新時期加快企業(yè)檔案信息化建設(shè)的措施

李立

摘要：在社會不斷進(jìn)步和發(fā)展的背景下，科學(xué)技術(shù)水平顯著提升，在信息技術(shù)快速發(fā)展的今天，為了提升企業(yè)檔案管理的實效性和科學(xué)性，在日常管理中運用信息技術(shù)的情況已相當(dāng)普遍。本文從實際管理的角度出發(fā)，就企業(yè)檔案管理中信息技術(shù)運用所面臨的問題進(jìn)行了分析和歸納，并提出了相應(yīng)的解決對策，以供參考。

關(guān)鍵詞：信息化;企業(yè)檔案管理;問題;對策

引言

檔案建設(shè)可以為企業(yè)經(jīng)營、生產(chǎn)與管理提供信息資源的支持，為了保證三項工作順利開展，并滿足新時期下對企業(yè)檔案提出的要求，就需借助現(xiàn)代化技術(shù)，實現(xiàn)企業(yè)檔案信息化。因此，需對當(dāng)前行業(yè)市場的發(fā)展形勢進(jìn)行全面分析，并結(jié)合企業(yè)實況，不斷優(yōu)化建設(shè)工作，從整體上提高企業(yè)檔案信息化建設(shè)水平。

1新時期企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的意義

1.1查詢搜索更加便捷

在傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理工作中，關(guān)于有關(guān)搜索信息工作方面，檔案管理人員花費的時間與精力比較多。通過企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)工作的發(fā)展，可以確保查詢工作的高效完成，面對多樣化的查詢形式，還可以選用最優(yōu)化的方式。在短時間內(nèi)將所需的檔案信息檢索出來，不僅減少了檔案管理人員的工作量，而且節(jié)約了寶貴的時間。

1.2檔案保存的完整性和延續(xù)性有了極大的提升

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在管理過程中極易受到溫度、濕度等環(huán)境因素的影響，產(chǎn)生發(fā)霉、損壞的現(xiàn)象，進(jìn)而無法對檔案進(jìn)行完整性、長久性存儲，甚至出現(xiàn)檔案丟失的情況。然而，通過檔案的信息化建設(shè)，以上諸多問題都可以得到完美的解決?？梢酝ㄟ^技術(shù)手段將以往的紙質(zhì)檔案，轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息，儲存于計算機(jī)磁盤中。這樣不僅可以實現(xiàn)檔案存儲地永久性和完整性，還可以提高檔案存儲空間的利用率，同時規(guī)避了不利環(huán)境因素對檔案的損害。

2新時期企業(yè)檔案管理的信息化構(gòu)建中存在的問題

2.1檔案管理人員的安全意識較弱

相關(guān)工作人員在管理檔案信息時，缺乏一定的安全意識，這對檔案信息化管理造成了重大影響，其主要原因是由于檔案管理人員專業(yè)能力不足，并沒有重視起檔案信息化管理工作，在對其管理過程中經(jīng)常出現(xiàn)操作失誤、工作疏忽等現(xiàn)象，最終導(dǎo)致信息化管理工作產(chǎn)生檔案數(shù)據(jù)不完整或者缺失等情況。與此同時，一些檔案管理人員缺乏保密意識，對檔案的密碼與賬戶管理不妥善，極易發(fā)生檔案密碼安全等級低或泄露于外的危險情況，假如被非法分子盜取單位內(nèi)部檔案信息，對單位會產(chǎn)生一定的威脅。

2.2信息人才需要引進(jìn)

在檔案信息管理工作中，許多企業(yè)檔案管理人員對信息化知識內(nèi)容接受起來較為困難，不注重積極開展學(xué)習(xí)活動。許多企業(yè)對此項工作的關(guān)注度較低，致使檔案管理人員的收入偏低，這樣很難對高素質(zhì)的專業(yè)人才產(chǎn)生吸引力，致使檔案管理隊伍綜合素質(zhì)不高。

2.3管理手段和方式落后

在現(xiàn)階段，部分企業(yè)檔案管理中對檔案的管理不但機(jī)制不夠完善，而且管理設(shè)備設(shè)施較為落后，已不能適應(yīng)新的發(fā)展需求。在日常的檔案查閱調(diào)取工作中，人工查找查閱仍是其主要的方式，用來儲存檔案等信息資料的方式仍是笨重的鐵皮柜，資料存放的準(zhǔn)確性不能得到保障，易導(dǎo)致檔案的遺失。企業(yè)對檔案部門不能合理安排使用存儲空間，加大了檔案管理的工作難度，可能導(dǎo)致一系列風(fēng)險事件的發(fā)生。在信息化、智能化已經(jīng)發(fā)展并普及的現(xiàn)代社會，如果企業(yè)對檔案管理的還是傳統(tǒng)的方式，長期下去，不利于企業(yè)的快速發(fā)展。

