PDM環(huán)境下科技檔案歸檔管理存在的問(wèn)題分析及對(duì)策

候彥霞

摘 要：在科技檔案歸檔管理中引入PDM系統(tǒng)，使歸檔后的科研成果經(jīng)過(guò)再利用，能更好地實(shí)現(xiàn)科技檔案的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益。但PDM使用實(shí)踐中無(wú)論技術(shù)層面還是制度和管理態(tài)度層面均存在一系列問(wèn)題，需要通過(guò)進(jìn)一步推進(jìn)電子化改革、加強(qiáng)檔案管理制度建設(shè)和監(jiān)督、強(qiáng)化歸檔意識(shí)等措施加以改進(jìn)。

關(guān)鍵詞：PDM;科技檔案;歸檔管理科

科技檔案是科學(xué)技術(shù)活動(dòng)的真實(shí)歷史記錄，它記載了科研人員的科技思想、科研成果，為科研生產(chǎn)活動(dòng)提供一手資料，是一種潛在的生產(chǎn)力。歸檔是將文件轉(zhuǎn)化為檔案的關(guān)鍵，科技檔案歸檔將科技文件轉(zhuǎn)換為科技檔案，使科技信息資源更好地服務(wù)于科研和經(jīng)濟(jì)發(fā)展。鑒于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式存在許多弊端，隨著高新技術(shù)的發(fā)展，越來(lái)越多的科技檔案管理引入了PDM（ProductDataManagement）系統(tǒng)管理模式，但實(shí)踐中依然存在不少問(wèn)題。如何根據(jù)科技檔案的特征，發(fā)揮PDM系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)，使科技檔案的歸檔管理更加制度化、標(biāo)準(zhǔn)化，確保檔案的完整有效性，充分體現(xiàn)檔案的利用價(jià)值，已成為科技單位發(fā)展過(guò)程中亟待解決的課題。

一、PDM產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)的特征

PDM產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理，是一項(xiàng)依托于軟件技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)產(chǎn)品的數(shù)據(jù)、過(guò)程和信息資源管理的系統(tǒng)，是隨著網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)的應(yīng)用和電子文件應(yīng)用而產(chǎn)生的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)平臺(tái)。PDM環(huán)境下的科研與生產(chǎn)檔案管理是信息化浪潮推進(jìn)下的一種新型檔案管理模式。在PDM系統(tǒng)中進(jìn)行審查歸檔，檔案管理員在PDM系統(tǒng)就能實(shí)現(xiàn)文件、圖紙的規(guī)范性、齊套性以及簽署的完整性和規(guī)范性等一系列的歸檔審查工作，基本實(shí)現(xiàn)了檔案數(shù)字化管理。對(duì)于科研院所來(lái)說(shuō)，PDM系統(tǒng)既是電子檔案生成的搖籃，同時(shí)也是檔案室歸檔檔案的電子平臺(tái)?；赑DM系統(tǒng)的電子文件歸檔，其文件的整個(gè)生命周期都在PDM上完成。

相較于傳統(tǒng)檔案歸檔管理，PDM系統(tǒng)下的電子檔案歸檔管理具有以下特征：一是編輯起來(lái)快捷方便。由于產(chǎn)品更新?lián)Q代快，科技檔案需要不停修改，而電子檔案修改便捷，只需要在網(wǎng)上操作即可完成，不需要重新設(shè)計(jì)制作，操作便捷高效。二是更加易于傳輸。雖然電子檔案的管理流程和傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案歸檔流程是一樣的，都要經(jīng)過(guò)產(chǎn)生—審簽—?dú)w檔—利用四個(gè)環(huán)節(jié)，但電子簽署流程傳輸更為快捷，設(shè)計(jì)人員將設(shè)計(jì)文件提交到PDM系統(tǒng)，發(fā)起簽審流程后審閱人員在PDM中即可進(jìn)行簽署。一級(jí)簽署完成后，PDM系統(tǒng)將自動(dòng)安排下一簽署人員進(jìn)行審批，直至審批結(jié)束通過(guò)網(wǎng)絡(luò)集成端口到檔案管理部門(mén)進(jìn)行電子歸檔狀態(tài)。三是檔案在存儲(chǔ)利用的時(shí)候更加方便。由于電子檔案存儲(chǔ)空間小，并不需要占用物理空間，而且其具備查找方便，能最大限度地查找利用。四是完整性。在PDM系統(tǒng)下，檔案管理員在文件形成開(kāi)始階段就開(kāi)始介入，實(shí)現(xiàn)了對(duì)檔案管理的前端控制，從頭開(kāi)始控制，一整套流程下來(lái)，可以確保檔案的齊全完整。

