通體驗(yàn)，支持語音、圖片、表情、郵件等多種溝通方式。同時(shí)，企業(yè)微信可運(yùn)行小程序，如微信支付功能提供豐富的第三方辦公應(yīng)用供選擇，還支持API接入自有應(yīng)用。集成多種通訊方式比如高清穩(wěn)定的遠(yuǎn)程視頻會議、網(wǎng)絡(luò)直播可以應(yīng)用于辦公和教學(xué)中提高溝通效率，跨越空間地域限制。企業(yè)郵箱可以跟會話緊密結(jié)合，Web管理后臺功能強(qiáng)大，管理員后臺操作的效率高。手機(jī)端也可以在管理應(yīng)用方面快速建立和設(shè)置相關(guān)配置以滿足單位的個(gè)性需求。企業(yè)微信覆蓋移動(dòng)辦公、團(tuán)隊(duì)協(xié)同、客戶關(guān)系以及文化建設(shè)等多個(gè)領(lǐng)域[3]。

3 企業(yè)微信信息群發(fā)在系統(tǒng)推廣中的應(yīng)用

雖然微信也具有消息功能，可以通過朋友圈發(fā)布信息;微信公眾號也可以推送圖文、音視頻信息，以便向用戶及時(shí)發(fā)送重要的服務(wù)通知。但企業(yè)微信的消息群發(fā)功能更具針對性，可推送給特定的分組成員。個(gè)性推送定制專屬信息給特定分組，極大地增強(qiáng)服務(wù)通知能力，提升校園文化宣傳品牌形象。我校在實(shí)際應(yīng)用此功能于系統(tǒng)推廣工作中的亮點(diǎn)是，學(xué)院組織架構(gòu)個(gè)性分組，除基本綜合行政管理機(jī)構(gòu)、黨務(wù)管理機(jī)構(gòu)、群團(tuán)組織、教學(xué)教輔科研機(jī)構(gòu)、產(chǎn)業(yè)部門、學(xué)生管理人員組、招生就業(yè)組、扶貧工作組、固定資產(chǎn)管理組、離退休人員組等多個(gè)分組。同時(shí)根據(jù)系統(tǒng)應(yīng)用角色及權(quán)限特點(diǎn)，分了教職工、在校學(xué)生、已畢業(yè)學(xué)生、外聘教師四個(gè)大類。根據(jù)不同分組的特點(diǎn)，推送特制的系統(tǒng)應(yīng)用小指南、小貼士給特定分組成員。也可以把經(jīng)常出現(xiàn)的系統(tǒng)故障問題的解決辦法、操作流程編制成系列圖文小指南發(fā)送給特定分組，便于師生及時(shí)接受新功能、新系統(tǒng)的手機(jī)端應(yīng)用培訓(xùn)，便于瀏覽查閱。有效解決現(xiàn)場培訓(xùn)因人員多，場地不足，時(shí)間不統(tǒng)一，培訓(xùn)過后容易忘記無法查閱的弊端。同時(shí)也緩解技術(shù)部門對系統(tǒng)推廣工作中投入人力、物力、后期維護(hù)等壓力。此功能在實(shí)踐中得到很好的應(yīng)用效果，受到廣大師生的歡迎。

4 企業(yè)微信應(yīng)用于系統(tǒng)推廣工作的思路和方法

一般情況下，系統(tǒng)上線運(yùn)行后需要在校內(nèi)進(jìn)行推廣，根據(jù)系統(tǒng)本身的業(yè)務(wù)特點(diǎn)，其功能主要是對教職工和學(xué)生進(jìn)行推廣應(yīng)用。綜合辦公審批類的軟件系統(tǒng)推廣起來相對簡單，因?yàn)榱鞒滩粡?fù)雜，只需要按照系統(tǒng)設(shè)定的步驟流轉(zhuǎn)就可以了。目前網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下大家對計(jì)算機(jī)以及手機(jī)端應(yīng)用操作并不陌生，尤其學(xué)生用戶操作能力較強(qiáng)，系統(tǒng)推廣起來相對較好。但是對部分流程功能較復(fù)雜的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，由于老師的年齡段不同，信息化應(yīng)用水平參差不齊，受傳統(tǒng)紙質(zhì)簽批等思想不能及時(shí)轉(zhuǎn)變，信息化技術(shù)方面的培訓(xùn)不足，管理制度不完善等原因，在系統(tǒng)推廣應(yīng)用中還是普遍出現(xiàn)很多問題。甚至有些系統(tǒng)軟件不能很好應(yīng)用于實(shí)際工作中，浪費(fèi)資源不能發(fā)揮實(shí)際作用。

