摘 要：隨著科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，信息化技術(shù)得到進(jìn)一步廣泛應(yīng)用和普及，在事業(yè)單位的檔案管理工作中，也要進(jìn)一步有效融入信息化技術(shù)，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化、信息化管理，進(jìn)而為事業(yè)單位檔案管理水平的有效提升提供必要的保障。然而，需要注意的是，在事業(yè)單位的檔案管理工作中仍然存在一定的問題或者不足，在現(xiàn)代化發(fā)展環(huán)節(jié)面臨一定的困境。據(jù)此，對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作也需要充分認(rèn)識(shí)到當(dāng)前現(xiàn)代化發(fā)展過程中存在的問題，然后進(jìn)行更有效地應(yīng)對(duì)和處理。基于此，本文重點(diǎn)分析事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化推進(jìn)過程中存在的問題和實(shí)施對(duì)策等相關(guān)內(nèi)容。

關(guān)鍵詞：檔案管理? 現(xiàn)代化? 問題? 對(duì)策

On How to Realize the Modernization of Archives Management in Public Institutions

ZHU Aihong

（Jilin Province Lishu County Funeral Home， Siping， Jilin Province， 136500 China）

Abstract： With the rapid development of science and technology， information technology has been further widely used and popularized. In the archives management of public institutions， it is also necessary to further effectively integrate information technology， to achieve modernization， information management， and provide necessary guarantee for the effective promotion of archives management level of institutions. However， it should be noted that there are still some problems or deficiencies in the archives management of public institutions， and they are facing some difficulties in the development of modernization. Therefore， the archives management of public institutions also needs to fully understand the problems existing in the current modernization development process， and then deal with them more effectively. Based on this， this paper focuses on the problems and Implementation countermeasures in the process of promoting the modernization of archives management in public institutions.

Key Words： Public institution; Archives management; Modernization; Problems; Countermeasures

著重做好事業(yè)單位的檔案管理工作是關(guān)鍵所在，為事業(yè)單位的建設(shè)和管理等提供客觀真實(shí)數(shù)據(jù)。因此，要高度重視事業(yè)單位的檔案管理工作，進(jìn)一步與時(shí)俱進(jìn)，進(jìn)而推進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程，以此確保該類檔案得到精準(zhǔn)有效的保存和管理，進(jìn)而體現(xiàn)出應(yīng)有的事業(yè)單位檔案管理效能。

1事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展現(xiàn)狀

1.1事業(yè)單位方面并沒有高度重視檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程

在新形勢(shì)下，從根本上確保檔案管理工作實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化信息化發(fā)展，是檔案行業(yè)發(fā)展的必然要求。然而，在實(shí)際的調(diào)研中可以看出，在事業(yè)單位方面往往沒有高度重視檔案管理的現(xiàn)代化推進(jìn)進(jìn)程，在實(shí)際的操作過程中，往往沒有充分做到與時(shí)俱進(jìn)和創(chuàng)新發(fā)展。因?yàn)槭聵I(yè)單位在很大程度上受到國家和政府的管理和壟斷，因此事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)往往沒有高度重視信息化建設(shè)，缺乏足夠的危機(jī)意識(shí)，沒有實(shí)現(xiàn)有效創(chuàng)新，進(jìn)而導(dǎo)致檔案管理工作往往無法融入信息化技術(shù)和先進(jìn)的管理手段，沒有充分融入現(xiàn)代化高效化的設(shè)施設(shè)備等，缺乏足夠的軟件硬件支持，由此導(dǎo)致檔案管理工作受到嚴(yán)重影響[1]。除此之外，檔案管理人員往往缺乏積極探索的精神，在實(shí)際的管理過程中不具備先進(jìn)意識(shí)和信息化管理思想，在針對(duì)檔案信息資源進(jìn)行收集整理的過程中，沒有充分體現(xiàn)出信息化的應(yīng)用效能，由此導(dǎo)致某些關(guān)鍵檔案信息資源不能得到收集整理和充分的利用，這對(duì)于事業(yè)單位檔案管理工作的有序推進(jìn)和現(xiàn)代化的發(fā)展步伐會(huì)造成嚴(yán)重限制。

