張若飛 杜楠楠

摘要：檔案管理是人才交流中心工作的重要組成部分，檔案是檔案管理的最重要形式之一。隨著時(shí)代的發(fā)展和進(jìn)步，信息技術(shù)在工作場所的應(yīng)用越來越廣泛。一些員工錯誤地認(rèn)為傳統(tǒng)的文書檔案管理不適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要，因此不重視檔案管理，導(dǎo)致管理過程中存在諸多問題，不利于文書檔案管理的發(fā)展。本文主要分析了當(dāng)前檔案管理過程中存在的問題，并提出了一些用于標(biāo)準(zhǔn)化管理策略。

關(guān)鍵詞：人才交流中心;文書檔案管理;存在問題;策略

一、當(dāng)前人才交流中心文書檔案管理過程中存在的問題

（一）文書檔案管理人員綜合素質(zhì)低

由于人才交流中心人員沒有意識到文書檔案管理的重要性，因此大多數(shù)員工沒有參與文書檔案管理。此外，人才交流中心在挑選文書檔案管理人員方面更加隨意，而且人員缺乏職業(yè)培訓(xùn)。此外，某些交流中心行政檔案的工作人員隸屬于其他機(jī)構(gòu)，這將對管理工作的發(fā)展產(chǎn)生一些影響。

（二）檔案管理方式不合理

文書檔案管理有兩個主要功能：一是登記人才交流中心的活動;二是充分利用文獻(xiàn)檔案管理資源，獲取有用信息。只有正確的管理才能在管理過程中發(fā)揮作用，檔案管理還存在許多不合理之處。例如，一些人才交流中心過于重視歸檔功能，忽視了管理檔案的功能，而另一些人才交流中心過于重視歸檔存儲功能，導(dǎo)致資源浪費(fèi)。

（三）文書檔案管理的安全性過低

目前，人才交流中心的檔案管理主要有兩種形式，一種是紙質(zhì)文件管理，另一種是電子檔案，這兩種檔案管理形式各有優(yōu)缺點(diǎn)。紙質(zhì)檔案既繁瑣又難以分類，而電子檔案則易于存儲、查閱和分類，但這兩種檔案管理方法都有一個共同的缺陷，就是安全性太低了。如果紙質(zhì)檔案存儲不當(dāng)，文件中包含的信息可能會被他人竊取，電子檔案的安全性也無法得到保證，一旦檔案管理系統(tǒng)遭到他人攻擊，檔案中的所有信息都將丟失，這給人才交流中心和個人造成了巨大損失。

（四） 檔案管理和使用的深度還不高

文書檔案管理的重要性在于兩個方面：一方面，在登記功能上，主要涵蓋各種活動的信息資料;其次，使用功能是指對記錄的數(shù)據(jù)和信息進(jìn)行必要的分類，以便檔案中存儲的信息能夠在單位今后的工作中發(fā)揮適當(dāng)?shù)淖饔谩Ｈ欢?，目前中國人才交流中心的文書檔案管理主要仍停留在記錄功能上。登記和收到的信息材料只記錄了該股迄今為止的工作成果，這在今后很難有效利用，導(dǎo)致人才交流中心許多檔案的利用率較低。

二、人才交流中心檔案管理效率提升的策略

（一）提高人才交流中心對文書檔案管理的重視程度

文書檔案管理對人才交流中心和社會的發(fā)展具有巨大的積極意義。通過文書檔案管理，人才交流人員必須積極轉(zhuǎn)變觀念，認(rèn)識到文書檔案管理的重要性，并在其日常工作中，積極執(zhí)行經(jīng)理交辦的任務(wù)，做好文書檔案管理工作。例如，為了更好地進(jìn)行文書檔案管理，人才交流中心可以投入更多的資源，增加對人才的投資，并制定適當(dāng)?shù)墓芾碛?jì)劃，更好地進(jìn)行文書檔案管理。

