高職院校綜合檔案室規(guī)劃建設(shè)淺釋

朱麗珊

摘要：高職院校擔(dān)負著為社會主義經(jīng)濟發(fā)展輸送高技能型人才和實用型人才的重要任務(wù)，是為社會主義偉大培養(yǎng)建設(shè)者和接班人的重大使命。為了多出人才，快出人才，為國家培養(yǎng)德、智、體全面發(fā)展的高級專門人才，必須加強學(xué)院的各項管理工作。其中檔案工作是學(xué)院管理工作重要部分，特別是科技、信息高速發(fā)展的今天，檔案工作更有其特殊的歷史意義和現(xiàn)實意義。因此，要重視檔案工作的重要性，記錄好各級領(lǐng)導(dǎo)的議事日程，從人力、物力、財力等方面進行合理的投資，才能使檔案工作適應(yīng)當(dāng)前深化改革和飛速發(fā)展的需要。

關(guān)鍵詞：高職院校檔案室;作用;規(guī)劃建設(shè);工作內(nèi)容

檔案室是由學(xué)院黨政直接領(lǐng)導(dǎo)下的工作機構(gòu)中不可或缺的一部分，其保存資料涉及的內(nèi)容包括各個部門，比如行政部門、財務(wù)部門、教學(xué)部門、教師部門、學(xué)生部門以及后勤服務(wù)保障部門等。學(xué)院檔案室通常按照不同的部門的檔案按科目進行歸類，并將這些資料裝訂成冊，具有綜合性和系統(tǒng)性的特點。從檔案資料中可以了解學(xué)院的發(fā)展歷史以及成長情況，能夠反映出學(xué)院教育事業(yè)變革和發(fā)展過程中呈現(xiàn)的不同特點，作為院內(nèi)教職員工和學(xué)生勞動創(chuàng)造的無價成果，對學(xué)院來說具有重要的意義。

1規(guī)劃建設(shè)學(xué)院綜合檔案室的作用

1.1學(xué)院檔案實行集中統(tǒng)一管理

有利于檔案室發(fā)揮出其職能，使得各部門關(guān)系更加協(xié)調(diào)穩(wěn)定，溝通渠道更加順暢。將各類文件材料按照統(tǒng)一的規(guī)章制度和管理方法展開整理、歸檔，不僅有利于指導(dǎo)和檢查工作的展開，而且進一步提升了歸檔的效率和質(zhì)量，也使得檔案管理職責(zé)更加清晰明了。

1.2實行綜合統(tǒng)一管理

能夠增強檔案業(yè)務(wù)人員的工作能力和工作效率，為檔案部門通盤考慮提供基礎(chǔ)，對業(yè)務(wù)工作和技術(shù)培訓(xùn)等進行獨立安排，便于檔案室更好的實現(xiàn)目標(biāo)管理，便于定崗定責(zé)。

1.3綜合管理有利于為學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)

檔案工作通過各個職能部門能夠準(zhǔn)確快速的傳遞到學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)層，為領(lǐng)導(dǎo)層決策和綜合治理提供有力的支撐，學(xué)院綜合系統(tǒng)中的各個分系統(tǒng)的工作效率也會隨之提升。

1.4建立綜合檔案室有利于庫房設(shè)備的優(yōu)化

建立綜合檔案室意味著要將檔案進行專門庫房集中保管，這使得原來混合保管的檔案和文件材料轉(zhuǎn)變成為專一保管，增強了檔案的安全性和保密性。

1.5綜合檔案室的建立為查閱資料提供了方便

提高檔案的利用率。查找便利，可以利用準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)和資料，就能夠在教育教學(xué)崗位上進行科學(xué)分析研究，實行有效的指導(dǎo)，高效能高質(zhì)量地完成學(xué)院各項工作任務(wù)。