1.2在事業(yè)單位檔案管理制度和發(fā)展模式方面缺乏足夠的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)

現(xiàn)階段，人們對(duì)于事業(yè)單位的檔案管理工作有更為嚴(yán)格的要求，在這樣的情況下，需要進(jìn)一步有效規(guī)范和完善檔案管理制度和發(fā)展模式，使其具備應(yīng)有的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。然而，通過實(shí)際情況可以看出，在當(dāng)前的事業(yè)單位檔案管理工作中，往往不具備足夠的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，并沒有建立健全系統(tǒng)完善的管理制度和運(yùn)行機(jī)制，在現(xiàn)代化發(fā)展方面缺乏相對(duì)應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)和指南，由此導(dǎo)致實(shí)際的事業(yè)單位檔案管理工作不能呈現(xiàn)出良好的效能和價(jià)值，在現(xiàn)代化發(fā)展方面也無法體現(xiàn)出先進(jìn)性和時(shí)效性。在實(shí)際的檔案管理過程中，很多事業(yè)單位在檔案管理環(huán)節(jié)往往不夠平穩(wěn)有序，各項(xiàng)流程比較混亂，由此導(dǎo)致社會(huì)嚴(yán)重的資源占用等相關(guān)問題。導(dǎo)致檔案管理工作往往在混亂無序的狀態(tài)，甚至某些檔案因?yàn)槭羌堎|(zhì)媒介，出現(xiàn)嚴(yán)重的破損，甚至出現(xiàn)資料流失等相關(guān)問題。另外，在事業(yè)單位的檔案資料中，有很多是重復(fù)性的資料或者文件，在針對(duì)各類資料和信息資源進(jìn)行收集、整理的過程中往往涉及很多無價(jià)值的信息和資料，不能充分體現(xiàn)出現(xiàn)代化的收集和整理效能[2]。

1.3相關(guān)檔案管理人員缺乏足夠的專業(yè)技能和綜合素質(zhì)

在事業(yè)單位的檔案管理工作中，要想體現(xiàn)出現(xiàn)代化的發(fā)展成效，需要匹配高質(zhì)量的檔案管理人員，使其具備應(yīng)有的專業(yè)技能和綜合素質(zhì)，具備應(yīng)有的崗位勝任能力，這樣才能為各項(xiàng)工作的推進(jìn)和現(xiàn)代化進(jìn)程的加快提供必要的人才保障。但是通過實(shí)際調(diào)研可以看出，在事業(yè)單位的檔案管理工作中，很多人員往往是兼任的或者臨時(shí)從其他部門抽調(diào)的人員，他們?nèi)狈?yīng)有的專業(yè)技能和檔案管理經(jīng)驗(yàn)，對(duì)于檔案管理的相關(guān)專業(yè)知識(shí)往往不能充分掌握，進(jìn)而導(dǎo)致實(shí)際的檔案管理工作效率比較低下，甚至出現(xiàn)很多錯(cuò)誤、漏洞等情況，對(duì)于檔案管理工作的推進(jìn)會(huì)造成嚴(yán)重影響，無法真正意義上呈現(xiàn)出應(yīng)有的現(xiàn)代化管理效果。除此之外，檔案管理人員的年齡結(jié)構(gòu)比較大，缺乏足夠的創(chuàng)新意識(shí)和創(chuàng)新能力，對(duì)于現(xiàn)代化、信息化管理手段和設(shè)備技術(shù)等等都不能充分掌握，進(jìn)而導(dǎo)致檔案管理的信息化建設(shè)不能有序推進(jìn)，這類情況對(duì)于事業(yè)單位的檔案管理工作現(xiàn)代化的推進(jìn)造成重大影響。另外，某些事業(yè)單位雖然招聘了高學(xué)歷的專業(yè)人員，但是這類人員往往缺乏足夠的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，不具備高質(zhì)量的管理效能和專業(yè)技術(shù)。因此，在實(shí)際的操作過程中往往不能勝任檔案管理的現(xiàn)代化要求，同時(shí)因?yàn)楣ぷ髁勘容^大，相關(guān)人員不能抽出時(shí)間提升自我，進(jìn)而導(dǎo)致自身的專業(yè)知識(shí)和實(shí)際操作技能不能更新和完善，這對(duì)于檔案管理工作的有效發(fā)展和現(xiàn)代化的推進(jìn)都會(huì)造成重大阻礙[3]。

