做好辦公室文秘綜合管理工作的策略分析

河南中煙工業(yè)有限責(zé)任公司許昌卷煙廠(chǎng) 葛玉

現(xiàn)代企業(yè)在發(fā)展過(guò)程中不僅要關(guān)注經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)的波動(dòng)，做好各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)管控工作，同時(shí)，還應(yīng)該關(guān)注企業(yè)內(nèi)部的行政管理工作，通過(guò)有效的內(nèi)部行政管理來(lái)協(xié)調(diào)企業(yè)的內(nèi)部發(fā)展，為企業(yè)的各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)決策以及發(fā)展戰(zhàn)略提供對(duì)應(yīng)的行政支持。辦公室文秘部門(mén)則是現(xiàn)代企業(yè)行政工作的重要主導(dǎo)者，對(duì)于企業(yè)的發(fā)展起著紐帶聯(lián)系的作用，尤其是進(jìn)入信息化時(shí)代以來(lái)，大數(shù)據(jù)的爆炸式增長(zhǎng)更加凸顯了辦公室文秘工作的重要性。根據(jù)企業(yè)辦公室文秘綜合管理工作的現(xiàn)狀可以看出，在文秘綜合工作中仍然存在一些問(wèn)題未能得到有效的解決，比如說(shuō)工作人員的專(zhuān)業(yè)能力以及綜合素養(yǎng)不夠，工作質(zhì)量和效率較低，這些問(wèn)題如果不加以解決會(huì)對(duì)企業(yè)造成嚴(yán)重的影響。結(jié)合這些因素，企業(yè)應(yīng)該針對(duì)辦公室文秘綜合管理工作提出具體的策略，加強(qiáng)制度方面的完善以及人力資源方面的管理等，來(lái)提升辦公室文秘工作管理的有效性和科學(xué)性，推動(dòng)現(xiàn)代企業(yè)可持續(xù)發(fā)展，提升企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力。

一、辦公室文秘綜合管理工作的具體內(nèi)容以及重要性

（一）辦公室文秘綜合管理工作的具體內(nèi)容

辦公室文秘綜合管理工作并不是指簡(jiǎn)單的文字信息處理，或者是對(duì)信息進(jìn)行上傳下達(dá)的工作，而是一項(xiàng)復(fù)雜且專(zhuān)業(yè)的工作，對(duì)于工作人員的整體要求較高，辦公室文秘工作人員不僅要有著較強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)能力還要具備較強(qiáng)的綜合素養(yǎng)和思想道德素質(zhì)。在辦公室文秘綜合管理工作中，文字信息處理是最基礎(chǔ)的內(nèi)容，文秘工作人員需要結(jié)合上級(jí)部門(mén)或者領(lǐng)導(dǎo)的相關(guān)要求以及會(huì)議內(nèi)容等，起草對(duì)應(yīng)的指示文件、會(huì)議資料、以及文書(shū)等。同時(shí)，在會(huì)議過(guò)程中還需要對(duì)會(huì)議進(jìn)行全程的文字記錄，并對(duì)會(huì)議進(jìn)行總結(jié)，對(duì)各項(xiàng)規(guī)章制度以及方案改革進(jìn)行匯總，這些都是最為基礎(chǔ)的文字信息處理能力，是辦公室文秘綜合管理工作的基礎(chǔ)。其次，辦公室文秘工作人員還肩負(fù)著溝通交流的職責(zé)，需要將上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)的命令或者是意見(jiàn)下傳到企業(yè)各個(gè)部門(mén)當(dāng)中，并和這些部門(mén)進(jìn)行溝通和協(xié)調(diào)，同時(shí)，還要將部門(mén)的工作信息反饋至上級(jí)部門(mén)和上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，在這個(gè)過(guò)程中，會(huì)涉及各種文件以及信函的上傳下達(dá)，需要做好與其他行政部門(mén)以及其他合作單位的洽談工作。這些都屬于辦公室文秘綜合管理工作的內(nèi)容，因此，辦公室文秘工作人員必須要有較強(qiáng)的文字信息處理能力，要有較高的信息化辦公水平，還要具備較強(qiáng)的溝通交流能力，有著較好的語(yǔ)言表達(dá)能力以及較強(qiáng)的邏輯思維能力和社交能力[1]。