PDM系統(tǒng)的實(shí)施，推動(dòng)了檔案管理從紙質(zhì)管理向電子化管理的新型管理模式轉(zhuǎn)變，規(guī)避了傳統(tǒng)檔案管理中煩瑣問(wèn)題，同時(shí)也構(gòu)建了統(tǒng)一的數(shù)字資源庫(kù)，確保有權(quán)限的用戶(hù)可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)資源的共享，代表了目前科技檔案管理發(fā)展的趨勢(shì)，同時(shí)也方便快捷了科研檔案管理工作，這種便利性，即是新時(shí)代的產(chǎn)物，又同時(shí)對(duì)檔案管理員的專(zhuān)業(yè)技術(shù)水平提出了更高要求。

二、PDM系統(tǒng)下科技檔案歸檔管理中的問(wèn)題

1.技術(shù)層面的問(wèn)題

（1）PDM系統(tǒng)實(shí)施前原有紙質(zhì)檔案的歸檔問(wèn)題

電子化改進(jìn)之前，歸檔的紙質(zhì)科技檔案通常是硫酸紙底圖。硫酸圖紙材質(zhì)的特殊性決定其易磨損，由于課題組開(kāi)展科研的需要，會(huì)經(jīng)常性借查閱到所歸檔的硫酸紙底圖，會(huì)對(duì)硫酸紙底圖造成一定磨損，不易長(zhǎng)久保存，從而嚴(yán)重影響科技檔案的復(fù)用性。同時(shí)硫酸紙底圖放久了會(huì)老化變黃，造成字跡、線條不清晰等，無(wú)法反復(fù)使用。在使用PDM系統(tǒng)之后，有必要對(duì)原有的硫酸圖紙進(jìn)行電子化處理，但目前很多單位并沒(méi)有采取有效措施將這些原有圖紙納入PDM系統(tǒng)之中。

（2）關(guān)聯(lián)性問(wèn)題

在PDM系統(tǒng)中，文檔對(duì)象存儲(chǔ)在產(chǎn)品結(jié)構(gòu)樹(shù)上的零部件下，因而需要將零部件和PDM產(chǎn)品結(jié)構(gòu)樹(shù)進(jìn)行關(guān)聯(lián)，否則會(huì)導(dǎo)致圖紙檔案無(wú)法及時(shí)更新。然而有些研發(fā)人員在文檔更新升級(jí)后，并沒(méi)有在PDM系統(tǒng)進(jìn)行選擇關(guān)聯(lián)，使得所歸的電子檔案是舊版本，無(wú)法保證所歸檔科技檔案的準(zhǔn)確性。

（3）基線執(zhí)行不嚴(yán)格問(wèn)題

科技檔案在電子歸檔時(shí)，需要技術(shù)人員劃定基線來(lái)固化科技檔案的技術(shù)狀態(tài)，確保所歸檔的檔案不再隨意更改。而在實(shí)際操作中，往往并沒(méi)有向檔案管理部門(mén)提供基線或者即使提供基線，也并沒(méi)有核實(shí)此基線中的文檔版本是否是最終版本。一方面導(dǎo)致檔案管理部門(mén)無(wú)法固化檔案狀態(tài)，無(wú)法控制產(chǎn)品數(shù)據(jù)版本，不能保障所歸檔的數(shù)據(jù)及圖紙文件的準(zhǔn)確性;另一方面無(wú)法導(dǎo)入到MES（制造企業(yè)生產(chǎn)過(guò)程執(zhí)行管理系統(tǒng)）系統(tǒng)中，不便于科研、生產(chǎn)、維修的日后生產(chǎn)追溯，更無(wú)法繼續(xù)發(fā)揮電子檔案的開(kāi)發(fā)利用功能，嚴(yán)重阻礙了檔案歸檔管理。

