機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理問題和應(yīng)對(duì)措施

全璟 湖北省武漢市江夏區(qū)衛(wèi)生健康局信息中心

人事檔案是人事管理活動(dòng)的重要組成部分，記錄了個(gè)人在各個(gè)方面的信息，是人才履歷和品格的直觀體現(xiàn)，也是單位培養(yǎng)選擇人才的重要依據(jù)。隨著信息化建設(shè)的發(fā)展，目前機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理中存在的問題也逐步顯現(xiàn)。本文對(duì)存在的問題進(jìn)行分析，并提出相應(yīng)的解決措施。

一、人事檔案管理工作對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的意義

人事檔案管理工作在機(jī)關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展中起著至關(guān)重要的作用。首先，機(jī)關(guān)事業(yè)單位重視人事檔案管理工作，人事檔案管理可以幫助機(jī)關(guān)事業(yè)單位及時(shí)掌握單位員工的基本信息，有了人才的支持，機(jī)關(guān)事業(yè)單位各項(xiàng)工作才能高效開展，只有更好地掌握人員信息，充分了解內(nèi)部人員的情況，才能充分發(fā)揮人才的價(jià)值。其次，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的人事檔案管理，滿足了社會(huì)人才流通的需求，是各個(gè)單位進(jìn)行人才選聘的重要依據(jù)。再次，人事檔案的管理工作有利于推動(dòng)人力資源改革的深化。從目前來看，部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位在人事檔案管理工作上出現(xiàn)了一些問題，比如：機(jī)關(guān)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案管理工作的重視度不高、人事檔案管理部門缺少相應(yīng)的配置、人事檔案管理方式落后等，需要機(jī)關(guān)事業(yè)單位對(duì)這些問題進(jìn)行優(yōu)化，提升人力資源的工作水平，使機(jī)關(guān)事業(yè)單位人才隊(duì)伍建設(shè)穩(wěn)步發(fā)展。

二、機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理的不足

（一）對(duì)人事檔案管理有一定的忽視

人事檔案管理對(duì)于機(jī)關(guān)事業(yè)單位來講，不僅是工作組成部分還是維護(hù)其人才的關(guān)鍵方式。因此，要一直強(qiáng)化人事檔案的整個(gè)管理力度，才可以符合單位未來發(fā)展的方向和目標(biāo)。然而，目前有個(gè)別單位忽視人事檔案管理，將發(fā)展的目光和重點(diǎn)放在了業(yè)務(wù)上，沒有重視認(rèn)識(shí)檔案管理對(duì)其產(chǎn)生的積極影響，這就對(duì)其發(fā)展產(chǎn)生一定程度的阻礙作用。同時(shí)，一些單位的主要領(lǐng)導(dǎo)自身對(duì)人事檔案管理的整體了解甚少，只是知道其管理工作的大概情況，對(duì)于實(shí)質(zhì)性的具體內(nèi)容缺少全面認(rèn)知，所以造成其管理工作效率低下，工作人員的態(tài)度不端正，選人用人效果不佳。

（二）人事檔案的管理不夠?qū)I(yè)

人事檔案的管理看起來十分輕松，實(shí)際上是十分單調(diào)乏味同時(shí)專業(yè)性、保密性很強(qiáng)的工作。因此，需要管理人員具備專業(yè)的素養(yǎng)與熟練的專業(yè)技能，在人事檔案的收集、整理、保管以及使用的過程中，不斷認(rèn)識(shí)以及實(shí)踐，進(jìn)而充分了解全部人事檔案工作的相關(guān)知識(shí)，提升人事檔案的質(zhì)量和使用率。但是如今的現(xiàn)狀是有些單位對(duì)工作專業(yè)度的要求并不太高，很多從事這一工作的人員并未掌握相應(yīng)的技能；有些單位人事檔案管理員往往身兼多職，導(dǎo)致檔案管理者的工作超負(fù)荷，不能集中精力在這一工作中，不能形成很高的專業(yè)素養(yǎng)。