1.4缺少信息化檔案管理機(jī)制和運(yùn)行模式

在新形勢(shì)下，針對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作而言，要想體現(xiàn)出檔案管理的現(xiàn)代化效果，提升檔案管理水平，需要進(jìn)一步有效構(gòu)建信息化檔案管理機(jī)制和運(yùn)行模式。然而，在實(shí)踐過程中，很多事業(yè)單位并沒有構(gòu)建信息化的檔案管理機(jī)制和運(yùn)行模式，在實(shí)際的操作過程中不能充分滿足殯葬服務(wù)要求，在實(shí)際的管理過程中往往仍然沿用守舊的檔案處理手段和方式，通過人工的方式針對(duì)檔案資料進(jìn)行處理，很多檔案資源都是通過紙質(zhì)的形式存在的，無法滿足檔案管理的現(xiàn)代化要求。另外，信息化應(yīng)用手段方面也不夠完善，不能充分融入到信息化運(yùn)行機(jī)制和管理模式中來，由此導(dǎo)致很多檔案信息資源無法及時(shí)有效的收集和整理，更無法對(duì)其進(jìn)行高質(zhì)量的利用，進(jìn)而導(dǎo)致檔案的信息化管理效能和價(jià)值不能得到充分的體現(xiàn)。在信息化管理方面，往往沒有匹配優(yōu)質(zhì)的計(jì)算機(jī)和相關(guān)設(shè)施設(shè)備等，由此導(dǎo)致檔案管理效率十分低下，無法呈現(xiàn)出應(yīng)有的現(xiàn)代化信息化發(fā)展效果[4]。

2實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的策略

2.1進(jìn)一步有效構(gòu)建更為系統(tǒng)完善的檔案管理制度，并在實(shí)踐過程中落實(shí)

在事業(yè)單位的檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程推進(jìn)過程中，從根本上有效確立系統(tǒng)完善的檔案管理制度，是關(guān)鍵所在，只有通過制度的有效確立和在實(shí)踐過程中切實(shí)執(zhí)行，這樣才能為檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程的推進(jìn)提供必要的保障和規(guī)范。在制定相關(guān)制度之前，要著重做好全面深入的調(diào)研和分析工作，著重把握相關(guān)注意事項(xiàng)和影響因素，進(jìn)一步融入相對(duì)應(yīng)的實(shí)施策略，進(jìn)而確保相關(guān)制度和體系具備時(shí)效性，針對(duì)性和可行性。同時(shí)，也要加大相關(guān)制度和運(yùn)行機(jī)制落實(shí)力度，確保相關(guān)工作順利推進(jìn)，使各項(xiàng)制度內(nèi)容在實(shí)踐過程中扎實(shí)執(zhí)行，進(jìn)而充分體現(xiàn)出事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展效果。同時(shí)，在相關(guān)制度的執(zhí)行過程中，要以國家相關(guān)法律法規(guī)為準(zhǔn)繩。充分結(jié)合事業(yè)單位的實(shí)際的檔案管理情況和現(xiàn)代化發(fā)展要求，使相關(guān)制度在實(shí)踐的過程中不斷的完善和優(yōu)化，通過實(shí)踐的驗(yàn)證使其體現(xiàn)出應(yīng)有的現(xiàn)代化、標(biāo)準(zhǔn)化的發(fā)展效果。另外，在檔案的安全方面也要有效加強(qiáng)，通過相關(guān)制度的有效作用，使其安全性，完整性，系統(tǒng)性得到充分的保證[5]。

