吳旭艷(中南林業(yè)科技大學(xué)圖書館)
隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)和終生學(xué)習(xí)型社會(huì)的發(fā)展,高校圖書館需要在保證校內(nèi)服務(wù)和正常工作秩序的前提下,利用資源和專業(yè)服務(wù)的優(yōu)勢(shì),全面參與人才培養(yǎng),主動(dòng)做好文化育人工作。校友作為曾經(jīng)在高校進(jìn)行學(xué)習(xí)、工作和進(jìn)修的人[1],是高校可持續(xù)發(fā)展不可或缺的寶貴資源。校友對(duì)母校有著深厚的“血緣情感”,終其一生對(duì)母校有尋求智力支持、信息支持和情感支持等需要[2]。因此,高校圖書館主動(dòng)向校友開放資源及服務(wù),為校友終身學(xué)習(xí)和發(fā)展提供特色化、個(gè)性化的信息支持,對(duì)密切校友與母校的關(guān)系、培育校友資源、提升高校社會(huì)評(píng)價(jià)水平具有重要意義。
國(guó)外高校將校友視為學(xué)校面向社會(huì)的窗口、學(xué)校的品牌和得天獨(dú)厚的無(wú)形資產(chǎn),把支持校友的成長(zhǎng)與發(fā)展視為學(xué)校的重要任務(wù)[3]?!陡咝D書館標(biāo)準(zhǔn)》規(guī)定:“圖書館作為實(shí)現(xiàn)大學(xué)教育使命的共同參與者,培育與支持有信息素養(yǎng)的學(xué)習(xí)者,使其能有效地發(fā)現(xiàn)、獲取和使用信息,以獲得學(xué)術(shù)成就、進(jìn)行研究和終身學(xué)習(xí)。”[4]康奈爾大學(xué)圖書館的校友服務(wù)制度十分完善,對(duì)校友認(rèn)定、校友權(quán)限、服務(wù)方式等都進(jìn)行了相關(guān)規(guī)定[5]。斯坦福大學(xué)等7 所美國(guó)高校圖書館對(duì)校友提供資料借閱、設(shè)施設(shè)備、電子資源等服務(wù),并強(qiáng)調(diào)校友制度化管理及個(gè)性化服務(wù)[6]。數(shù)字環(huán)境下,美國(guó)高校圖書館普遍為校友提供校外訪問電子資源權(quán)限,提供的電子資源類型主要有校友版數(shù)據(jù)庫(kù)、學(xué)校已購(gòu)電子資源、自建數(shù)據(jù)庫(kù)、網(wǎng)絡(luò)資源等[7]。英國(guó)高校圖書館官網(wǎng)的校友導(dǎo)航欄目設(shè)置清晰,描述明確,提供參觀訪問、資料查閱與借閱、電子資源在線訪問等服務(wù)內(nèi)容[1]。澳大利亞高校圖書館采用免費(fèi)與付費(fèi)相結(jié)合的舉措,按照校友權(quán)益進(jìn)行階段性收費(fèi),設(shè)置年、半年、季度等分時(shí)段付費(fèi)方式,體現(xiàn)出收費(fèi)政策的靈活性[8]。
國(guó)內(nèi)相關(guān)研究強(qiáng)調(diào)高校圖書館支持校友終身發(fā)展的必要性和可行性,提出了幫助校友價(jià)值最大化的高校圖書館品牌文化的目標(biāo)定位[2,9]。根據(jù)《普通高等學(xué)校圖書館規(guī)程》 中關(guān)于“積極參與各種資源共建共享,發(fā)揮信息資源優(yōu)勢(shì)和專業(yè)服務(wù)優(yōu)勢(shì),為社會(huì)服務(wù)”的相關(guān)規(guī)定[10],高校圖書館將向校友提供信息服務(wù)作為社會(huì)化服務(wù)的切入點(diǎn),符合“最小努力原則”并具有深遠(yuǎn)影響[11]。