陳青嬌

（井岡山大學(xué)，江西 吉安 343009）

1 大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案信息化建設(shè)的積極意義

1.1 順應(yīng)時(shí)代發(fā)展需求

大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案信息化建設(shè)是順應(yīng)時(shí)代發(fā)展、立足社會(huì)需求的必然選擇，對(duì)于創(chuàng)新高校檔案管理與服務(wù)工作具有重要意義。檔案信息化建設(shè)強(qiáng)調(diào)利用網(wǎng)絡(luò)思維和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)優(yōu)化檔案管理流程，所以檔案信息化絕不僅限于檔案數(shù)字化，即檔案信息化建設(shè)不能停留在紙質(zhì)檔案向電子檔案的復(fù)制轉(zhuǎn)移，而是利用檔案集成系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)檔案錄入、數(shù)據(jù)更新、檔案服務(wù)等綜合目標(biāo)。利用大數(shù)據(jù)技術(shù)推動(dòng)檔案信息的及時(shí)更新與動(dòng)態(tài)調(diào)整，是大數(shù)據(jù)技術(shù)持續(xù)進(jìn)步和深入推廣的必然結(jié)果，也是大數(shù)據(jù)時(shí)代人們轉(zhuǎn)變工作思維、創(chuàng)新工作模式的積極選擇，與社會(huì)發(fā)展需求保持較高的契合性和一致性。

1.2 提高檔案管理水平

高校檔案信息化建設(shè)是提高檔案管理效率與檔案服務(wù)水平的有力途徑，對(duì)優(yōu)化檔案工作流程、提升檔案利用效能具有重要作用。大數(shù)據(jù)時(shí)代的檔案信息化管理，依托數(shù)字信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)集成系統(tǒng)，使檔案從信息錄入到服務(wù)應(yīng)用完全實(shí)現(xiàn)在線處理，極大程度解決了以往檔案管理應(yīng)用的時(shí)空限制問(wèn)題，特別是為檔案異地轉(zhuǎn)接、查閱證明等需求提供了良好解決方案。與此同時(shí)，檔案信息化建設(shè)在大數(shù)據(jù)支撐下，不僅檔案信息更新實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化、即時(shí)性處理，而且文字、圖片、音頻、視頻等復(fù)雜數(shù)據(jù)納入檔案材料體系也將成為現(xiàn)實(shí)，這明顯有利于將檔案員從重復(fù)性、機(jī)械性的操作事務(wù)中解放出來(lái)，也進(jìn)一步擴(kuò)大了檔案信息的來(lái)源和應(yīng)用范圍。此外，檔案信息化建設(shè)為高校建立人才培養(yǎng)、學(xué)術(shù)科研、社會(huì)服務(wù)等綜合性檔案資源庫(kù)提供了良好條件，使綜合性的檔案信息共享成為可能。

2 大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)實(shí)困境

2.1 檔案系統(tǒng)的服務(wù)功能單一

大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案的信息化建設(shè)，目的在于通過(guò)信息化、數(shù)字化處理節(jié)約檔案管理的人力與物力成本，利用集成化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)為用戶提供優(yōu)質(zhì)檔案服務(wù)。就目前而言，高校檔案息化建設(shè)已拉開序幕，在大量資金、設(shè)備、人力的支撐下，高校初步實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，但系統(tǒng)功能開發(fā)相對(duì)滯后，檔案信息化服務(wù)的效率與水平有待提高。（1）檔案管理的自動(dòng)化水平不足?，F(xiàn)階段，即使在相關(guān)數(shù)據(jù)形態(tài)完整、結(jié)構(gòu)規(guī)范的情況下，檔案更新或修改依然需要檔案員手動(dòng)輸入，且需經(jīng)過(guò)修改上報(bào)、申請(qǐng)審核、修改備案等一系列復(fù)雜步驟，并不能有效降低檔案員工作的難度和強(qiáng)度，也容易造成檔案系統(tǒng)管理權(quán)限的失衡與混亂。（2）檔案服務(wù)停留在查詢、閱讀等基礎(chǔ)層面。受到技術(shù)限制，高校檔案系統(tǒng)大多只向用戶提供在線查詢、閱讀等基礎(chǔ)性檔案服務(wù)，庫(kù)房智能化管理、檔案分析篩選、功能化模塊查詢等開發(fā)工作不足，基于人員流動(dòng)、干部任用、獎(jiǎng)懲決策、學(xué)生檔案轉(zhuǎn)接等活動(dòng)，并未實(shí)現(xiàn)檔案管理部門與檔案使用部門之間的權(quán)限對(duì)接，對(duì)于檔案深度使用的用戶而言服務(wù)體驗(yàn)較差。