三、解決機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理存在問題的對(duì)策

（一）提升機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作地位

在機(jī)關(guān)事業(yè)單位改革背景下，人事檔案管理工作的重要性日漸凸顯，機(jī)關(guān)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)提升對(duì)干部人事檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，將其放到應(yīng)有的地位。應(yīng)結(jié)合機(jī)關(guān)事業(yè)單位改革的發(fā)展趨勢(shì)，重新定位機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理目標(biāo)，優(yōu)化管理方法與成效。與此同時(shí)，應(yīng)為干部人事檔案管理提供制度、資金、技術(shù)設(shè)備、專業(yè)人才等方面的支持，使這項(xiàng)工作擁有較為完善的基礎(chǔ)保障。還應(yīng)將事業(yè)干部人事檔案管理工作與本單位改革目標(biāo)、主要職能業(yè)務(wù)的發(fā)展、人力資源管理措施等相結(jié)合，促進(jìn)干部人事檔案管理價(jià)值的有效遞增。

（二）推行管理工作的信息化數(shù)據(jù)庫

應(yīng)該大力推行信息化建設(shè)，努力將人事檔案管理工作實(shí)現(xiàn)信息化，在配備計(jì)算機(jī)等信息化設(shè)備的前提下，加大對(duì)操作人員計(jì)算機(jī)技能的培訓(xùn)，盡量防止使用手工操作的手段進(jìn)行管理，讓管理者可以及時(shí)掌握最新設(shè)備的使用技能，從而提高認(rèn)識(shí)檔案管控的水平和工作效率。信息數(shù)據(jù)必須規(guī)范，若沒有統(tǒng)一的格式及標(biāo)準(zhǔn)，便不能實(shí)現(xiàn)地區(qū)、專業(yè)系統(tǒng)及國家的人力資源信息共享的目的，在數(shù)據(jù)信息設(shè)置中可以增設(shè)一條有關(guān)單位、部門特征的項(xiàng)目。信息分類數(shù)據(jù)庫設(shè)立的內(nèi)容通常有身份證號(hào)、姓名、性別、工作單位、現(xiàn)住址、聯(lián)系電話、畢業(yè)學(xué)校、時(shí)間、專業(yè)、學(xué)歷等信息。這是人事檔案管理的基礎(chǔ)，是人事檔案信息化管理的核心，可以集中組織、管理人員所需的所有基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，不但可以重復(fù)使用，提升利用率，還能消除重復(fù)數(shù)據(jù)收集存儲(chǔ)，使結(jié)構(gòu)合理、功能齊全，能夠共享人才信息資源庫，可時(shí)刻為組織、人事的業(yè)務(wù)管理者提供多種功能、深層次的信息服務(wù)。

（三）對(duì)管理制度予以進(jìn)一步優(yōu)化

在機(jī)關(guān)事業(yè)單位進(jìn)行相應(yīng)的檔案管理過程中，需要進(jìn)一步對(duì)人事檔案管理制度進(jìn)行有效的優(yōu)化，傳統(tǒng)的檔案管理制度往往在具體的應(yīng)用過程中已經(jīng)無法與創(chuàng)新時(shí)代的發(fā)展特征相符合。因此，相應(yīng)的機(jī)關(guān)事業(yè)單位需要充分對(duì)當(dāng)前單位自身的發(fā)展特性以及單位人力資源自身所擁有的特點(diǎn)進(jìn)行詳細(xì)的探究，并以此對(duì)相應(yīng)的管理制度進(jìn)行有效的制定，使整體管理制度能夠深入人事檔案管理的諸多角度，使相應(yīng)的檔案管理工作得以有效細(xì)化。由此，使檔案管理在發(fā)展過程中所擁有的管理制度得以進(jìn)一步健全。此外，在建立優(yōu)質(zhì)的檔案管理制度時(shí)，需要進(jìn)一步對(duì)整體檔案管理的考核激勵(lì)機(jī)制予以有效確立，進(jìn)而以考核與激勵(lì)的手段促進(jìn)檔案管理人員端正工作態(tài)度，并且將相應(yīng)的檔案管理責(zé)任落實(shí)到人，使機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的綜合效率得以大幅度提升。

四、結(jié)束語

綜上所述，機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)提高對(duì)人事檔案管理工作的重視程度，采取先進(jìn)的管理措施和手段，對(duì)檔案管理工作加以改善并健全，讓人事檔案管理工作彰顯出本來的價(jià)值，推動(dòng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的長(zhǎng)足進(jìn)步。