眾多高校圖書館在校友服務(wù)制度建設(shè)、服務(wù)方式和內(nèi)容上都進(jìn)行了探索,并提出建立以校友為核心的社會(huì)化服務(wù)范式,包括實(shí)體圖書館服務(wù)、數(shù)字資源服務(wù)、個(gè)性化信息服務(wù)、特色服務(wù)等內(nèi)容[12]。隨著數(shù)字化技術(shù)的發(fā)展,電子資源所占館藏比例越來(lái)越高,電子資源也更符合校友的使用需求,高校圖書館應(yīng)向校友提供以數(shù)字資源為主的信息服務(wù)[13]。此外,高校圖書館應(yīng)重視畢業(yè)生讀者數(shù)據(jù)的挖掘,及時(shí)將畢業(yè)生讀者服務(wù)延伸為校友服務(wù)[14]。
我國(guó)學(xué)者已從服務(wù)意義、規(guī)章制度、方法策略等方面對(duì)高校圖書館校友服務(wù)進(jìn)行了研究,但沒有從圖書館服務(wù)創(chuàng)新的角度認(rèn)識(shí)校友服務(wù)的重要性,尤其缺乏實(shí)踐探索。本研究運(yùn)用案例分析法,對(duì)中南林業(yè)科技大學(xué)圖書館(以下簡(jiǎn)稱“我館”)“閱讀證書”校友服務(wù)案例進(jìn)行全方位調(diào)研分析,并提出發(fā)展建議,以期為高校圖書館開展校友服務(wù)提供參考。
SWOT 分析法是基于內(nèi)外部競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境和競(jìng)爭(zhēng)條件的態(tài)勢(shì)分析,可用于制定高校圖書館的發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃[15]。筆者運(yùn)用SWOT 分析法全面分析我館開展校友服務(wù)的環(huán)境與條件,在確認(rèn)需求、發(fā)現(xiàn)問題的基礎(chǔ)上,科學(xué)地制定出我館校友服務(wù)的具體策略。
(1)優(yōu)勢(shì)(Strengths)分析。①館藏資源豐富且有學(xué)科針對(duì)性。我館擁有以“林”為主、多學(xué)科并重的立體館藏結(jié)構(gòu),采用引進(jìn)權(quán)威資源與文獻(xiàn)傳遞相結(jié)合、適當(dāng)自建特色數(shù)據(jù)庫(kù)的方式構(gòu)建數(shù)字文獻(xiàn)資源保障體系。自建的“綠色文庫(kù)”特藏庫(kù)、油茶系列數(shù)據(jù)庫(kù)、六個(gè)學(xué)科服務(wù)平臺(tái)等專題館藏具有學(xué)科針對(duì)性和系統(tǒng)性,與校友的文獻(xiàn)信息需求相一致。②智慧圖書館及信息化建設(shè)日趨完善。我館在空間管理、智能設(shè)備投入、虛擬系統(tǒng)運(yùn)用、微信圖書館建設(shè)等方面積極開展智慧圖書館建設(shè)。學(xué)校保存了2013 級(jí)之后的畢業(yè)生在校期間的個(gè)人信息,為圖書館進(jìn)行校友統(tǒng)一身份認(rèn)證和統(tǒng)一權(quán)限管理提供了便利。③用戶服務(wù)能力保障。我館開展了參考咨詢、文獻(xiàn)傳遞、館際互借、查收查引、專題/定題服務(wù)、學(xué)科分析、科技查新等服務(wù),并利用官方網(wǎng)站、微信公眾平臺(tái)、QQ 群、移動(dòng)圖書館等新媒體渠道為讀者提供個(gè)性化資源推送和全天候信息服務(wù)。