2.2 檔案信息的安全問(wèn)題突出

大數(shù)據(jù)時(shí)代為人們的日常生活、工作學(xué)習(xí)帶來(lái)極大便利，也亟需解決信息資源安全問(wèn)題，而高校檔案的信息化建設(shè)面臨著更加復(fù)雜多樣的安全問(wèn)題。

（1）檔案信息化建設(shè)過(guò)程面臨諸多風(fēng)險(xiǎn)。從數(shù)據(jù)源頭來(lái)看，需要進(jìn)行數(shù)字化處理的紙質(zhì)檔案存在字跡不清、涂抹修改等情況，檔案的真實(shí)性與準(zhǔn)確性難以保證，這為日后電子檔案的管理使用埋下了安全隱患。從數(shù)據(jù)錄入、操作程序來(lái)看，現(xiàn)階段的檔案信息系統(tǒng)不夠完善，缺乏自動(dòng)備份、操作日志查詢困難等問(wèn)題突出，檔案員信息錄入有誤、信息數(shù)據(jù)誤刪誤改等常見問(wèn)題糾正成本較大，對(duì)有限的人力、物力形成新的挑戰(zhàn)。（2）用戶層面的安全漏洞較多。用戶賬號(hào)被盜在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代極為常見，這也威脅著檔案信息及其系統(tǒng)的完整安全。用戶密碼設(shè)置過(guò)簡(jiǎn)、安全等級(jí)低、系統(tǒng)驗(yàn)證手段單一等弊病，使得用戶賬號(hào)被盜、系統(tǒng)遭受惡意攻擊的風(fēng)險(xiǎn)大大提升，極易造成盜取用戶檔案信息、篡改系統(tǒng)數(shù)據(jù)等嚴(yán)重后果。

3 大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案信息化建設(shè)的積極探索

3.1 檔案信息化系統(tǒng)的功能定位

傳統(tǒng)高校檔案工作以檔案的保存、管理為主，功能單一、靈活性較差，檔案資源的整合、服務(wù)能力不足。大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案的信息化建設(shè)，主要通過(guò)建設(shè)集成化信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案資源數(shù)據(jù)采集、標(biāo)引組卷、審核管理、移交入庫(kù)等流程的自動(dòng)化與信息化發(fā)展，從而利用網(wǎng)絡(luò)空間優(yōu)化檔案工作流程、提高檔案服務(wù)水平。從功能定位角度來(lái)看，高校檔案信息化建設(shè)應(yīng)具備資源采集、檔案管理、檔案服務(wù)等基本功能。其中資源采集子系統(tǒng)是實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)，可通過(guò)檔案員手工錄入檔案信息、各部門自動(dòng)采集信息并完成自動(dòng)化組卷、檔案持有人自發(fā)提交電子檔案等途徑完成資源采集。檔案管理應(yīng)涉及檔案的移交審核、整理入庫(kù)、鑒定管理等方面，全面覆蓋檔案從接收入庫(kù)到鑒定銷毀的整個(gè)過(guò)程。提供優(yōu)質(zhì)檔案服務(wù)是大數(shù)據(jù)時(shí)代高校推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的出發(fā)點(diǎn)之一，所以檔案信息化系統(tǒng)需建設(shè)專業(yè)服務(wù)平臺(tái)，向用戶提供檔案的查詢、借閱、出入庫(kù)記錄等基本服務(wù)，以及圍繞檔案展開的材料證明、學(xué)歷與學(xué)位認(rèn)證、出國(guó)交流業(yè)務(wù)等認(rèn)證性服務(wù)，該項(xiàng)功能與服務(wù)需以用戶授權(quán)為前提，應(yīng)在網(wǎng)上預(yù)約登記、在線資格審核、線上業(yè)務(wù)辦理的完整流程下進(jìn)行。

3.2 系統(tǒng)的權(quán)限控制與安全設(shè)計(jì)

信息安全是大數(shù)據(jù)時(shí)代日益突出的社會(huì)性問(wèn)題，對(duì)于高校檔案管理而言其意義更加深遠(yuǎn)，所以高校檔案信息化建設(shè)需科學(xué)設(shè)計(jì)權(quán)限控制體系，為檔案信息化系統(tǒng)和檔案數(shù)據(jù)的安全奠定基礎(chǔ)。