1.6綜合管理有利于檔案信息資源的開發(fā)利用

學(xué)院檔案工作的重點就是檔案信息開發(fā)，對檔案進行綜合管理后，學(xué)院的各種編研和檢查工作的系統(tǒng)性會隨之增強，檔案的利用率、查全率、查準(zhǔn)率會有所提升。

2高職院校綜合檔案室規(guī)劃建設(shè)

2.1檔案室的要求

為了確保檔案有良好的保存和安全的環(huán)境，必須要對檔案室的各項指標(biāo)進行考量，首先從儲存空間來說，要滿足資料存在所需要的容積，還要留有一定的備用空間;一般地面承重容量范圍在800公斤/平方米-1240公斤/平方米之間，采用密集架時要小于或者等于1200公斤/平方米。密集架每層擱板有80公斤的承重能力，其中柜體本身的重量為80公斤。根據(jù)檔案盒子尺寸計算出每組柜體存放檔案盒的數(shù)量，一般來說檔案室門高度為兩米，寬度為一米，存放特殊檔案的室門可以根據(jù)需求進行高度和寬度的擴展;門窗需要用防塵橡膠條進行統(tǒng)一的密封。此外檔案室的門窗需要具有良好的防火和防盜的性能，建筑設(shè)施內(nèi)的排水管和給水管不能從檔案室穿過，消防栓要放置在走廊內(nèi)或樓梯間附近便于及時取用，但是不能在檔案室內(nèi)安置;空調(diào)位置盡量避開文件資料存放位置，及時對室內(nèi)進行真菌、霉菌消毒處理，檢查是否有嚙齒類動物（如老鼠等）等破壞資料;利用不燃材料對通過墻壁或樓、地面處的管道進行填塞密實，采取同樣的防護措施對其他墻身孔洞進行防護，對檔案室的底層地面可以利用地坪的形式降低潮濕度。

2.2關(guān)于檔案室的采光、通風(fēng)要求

一般檔案室的燈光需要有自然光進行照射，但是如果條件有限，也可使用人造光代替自然光，在進行檔案查閱的過程中要避免資料被陽光直射，降低紫外線對檔案、資料造成的損害，采用人工照明檔案庫和查閱檔案時需要選擇防爆燈，這種燈即使在使用時間較長的情況下也不容易發(fā)生火災(zāi)，如果使用的是熒光燈，則需要對紫外線過濾采取一定的措施，還要注意防火方法的運用。在通風(fēng)方面，檔案室一般要求利用自然風(fēng)，但是如果條件有效可以采取空調(diào)通風(fēng)的形式進行通風(fēng)。

2.3檔案室溫濕度要求

檔案室排除氣候條件影響應(yīng)長年設(shè)置溫控裝置，溫度范圍可以控制在14℃-24℃之間，相對濕度在45%RH-60%RH之間。干燥氣候區(qū)可以利用加濕器或者濕拖把將室內(nèi)的環(huán)境濕度保持在合理的范圍內(nèi)。如果所在地區(qū)氣候較為濕潤，則可以利用抽濕機將檔案室進行適當(dāng)?shù)母稍?。檔案室的采暖系統(tǒng)不能利用水、汽作為熱媒，要確保采暖系統(tǒng)的溫度適宜。

2.4檔案室潔凈度要求

檔案室的地面以及墻面等區(qū)域應(yīng)該使用不起塵材料進行裝飾，門窗需要設(shè)置紗窗保證防塵效果，對室內(nèi)的衛(wèi)生進行定期打掃，對防塵網(wǎng)進行定期的清洗。

2.5檔案室電源要求

在檔案室電壓不穩(wěn)定時可以利用調(diào)壓或穩(wěn)壓設(shè)備將電壓波動調(diào)整在合理范圍內(nèi)。采用UPS供電系統(tǒng)或逆變器供電系統(tǒng)來為計算機機房或數(shù)據(jù)機房提供不間斷交流電和無瞬變的通信負荷，采用兩組并聯(lián)的形式將蓄電池連接在一起，通常情況下?lián)碛幸唤MUPS蓄電池即可，在UPS設(shè)計時需要考慮到冗余備份的情況，利用串并聯(lián)的形式進行連接。按最大功率確定逆變器/UPS，如果條件允許，還可以在設(shè)置的過程中留有一臺備用機的位置。