(2)劣勢(shì)(Weaknesses)分析。①圖書館資源建設(shè)經(jīng)費(fèi)不足。雖然學(xué)校向我館投入的經(jīng)費(fèi)逐年增加,但圖書資源建設(shè)經(jīng)費(fèi)仍存在較大不足,校友用戶數(shù)量的增加會(huì)給圖書館管理造成額外的經(jīng)費(fèi)壓力。②校友服務(wù)觀念與力量不足。大部分館員缺乏挖掘校友信息服務(wù)需求、支持校友終身發(fā)展的服務(wù)觀念,館員人才隊(duì)伍出現(xiàn)斷層,有能力提供信息參考咨詢和學(xué)科服務(wù)的館員力量不足。③未建立系統(tǒng)的校友服務(wù)體系。我館校友服務(wù)工作主要由辦公室、閱讀推廣部人員承擔(dān),工作組織機(jī)構(gòu)不完善,未建立相關(guān)規(guī)章制度;圖書館主頁(yè)、微信公眾平臺(tái)等信息發(fā)布平臺(tái)未設(shè)置校友服務(wù)欄目或服務(wù)入口,較少通過(guò)我校網(wǎng)站或圖書館網(wǎng)站、微信公眾平臺(tái)等推送校友服務(wù)相關(guān)信息;沒有通過(guò)讀者反饋、網(wǎng)站點(diǎn)擊率和數(shù)據(jù)庫(kù)使用量的統(tǒng)計(jì)等對(duì)校友服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)管,缺乏有效的校友服務(wù)評(píng)價(jià)機(jī)制;中南林業(yè)科技大學(xué)校友辦作為我校專門負(fù)責(zé)校友聯(lián)絡(luò)與服務(wù)的工作機(jī)構(gòu)已成立多年,但圖書館與其缺乏聯(lián)系與合作。
(3) 機(jī)會(huì)(Opportunities) 分析。①高校圖書館服務(wù)社會(huì)化趨勢(shì)與數(shù)字化轉(zhuǎn)型的需求。開展社會(huì)化服務(wù)是高校圖書館發(fā)展的必然趨勢(shì),校友服務(wù)是最佳切入點(diǎn),可推動(dòng)高校圖書館全面、深入地開展社會(huì)服務(wù)[10]。此外,圖書館進(jìn)入全面數(shù)字化轉(zhuǎn)型時(shí)期,館藏資源建設(shè)正逐漸轉(zhuǎn)向以數(shù)字資源為主,圖書館服務(wù)也正在向以數(shù)據(jù)為主要對(duì)象的方向發(fā)展。②校友用戶對(duì)母校有尋求智力支持、信息支持和情感支持的強(qiáng)烈需求。校友如選擇從事科研或繼續(xù)深造,則其所需資料與母校館藏學(xué)科專業(yè)具有一致性,而圖書館對(duì)校友信息和情感需求給予回應(yīng)可密切校友與母校的聯(lián)系,對(duì)培育校友資源產(chǎn)生積極影響。③建校60 周年慶典。校慶前夕,學(xué)校就校友工作作了專門部署,號(hào)召各單位結(jié)合自身工作職能開展校友服務(wù),增強(qiáng)校友歸屬感和學(xué)校凝聚力,實(shí)現(xiàn)學(xué)校和校友的共同發(fā)展、合作共贏。圖書館可發(fā)揮專業(yè)能力和潛在價(jià)值,主動(dòng)做好校友信息服務(wù)工作,提高校園美譽(yù)度與社會(huì)影響力。
(4)威脅(Threats)分析。①互聯(lián)網(wǎng)信息發(fā)布與獲取方式的改變。隨著互聯(lián)網(wǎng)的普及與OA運(yùn)動(dòng)的興起,開放獲取期刊、開放獲取倉(cāng)儲(chǔ)、電子預(yù)印本、開放獲取搜索引擎等多種類型的資源均可在網(wǎng)上免費(fèi)獲取,部分出版商、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)商等原始信息生產(chǎn)者通過(guò)網(wǎng)絡(luò)直接向用戶提供信息檢索與傳遞服務(wù)。信息來(lái)源渠道多樣且便捷,使得高校圖書館的信息優(yōu)勢(shì)受到極大影響。②數(shù)字資源使用權(quán)限。高校圖書館只擁有數(shù)據(jù)庫(kù)的訪問權(quán),通常只對(duì)在校師生用戶開通遠(yuǎn)程電子資源訪問。而大部分?jǐn)?shù)據(jù)庫(kù)商限制校外訪問數(shù)據(jù)庫(kù)的權(quán)限和用戶并發(fā)數(shù),在不額外付費(fèi)的條件下只允許在校師生遠(yuǎn)程使用其數(shù)據(jù)庫(kù),給校友使用母校圖書館數(shù)字資源造成不便。
