云南邊境地州高校檔案工作管理問題思考

張洪婷

（紅河學(xué)院人事處，云南蒙自 661199）

自2003年以來，云南邊境地州7所大專院校逐步實現(xiàn)了升本或轉(zhuǎn)型發(fā)展的轉(zhuǎn)變，各?；A(chǔ)建設(shè)和辦學(xué)內(nèi)涵都得到了跨越式發(fā)展，教育教學(xué)水平和質(zhì)量都顯示出了長足的提升，得到了社會的認(rèn)可。但在學(xué)校各項工作不斷發(fā)展推進(jìn)的過程中，學(xué)校檔案工作始終處于邊緣化地帶，一直是跟在其他工作背后的“慢行者”，不能與其他工作齊頭并進(jìn)、協(xié)同發(fā)展。2020年6月20日，《中華人民共和國檔案法》[1]（以下簡稱《檔案法》）頒發(fā)后，作為檔案工作一直處于落后、被動地位的地州高等學(xué)校，必須認(rèn)真分析梳理當(dāng)前檔案工作現(xiàn)狀，以新修訂的《檔案法》頒布實施為契機(jī)，開啟檔案工作高質(zhì)量發(fā)展新征程。

一 檔案工作管理存在的共性問題及原因分析

通過對云南邊境地州7所高校檔案工作進(jìn)行調(diào)查研究，各校存在的共性問題就是學(xué)校對檔案工作認(rèn)知缺失導(dǎo)致的檔案工作邊緣化。

（一）檔案工作邊緣化問題嚴(yán)重

1.組織領(lǐng)導(dǎo)和組織機(jī)構(gòu)邊緣化

《高等學(xué)校檔案管理辦法》規(guī)定：“高校檔案工作由高等學(xué)校校長領(lǐng)導(dǎo)，分管檔案工作的校領(lǐng)導(dǎo)協(xié)助校長負(fù)責(zé)檔案工作”[2]，并具體明確高等學(xué)校校長關(guān)于檔案工作的四條具體職責(zé)，一方面明確了分管副校長具體落實檔案工作，另一方面明確高等學(xué)校校長是高校檔案工作的第一責(zé)任人。目前，云南邊境7所地州高校的管理模式基本上是一名副校長分管，在學(xué)校辦公室下設(shè)綜合檔案室，負(fù)責(zé)全校各類檔案（人事檔案除外）的收集整理歸檔工作的管理機(jī)制，校內(nèi)分級管理模式雖已基本形成，但執(zhí)行力度遠(yuǎn)達(dá)不到要求。

鑒于檔案室隸屬于學(xué)校辦公室的從屬性，對于分管校領(lǐng)導(dǎo)和部門領(lǐng)導(dǎo)來說，檔案工作顯然不是工作的重心，在每年的工作計劃中，檔案工作也只是一句話帶過或者只字未提；對于校內(nèi)其他職能部門和學(xué)院來說，多數(shù)沒有指定兼職檔案人員，學(xué)校檔案室一年一度催交的歸檔材料多數(shù)采取“臨時抱佛腳”的方式來應(yīng)付。專職檔案人員，雖說是專職，但多數(shù)人員同時還承擔(dān)著所屬部門的其他工作。

2.基礎(chǔ)投入邊緣化

高校的檔案工作畢竟不屬于學(xué)校核心工作，其在學(xué)校中得不到重視，各方面投入較少。7所學(xué)校檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)基本都落后于學(xué)校其他教學(xué)設(shè)施，共性的問題是庫房設(shè)置不規(guī)范，庫房面積不足，檔案工作要求的各種硬件設(shè)施配備不齊全，沒有檔案工作專項資金，檔案工作中必須的一系列電子設(shè)備未配備，嚴(yán)重制約了高校檔案工作的正常發(fā)展。