（二）企業(yè)辦公室文秘綜合管理工作的重要意義

對(duì)于現(xiàn)代企業(yè)而言，辦公室企業(yè)綜合管理部門(mén)是企業(yè)運(yùn)營(yíng)過(guò)程中的重要紐帶，是提高企業(yè)行政管理工作質(zhì)量和效率的重要途徑，對(duì)于提升企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力、促進(jìn)企業(yè)轉(zhuǎn)型和升級(jí)、推動(dòng)企業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展有著重要的作用。高效的辦公室文秘綜合管理工作可進(jìn)一步提升企業(yè)的內(nèi)部凝聚力，將企業(yè)各個(gè)部門(mén)以及上下級(jí)緊密聯(lián)系起來(lái)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部橫向和縱向的協(xié)調(diào)性發(fā)展。同時(shí)，有利于企業(yè)各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)發(fā)展戰(zhàn)略的實(shí)施，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)在制定經(jīng)營(yíng)發(fā)展戰(zhàn)略的時(shí)候，可以結(jié)合辦公室文秘綜合管理部門(mén)工作人員的資料了解企業(yè)各個(gè)部門(mén)的發(fā)展情況，對(duì)發(fā)展戰(zhàn)略進(jìn)行進(jìn)一步的優(yōu)化，能夠提升各項(xiàng)決策的科學(xué)性。而下級(jí)部門(mén)也可以了解上級(jí)部門(mén)一些新的戰(zhàn)略部署，有利于新的經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略制度的貫徹和落實(shí)，使工作效率得到明顯的提升。除此之外，辦公室文秘綜合管理部門(mén)還可以讓各項(xiàng)工作落到實(shí)處，有利于厘清各個(gè)部門(mén)之間的關(guān)系、責(zé)任以及義務(wù)，尤其是在進(jìn)行交叉作業(yè)的時(shí)候，辦公室文秘綜合管理工作人員能充分發(fā)揮自己的協(xié)調(diào)溝通能力，將各項(xiàng)工作落實(shí)到具體的部門(mén)當(dāng)中，能夠有效防止一些突發(fā)事件的發(fā)生。簡(jiǎn)而言之，企業(yè)辦公室文秘綜合管理工作對(duì)于企業(yè)發(fā)展而言是有著重要意義的，企業(yè)應(yīng)該對(duì)此引起高度的重視[2]。

二、目前企業(yè)辦公室文秘綜合管理工作中存在的突出問(wèn)題

（一）從工作人員素質(zhì)的角度進(jìn)行分析和探討

辦公室文秘綜合管理工作內(nèi)容涉及企業(yè)發(fā)展的方方面面，因此，日常工作內(nèi)容十分繁瑣，文秘工作人員必須具備較高的素養(yǎng)，但從目前企業(yè)辦公室文秘工作人員的綜合素養(yǎng)以及專(zhuān)業(yè)能力可以看出，大部分工作人員的素質(zhì)是偏低的。部分企業(yè)在招收文秘綜合管理工作人員的時(shí)候，雖然有著嚴(yán)格的招聘制度，但考察的僅僅是工作人員的專(zhuān)業(yè)能力，考核方式通常是通過(guò)筆試以及面試的方式進(jìn)行的，這種方法雖然公平，但是卻無(wú)法全面考察工作人員的職業(yè)素養(yǎng)、綜合素質(zhì)以及個(gè)人修養(yǎng)等。在招聘工作結(jié)束之后，企業(yè)雖然安排應(yīng)聘者參加相應(yīng)的崗前培訓(xùn)，但是崗前培訓(xùn)的內(nèi)容過(guò)于形式化，沒(méi)有落實(shí)到實(shí)際工作當(dāng)中，進(jìn)而導(dǎo)致員工在培訓(xùn)結(jié)束之后仍然不熟悉企業(yè)的工作流程，缺乏工作經(jīng)驗(yàn)，業(yè)務(wù)能力較差。除此之外，企業(yè)在對(duì)文秘工作人員進(jìn)行日常培訓(xùn)時(shí)，雖然根據(jù)時(shí)代發(fā)展對(duì)自身的培訓(xùn)模式進(jìn)行了調(diào)整，將線(xiàn)上線(xiàn)下培訓(xùn)模式充分結(jié)合起來(lái)，但是所培訓(xùn)的內(nèi)容仍然缺乏針對(duì)性，沒(méi)有結(jié)合文秘工作人員的具體情況以及不同文秘工作人員的素質(zhì)差異進(jìn)行分層次培訓(xùn)，進(jìn)而導(dǎo)致培訓(xùn)的質(zhì)量和效率較低。