2.2.1 活動(dòng)理念
根據(jù)SWOT 分析結(jié)果,我館決定依托資源與技術(shù)優(yōu)勢(shì),抓住校友文獻(xiàn)信息需求與我校館藏學(xué)科專業(yè)的一致性,在校慶前夕及畢業(yè)生離校這個(gè)時(shí)間節(jié)點(diǎn)樹立學(xué)校支持校友終身學(xué)習(xí)與成長(zhǎng)的服務(wù)理念,為校友提供以在線使用數(shù)字資源為主要方式的信息服務(wù),打造校友服務(wù)品牌?;诖?,我館于2018 年啟動(dòng)為畢業(yè)生頒發(fā)“閱讀證書”活動(dòng),并精選圖書館數(shù)字資源免費(fèi)供校友使用,把人才培養(yǎng)與社會(huì)服務(wù)結(jié)合起來(lái),實(shí)現(xiàn)高校圖書館社會(huì)效益和文化效益的最大化。
2.2.2 活動(dòng)方案
我館“閱讀證書”活動(dòng)分為紙質(zhì)版“閱讀證書”和數(shù)字版“閱讀證書”兩個(gè)階段。
(1)紙質(zhì)版“閱讀證書”。2018 年,我館組織校內(nèi)資源,同計(jì)算機(jī)與信息工程學(xué)院合作開發(fā)了“閱讀證書”自動(dòng)生成系統(tǒng)。同時(shí),與學(xué)校信息中心協(xié)作,保留2018 屆畢業(yè)生在校信息,利用VPN 技術(shù)開通數(shù)據(jù)庫(kù)遠(yuǎn)程訪問服務(wù)。紙質(zhì)“閱讀證書”展示了畢業(yè)生在校期間的借閱量、閱讀傾向等內(nèi)容,在證書上印制二維碼,鏈接到我校信息中心網(wǎng)站《VPN 遠(yuǎn)程登錄系統(tǒng)使用指南》 網(wǎng)頁(yè),并由校長(zhǎng)在畢業(yè)典禮上贈(zèng)送給全體畢業(yè)生。
(2)數(shù)字版“閱讀證書”。2019 年,我館開發(fā)了數(shù)字版“閱讀證書”微信小程序。無(wú)論畢業(yè)生身處何處,都可以通過(guò)我館微信公眾號(hào)獲得數(shù)字版閱讀證書,并可通過(guò)微信、QQ 等社交媒體進(jìn)行分享。數(shù)字版“閱讀證書”增加了移動(dòng)端校外訪問資源服務(wù)指南,引導(dǎo)校友通過(guò)校園賬號(hào)和密碼登錄“超星移動(dòng)圖書館”,盡享百萬(wàn)電子圖書及海量學(xué)術(shù)資源。
“閱讀證書”活動(dòng)體現(xiàn)了學(xué)校支持校友終身學(xué)習(xí)與成長(zhǎng)的服務(wù)理念,得到了新華網(wǎng)、中國(guó)新聞網(wǎng)、湖南日?qǐng)?bào)、瀟湘晨報(bào)等多家媒體的大力宣傳,在2019 年湖南省普通高等學(xué)校“一校一書——經(jīng)典、精讀、經(jīng)世”閱讀推廣活動(dòng)中榮獲湖南省教育廳頒發(fā)的“創(chuàng)新案例獎(jiǎng)”。本活動(dòng)具有創(chuàng)新性、綜合性、媒介性、廣泛性四個(gè)特點(diǎn)。
(1) 創(chuàng)新性。將記錄學(xué)生在校閱讀軌跡的“閱讀證書”同為校友提供數(shù)字資源與學(xué)習(xí)平臺(tái)的知識(shí)服務(wù)結(jié)合起來(lái),體現(xiàn)了以在線信息服務(wù)支持校友終身發(fā)展的新理念,展現(xiàn)了圖書館全方位、全過(guò)程參與高校人才培養(yǎng)的新思路,探索了充分發(fā)揮文獻(xiàn)信息資源優(yōu)勢(shì)開展校友服務(wù)的新模式。