2.制度層面的問(wèn)題

在歸檔管理實(shí)踐中，各檔案管理部門(mén)通常會(huì)在國(guó)家檔案局頒布的《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》基礎(chǔ)上，針對(duì)PDM系統(tǒng)檔案管理的特征，結(jié)合本部門(mén)實(shí)際制定相應(yīng)的檔案管理辦法，從而對(duì)與質(zhì)量管理體系有關(guān)的所有質(zhì)量文件、科技文件的歸檔、檔案管理等進(jìn)行有效規(guī)范。但在實(shí)踐中存在對(duì)細(xì)節(jié)方面規(guī)范還不完善或者存在對(duì)檔案管理制度執(zhí)行不嚴(yán)格情況。

首先，在PDM環(huán)境下，在電子簽審流程中，有時(shí)一份文件發(fā)起兩個(gè)簽審流程，產(chǎn)生兩個(gè)版本文件。而因其專(zhuān)業(yè)性，檔案管理人員并不能辨識(shí)哪個(gè)版本。保證電子文件的唯一性是保證電子檔案歸檔真實(shí)性的前提。缺乏有力的電子文件歸檔制度。

其次，紙質(zhì)和電子檔案雙軌并行條件下，沒(méi)有強(qiáng)有力的制度監(jiān)督約束檔案的歸檔管理。相關(guān)人員不能?chē)?yán)格執(zhí)行國(guó)家檔案局下發(fā)的《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》中“四同步”的規(guī)定，存在漏歸、少歸?？蒲杏?jì)劃部門(mén)下達(dá)科研任務(wù)，有時(shí)沒(méi)有讓檔案部門(mén)參加。檔案部門(mén)對(duì)項(xiàng)目進(jìn)展不了解，對(duì)所需要?dú)w檔的文件無(wú)法及時(shí)檢查并要求課題組進(jìn)行整改，無(wú)法搜集齊全所有環(huán)節(jié)的原始資料。雖然有一些重大課題的項(xiàng)目讓檔案管理員參加了會(huì)議，但是也僅僅是在項(xiàng)目驗(yàn)收階段，前期產(chǎn)生的很多資料文件就會(huì)漏歸檔、少歸檔，單位缺乏檔案管理制度約束，這些都制約了檔案有效歸檔管理。

最后，針對(duì)科研生產(chǎn)檔案，缺乏圖紙歸檔回收監(jiān)管機(jī)制。從檔案室下載流轉(zhuǎn)到生產(chǎn)部門(mén)的檔案，存在回收不及時(shí)、圖紙混亂的現(xiàn)象。這樣會(huì)使得同一個(gè)型號(hào)的產(chǎn)品，會(huì)出現(xiàn)多份科研生產(chǎn)圖紙。而且圖紙的回收如若不及時(shí)的話(huà)，會(huì)造成生產(chǎn)車(chē)間出現(xiàn)多份圖號(hào)一樣、但版本不一樣的圖紙。這樣容易造成生產(chǎn)加工圖紙的混亂，無(wú)法對(duì)生產(chǎn)圖紙版本進(jìn)行把控，檔案歸檔不全，不易于檔案的歸檔。

