“互聯(lián)網(wǎng)+采購(gòu)監(jiān)管”模式的醫(yī)院科研經(jīng)費(fèi)財(cái)務(wù)內(nèi)控

謝新敏 涂虹羽 曾利萍 任 間 卓義周 丁朝霞▲

1.中山大學(xué)腫瘤防治中心 中山大學(xué)，廣東廣州 510060；2.中山大學(xué)新華學(xué)院，廣東廣州 510520；3.中山大學(xué)設(shè)備與實(shí)驗(yàn)室管理處，廣東廣州 510275

2006年《國(guó)家中長(zhǎng)期科學(xué)與技術(shù)發(fā)展規(guī)劃綱要（2006—2020年）》提出了自主創(chuàng)新戰(zhàn)略及建設(shè)創(chuàng)新型國(guó)家的目標(biāo)，由此科研經(jīng)費(fèi)成為了國(guó)家科技創(chuàng)新最重要的資源[1]。2019年中國(guó)全社會(huì)研究與試驗(yàn)發(fā)展經(jīng)費(fèi)總投入約21 737億元，已成為僅次于美國(guó)的全球第二大研發(fā)大國(guó)。如何管理好萬(wàn)億級(jí)科研經(jīng)費(fèi)和提高科研經(jīng)費(fèi)使用效率，已經(jīng)成為當(dāng)前科研經(jīng)費(fèi)管理面臨的主要議題。隨著國(guó)家科技投入規(guī)模和強(qiáng)度不斷增大，醫(yī)院等作為國(guó)家科技創(chuàng)新的主力軍，其獲得的研究項(xiàng)目和經(jīng)費(fèi)額度逐年增多，科研試劑耗材采購(gòu)所涉及的品種、價(jià)值和數(shù)量也呈現(xiàn)爆發(fā)式增長(zhǎng)，中央巡視組和各省審計(jì)廳在對(duì)醫(yī)院的多輪巡視與審計(jì)中發(fā)現(xiàn)，科研經(jīng)費(fèi)管理中尤其是科研試劑耗材監(jiān)管方面存在很大漏洞，提出了大量整改意見(jiàn)[2]。

1 現(xiàn)有的科研試劑耗材采購(gòu)內(nèi)部控制的主要問(wèn)題

1.1 制度不健全，整個(gè)采購(gòu)流程缺乏有效監(jiān)管

醫(yī)院未出臺(tái)專項(xiàng)管理制度，未配置統(tǒng)一采購(gòu)平臺(tái)，絕大多數(shù)試劑耗材的采購(gòu)和測(cè)試分析費(fèi)的使用由課題組指定供貨商并確定采購(gòu)價(jià)格。簽名只是履行財(cái)務(wù)報(bào)銷手續(xù)，采購(gòu)各環(huán)節(jié)無(wú)明確的部門或相關(guān)人員履行相應(yīng)的驗(yàn)收和保管工作，容易造成虛開(kāi)發(fā)票套取科研經(jīng)費(fèi)等不良行為[3-5]。

1.2 科研團(tuán)隊(duì)各自分散采購(gòu)，未形成高效率的統(tǒng)一采購(gòu)管理

實(shí)驗(yàn)研究部門是由多個(gè)科研團(tuán)隊(duì)（課題組）構(gòu)成，組織形式和團(tuán)隊(duì)運(yùn)行上相對(duì)獨(dú)立，各個(gè)團(tuán)隊(duì)各自分散采購(gòu)，醫(yī)院層面對(duì)試劑耗材與測(cè)試分析采購(gòu)的監(jiān)管相對(duì)薄弱，尚未形成有效的統(tǒng)一采購(gòu)管理[6]。

1.3 科研試劑耗材單次采購(gòu)量低，采購(gòu)總量大，需求多樣化

醫(yī)院各個(gè)科研團(tuán)隊(duì)（課題組）之間研究方向甚至學(xué)科領(lǐng)域大多不同。團(tuán)隊(duì)之間實(shí)驗(yàn)所需要的試劑耗材品類需求也呈多樣化現(xiàn)象。往往具有單次采購(gòu)量低、批次多、采購(gòu)總量大、品種繁、質(zhì)量級(jí)別繁雜且無(wú)統(tǒng)一的分類方法等特點(diǎn)[7]。