3.管理主體邊緣化

《高等學(xué)校檔案管理辦法》第九、十、十一條對學(xué)校檔案館（室）人員配備及條件作了明確規(guī)定，但由于領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作缺乏深刻認(rèn)識，不夠重視，在實際工作中很難得到落實。一是在人員配備上，檔案管理人員學(xué)歷、職稱層次偏低、隊伍結(jié)構(gòu)不合理的現(xiàn)象較為普遍；二是在個人發(fā)展上，管理人員的學(xué)歷提升、技能培訓(xùn)、職稱晉升空間較小；三是在健康保障上，《高等學(xué)校檔案管理辦法》第十三條規(guī)定的高等學(xué)校對長期接觸有毒有害物質(zhì)的檔案工作人員應(yīng)享有的保障得不到落實；四是各部門各學(xué)院兼職檔案工作隊伍不穩(wěn)定，檔案材料的收集歸檔工作根據(jù)所在部門人員工作的輕重緩急情況隨意更換。

4.管理對象邊緣化

高校檔案信息資源的開發(fā)利用是檔案工作的重要內(nèi)容，是檔案工作圍繞學(xué)校中心、服務(wù)大局的直接體現(xiàn)。然而，就目前而言，7所學(xué)校的檔案似乎變成一堆“死材料”，一直處于極度的被動地位，檔案工作與學(xué)校中心工作跟進(jìn)不緊，銜接不好，更沒有形成積極服務(wù)學(xué)校其他工作發(fā)展的措施和手段。

（二）學(xué)校各個層面對檔案工作的認(rèn)知缺失是檔案工作邊緣化的根本原因

1.校領(lǐng)導(dǎo)層面的認(rèn)知缺失

長期以來，大多數(shù)的領(lǐng)導(dǎo)，甚至分管檔案工作的校領(lǐng)導(dǎo)在思想上對檔案工作的重要性認(rèn)識不足，片面認(rèn)為高校的中心任務(wù)是教書育人，檔案工作在學(xué)校整體工作中無足輕重，平時很少過問或基本不過問學(xué)校的檔案建設(shè)與發(fā)展工作。近年來，隨著高校編制的改革與發(fā)展、辦學(xué)結(jié)構(gòu)與內(nèi)涵的變化，各校盡量縮緊管理部門人員和教輔人員編制。一方面導(dǎo)致各校檔案管理人員在超負(fù)荷運(yùn)轉(zhuǎn)，大家基本上是在地位不高、工作量不輕的狀況下工作；另一方面把非檔案專業(yè)的人員安排在檔案管理工作崗位上，他們不是專業(yè)人員，對檔案專業(yè)知識一無所知，嚴(yán)重影響了檔案工作的順利開展。

2.各二級部門的認(rèn)知缺失

由于認(rèn)知上的不足，學(xué)校各部門對檔案材料的收集也不重視。第一，沒有專人負(fù)責(zé)。多數(shù)部門領(lǐng)導(dǎo)沒有指定專人負(fù)責(zé)，平時部門產(chǎn)生的材料收集方式是各自為陣，待檔案室催交歸檔材料時隨手全部聚攏移交；第二，兼職檔案人員變動頻繁。由于“檔案收集歸檔不是部門的中心工作”的思想根深蒂固，各部門根據(jù)該學(xué)期誰工作量相對較小誰來做兼職檔案員的情況較為突出；第三，指定兼職檔案人員無心工作。由于兼職檔案工作在職稱晉升、評先評優(yōu)等方面都不計入工作量，所以敷衍應(yīng)付的情況較為突出。以上問題帶來的后果是上交材料重件、缺件現(xiàn)象嚴(yán)重，很大程度上影響了歸檔材料的齊全與完整性、增加了綜合檔案室工作人員的工作量。