3.態(tài)度層面的問(wèn)題

一方面，歸檔責(zé)任人對(duì)科研檔案歸檔的重要性認(rèn)識(shí)不足，歸檔意識(shí)淡薄。在實(shí)際的科研工作中，有的人片面認(rèn)為把現(xiàn)行資料移交給檔案室就是歸檔，導(dǎo)致搜集的科研檔案不全、搜集的資料不完整。科研檔案的歸檔是從立項(xiàng)到定型、確認(rèn)過(guò)程中形成的和科研及產(chǎn)品所有有關(guān)的文件資料，要求的是成套性。很多課題組認(rèn)為科研項(xiàng)目階段性的完成驗(yàn)收就完成了任務(wù)。其實(shí)鑒定一項(xiàng)任務(wù)完成與否，還要看檔案歸檔工作是否完成。由于對(duì)歸檔缺乏充分的重視，想歸檔就歸、不想歸檔就放在手里，不按照歸檔流程進(jìn)行歸檔。這些都會(huì)導(dǎo)致日后檔案無(wú)法查考、借閱，無(wú)法實(shí)現(xiàn)檔案的開(kāi)發(fā)利用，更無(wú)法完整、翔實(shí)的記錄科研活動(dòng)。

另一方面，歸檔責(zé)任人對(duì)科研檔案歸檔規(guī)范不明確。有些準(zhǔn)備歸檔的工作人員只歸檔復(fù)印件或者是電子版本的文件，原件自己放起來(lái)了，對(duì)歸檔的時(shí)間不明確導(dǎo)致不能及時(shí)全部歸檔。科研部門(mén)負(fù)責(zé)收集、積累從立項(xiàng)到定型和確認(rèn)過(guò)程中形成所有相關(guān)的檔案資料。有些人員只是就某個(gè)階段或僅限于紙質(zhì)資料搜集歸檔到檔案室，對(duì)于各階段以及各種載體形成的文件，課題組要指定專(zhuān)人收集原件?？萍紮n案應(yīng)該在設(shè)計(jì)定型或者正樣確認(rèn)后正式歸檔，同時(shí)還存在拖歸、延歸的現(xiàn)象。

三、PDM環(huán)境下完善科技檔案歸檔管理的建議

1.推進(jìn)電子化改革解決技術(shù)層面問(wèn)題

一方面，加大投入推進(jìn)電子化改革進(jìn)程解決PDM實(shí)施前老舊檔案的管理。隨著檔案信息化工作的不斷深入，電子化文件歸檔已經(jīng)迫在眉睫，存儲(chǔ)數(shù)字化、管理自動(dòng)化、利用網(wǎng)絡(luò)化已經(jīng)是大勢(shì)所趨。針對(duì)之前遺留下硫酸紙底圖，進(jìn)行底圖掃描，將歸檔的A3、A4幅面的硫酸紙底圖逐一掃描到電腦中，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)圖紙的電子化處理。各研發(fā)部門(mén)負(fù)責(zé)組織在PDM系統(tǒng)上開(kāi)展研發(fā)工作，并負(fù)責(zé)檔案的完整性、有效性和歸檔的及時(shí)性;檔案部門(mén)負(fù)責(zé)PDM系統(tǒng)電子檔案的發(fā)放、更改控制、開(kāi)發(fā)利用和管理。課題組對(duì)所歸檔的課題化基線，檔案管理部門(mén)進(jìn)行固化技術(shù)狀態(tài)。一系列操作保障歸檔檔案的齊套性和完整性。底圖掃描工作大大提高了檔案管理工作效率，既方便了科研生產(chǎn)又有利于檔案歸檔管理。隨著高科技的不斷進(jìn)步，在檔案信息化快速發(fā)展的新時(shí)期，隨著數(shù)字化、電子化的步步推進(jìn)，無(wú)紙化生產(chǎn)趨勢(shì)也勢(shì)在必行。加大推進(jìn)無(wú)紙化進(jìn)程，采用無(wú)紙化管理，用先進(jìn)的電子技術(shù)代替手工所帶來(lái)的一系列的煩瑣，相信很多問(wèn)題都會(huì)迎刃而解。