1.4 采購(gòu)要求時(shí)效性較高

由于科研活動(dòng)的特殊性以及實(shí)驗(yàn)的不確定性，科研人員按計(jì)劃采購(gòu)意識(shí)不強(qiáng)，大多時(shí)候是實(shí)驗(yàn)急需的時(shí)候才臨時(shí)采購(gòu)，對(duì)采購(gòu)的時(shí)效性要求較高。同時(shí)由于部分試劑耗材的儲(chǔ)存條件和有效期限制，導(dǎo)致課題組不便過(guò)早的采購(gòu)，以免產(chǎn)品過(guò)期等問(wèn)題發(fā)生[8]。

1.5 價(jià)格市場(chǎng)透明度不高，產(chǎn)品質(zhì)量無(wú)法得到保障

由于信息不對(duì)稱，供應(yīng)商雇傭推銷人員進(jìn)行銷售，層層加價(jià)造成價(jià)格虛高，價(jià)格市場(chǎng)透明度不高。科研人員無(wú)法對(duì)比采購(gòu)價(jià)格和鑒別供應(yīng)商資質(zhì)，經(jīng)常高價(jià)采購(gòu)或買到水貨、甚至假貨，這將對(duì)科研結(jié)果造成嚴(yán)重影響[9]。

1.6 信息化程度低，報(bào)銷繁瑣效率低

科研科、財(cái)務(wù)處、課題負(fù)責(zé)人未形成一個(gè)資源共享與信息互通的平臺(tái)。報(bào)銷單據(jù)數(shù)量多，且每張發(fā)票都要求課題負(fù)責(zé)人、經(jīng)辦人、相關(guān)職能科室審批，試劑耗材同一家公司對(duì)不同課題組一個(gè)月可能出具上百?gòu)埌l(fā)票，不僅給課題組報(bào)銷帶來(lái)不便利，而且造成財(cái)務(wù)報(bào)銷繁瑣、效率低下等問(wèn)題[10-11]。

2 科研電商平臺(tái)+采購(gòu)監(jiān)管系統(tǒng)

為降低科研試劑采購(gòu)成本和內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)，我院自2015年啟用銳競(jìng)科研采購(gòu)平臺(tái)進(jìn)行全院的科研試劑耗材采購(gòu)管理。該平臺(tái)創(chuàng)新地采用“科研電商平臺(tái)+采購(gòu)監(jiān)管系統(tǒng)”的“前店后管”模式，在前端搭建科研電商平臺(tái)的基礎(chǔ)上，采購(gòu)流程中嵌入“決策-執(zhí)行-監(jiān)督-考核”全流程管理功能，形成科研試劑耗材從采購(gòu)下單、訂單審批、商家發(fā)貨、商品驗(yàn)收、出入庫(kù)和財(cái)務(wù)結(jié)算全流程閉環(huán)管理體系，實(shí)現(xiàn)了降低科研采購(gòu)成本、提高科研購(gòu)買效率、有效防范科研舞弊風(fēng)險(xiǎn)，形成一套科學(xué)合理規(guī)范的科研采購(gòu)長(zhǎng)效內(nèi)控機(jī)制。

2.1 銳競(jìng)科研采購(gòu)平臺(tái)的特點(diǎn)

2.1.1 平臺(tái)運(yùn)營(yíng)促進(jìn)內(nèi)控機(jī)制建設(shè)，夯實(shí)控制環(huán)境 銳競(jìng)平臺(tái)根據(jù)科研單位組織結(jié)構(gòu)特點(diǎn)，針對(duì)性設(shè)計(jì)單位管理員、課題組負(fù)責(zé)人、部門負(fù)責(zé)人、統(tǒng)一驗(yàn)收人、統(tǒng)一報(bào)賬人等多個(gè)角色，并根據(jù)管理職能賦予不同的操作權(quán)限，貫徹實(shí)行了不相容職務(wù)分離、內(nèi)部授權(quán)審批控制、歸口管理等控制方法，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)活動(dòng)的決策、執(zhí)行、監(jiān)督的有效分離和權(quán)責(zé)對(duì)等系統(tǒng)化控制，進(jìn)一步完善了內(nèi)部控制機(jī)制建設(shè)。同時(shí)，銳競(jìng)平臺(tái)根據(jù)前端電商平臺(tái)和全流程監(jiān)管的操作和管理要求，制訂了一系列操作手冊(cè)和管理制度，健全了科研經(jīng)費(fèi)采購(gòu)的制度體系，為其有效執(zhí)行奠定基礎(chǔ)。