（二）從規(guī)章制度的角度進(jìn)行分析和探討

要想提升企業(yè)辦公室文秘綜合管理工作的質(zhì)量和效率，還需要通過(guò)相應(yīng)的規(guī)章制度對(duì)工作人員的行為進(jìn)行約束和管理，以推動(dòng)各項(xiàng)工作的有序進(jìn)行，但是從實(shí)際情況來(lái)看，企業(yè)的規(guī)章制度是不完善的，因而，導(dǎo)致企業(yè)辦公室文秘工作無(wú)法實(shí)現(xiàn)制度化和規(guī)范化發(fā)展。首先，大部分企業(yè)目前所實(shí)行的辦公室文秘綜合管理制度并不是根據(jù)自己的實(shí)際情況而制定的，通常都是借鑒其他企業(yè)的辦公室文秘綜合管理制度，這就導(dǎo)致規(guī)章制度和工作人員的實(shí)際情況相脫節(jié)，無(wú)法對(duì)文秘工作人員的工作行為進(jìn)行約束，導(dǎo)致在實(shí)際工作中工作人員出現(xiàn)了對(duì)工作不負(fù)責(zé)任的情況。其次，建立辦公室文秘綜合管理方面的監(jiān)督制度以及人力資源考核力度，導(dǎo)致文秘工作人員工作中的隨意性較強(qiáng)，工作態(tài)度比較敷衍，沒(méi)有落實(shí)好上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)以及上級(jí)部門(mén)下達(dá)的工作任務(wù)，導(dǎo)致各項(xiàng)數(shù)據(jù)傳遞的效率較低，因而影響了企業(yè)內(nèi)部運(yùn)轉(zhuǎn)的協(xié)調(diào)性[4]。

（三）從工作方式的角度進(jìn)行分析和探討

進(jìn)入信息化時(shí)代以來(lái)，我國(guó)很多企業(yè)都引進(jìn)了信息化技術(shù)來(lái)提升自身的工作質(zhì)量和工作效率，企業(yè)辦公室文秘綜合管理部門(mén)雖然也有引進(jìn)信息化設(shè)備，但是并沒(méi)有發(fā)揮信息化技術(shù)在工作中的作用，沿襲的仍然是傳統(tǒng)的工作理念以及工作方法，文秘工作的方式缺乏創(chuàng)新。而在數(shù)據(jù)大爆炸的時(shí)代，文秘工作人員每天所面臨的都是海量的數(shù)據(jù)信息，如果不能熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)設(shè)備對(duì)這些數(shù)據(jù)信息進(jìn)行處理，會(huì)進(jìn)一步降低企業(yè)內(nèi)部數(shù)據(jù)信息傳輸?shù)男?，降低企業(yè)信息的共享程度[5]。

三、針對(duì)辦公室文秘綜合管理工作所提出的具體策略

（一）建立健全各項(xiàng)辦公室文秘綜合管理制度

要想切實(shí)提高辦公室文秘綜合管理工作的質(zhì)量和效率，制度的建立是關(guān)鍵，企業(yè)應(yīng)該結(jié)合自身發(fā)展的具體情況，建立健全辦公室文秘綜合管理的各項(xiàng)制度。首先，在制度建立的過(guò)程中不能盲目借鑒其他企業(yè)的經(jīng)驗(yàn)，照搬其他企業(yè)的規(guī)章制度，而是要結(jié)合本企業(yè)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展情況以及行政管理特點(diǎn)，結(jié)合辦公室文秘綜合管理工作的內(nèi)容，制定一一對(duì)應(yīng)的規(guī)章制度，進(jìn)而對(duì)工作人員的工作行為進(jìn)行有效的約束[6]。其次，需要針對(duì)辦公室文秘綜合管理工作的內(nèi)容構(gòu)建對(duì)應(yīng)的監(jiān)管體制，定期對(duì)辦公室文秘綜合管理工作進(jìn)行資料方面的檢查，進(jìn)行各項(xiàng)文件數(shù)據(jù)信息的審核，讓各項(xiàng)工作內(nèi)容落到實(shí)處，提升文秘綜合管理工作的有效性。除此之外，還需要制定辦公室文秘綜合管理方面的績(jī)效考核制度，也就是企業(yè)要加強(qiáng)對(duì)文秘工作人員的各項(xiàng)考核，進(jìn)而督促文秘工作人員不斷提升自己的專(zhuān)業(yè)能力以及綜合素質(zhì)，在工作中要端正自己的工作態(tài)度，積極履行好自己的職責(zé)和義務(wù)[7]。

（二）加強(qiáng)對(duì)企業(yè)文秘工作人員的培訓(xùn)