另一方面，開(kāi)展廣泛和專(zhuān)業(yè)的PDM系統(tǒng)知識(shí)培訓(xùn)?？蒲猩a(chǎn)單位應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)科研生產(chǎn)環(huán)節(jié)中涉及人員PDM系統(tǒng)專(zhuān)業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，建立PDM系統(tǒng)知識(shí)考核機(jī)制。加強(qiáng)PDM操作中的規(guī)范，通過(guò)舉辦獎(jiǎng)懲類(lèi)競(jìng)技活動(dòng)達(dá)到對(duì)知識(shí)的掌握度。各研發(fā)設(shè)計(jì)人員在PDM系統(tǒng)中開(kāi)展研發(fā)工作時(shí)要嚴(yán)格按照操作規(guī)范來(lái)設(shè)計(jì)，提高對(duì)其重要性的認(rèn)識(shí)，全面掌握PDM系統(tǒng)知識(shí)，以嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度和積極進(jìn)取的精神對(duì)待工作，檔案管理員應(yīng)該努力學(xué)習(xí)PDM相關(guān)知識(shí)，充分發(fā)揮利用好新型檔案管理模式帶給檔案部門(mén)便利。同時(shí)也要積極探索管理中的問(wèn)題，使檔案管理變得更加便捷規(guī)范。

2.加強(qiáng)檔案管理制度建設(shè)和監(jiān)督

為加強(qiáng)科研院所檔案工作的科學(xué)管理，有效保存和利用檔案，更好地服務(wù)于科研生產(chǎn)、基本建設(shè)、經(jīng)營(yíng)管理等各項(xiàng)活動(dòng)，要完善科學(xué)有效的檔案歸檔管理制度，建立健全檔案歸檔管理的相關(guān)制度，落實(shí)好檔案歸檔管理的硬性要求。作為檔案管理部門(mén)應(yīng)負(fù)責(zé)建立健全科技檔案歸檔管理的各項(xiàng)規(guī)章制度。單位要強(qiáng)化檔案歸檔制度實(shí)施與監(jiān)督，不僅歸檔人員要自身提高監(jiān)督意識(shí)，檔案管理人員也要加強(qiáng)對(duì)歸檔管理的監(jiān)督。要“軟硬”兼施，把握好制度的硬尺，真正把科研檔案管理在制度尺度的紅線下，真正做到標(biāo)準(zhǔn)化管理。

第一，積極制定本公司的《科研與產(chǎn)品檔案歸檔管理辦法》。針對(duì)電子檔案，制定PDM電子歸檔流程規(guī)范，切實(shí)從各個(gè)環(huán)節(jié)監(jiān)管到位。加強(qiáng)電子流程的監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。

第二，針對(duì)科技生產(chǎn)圖紙回收不及時(shí)，可以實(shí)行貼條碼制度回收管理。建立圖紙數(shù)據(jù)庫(kù)，確保從檔案管理部門(mén)發(fā)出的圖紙所貼的條碼在電子系統(tǒng)中可以查到。降低圖紙的重復(fù)出圖率，有效把控圖紙的版本。因?yàn)榭蒲袌D紙文件涉及知識(shí)產(chǎn)權(quán)和保密要求，所以圖紙文件必須閉環(huán)管理。加大對(duì)科研與生產(chǎn)科研圖紙回收的監(jiān)督力度，建立一系列的獎(jiǎng)懲制度。生產(chǎn)完成后，生產(chǎn)計(jì)劃負(fù)責(zé)回收舊的圖紙，對(duì)生產(chǎn)周期長(zhǎng)的產(chǎn)品可以按照生產(chǎn)階段分工序回收，交還檔案室?？蒲性囍频漠a(chǎn)品，生產(chǎn)部門(mén)生產(chǎn)完成后即將圖紙交還科研計(jì)劃部門(mén)，科研計(jì)劃部門(mén)再與檔案室完成交接。

第三，列入單位管理制度和量化考核體系。收集從立項(xiàng)開(kāi)始全過(guò)程檔案，檔案室自己很難收集齊全過(guò)程資料，必須要有相關(guān)人員配合。把檔案材料的形成、積累、整理和歸檔工作納入工作計(jì)劃和有關(guān)人員的職責(zé)范圍，確保檔案歸檔管理工作順利開(kāi)展。通過(guò)年度工作目標(biāo)的建立和落實(shí)、年度檔案檢查、檔案工作目標(biāo)管理考核和專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收、檔案工作評(píng)估等形式，進(jìn)行相關(guān)人員的量化考核。切實(shí)將檔案的收集歸檔工作落實(shí)到實(shí)處。