3加強(qiáng)企業(yè)檔案信息化建設(shè)的對策

3.1重視人才隊伍建設(shè)，提高工作效率

在檔案信息系統(tǒng)中，所存有的檔案信息數(shù)量，以及現(xiàn)階段企業(yè)檔案開發(fā)、利用、建設(shè)的現(xiàn)狀，為檔案信息建設(shè)配置相應(yīng)數(shù)量的檔案人員。并要求檔案人員具備專業(yè)技能以及道德素養(yǎng)，對于檔案信息中的內(nèi)容做到不泄密、不外傳。同時，還需具有極高文化素養(yǎng)，對于檔案基礎(chǔ)理論知識、文史知識以及網(wǎng)絡(luò)知識等也需達(dá)到熟練掌握，以此保證檔案人員能夠?qū)n案相關(guān)的政策法規(guī)以及所掌握的知識科學(xué)的應(yīng)用到實際工作中，促使檔案工作效率得以提升。通過宣傳或培訓(xùn)檔案政策法規(guī)的方法，進(jìn)一步強(qiáng)化檔案人員的管理意識，使其能夠認(rèn)識到該項工作對于企業(yè)發(fā)展與管理中的重要性，并建立完善檔管領(lǐng)導(dǎo)體系，該體系的設(shè)立可以監(jiān)督、檢查并考核企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對于檔管信息化建設(shè)工作的態(tài)度以及重視程度，實現(xiàn)檔管工作管理水平的提高。此外，還需強(qiáng)化檔案人員的服務(wù)意識，定期組織有關(guān)于職業(yè)道德的教育培訓(xùn)，對服務(wù)方法不斷優(yōu)化與完善，促使服務(wù)質(zhì)量得以提升，并在服務(wù)過程中，深入了解用戶需求，提高服務(wù)效率的同時加快企業(yè)檔案信息化建設(shè)進(jìn)程。

3.2加大檔案信息化修筑業(yè)務(wù)監(jiān)督

數(shù)字化建設(shè)，應(yīng)該促成企業(yè)基層部門信息化的普及。突破增量檔案電子化的發(fā)展限制，抓住基層信息化工作。增量檔案電子化技術(shù)性高，而存量檔案數(shù)字化工作量大，二者難度都高。在存量和增量間，后者是重點，前者是基礎(chǔ)，因而應(yīng)該重點處理增量電子化標(biāo)準(zhǔn)的制定與執(zhí)行。加強(qiáng)檔案信息管理系統(tǒng)的升級和維護(hù)，確保檔案數(shù)字化建設(shè)督導(dǎo)和考察的常規(guī)化。因為檔案數(shù)字化工作已走上了正軌，檔案數(shù)字化建設(shè)的重點必須轉(zhuǎn)移到基層單位和部門的數(shù)字檔案建設(shè)方面。讓企業(yè)積極開展科研、生產(chǎn)數(shù)據(jù)信息的增量電子化和存量數(shù)字化。把電子文件的規(guī)范管理加入部門年度績效考評內(nèi)，從而提升檔案數(shù)字化管理水準(zhǔn)，完成數(shù)字化企業(yè)的目的。

3.3充分利用信息化技術(shù)建立企業(yè)檔案管理工作

現(xiàn)在大多數(shù)大中型企業(yè)，特別是國有企業(yè)，都已經(jīng)配備相應(yīng)的檔案管理系統(tǒng)，但在檔案管理系統(tǒng)的運用上，還是主要停留在代替紙質(zhì)檢索工具，同時辦理在線借閱手續(xù)上，并沒有有效發(fā)揮檔案管理系統(tǒng)的最大作用，無法完全適應(yīng)新常態(tài)下的企業(yè)檔案管理需求?，F(xiàn)在的大多數(shù)企業(yè)的檔案系統(tǒng)，都是獨立于企業(yè)信息化建設(shè)中，很少被充分考慮到信息化建設(shè)中，好一點的情況也就是某一系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)集成，實現(xiàn)電子實時歸檔而已。而在未來的檔案管理中，筆者認(rèn)為在系統(tǒng)設(shè)計時要充分考慮本企業(yè)檔案特點，保證檔案系統(tǒng)能夠為企業(yè)其他系統(tǒng)提供穩(wěn)定、高效的檔案信息，實行信息的雙向流通，可以使企業(yè)方便地調(diào)取某一信息的歷史信息，用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與企業(yè)經(jīng)營決策系統(tǒng)協(xié)同互動，提升企業(yè)管理經(jīng)營科學(xué)性與正確性，實現(xiàn)企業(yè)現(xiàn)代化創(chuàng)新管理。同時，在未來的企業(yè)檔案管理系統(tǒng)中，還應(yīng)將檔案管理中的收集、整理、錄入、組卷乃至入庫、鑒定等一系列工作完全納入系統(tǒng)管理中，指將數(shù)字化技術(shù)和信息化技術(shù)融入到檔案管理的各個環(huán)節(jié)，改進(jìn)各個環(huán)節(jié)的工作效率，利用高速運轉(zhuǎn)的信息技術(shù)，代替手工勞動，同時利用建立的數(shù)字化規(guī)則，實時監(jiān)督檢查歸檔文件規(guī)范性。

結(jié)語

綜上所述，在信息化時代下，提升檔案管理的信息化水平不僅是時代變化發(fā)展的要求，也是企業(yè)發(fā)展進(jìn)步的題中應(yīng)有之義。在企業(yè)檔案管理的日常工作中，面對發(fā)生的各式各樣的問題，應(yīng)以信息化為出發(fā)點和落腳點，加強(qiáng)信息化管理模式的應(yīng)用建設(shè)，提高檔案工作的科學(xué)性、可持續(xù)性，以適應(yīng)時代發(fā)展的要求，推進(jìn)企業(yè)檔案管理事業(yè)的發(fā)展。

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