徐偉妃
(浙江西密克軸承股份有限公司,浙江 紹興 312500)
當(dāng)前,市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)全球化進(jìn)程不斷加快,企業(yè)間的競(jìng)爭(zhēng)日益激烈,為了增強(qiáng)自身的競(jìng)爭(zhēng)能力,企業(yè)需要修煉內(nèi)功,以提高生產(chǎn)效率和產(chǎn)品質(zhì)量,提升企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理水平,增強(qiáng)企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力。在工業(yè)企業(yè)中建立內(nèi)部控制制度非常必要,具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。
真實(shí)、可靠的管理數(shù)據(jù)可以讓企業(yè)的管理者準(zhǔn)確、及時(shí)地掌握公司的經(jīng)營(yíng)狀況,為經(jīng)營(yíng)決策提供參考,以制定出合理、科學(xué)的發(fā)展戰(zhàn)略;完善的內(nèi)控管理制度可以提高企業(yè)報(bào)表數(shù)據(jù)的可靠性,為經(jīng)營(yíng)者提供決策依據(jù)。
資產(chǎn)是企業(yè)健康穩(wěn)定發(fā)展的基本要素。完善的內(nèi)部控制制度的實(shí)施,能夠有效地避免或減少企業(yè)資產(chǎn)損失,最大限度地保證企業(yè)的資產(chǎn)安全。
完善內(nèi)控管理制度,可以提高工作效率,明確職責(zé)與權(quán)限,互相監(jiān)督和制衡,為企業(yè)的可持續(xù)性發(fā)展提供有力保障;通過(guò)內(nèi)控制度的執(zhí)行和流程再造,使各環(huán)節(jié)環(huán)環(huán)相扣,有序銜接,提升企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力,實(shí)現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營(yíng)目標(biāo)。
公司治理結(jié)構(gòu)是股份制公司的基石,也是企業(yè)內(nèi)部控制的基礎(chǔ)??茖W(xué)合理的組織架構(gòu)有利于企業(yè)實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制制度的建立和實(shí)施。企業(yè)在發(fā)展過(guò)程中難免會(huì)存在一些問(wèn)題,尤其是很多民營(yíng)企業(yè)都是家族企業(yè),企業(yè)的很多重要崗位、關(guān)鍵崗位安排了老板的親戚、朋友。企業(yè)發(fā)展壯大后要規(guī)范,這些人可能成為改革中最大的阻力。
為了確保企業(yè)經(jīng)營(yíng)的指令能夠得到有效實(shí)施,需要制定一套符合本企業(yè)實(shí)際情況求并行之有效的管理制度和控制程序。一般工業(yè)企業(yè)中普遍存在內(nèi)部控制制度不健全,內(nèi)部控制手段缺乏,或者有制度得不到落實(shí)等現(xiàn)象;再有是控制制度和流程設(shè)計(jì)不合理,在實(shí)際應(yīng)用過(guò)程中出現(xiàn)各種各樣的問(wèn)題,導(dǎo)致內(nèi)部控制只是流于形式,而無(wú)法落地生根。管理層必須認(rèn)識(shí)到這個(gè)問(wèn)題,避免內(nèi)控?zé)o效,沒(méi)有起到監(jiān)督作用,給企業(yè)帶來(lái)?yè)p失。