除了建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度以外，不斷提升企業(yè)文秘工作人員的專(zhuān)業(yè)能力以及綜合素質(zhì)也是非常重要的，這就要求企業(yè)要加大對(duì)文秘工作人員的培訓(xùn)和管理。首先，應(yīng)該不斷提升辦公室文秘綜合管理工作人員招聘的標(biāo)準(zhǔn)[8]。在招聘的時(shí)候，企業(yè)需要全面考核應(yīng)聘者的專(zhuān)業(yè)能力以及綜合素質(zhì)，在筆試考試的時(shí)候除了要考察應(yīng)聘者的專(zhuān)業(yè)理論知識(shí)，還需要考核應(yīng)聘者的文字信息處理能力，尤其是在信息化處理方面，更要考核應(yīng)聘者的職業(yè)技能以及道德素質(zhì)，從而為企業(yè)招聘具備各項(xiàng)素質(zhì)的應(yīng)用型人才。其次，在招聘工作結(jié)束之后需要安排好后期的入職培訓(xùn)工作，讓工作人員全面了解企業(yè)的發(fā)展模式，盡快熟悉對(duì)應(yīng)的工作流程，并組織老員工向新員工傳授一定的工作經(jīng)驗(yàn)等，來(lái)提升工作人員的工作技能。其次，針對(duì)在職的員工企業(yè)要定期組織培訓(xùn)活動(dòng)，以線(xiàn)上線(xiàn)下培訓(xùn)以及講座的形式為員工提供多種形式的理論培訓(xùn)和技能培訓(xùn)，以此來(lái)提升員工的專(zhuān)業(yè)能力，或者是組織員工到其他優(yōu)秀單位進(jìn)行學(xué)習(xí)和交流。另外，通過(guò)企業(yè)文化對(duì)員工的精神世界進(jìn)行熏陶，讓員工樹(shù)立愛(ài)崗敬業(yè)、勤勞奉獻(xiàn)的職業(yè)精神，樹(shù)立終身學(xué)習(xí)的學(xué)習(xí)理念等，增強(qiáng)員工對(duì)企業(yè)的認(rèn)同感和歸屬感。

（三）推動(dòng)辦公室文秘綜合管理工作的信息化發(fā)展

綜合管理部門(mén)應(yīng)該抓住信息化時(shí)代的發(fā)展機(jī)遇，利用現(xiàn)代信息技術(shù)來(lái)提升自身管理工作的質(zhì)量和效率，創(chuàng)新工作方法和手段。企業(yè)辦公室文秘綜合管理部門(mén)在工作中會(huì)涉及大量的數(shù)據(jù)信息，針對(duì)這一方面，工作人員就可以借助現(xiàn)代信息技術(shù)，構(gòu)建屬于企業(yè)內(nèi)部的數(shù)據(jù)庫(kù)，通過(guò)數(shù)據(jù)信息掃描的功能，對(duì)各項(xiàng)信息進(jìn)行錄入，利用企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)將不同的數(shù)據(jù)信息傳輸?shù)綄?duì)應(yīng)的部門(mén)當(dāng)中，和這些部門(mén)進(jìn)行溝通交流，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享。這樣既能夠提升數(shù)據(jù)傳輸?shù)馁|(zhì)量和效率，也能夠提高數(shù)據(jù)分析的準(zhǔn)確性，進(jìn)一步加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部的數(shù)據(jù)聯(lián)系，提升辦公室文秘綜合管理部門(mén)在數(shù)據(jù)傳遞方面的效率。其次，辦公室文秘綜合管理工作人員在組織會(huì)議和進(jìn)行會(huì)議記錄時(shí)也可以利用現(xiàn)代化信息技術(shù)，比如，利用一些會(huì)議記錄的軟件，對(duì)會(huì)議進(jìn)行全程的錄音，在會(huì)議結(jié)束之后進(jìn)行整理。這一種會(huì)議記錄的形式可以保證后續(xù)會(huì)議報(bào)告的完整性，有利于把握整個(gè)會(huì)議當(dāng)中所涉及的細(xì)節(jié)內(nèi)容。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，辦公室文秘綜合管理工作對(duì)于現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展是非常重要的，這就要求企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)辦公室文秘綜合管理工作，不斷完善辦公室文秘綜合管理方面的規(guī)章制度，加大對(duì)文秘工作人員的培訓(xùn)和管理，并積極引進(jìn)現(xiàn)代化信息技術(shù)，以此提升辦公室文秘綜合管理工作的質(zhì)量和效率。