（二） 通過職業(yè)培訓(xùn)提高檔案管理人員的整體質(zhì)量

在文書檔案管理中，管理員的選擇對文書檔案管理的效率有著非常重要的影響。如果負(fù)責(zé)文書檔案管理的工作人員在管理期間沒有意識到管理的重要性，對工作的態(tài)度不好，那么很難做好管理工作。因此，為了提高文書檔案管理的效率，應(yīng)該通過專業(yè)培訓(xùn)提高管理人員的整體素質(zhì)，使管理人員能夠運(yùn)用他們的知識，及時(shí)更新文書檔案管理的最新信息，健全有效的管理方法。此外，在選擇管理人員時(shí)，還必須選擇具有強(qiáng)烈責(zé)任感和創(chuàng)業(yè)精神的管理人員，為進(jìn)一步發(fā)展文書檔案管理打下良好的基礎(chǔ)。

（三）提高檔案利用率，做好文書檔案的安全防護(hù)措施

檔案管理的主要目的是使檔案在工作中得到更好的利用，發(fā)揮檔案的價(jià)值和作用。因此，檔案管理也有必要采取適當(dāng)?shù)奈臅鴻n案管理形式，以提高檔案的科學(xué)性和便捷性，增加檔案的利用率。此外，在管理檔案時(shí)，還應(yīng)注意檔案的安全性。如果紙質(zhì)檔案或電子檔案管理缺乏安全性，則很容易造成信息的泄露為個人和人才交流中心造成重大經(jīng)濟(jì)損失。所以做好檔案管理和安全管理很重要，但在這方面做好工作并不容易，一定要建立完善的文書檔案管理制度，嚴(yán)格按照制度開展日常工作，降低信息泄露風(fēng)險(xiǎn)。

（四）樹立科學(xué)的文書檔案管理意識

文書檔案管理應(yīng)考慮自上而下的檔案管理，特別是管理人員，他們應(yīng)更好地了解文書檔案管理，明確文書檔案管理的責(zé)任。檔案管理人員的任務(wù)是大力宣傳文書檔案管理的重要性。必要時(shí)，可以舉辦專家講座，積極發(fā)布相關(guān)業(yè)務(wù)制度和法律標(biāo)準(zhǔn)，并積極讓全體成員參與文書檔案管理，以獲得他們的理解和支持;管理人員還可以將文書檔案管理納入關(guān)鍵工作，以提高文書檔案管理的質(zhì)量。同時(shí)，要增強(qiáng)文書檔案管理的主動性和廣度，積極賦予決策權(quán)。文書檔案管理人員要與時(shí)俱進(jìn)，對自己提出更高的要求，不斷為自己補(bǔ)充新知識，創(chuàng)造終身學(xué)習(xí)的目標(biāo)，變被動接受為主動學(xué)習(xí)，提高文書檔案管理信息的能力。

（五）提高文書檔案管理的數(shù)字化、安全化水平

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，文書檔案管理應(yīng)適應(yīng)形勢，以數(shù)字化為目標(biāo)。然而，為了促進(jìn)這種情況，需要解決電子文檔信息風(fēng)險(xiǎn)，并加強(qiáng)安全管理。電子技術(shù)在文書檔案管理中的應(yīng)用使文書檔案管理更加舒適和快捷，節(jié)省了大量人力、物力和財(cái)力資源，并且收集信息和完成處理過程所需的時(shí)間也越來越少，盡可能簡化文件管理程序。此外，計(jì)算機(jī)技術(shù)可以節(jié)省獲取信息的時(shí)間和精力，簡化繁重的手動查詢過程，開發(fā)不同方向和類型的咨詢工具。但是，為了保證數(shù)字文件管理的安全性，有必要加強(qiáng)投資和安全技術(shù)管理。例如，登錄時(shí)應(yīng)該使用有效的身份驗(yàn)證信息來加強(qiáng)對安全系統(tǒng)的監(jiān)控，并提高計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的安全性，以防止盜竊和損壞檔案信息，確保文檔和歸檔管理的最高安全級別。

結(jié)束語：

人才交流中心文書檔案管理是一項(xiàng)非常重要的工作，也是評估該人才的一個重要參考點(diǎn)，檔案管理包括多個部門，需要共同努力才能管理好檔案。日后在文書檔案管理工作中，要發(fā)現(xiàn)與文書檔案管理有關(guān)的問題，不斷開發(fā)新的理論和管理技術(shù)，并加以進(jìn)一步發(fā)展，確保文書檔案管理成為人才交流中心的重要組成部門。

參考文獻(xiàn)：

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