內(nèi)部控制的最終目的是降低風(fēng)險(xiǎn)、減少損失。企業(yè)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中面臨著各種風(fēng)險(xiǎn),尤其是企業(yè)處在高速成長(zhǎng)和擴(kuò)張階段,經(jīng)營(yíng)者更重視擴(kuò)大銷(xiāo)售,搶占市場(chǎng),而忽視了經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)和財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。有的企業(yè)制定不切實(shí)際的銷(xiāo)售目標(biāo),盲目擴(kuò)大投資,不計(jì)成本籌措資金,為了籌資增加對(duì)外擔(dān)保等等。
1.銷(xiāo)售業(yè)務(wù)存在的風(fēng)險(xiǎn)
銷(xiāo)售部門(mén)是一個(gè)外延部門(mén),開(kāi)源的重點(diǎn),但銷(xiāo)售也是公司風(fēng)險(xiǎn)較大的業(yè)務(wù)之一。一旦銷(xiāo)售政策不當(dāng),市場(chǎng)方向把握不準(zhǔn)確等,就可能導(dǎo)致銷(xiāo)售下降,產(chǎn)品呆滯積壓,給企業(yè)造成潛在虧損。銷(xiāo)售部門(mén)也應(yīng)加強(qiáng)客戶的信用管理,如果對(duì)客戶的信用沒(méi)有調(diào)查,或者結(jié)算方式選擇不當(dāng),可能導(dǎo)致銷(xiāo)售款項(xiàng)不能及時(shí)收回,或遭受信用欺詐,使企業(yè)利益遭受損失。
2.籌資業(yè)務(wù)存在的風(fēng)險(xiǎn)
籌資審批程序不規(guī)范,沒(méi)有實(shí)行集體決策,可能會(huì)出現(xiàn)人為的重大差錯(cuò)、舞弊等問(wèn)題,導(dǎo)致企業(yè)蒙受損失;籌資決策失誤,可能造成企業(yè)資金不足、冗余或債務(wù)結(jié)構(gòu)不合理;籌資安排不合理,資金使用不當(dāng),導(dǎo)致企業(yè)增加資金成本。
3.對(duì)外擔(dān)保業(yè)務(wù)存在的風(fēng)險(xiǎn)
沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的專(zhuān)業(yè)人員對(duì)被擔(dān)保企業(yè)的資信狀況進(jìn)行調(diào)查,審批不嚴(yán)或越權(quán)審批,也可能導(dǎo)致企業(yè)擔(dān)保決策失誤,遭受欺詐;對(duì)被擔(dān)保人的財(cái)務(wù)和經(jīng)營(yíng)狀況監(jiān)控不力,應(yīng)對(duì)措施不當(dāng),可能導(dǎo)致承擔(dān)法律責(zé)任,給企業(yè)帶來(lái)巨額財(cái)產(chǎn)損失,甚至滅頂之災(zāi)。
企業(yè)只有建立一套科學(xué)合理的組織架構(gòu)、規(guī)范的公司治理結(jié)構(gòu)和議事規(guī)則,明確職責(zé)和權(quán)限,形成科學(xué)有效的分工和制衡機(jī)制,才能確保內(nèi)控制度的落地和有效執(zhí)行。一是建立股東大會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì),以及在董事會(huì)領(lǐng)導(dǎo)下的經(jīng)理班子等權(quán)力機(jī)構(gòu)和議事機(jī)構(gòu);二是建立審計(jì)委員會(huì)或類(lèi)似的審計(jì)監(jiān)督機(jī)構(gòu),挑選有良好職業(yè)操守和專(zhuān)業(yè)勝任能力的人員任職,并確保審計(jì)監(jiān)督部門(mén)具有獨(dú)立性,不隸屬于其他部門(mén)。
首先,企業(yè)管理層要做到以身作則,做好榜樣,嚴(yán)格按內(nèi)控制度的要求約束自己的行為。其次,要提高員工的內(nèi)控管理意識(shí)。企業(yè)內(nèi)控管理制度的實(shí)施需要全員參與,要想內(nèi)部控制制度得到有效執(zhí)行,需要加強(qiáng)企業(yè)文化建設(shè),關(guān)鍵要層層落實(shí)到員工,將內(nèi)控制度融入其日常行為中。企業(yè)應(yīng)該積極宣貫內(nèi)控制度,加大培訓(xùn)力度,讓內(nèi)控制度深入人心,并得到有效實(shí)施。最后,培訓(xùn)培養(yǎng)一批懂內(nèi)部控制的管理人員顯得很重要。