2.2強(qiáng)化收集、整理、保存檔案資料

事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化主要是為了方便檔案管理工作，對(duì)于檔案資料進(jìn)行更有效的收集整理和保存，確保檔案管理工作能夠順利開展。在實(shí)踐的過程中，要想體現(xiàn)出現(xiàn)代化的發(fā)展成效要為單資料整理和收集利用等等提供必要的前提，更有效的真實(shí)記錄殯葬活動(dòng)的整體發(fā)展情況，提供第一手的信息，為領(lǐng)導(dǎo)的決策和問題的處理提供必要的條件。在實(shí)際的服務(wù)過程中，要進(jìn)一步有效利用信息化技術(shù)和現(xiàn)代化管理手段，全面客觀真實(shí)地記載殯葬活動(dòng)整體情況，相關(guān)工作人員要注重做好第一手資料的收集整理和利用，針對(duì)各項(xiàng)手續(xù)進(jìn)行不斷的完善和優(yōu)化，通過信息化、現(xiàn)代化的管理，使各類數(shù)據(jù)資料通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)統(tǒng)計(jì)到數(shù)據(jù)庫中，以此對(duì)其進(jìn)行分類和整理和利用。同時(shí)也要注重做好各項(xiàng)工作的目標(biāo)制定和切實(shí)落實(shí)貫徹落實(shí)崗位責(zé)任制，對(duì)檔案的分析、歸類、整理以及利用等工作進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化和完善化，確保年終考核、責(zé)任目標(biāo)以及日常運(yùn)行目標(biāo)能夠有效融合，通過制度的完善和信息化技術(shù)的推薦，以此呈現(xiàn)出當(dāng)管理的現(xiàn)代化發(fā)展成效[6]。

2.3提高檔案管理信息化應(yīng)用水準(zhǔn)和效果

在事業(yè)單位的檔案管理工作中，要想體現(xiàn)出現(xiàn)代化的發(fā)展成效，在檔案資料應(yīng)用方面要有效加強(qiáng)，在最大程度上提升檔案的利用價(jià)值和利用率。在實(shí)踐過程中要通過信息化現(xiàn)代化的管理方式，確保檔案資料更為系統(tǒng)完善，具備綜合價(jià)值，更為完整細(xì)致，進(jìn)而對(duì)其利用價(jià)值進(jìn)行更充分的利用，這樣才能呈現(xiàn)出應(yīng)有的效能。在信息化現(xiàn)代化的推進(jìn)過程中，要更有效的強(qiáng)化各類檔案信息的收集整理，對(duì)其進(jìn)行二次生產(chǎn)和利用創(chuàng)新。同時(shí)也要注重做好各類信息的分享交流，著重做好行業(yè)的情報(bào)信息匯總工作，以此體現(xiàn)出應(yīng)有的價(jià)值。同時(shí)通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對(duì)于檔案資料和數(shù)據(jù)資源進(jìn)行更深入的挖掘，通過信息化技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)手段提取信息價(jià)值，以此更充分的滿足檔案管理行業(yè)的客觀要求[7]。

3結(jié)語

通過上面的分析，我們能夠充分看出，在當(dāng)前的事業(yè)單位經(jīng)營發(fā)展過程中，著重做好檔案管理工作是十分重要的內(nèi)容。同時(shí)，也要認(rèn)識(shí)到檔案管理工作是一項(xiàng)十分復(fù)雜的系統(tǒng)性工作內(nèi)容，在當(dāng)前的時(shí)代背景下，需要進(jìn)一步有效融入信息化技術(shù)和現(xiàn)代化管理手段，進(jìn)而推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)代化進(jìn)程，在具體的操作過程中要充分認(rèn)識(shí)到當(dāng)前檔案管理工作中存在的問題，然后行之有效的應(yīng)對(duì)和處理，落實(shí)解決對(duì)策，進(jìn)而促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作取得應(yīng)有的效能。

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中圖分類號(hào)：D630.1;G271 DOI：10.16660/j.cnki.1674-098x.2109-5640-2677 第一作者：朱愛紅，（1972—），女，大學(xué)?？?，館員，研究方向?yàn)闄n案管理

作者簡介：朱愛紅，（1972，8-），女，漢族，大專，館員，研究方向是檔案管理。