3.檔案工作者的自我認(rèn)知缺失

長期以來，高校檔案工作者在職稱職務(wù)晉升、評先評優(yōu)等方面與其他人員相比機(jī)會較少，工作成果得不到認(rèn)可和公正的評價，難以體會到檔案工作所帶來的職業(yè)成就感和歸屬感，消極怠工現(xiàn)象嚴(yán)重。一是心理消極。對所從事的工作價值缺乏正確的認(rèn)識，自我價值評價降低，自卑感增強(qiáng)；二是態(tài)度消極。沒有職業(yè)追求，沒有進(jìn)取之心，平時不愿主動與部門之間就歸檔材料的收集進(jìn)行溝通與指導(dǎo)；三是做事消極。認(rèn)為做與不做一個樣、做多做少無人知，工作中存在“不求有功但求無過”的現(xiàn)象。

二 以新修訂的《檔案法》為契機(jī)，立足實際，探索和完善檔案管理發(fā)展機(jī)制

（一）樹立正確的檔案價值觀，依法給予檔案工作保障

一是在校級層面，主管檔案工作的校級領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對檔案工作給予高度重視,要讓檔案工作在學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃中有一席之地，切實制定措施解決學(xué)校檔案工作中存在的問題，在人力、財力、物力等方面給予支持。尤其要根據(jù)2021年1月1日起施行的《中華人民共和國檔案法》（新修訂版）增設(shè)的“第五章 檔案信息化建設(shè)”中各條的具體要求，為檔案信息化實踐提供引領(lǐng)和保障，有效促進(jìn)檔案信息化建設(shè)與學(xué)校其他工作同步發(fā)展；二是在二級部門層面，各部門領(lǐng)導(dǎo)要強(qiáng)化檔案意識，指定專人負(fù)責(zé)，保證隊伍相對穩(wěn)定，把兼職檔案人員的工作量計入年度工作總量，關(guān)心和解決工作中存在的問題；三是在專職檔案管理人員層面，要改變墨守陳規(guī)、“弱勢群體”的觀念，堅持開放導(dǎo)向，主動以服務(wù)學(xué)校、服務(wù)教師、服務(wù)社會人員為落腳點，展現(xiàn)出更加專業(yè)、更加包容的檔案工作形象，努力建設(shè)開放型、服務(wù)型、現(xiàn)代化的檔案館（室），爭取獲得社會準(zhǔn)確的認(rèn)知和公正的評價。

（二）建立和完善組織體系

高校檔案工作要與學(xué)校其他工作同頻共振、協(xié)同發(fā)展，必須建立和完善學(xué)校、檔案室、立卷部門各司其職、各負(fù)其責(zé)的三級檔案管理體系。第一，成立學(xué)校檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，定期召開會議，共同討論檔案工作面臨的問題，研究制定檔案工作計劃和解決辦法；第二，學(xué)校檔案室要多渠道、多手段進(jìn)行宣傳，進(jìn)一步強(qiáng)化全員檔案意識，積極組織學(xué)校兼職檔案員學(xué)習(xí)國家和本省本地區(qū)關(guān)于檔案工作的一系列法規(guī)、文件，深入貫徹落實新修訂的《檔案法》和《高等學(xué)校檔案管理辦法》精神，不斷加深對檔案工作重要性的認(rèn)識,增強(qiáng)做好檔案工作的歷史責(zé)任感和緊迫感；第三，各部門設(shè)置相對穩(wěn)定的兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門歸檔材料的收集、整理、組卷，按學(xué)校檔案室的規(guī)范要求按時、按質(zhì)、按量移交學(xué)校檔案室歸檔。