設(shè)計(jì)科學(xué)合理的內(nèi)控制度是第一步,但真正能讓制度落地生根,就需要一批有專(zhuān)業(yè)素質(zhì)的管理人員來(lái)執(zhí)行和維護(hù)。企業(yè)應(yīng)根據(jù)自身內(nèi)控管理的要求,招聘或培養(yǎng)合適的員工勝任各崗位。實(shí)施和維護(hù)內(nèi)控管理制度的管理人員,應(yīng)該通過(guò)內(nèi)部培訓(xùn)、外部學(xué)習(xí)等方式提高其專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)和工作能力,確保內(nèi)控管理制度得到有效實(shí)施。
內(nèi)部控制制度要覆蓋全員、全流程、全方位,上至總經(jīng)理下至一般員工都必須嚴(yán)格執(zhí)行,任何人都不得超越內(nèi)部控制制度的范圍。企業(yè)內(nèi)部控制制度要得到有效實(shí)施,企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)首先要重視并且?guī)ь^執(zhí)行,避免決策權(quán)過(guò)度集中,廢除“一言堂”,“三重一大”事項(xiàng)必須實(shí)行集體決策或聯(lián)簽制度。
公司的企管部門(mén)要做好制度的宣貫工作,把內(nèi)控理念和制度跟公司的企業(yè)文化相結(jié)合,制定公司的使命、愿景,通過(guò)部門(mén)、車(chē)間早會(huì)宣講或者培訓(xùn)日培訓(xùn)、編制員工行為手冊(cè)等形式,將內(nèi)控的理念植入員工的心中。同時(shí),要求各職能部門(mén)制定明確的部門(mén)職責(zé)和崗位職責(zé),梳理建立本部門(mén)的工作流程和標(biāo)準(zhǔn)、崗位擔(dān)當(dāng)表、各崗位的常態(tài)化清單,以明確工作范圍及職責(zé)權(quán)限。
一是完善風(fēng)險(xiǎn)控制體系。企業(yè)要根據(jù)自身實(shí)際情況,采取科學(xué)的措施,把風(fēng)險(xiǎn)控制在可承受的范圍內(nèi)。必須制定一系列風(fēng)險(xiǎn)控制制度和措施,預(yù)防和規(guī)避經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)和財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn),在風(fēng)險(xiǎn)來(lái)臨時(shí)能做到及時(shí)和有效的應(yīng)對(duì)。只有認(rèn)識(shí)到風(fēng)險(xiǎn),才會(huì)主動(dòng)采取各種措施,加強(qiáng)內(nèi)部控制。對(duì)銷(xiāo)售、投資、籌資、對(duì)外擔(dān)保等業(yè)務(wù)要制定完善的制度與流程,由內(nèi)審部門(mén)進(jìn)行事前、事中、事后的監(jiān)督與跟蹤,確保將經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)和財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)可控,保證企業(yè)健康可持續(xù)發(fā)展。
二是加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督,完善內(nèi)控績(jī)效考核。首先,企業(yè)實(shí)施內(nèi)部控制制度的同時(shí),也要建立內(nèi)部審計(jì)和監(jiān)督制度。內(nèi)部審計(jì)可以檢驗(yàn)內(nèi)控管理制度實(shí)施的結(jié)果,并針對(duì)存在的問(wèn)題提出改進(jìn)意見(jiàn)建議。內(nèi)控制度和內(nèi)審制度兩者缺一不可,相輔相成,并且應(yīng)該保證內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督機(jī)構(gòu)及審計(jì)人員的獨(dú)立性,確保審計(jì)結(jié)果的客觀公正。