3高職院校綜合檔案室建設(shè)規(guī)劃的檔案管理人員需了解和完成的工作內(nèi)容

3.1檔案類型及歸檔要求

通常來說學(xué)院黨、政、工、團（隊）在工作過程中產(chǎn)生的一些文件材料都屬于文書檔案;學(xué)院中教師和學(xué)生在教學(xué)活動中產(chǎn)生的各種文件材料屬于教學(xué)檔案;教師在對學(xué)生展開教育管理形成的各種文件資料屬于教育檔案;學(xué)院中的財務(wù)工作中以賬、表、憑證等材料表現(xiàn)形式呈現(xiàn)的屬于會計檔案;關(guān)于科研項目、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)等相關(guān)的材料屬于后勤檔案。這些檔案材料對學(xué)院來說具有較高的價值，通常在各個部門中通過整理和立卷的形式來萬層，并將其移交到學(xué)院綜合檔案室進行歸檔保管，屬于學(xué)院共有財產(chǎn)，不能被個人擅自占有和使用。

3.2檔案歸檔時間

不同類型的材料歸檔的時間不同，每學(xué)年結(jié)束后學(xué)院需要對教學(xué)、教育檔案材料展開立卷歸檔的工作;工作結(jié)束后會對后勤檔案進行歸檔，設(shè)備、儀器檔案材料的歸檔通常設(shè)置在安裝試用后。

3.3檔案保管期限

學(xué)院檔案的保管期限通常分為三個：一是永久保管;二是長期保管;三是短期保管。

3.4卷內(nèi)文件應(yīng)齊全完整

為保證卷內(nèi)文件的完整性和齊全性，通常收文、發(fā)文以及來往文書都需要遵循一定的流程，收文需要按照正文、附件、辦理、結(jié)果流程執(zhí)行;發(fā)文需要按照定稿、印本、附件;來往文書流程展開，此外處分材料也需要遵守一定的流程，比如綜合、旁證、個人交待和處理結(jié)果等。

3.5卷內(nèi)文件排列及要求

卷內(nèi)文件排列需要遵循正文在前、附件在后的要求，此外還需要保證以下兩方面的要求：一是印本在前、底稿在后;二是批復(fù)在前，請求在后。每一類的案卷都需要有目錄和張次號。文件歸檔時要保證具有清晰的字跡，署名完整明了。要用專業(yè)的筆進行書寫，將卷內(nèi)金屬物進行拆除。

3.6案卷裝訂要整齊美觀

案卷裝訂前需要對案卷的標(biāo)題進行檢查，具體包括案卷的作者、主題、名稱等，無政治方面的錯誤，具有簡介明了的文辭述語。案卷的封面可以用毛筆進行書寫，一般選用正楷字作為書寫字體，要保證字跡清晰整潔。

3.7歸檔后要求

文件材料歸檔完成后需要對其進行加工處理，具體包括統(tǒng)計工作、登記工作以及編目工作等，依據(jù)方便保管企業(yè)排列有序的原則將這些資料按年代和保管期限編號。

4結(jié)語

在高職院校建設(shè)過程中不能忽視檔案建設(shè)的重要性，從檔案建設(shè)工作中可以觀察到高職院校歷史發(fā)展和未來前進的痕跡。高職院校需要對這些具有巨大價值的檔案資料進行深度挖掘，在此過程中不斷發(fā)現(xiàn)問題，改進問題，實現(xiàn)創(chuàng)新和突破，構(gòu)建出更加美好的校園建設(shè)環(huán)境和氛圍，為校園未來的發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

參考文獻

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