3.強(qiáng)化歸檔

一方面，積極開(kāi)展檔案歸檔管理宣傳。檔案部門(mén)要積極宣傳歸檔的重要性，增強(qiáng)有關(guān)人員歸檔意識(shí)。做到隨時(shí)隨地宣傳普及檔案歸檔知識(shí)及制度?？梢孕麄鳈n案在生活和工作中所起到的作用，使有關(guān)人員了解檔案作用的廣泛性與長(zhǎng)遠(yuǎn)性，這樣能引起大家對(duì)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)，才能在工作中認(rèn)真收集檔案并且充分發(fā)揮檔案作用。可以宣傳并普及《檔案法》和其他法規(guī)性文件的有關(guān)規(guī)定，使單位工作人員認(rèn)識(shí)到歸檔與否是涉及法律和法規(guī)層面的問(wèn)題。提升了問(wèn)題的高度，才能認(rèn)真執(zhí)行《檔案法》中的相關(guān)要求。還可以宣傳普及歸檔制度中的內(nèi)容，使各部門(mén)工作人員了解歸檔的范圍、時(shí)間和要求，使他們更好地執(zhí)行歸檔制度。還可以通過(guò)有關(guān)會(huì)議進(jìn)行宣傳，如召開(kāi)辦公會(huì)議，以本單位利用檔案正反兩方面事例進(jìn)行宣傳;檔案管理人員可以在提供檔案利用時(shí)宣傳，這時(shí)向有關(guān)人員宣傳，可使得檔案知識(shí)更容易被接受;還可以舉辦一些檔案管理相關(guān)的展覽、陳列，具體、生動(dòng)地展示檔案的作用、檔案室的管理水平、各項(xiàng)規(guī)章制度等，使有關(guān)人員感到歸檔材料交到檔案室是放心的，并且自愿交到檔案室，才能在工作中利用起來(lái)更加的方便。

另一方面，科研工作者和檔案管理員要提升自身專(zhuān)業(yè)能力及技能?？蒲泄ぷ髡咭袑?shí)增強(qiáng)歸檔意識(shí)，增強(qiáng)對(duì)檔案歸檔的重要性認(rèn)識(shí)，并且認(rèn)真落實(shí)單位檔案管理和歸檔制度。真正認(rèn)識(shí)到歸檔的重要性，注重文件在每一個(gè)階段的收集工作，將每一個(gè)階段的文件、資料等都要切實(shí)保存好，切實(shí)做到保證文件的完整性。檔案管理員要通過(guò)平時(shí)對(duì)檔案管理實(shí)踐工作的總結(jié)，全面提高專(zhuān)業(yè)技能和理論水平。加強(qiáng)自身學(xué)習(xí)和專(zhuān)業(yè)修養(yǎng)，提高工作中對(duì)檔案管理事業(yè)的熱愛(ài)和責(zé)任心，最終促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]秦巧云.檔案管理系統(tǒng)與PDM系統(tǒng)的集成與實(shí)現(xiàn)，2012

[2]孫 帥.PDM環(huán)境下科技檔案管理模式的探討《東方企業(yè)文化》，2013

[3]倪曉燕.淺析當(dāng)前科研檔案歸檔管理存在的問(wèn)題及對(duì)策.《機(jī)電兵船檔案》.2013

[4]張先累.科研檔案歸檔滑坡問(wèn)題探因《山西檔案》，1996

[5]楊 嬋.科技檔案的本質(zhì)屬性與特點(diǎn)研究，2007

[6]王傳字.科技檔案管理學(xué)[M].北京：中國(guó)人民大學(xué)出版社，1998

（作者單位：山東工商學(xué)院）