（1）要合理設(shè)置權(quán)限控制的粒度。檔案數(shù)據(jù)在立卷歸檔階段，所有檔案員都扮演著數(shù)據(jù)信息的錄入者角色，個(gè)體檔案員的背景特征沒(méi)有實(shí)際性影響，所以檔案員基于錄入者角色應(yīng)屬粗粒度權(quán)限控制。而細(xì)粒度控制權(quán)限作用于具體用戶，需考慮單個(gè)對(duì)象的實(shí)際情況。比如檔案員錄入信息后，需對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行查看、修改、刪除等操作，為保證操作流程的科學(xué)有序和數(shù)據(jù)信息系統(tǒng)的安全可靠，檔案員只能以自身的錄入信息為操作對(duì)象?；诮巧珓澐謾?quán)限粒度，還應(yīng)防止角色泛濫導(dǎo)致的工作冗余和流程混亂，具體可通過(guò)設(shè)置和勾選權(quán)限控制字段，實(shí)現(xiàn)權(quán)限組合的精細(xì)控制。（2）要加強(qiáng)數(shù)據(jù)把控力度。大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案的信息化建設(shè)必須保證信息真實(shí)可靠、數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、流程安全穩(wěn)定。對(duì)于錄入檔案系統(tǒng)的各類數(shù)據(jù)，無(wú)論紙質(zhì)檔案還是電子信息，都應(yīng)建立篩選、鑒別以及審核機(jī)制，重點(diǎn)排查有涂改痕跡的紙質(zhì)檔案和有修改操作的電子數(shù)據(jù)，從源頭保證數(shù)據(jù)信息真實(shí)可靠。與此同時(shí)，檔案系統(tǒng)輸入的檔案數(shù)據(jù)應(yīng)保持材料制式統(tǒng)一、圖片規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)一致、內(nèi)容格式固定統(tǒng)一，以防止檔案系統(tǒng)的數(shù)據(jù)系統(tǒng)遭到人為損壞。

3.3 基于用戶權(quán)限的檔案服務(wù)

向用戶提供個(gè)性化、多樣化的檔案服務(wù)，是高校檔案信息化建設(shè)發(fā)展的必然趨勢(shì)。從檔案信息系統(tǒng)的對(duì)外服務(wù)角度來(lái)看，檔案服務(wù)應(yīng)圍繞用戶本身的背景與身份，利用用戶權(quán)限滿足用戶檔案需求、保證檔案信息及運(yùn)行系統(tǒng)的安全。（1）通過(guò)在線注冊(cè)完成用戶授權(quán)。用戶可以游客模式瀏覽系統(tǒng)公開內(nèi)容，若進(jìn)一步享受系統(tǒng)檔案服務(wù)需在線注冊(cè)用戶名，用戶名可以數(shù)字、字母或組合形式生成，密碼需包含數(shù)字、大小寫字母等形式，以提高密碼的安全等級(jí)。用戶完成注冊(cè)進(jìn)行初始登錄，檔案系統(tǒng)自動(dòng)彈出用戶個(gè)人中心界面，用戶需進(jìn)一步填寫身份信息、密保問(wèn)題，并通過(guò)身份一致的手機(jī)號(hào)碼獲取動(dòng)態(tài)驗(yàn)證碼，完成個(gè)人身份信息的完整確認(rèn)后可正常使用檔案系統(tǒng)。（2）要有嚴(yán)格的用戶登錄認(rèn)證。已注冊(cè)用戶登錄檔案信息系統(tǒng)需以發(fā)送登陸請(qǐng)求為前提，系統(tǒng)可通過(guò)MD5加密算法對(duì)用戶賬號(hào)和密碼的一致性展開檢驗(yàn)，也可在實(shí)名制背景下利用個(gè)人預(yù)留手機(jī)號(hào)發(fā)送動(dòng)態(tài)驗(yàn)證碼，以此驗(yàn)證用戶合法性。第三，（3）用戶身份調(diào)取用戶信息，進(jìn)而為用戶提供查詢、借閱、身份證明等服務(wù)。

4 結(jié)束語(yǔ)

高校檔案類型多樣、內(nèi)容復(fù)雜，涉及人員流動(dòng)、教學(xué)管理、科研發(fā)展等各個(gè)方面，無(wú)論工作強(qiáng)度還是復(fù)雜性，都對(duì)檔案工作人員提出不小挑戰(zhàn)。大數(shù)據(jù)時(shí)代依托技術(shù)架構(gòu)捕捉行為數(shù)據(jù)，通過(guò)整合分析為相關(guān)人員提供具有參考價(jià)值的信息資訊，不僅資源覆蓋范圍十分廣泛，而且能實(shí)現(xiàn)不同結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)的快速處理反饋，具有無(wú)可比擬的信息管理優(yōu)勢(shì)。所以在大數(shù)據(jù)時(shí)代，高校利用數(shù)據(jù)處理技術(shù)構(gòu)建檔案信息化體系，是實(shí)現(xiàn)檔案管理資源優(yōu)化配置、拓寬檔案服務(wù)邊界的重要突破口。