2.1.2 對(duì)接醫(yī)院自有信息化管理系統(tǒng)，確保采購(gòu)全流程數(shù)據(jù)化可追溯 銳競(jìng)科研采購(gòu)平臺(tái)可將權(quán)限管理、結(jié)算管理、科研項(xiàng)目及經(jīng)費(fèi)卡管理、出入庫(kù)管理等功能模塊與市場(chǎng)大多數(shù)科研機(jī)構(gòu)使用的OA管理系統(tǒng)、財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)、科研項(xiàng)目管理系統(tǒng)、倉(cāng)庫(kù)管理系統(tǒng)等實(shí)現(xiàn)無(wú)縫連接，深度契合，實(shí)現(xiàn)整個(gè)采購(gòu)流程的公開(kāi)透明、可追溯、無(wú)紙化、數(shù)據(jù)化，避免原有數(shù)據(jù)遷移、遺失、人為更改，最大程度保證數(shù)據(jù)完整性，提高科研采購(gòu)與管理效率。

2.1.3 控制環(huán)節(jié)和方法信息化，助力采購(gòu)全流程閉環(huán)控制 銳競(jìng)科研采購(gòu)平臺(tái)與科研單位財(cái)務(wù)系統(tǒng)、科研管理系統(tǒng)與倉(cāng)儲(chǔ)管理系統(tǒng)的對(duì)接，融合供應(yīng)商、經(jīng)費(fèi)、庫(kù)存等信息，實(shí)現(xiàn)了科研采購(gòu)事前預(yù)算匹配控制、微信端審批、電子簽名、電子簽章、拍照驗(yàn)收、競(jìng)價(jià)系統(tǒng)、匯總結(jié)算、出入庫(kù)等采購(gòu)環(huán)節(jié)全流程閉環(huán)控制，有效地將預(yù)算控制、單據(jù)控制、資產(chǎn)控制、會(huì)計(jì)控制等控制方法和要求從制度約束和人為監(jiān)管走向電子系統(tǒng)自動(dòng)管控，從形成“有據(jù)可查，責(zé)任明晰，過(guò)程簡(jiǎn)便，控制嚴(yán)密”的流程規(guī)范，減少人為判斷和差錯(cuò)，提高內(nèi)部控制的效率和效果。

2.1.4 前端控制供應(yīng)商準(zhǔn)入，緩解信息不對(duì)稱導(dǎo)致的價(jià)格虛高和質(zhì)量問(wèn)題 科研試劑耗材采購(gòu)具有金額小、頻次高、品種雜、實(shí)時(shí)性高等特點(diǎn)，傳統(tǒng)科研材料采購(gòu)多為電話采購(gòu)或供應(yīng)商上門溝通，采購(gòu)渠道單一，科研工作者處于信息劣勢(shì)，購(gòu)買的產(chǎn)品價(jià)格虛高和質(zhì)量參差不齊普遍存在[12-13]。平臺(tái)通過(guò)引進(jìn)多家供應(yīng)商入駐并嚴(yán)格審核商家資質(zhì)，去莠存良，實(shí)現(xiàn)多家供應(yīng)商在同一公開(kāi)平臺(tái)公平競(jìng)爭(zhēng)，改變科研工作者信息劣勢(shì)地位，不僅確保商品質(zhì)量及商品來(lái)源可追溯，也通過(guò)直接與生產(chǎn)廠家簽訂協(xié)議價(jià)格，防止價(jià)格虛高。同時(shí)，平臺(tái)的供應(yīng)商信用評(píng)分功能協(xié)助醫(yī)院搭建供應(yīng)商信用體系，實(shí)現(xiàn)供應(yīng)商的準(zhǔn)入控制及黑名單機(jī)制的動(dòng)態(tài)管理。