(2)綜合性。本活動(dòng)立足我館實(shí)際情況制定服務(wù)策略,選擇通過(guò)保留畢業(yè)生在校期間個(gè)人信息的方式對(duì)校友進(jìn)行身份認(rèn)證管理,對(duì)校友免費(fèi)、有限開放數(shù)據(jù)庫(kù)遠(yuǎn)程訪問服務(wù),提供的數(shù)字資源包括部分已購(gòu)數(shù)據(jù)庫(kù)、自建數(shù)據(jù)庫(kù)、學(xué)科服務(wù)平臺(tái)、OA 資源推薦目錄、超星移動(dòng)圖書館數(shù)字閱讀平臺(tái)等,是對(duì)高校圖書館現(xiàn)有校友服務(wù)理論綜合運(yùn)用的實(shí)踐探索。
(3)媒介性。本活動(dòng)通過(guò)海報(bào)、社交媒體、新聞網(wǎng)站等渠道進(jìn)行宣傳推廣,使我校的校友服務(wù)理念與服務(wù)方式得以快速傳播。同時(shí),以“閱讀證書”作為載體,利用二維碼作為信息傳遞媒介,讓校友掃碼即可獲取身份認(rèn)證方法、訪問母校資源方式等相關(guān)信息,保證了校友服務(wù)信息傳遞的精準(zhǔn)性與有效性。
(4)廣泛性。本活動(dòng)由圖書館牽頭,校內(nèi)相關(guān)職能部門、各學(xué)院廣泛參與,保證了活動(dòng)達(dá)到實(shí)效。校友在線使用數(shù)字資源,不受時(shí)空限制,受益人群廣泛?;顒?dòng)期間,通過(guò)線下推廣、多媒體推送、新聞媒體報(bào)道等宣傳方式,獲得新老校友廣泛關(guān)注與認(rèn)可。
校友事業(yè)是高校事業(yè)發(fā)展的重要組成部分,圖書館開展校友信息服務(wù)應(yīng)聯(lián)合高校黨政管理部門、教學(xué)單位、教學(xué)輔助單位協(xié)同運(yùn)作,建立高效的“校—館”聯(lián)動(dòng)機(jī)制。從學(xué)校辦公室、校友會(huì)等部門更全面地掌握校友資源,了解校友對(duì)圖書館的需求及建議,獲得學(xué)校政策、經(jīng)費(fèi)、資源的支持;學(xué)校信息中心對(duì)校友用戶信息認(rèn)證提供技術(shù)支持,將圖書館校友服務(wù)功能保留到校園一卡通上,供校友直接使用;黨委宣傳部提供更高的宣傳推廣平臺(tái),通過(guò)學(xué)校校友信息通報(bào)系統(tǒng)及時(shí)推送圖書館校友服務(wù)動(dòng)態(tài);與教務(wù)處、各學(xué)院保持溝通,通過(guò)調(diào)研學(xué)校學(xué)科發(fā)展現(xiàn)狀及人才培養(yǎng)目標(biāo),明確校友服務(wù)的工作重點(diǎn)和方向。來(lái)自學(xué)校管理層面的參與能給予圖書館校友服務(wù)強(qiáng)勁支持,保證活動(dòng)的策劃、執(zhí)行、宣傳推廣、后期跟進(jìn)等各項(xiàng)工作達(dá)到實(shí)效。
在服務(wù)方式網(wǎng)絡(luò)化和資源存取數(shù)字化“互聯(lián)網(wǎng)+”的時(shí)代,向校友提供以數(shù)字資源為主的在線信息服務(wù)可優(yōu)化用戶體驗(yàn),提高信息服務(wù)水平。圖書館應(yīng)加大本校特色數(shù)據(jù)庫(kù)的開發(fā),積極獲取數(shù)據(jù)庫(kù)資源的授權(quán),爭(zhēng)取在不增加經(jīng)費(fèi)的情況下為校友開放有效限定和部分資源[16]。圖書館有責(zé)任提示校友遵守不批量下載、不進(jìn)行商業(yè)用途、不將賬號(hào)密碼轉(zhuǎn)讓他人使用等細(xì)則。同時(shí),圖書館應(yīng)積極開發(fā)數(shù)字閱讀新平臺(tái),為校友提供移動(dòng)端校外訪問資源服務(wù)。