要制定審計(jì)標(biāo)準(zhǔn),對(duì)內(nèi)部控制制度落實(shí)情況進(jìn)行審計(jì),也對(duì)內(nèi)控制度的合理性、有效性進(jìn)行評(píng)估,并定期出具內(nèi)審報(bào)告。其次,要建立健全科學(xué)的績(jī)效考核制度,設(shè)計(jì)合理的考核指標(biāo)是內(nèi)控制度得到有效實(shí)施的保障。企管部門(mén)應(yīng)該將各職能部門(mén)內(nèi)控制度實(shí)施的成效納入KPI績(jī)效指標(biāo)考核,把審計(jì)結(jié)果作為各部門(mén)與各崗位績(jī)效考核的依據(jù),從上到下,讓領(lǐng)導(dǎo)和普通員工都認(rèn)識(shí)到內(nèi)控管理制度不僅僅是領(lǐng)導(dǎo)的事情,它跟每個(gè)員工都密切相關(guān)。最后,企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)信息化建設(shè),用好ERP工具。要保證企業(yè)內(nèi)部溝通的暢通,有關(guān)內(nèi)控的指令能從上向下順暢傳遞,執(zhí)行情況也能及時(shí)反饋到管理者手中。還可以設(shè)置企業(yè)合理化建議信箱和投訴舉報(bào)制度,保證信息能夠從下向上傳遞。同時(shí),應(yīng)該保證企業(yè)內(nèi)外部的信息通暢,建立與客戶、供應(yīng)商、銀行、政府等機(jī)構(gòu)的信息反饋渠道,并定期將收集到的信息匯總,進(jìn)行梳理分析,作為改善目標(biāo)的依據(jù)。此外,管理者需要通過(guò)內(nèi)外部的監(jiān)督來(lái)評(píng)估內(nèi)部控制系統(tǒng)是否有效。要加大對(duì)內(nèi)審人員的培養(yǎng)力度,引進(jìn)優(yōu)秀的審計(jì)人才,不斷提升內(nèi)審人員的職業(yè)操守和專(zhuān)業(yè)能力,更好地為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和管理提供全方位、全流程的監(jiān)督及評(píng)價(jià)。
三是引入ERP系統(tǒng)提升企業(yè)信息化管理水平。企業(yè)達(dá)到一定的規(guī)模后,物流的進(jìn)出頻繁,數(shù)據(jù)巨大,原來(lái)傳統(tǒng)的靠人腦、憑經(jīng)驗(yàn)的工作方式已經(jīng)跟不上企業(yè)的發(fā)展,必須引入ERP系統(tǒng),借助ERP系統(tǒng)這個(gè)先進(jìn)的工具,提升企業(yè)的管理水平。ERP可以幫助企業(yè)重塑并固化流程,堵塞漏洞,提高生產(chǎn)效率,降低管理成本。ERP能及時(shí)進(jìn)行數(shù)據(jù)收集和統(tǒng)計(jì)工作,為數(shù)據(jù)分析提供及時(shí)、完整、有效的信息,并使數(shù)據(jù)透明化、公開(kāi)化,管理者能夠隨時(shí)掌握企業(yè)運(yùn)營(yíng)的動(dòng)態(tài)信息,為決策提供可靠依據(jù)。
建立健全企業(yè)內(nèi)部控制是衡量一個(gè)企業(yè)管理是否成熟的重要標(biāo)志。在同質(zhì)化競(jìng)爭(zhēng)越來(lái)越激烈的今天,企業(yè)拼的就是內(nèi)部管理提升。通過(guò)完善內(nèi)部管理制度,優(yōu)化生產(chǎn)流程,夯實(shí)管理基礎(chǔ),借助內(nèi)部控制制度這個(gè)有效的管理工具,降低企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理成本,是企業(yè)管理者應(yīng)該去思考和研究的問(wèn)題。在信息時(shí)代,完善內(nèi)部控制制度的同時(shí),也要與信息化建設(shè)相結(jié)合,借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息科技,建立一套更完善、更有活力的內(nèi)部控制制度,為企業(yè)做大做強(qiáng)保駕護(hù)航。