2.1.5 后端規(guī)范科研經(jīng)費(fèi)采購(gòu)，降低科研經(jīng)費(fèi)無(wú)效使用和舞弊腐敗風(fēng)險(xiǎn) 目前醫(yī)院對(duì)科研經(jīng)費(fèi)采購(gòu)普遍缺乏有效的管理和監(jiān)督，采購(gòu)、詢價(jià)、簽訂合同、驗(yàn)收入庫(kù)大多均由使用部門自行負(fù)責(zé)，醫(yī)院不僅無(wú)法開(kāi)展事前的預(yù)算控制，避免經(jīng)費(fèi)超支，而且無(wú)法開(kāi)展事中事后的管控，手工登記報(bào)銷也存在漏記錯(cuò)記風(fēng)險(xiǎn)，甚至出現(xiàn)虛假交易、出入庫(kù)不符、報(bào)銷混亂等審計(jì)問(wèn)題。平臺(tái)根據(jù)科研機(jī)構(gòu)管理特點(diǎn)與單位自有管理系統(tǒng)的有機(jī)結(jié)合，設(shè)計(jì)了預(yù)算控制、采購(gòu)多級(jí)/多部門審批、在線競(jìng)價(jià)、實(shí)物拍照驗(yàn)收與出入庫(kù)審批等合規(guī)管理功能，多級(jí)審批、監(jiān)管、印證機(jī)制避免無(wú)預(yù)算采購(gòu)、隨意采購(gòu)、高價(jià)采購(gòu)、試劑耗材保管等問(wèn)題，也使得采購(gòu)流程完整規(guī)范透明，數(shù)據(jù)留痕、可追溯，促進(jìn)了試劑耗材的陽(yáng)光采購(gòu)、合法合規(guī)，以及科研物資的安全和經(jīng)費(fèi)的使用有效。

2.1.6 克服零散采購(gòu)，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)經(jīng)濟(jì)規(guī)模，提高采購(gòu)、管理、核算效率 以往科研工作者獨(dú)立的少量多次零散采購(gòu)，無(wú)法形成議價(jià)能力，導(dǎo)致采購(gòu)單價(jià)貴，同時(shí)發(fā)票金額小、報(bào)銷頻次高也增加了財(cái)務(wù)人員工作量，導(dǎo)致科研經(jīng)費(fèi)管理效率低下[14]。平臺(tái)采購(gòu)將課題組的零散采購(gòu)匯集成為單位的集中采購(gòu)，單位財(cái)務(wù)人員與供應(yīng)商實(shí)現(xiàn)定期匯總結(jié)算，不僅實(shí)現(xiàn)了采購(gòu)規(guī)模經(jīng)濟(jì)，提高了單位整體議價(jià)能力，幫助課題組節(jié)約了科研經(jīng)費(fèi)，同時(shí)也提高了財(cái)務(wù)核算效率，確?？蒲薪?jīng)費(fèi)支出及時(shí)入賬，促進(jìn)了科研經(jīng)費(fèi)的實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)管理。

2.1.7 應(yīng)用平臺(tái)大數(shù)據(jù)，服務(wù)科研和醫(yī)院管理 平臺(tái)可積累大量科研經(jīng)費(fèi)使用數(shù)據(jù)和供應(yīng)商的信用數(shù)據(jù)，一方面可推動(dòng)科研管理信息化建設(shè)，為科研管理工作提供新思路，另一方面也為科研管理信用體系建設(shè)、完善市信用評(píng)價(jià)制度做數(shù)據(jù)支撐，促進(jìn)合理制定采購(gòu)計(jì)劃和運(yùn)營(yíng)管理策略等精細(xì)化管理策略[15-16]。除此之外，平臺(tái)大數(shù)據(jù)也為大數(shù)據(jù)審計(jì)奠定了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，改變以往的以賬表為導(dǎo)向，實(shí)現(xiàn)審計(jì)智能化、審計(jì)平臺(tái)化、審計(jì)信息多維化、從抽樣審計(jì)向詳細(xì)審計(jì)轉(zhuǎn)變以及審計(jì)可視化。

2.2 銳競(jìng)科研采購(gòu)平臺(tái)在中山大學(xué)腫瘤防治中心的應(yīng)用成果

自2015年啟用銳競(jìng)科研采購(gòu)平臺(tái)以來(lái)，我院通過(guò)平臺(tái)引入了全國(guó)5000余家科研試劑耗材供應(yīng)商，完成了10.4萬(wàn)筆采購(gòu)訂單，總采購(gòu)額達(dá)4.22億元。通過(guò)促進(jìn)供應(yīng)商之間的良性競(jìng)爭(zhēng)有效控制了采購(gòu)價(jià)格，電商模式采購(gòu)與全流程信息化將科研人員從“報(bào)銷繁”中解脫出來(lái)，采購(gòu)流程的合規(guī)化管理也很好地滿足了內(nèi)控的需求。