有實(shí)力的高校圖書館可依托特色館藏優(yōu)勢(shì),聯(lián)合數(shù)字資源提供商建設(shè)具有本館特色的數(shù)字閱讀平臺(tái),提供電子書、公開課、數(shù)據(jù)庫(kù)、線上線下活動(dòng)等閱讀資源類型與服務(wù)形式,可根據(jù)校友的閱讀行為提供個(gè)性化定制,在嚴(yán)守資源合理利用原則的前提下,通過(guò)微信、QQ 等第三方平臺(tái)進(jìn)行分享與互動(dòng)[17]。受資金與技術(shù)限制,其他高校圖書館可為在校生開通“書香中國(guó)”互聯(lián)網(wǎng)閱讀平臺(tái)、超星移動(dòng)圖書館、讀秀知識(shí)庫(kù)等數(shù)字閱讀平臺(tái),通過(guò)保留賬號(hào)信息等方式,讓學(xué)生畢業(yè)后繼續(xù)享受來(lái)自母校的資源服務(wù)。這些數(shù)字閱讀平臺(tái)擁有海量數(shù)字資源并定期更新,可免去高校圖書館開發(fā)與維護(hù)成本。需要注意的是,平臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)與高校圖書館自購(gòu)數(shù)據(jù)庫(kù)處于相互獨(dú)立的狀態(tài),對(duì)校友開放并不影響圖書館對(duì)已購(gòu)數(shù)據(jù)庫(kù)的保護(hù)與管控[18]。
每年畢業(yè)季是宣傳校友服務(wù)的最好時(shí)機(jī),可將畢業(yè)生快速發(fā)展為校友服務(wù)對(duì)象。圖書館可利用海報(bào)、展板、座談會(huì)、校園廣播等方式,結(jié)合微博、微信、QQ、論壇等網(wǎng)絡(luò)社交工具,集中推廣圖書館校友服務(wù)。在宣傳推廣活動(dòng)中,可借助“閱讀證書”“畢業(yè)留言墻”“畢業(yè)宣傳冊(cè)”等媒介,通過(guò)掃描二維碼等方式,讓畢業(yè)生獲取詳細(xì)且便于操作的服務(wù)指南,使圖書館校友服務(wù)傳播效果最大化。學(xué)校舉辦校慶、召開校友會(huì)也是校友服務(wù)的宣傳良機(jī),圖書館可通過(guò)現(xiàn)場(chǎng)宣講、為老校友辦證、校友問卷調(diào)查、電話訪談等方式宣傳推廣校友服務(wù),通過(guò)接收校友咨詢、答疑等互動(dòng)活動(dòng)增加校友與母校圖書館的情感粘合,提高校友對(duì)母校圖書館的關(guān)注度與認(rèn)可度。
將為校內(nèi)讀者提供的服務(wù)類型有策略地面向校友開放,增加校友歸屬感[19]。高校圖書館應(yīng)根據(jù)本校本館實(shí)際,逐步完善校友服務(wù)體系。在實(shí)體服務(wù)方面,圖書館可向校友提供參觀訪問、借閱等傳統(tǒng)服務(wù),還可以接受申請(qǐng)和預(yù)約,向校友提供參與圖書館活動(dòng)、錯(cuò)峰開放智慧學(xué)習(xí)空間等服務(wù)。在資源服務(wù)方面,高校圖書館可根據(jù)實(shí)際情況向校友提供免費(fèi)館藏資源、校友數(shù)字閱讀平臺(tái)服務(wù)或吸納校友成為圖書館付費(fèi)會(huì)員,為校友提供數(shù)字資源服務(wù)。在信息服務(wù)方面,充分利用圖書館現(xiàn)已開展的文獻(xiàn)傳遞、查收查引、科技查新、專題/定題服務(wù)、學(xué)科分析、決策支持等服務(wù),為校友構(gòu)建個(gè)性化的科研支持。在特色服務(wù)方面,圖書館可面向校友開展具有紀(jì)念意義的活動(dòng),如接收校友捐贈(zèng)、向校友贈(zèng)送紀(jì)念性物資、收集校友專著等資料建設(shè)“特色文庫(kù)”、為知名校友開辦展覽或紀(jì)念館、結(jié)合社會(huì)熱點(diǎn)或重大事件征集師生及校友資料并舉辦專題展覽等。