系統(tǒng)應(yīng)用推廣的方式以現(xiàn)場培訓(xùn)為主，新系統(tǒng)上線一般需要應(yīng)用培訓(xùn)。由于現(xiàn)場培訓(xùn)受時(shí)間、場地、人員出差等諸多因素影響，實(shí)施有難度，這是我們考慮利用企業(yè)微信通過消息群發(fā)方式，發(fā)送有針對性的系統(tǒng)操作小指南、操作說明、宣傳手冊等給不同角色、不同限權(quán)的特定分組用戶。這種推文形式的推廣受眾面廣，反應(yīng)速度快，圖文并茂，容易查閱留存。企業(yè)微信推文有著得天獨(dú)厚的流量優(yōu)勢，在我校實(shí)踐中廣受師生歡迎。學(xué)生功能類推文幾秒內(nèi)閱讀量達(dá)上千條。對于怎樣用好群發(fā)這個(gè)功能，進(jìn)而促進(jìn)系統(tǒng)應(yīng)用推廣工作，本文也提供一些切實(shí)可行的群發(fā)技巧，供大家參考。

4.1 通過“用戶視角”思考問題

應(yīng)用企業(yè)微信群發(fā)信息要注意編制推文信息篇幅不易過長，在海量信息閱讀中篇幅過長導(dǎo)致用戶沒有耐心和時(shí)間看完全部內(nèi)容，應(yīng)該具有針對性，系統(tǒng)功能描述和操作步驟要簡潔清楚，一看就懂，簡單易學(xué)。要以“我是用戶”的視角，考慮到不同年齡、不同信息化應(yīng)用能力的師生用戶的感受，考慮推文主題是否能吸引師生用戶的注意力，在創(chuàng)作推文的整個(gè)流程中，每一步都要去考慮用戶是誰，他們的真實(shí)需求是什么，深度理解用戶需求。

4.2 通過“系統(tǒng)角色”任務(wù)分解

對有些比較大或者功能多的信息系統(tǒng)，在編制推文時(shí)要進(jìn)行全面思考，根據(jù)功能應(yīng)用進(jìn)行任務(wù)分解。編制成供不同角色、不同權(quán)限需要的專題或系列推文，要有非常系統(tǒng)性的推文規(guī)劃，在用戶閱覽時(shí)形成特色的形象與獨(dú)有的記憶，塑造出鮮明的宣傳和培訓(xùn)主題，促使推廣應(yīng)用工作更加高效。

4.3 增加“發(fā)布次數(shù)”提高閱讀量

有時(shí)發(fā)布的推文信息會被淹沒在海量信息中，用戶不能及時(shí)點(diǎn)擊閱讀，在用戶閱讀活躍度較低的情況下，可以增加群發(fā)次數(shù)來提高閱讀量。如果編制和推送的信息具有專業(yè)性，會讓用戶產(chǎn)生一種專業(yè)的信任感，發(fā)送時(shí)可以利用提醒功能引起用戶閱讀的興趣，樹立官方權(quán)威形象。通過定時(shí)企業(yè)微信群發(fā)推文信息，做成專題項(xiàng)目來提升師生用戶的活躍度。按照功能應(yīng)用需求不同、權(quán)限不同分組群發(fā)，讓用戶感受到專屬的個(gè)性化體驗(yàn)，也能間接地提升推文的閱讀量。采用企業(yè)微信的方式來實(shí)現(xiàn)培訓(xùn)目標(biāo)和系統(tǒng)應(yīng)用推廣，可以形成常態(tài)，是一種創(chuàng)新培訓(xùn)方式，值得進(jìn)一步嘗試。

5 結(jié)束語

移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對教育發(fā)展具有革命性影響[4]，基于企業(yè)微信的信息化自主培訓(xùn)模式受到師生用戶廣泛認(rèn)可，對于未來更好的利用信息化手段，運(yùn)用時(shí)下熱門的手機(jī)端企業(yè)微信功能服務(wù)于系統(tǒng)平臺的推廣，使廣大師生獲得更好的信息化體驗(yàn)也是一種新的挑戰(zhàn)和創(chuàng)新。如何有效地促進(jìn)教育信息化的實(shí)現(xiàn)和推廣，從新角度看待和研究企業(yè)微信在教育信息化中的實(shí)際應(yīng)用[5]值得我們進(jìn)一步深入思考和實(shí)踐。

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