（三）加強(qiáng)主動服務(wù)意識

高校檔案工作者必須解放思想，創(chuàng)新管理服務(wù)模式，引領(lǐng)學(xué)校兼職檔案管理隊伍，充分挖掘檔案價值，為學(xué)校的辦學(xué)發(fā)展規(guī)劃提供借鑒。第一，主動對兼職檔案員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)與指導(dǎo)。檔案室工作人員一要結(jié)合實際加強(qiáng)對二級部門檔案業(yè)務(wù)的指導(dǎo)，加快推動學(xué)校檔案規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、常態(tài)化管理；二要通過各種途徑、各種場合、各種方式宣傳新修訂《檔案法》，對兼職檔案員進(jìn)行培訓(xùn)，深入各部門了解檔案工作狀況，找準(zhǔn)各部門歸檔材料的方向和內(nèi)容，因地制宜，分類指導(dǎo)，在工作中給予他們幫助。第二，主動為學(xué)校的建設(shè)和規(guī)劃提出建議并提供服務(wù)。檔案室工作人員要掌握學(xué)校發(fā)展動態(tài)，拓展思維，多方位思考、多角度挖掘史料價值。比如可從編撰學(xué)校年鑒、大事記，建設(shè)校史館等多方面主動提出想法和建議；可以對近年學(xué)校發(fā)展的各類數(shù)據(jù)進(jìn)行比對、形成分析材料，為學(xué)校制定新的規(guī)劃提供強(qiáng)有力的數(shù)據(jù)支撐等等。第三，主動開展交流與服務(wù)。一是勇于摒棄以往檔案工作留給人們的神秘印象，保障查檔利用者的權(quán)利，加大檔案開放力度，推動檔案資源跨行業(yè)、跨部門共享，加強(qiáng)檔案文化宣傳，充分體現(xiàn)檔案工作開放包容、務(wù)實高效的專業(yè)精神和服務(wù)精神；二是要根據(jù)檔案利用者對檔案內(nèi)容的需求情況進(jìn)行預(yù)判和統(tǒng)計，梳理出“高頻檔案”，及時提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)；三是要充分利用區(qū)位優(yōu)勢，加強(qiáng)與鄰國有關(guān)部門、學(xué)校的檔案國際交流合作，使檔案工作彰顯出國際化特色。

（四）為檔案管理工作者提供應(yīng)有的保障

在個人健康方面，要按照《高等學(xué)校檔案管理辦法》“第十三條 高等學(xué)校對長期接觸有毒有害物質(zhì)的檔案工作人員，應(yīng)當(dāng)按照法律法規(guī)的有關(guān)規(guī)定采取有效的防護(hù)措施防止職業(yè)中毒事故的發(fā)生，保障其依法享有工傷社會保險待遇以及其他有關(guān)待遇，并可以按照有關(guān)規(guī)定予以補(bǔ)助”[2]的規(guī)定，將健康保障落實到位；在個人發(fā)展方面，一是要多為檔案工作者提供學(xué)習(xí)培訓(xùn)的機(jī)會，讓他們走出去，開拓視野，提升相應(yīng)的專業(yè)知識與技能；二是要給予他們適當(dāng)?shù)穆毞Q職務(wù)晉升通道，尤其是在目前各校職稱晉升基本是以教師為中心的模式下，學(xué)校應(yīng)該考慮各個系列在職稱中的占比，使其均衡發(fā)展，檔案系列不可冷落和偏廢。

三 結(jié)語

云南邊境地州高校分別位于與越南、緬甸、老撾接壤的地區(qū)，地理區(qū)位偏遠(yuǎn)，學(xué)校自身發(fā)展相對比較滯后，學(xué)校在制定發(fā)展規(guī)劃乃至年度計劃時，基本沒有把檔案工作的改革與發(fā)展納入具體內(nèi)容，檔案工作始終處在學(xué)校全盤工作的邊緣地帶，嚴(yán)重阻礙了學(xué)校檔案工作與其他工作的協(xié)同發(fā)展。作者通過對這一情況及原因進(jìn)行分析，結(jié)合實際提出推動學(xué)校檔案工作發(fā)展的意見建議，旨在希望云南邊境地州高校能夠?qū)φ招滦抻喌摹稒n案法》中“監(jiān)督檢查”規(guī)定的具體要求，把學(xué)校檔案工作抓牢做實，以保證檔案工作與學(xué)校其他工作得到同步發(fā)展。