學(xué)校電子檔案管理的實踐

李新燕

【摘要】在時代不斷發(fā)展的背景之下，我國高中學(xué)校的教學(xué)工作逐漸朝著多元化的方向發(fā)展，高中階段是學(xué)生進行文化知識提升學(xué)習(xí)的關(guān)鍵時期，為學(xué)生今后步入高等學(xué)校的學(xué)習(xí)奠定基礎(chǔ)，信息時代的到來也為高中的檔案管理工作提供了新的出路，借助電子檔案開展工作，能優(yōu)化當前高中學(xué)校的日常辦公效率。與傳統(tǒng)的檔案管理方式相比較，電子檔案在一定程度上能減輕工作人員的工作量，提升工作效率。

【關(guān)鍵詞】團隊;規(guī)章;安全;檔案;管理

前言：

隨著我國高中學(xué)校各項工作不斷發(fā)展，檔案管理工作面臨著比較大的壓力，為了較好的優(yōu)化學(xué)校檔案管理工作，關(guān)注電子檔案的發(fā)展和有效管理必不可少。在當前檔案管理工作的基礎(chǔ)上，工作人員需要明確開展電子檔案管理的意義，進而有針對性的開展電子檔案的管理和保護，促使電子檔案在學(xué)校各項工作中發(fā)揮比較大的作用。因此，學(xué)校應(yīng)該積極探究電子檔案管理工作的開展，為高中各項工作的開展提供保障，減輕工作人員的檔案管理負擔。

一、優(yōu)化檔案管理團隊建設(shè)

管理人員是電子檔案管理的重要組成部分，電子檔案管理工作人員的素質(zhì)和專業(yè)知識，直接決定了檔案管理的效率。在高中學(xué)校首先需要強化檔案管理隊伍的建設(shè)，提高檔案工作人員的基礎(chǔ)知識和專業(yè)技能，為學(xué)校各項工作的開展創(chuàng)造有利條件。高中學(xué)校在選擇工作人員時，應(yīng)該綜合選擇學(xué)習(xí)能力強，道德品質(zhì)端正的工作人員，這樣在今后的工作中才能認真負責，避免檔案管理工作出現(xiàn)錯誤。同時高中學(xué)校必須要加強對檔案管理隊伍的管理，也可以從社會中招賢納士，將電子檔案管理的隊伍不斷擴大優(yōu)化，從而實現(xiàn)高中學(xué)校電子檔案的高效率發(fā)展。必要的情況下，高中學(xué)校應(yīng)該積極組織工作人員進行培訓(xùn)學(xué)習(xí)，讓檔案工作人員主動學(xué)習(xí)計算機的操作技術(shù)，并且培養(yǎng)其道德素養(yǎng)和職業(yè)素養(yǎng)，避免學(xué)校的各種人事檔案資料外漏，為社會造成不良的影響。各個學(xué)校的檔案管理模式各不相同，學(xué)?？梢越M織工作人員互相交流學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)其他學(xué)校高效率的檔案管理方式，而不再是閉門造車低效率的進行檔案管理工作。工作人員在交流學(xué)習(xí)的基礎(chǔ)上進行電子檔案的創(chuàng)新管理，為學(xué)校的各項工作開展提供保障，促使學(xué)校朝著更好的方向發(fā)展。

二、完善檔案管理規(guī)章制度

當前高中學(xué)校檔案管理工作的開展，離不開制度層面的建設(shè)，完善的規(guī)章制度可以對檔案管理工作人員進行工作內(nèi)容的指導(dǎo)和約束，確保各項檔案工作有序開展。在制定規(guī)章制度時，不僅需要完善電子檔案資料的建設(shè)制度，還需要對后續(xù)工作的開展進行調(diào)節(jié)和保障，關(guān)注電子檔案資料的收集和獲取，確保檔案資料的完整性和可靠性。這也是需要在檔案收集時做到各項工作的嚴格把關(guān)，層層審核，針對檔案中存在明顯漏洞或錯誤的現(xiàn)象進行調(diào)整，避免影響到后續(xù)檔案的使用和開發(fā)。當電子檔案收錄完成之后，需要對后續(xù)的電子檔案進行查閱，這也需要學(xué)校進行專門規(guī)章制度的制定，并不是任何人都可以隨意使用電子檔案，而是需要嚴格的使用流程，確保電子檔案使用的合理規(guī)范，避免工作人員在使用檔案時出現(xiàn)嚴重混亂的問題。工作人員在檔案整理歸檔結(jié)束之后，需要定期對檔案進行更新，對于有秘密等級的檔案，要有專人負責進行檔案的管理，在完善規(guī)章制度的管理下學(xué)校的檔案管理工作才能有條不紊的開展。

三、加強檔案內(nèi)容安全管理

電子檔案管理中最重要的就是對檔案進行安全性的管理，在確保安全管理的狀態(tài)下進行使用。因此，作為檔案管理工作人員，首先應(yīng)該加強檔案內(nèi)容的安全管理。在進行檔案建立時，應(yīng)該對電腦的安全狀態(tài)進行識別，在反復(fù)檢測確保安全的前提下進行檔案的創(chuàng)建。在檔案管理和使用時，也要隨時檢測電腦的病毒侵襲情況，確保使用電腦的安全性，預(yù)防出現(xiàn)檔案被盜取的情況。在對電腦軟件進行升級時，一定要注意電子檔案處在安全的環(huán)境下，做好軟件的監(jiān)督和檔案的備份工作，避免由于電腦停止運行和斷電而造成資料的遺失。安全性是確保檔案工作開展的前提工作，檔案管理人員需要時刻保持高度警惕，定期對電腦病毒進行查殺。必要的情況下學(xué)校也需要對檔案管理工作人員進行培訓(xùn)，掌握檔案安全管理的要領(lǐng)，進行檔案的更新和使用時要按照學(xué)校的要求，確保檔案更新的及時和完整。因此，高中學(xué)校不僅要關(guān)注學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量，還需要關(guān)注檔案管理的有序開展，在確保安全的前提下進行各項工作的開展。

結(jié)語：

電子檔案管理能有效提升高中各項工作的效率，對學(xué)校的發(fā)展起著重要的作用。但是當前電子檔案在高中學(xué)校的使用中依然存在問題，需要工作人員端正自己的態(tài)度，積極學(xué)習(xí)先進的技術(shù)開展檔案管理工作，讓學(xué)校里的教職工正確人事電子檔案管理工作，并且積極配合工作人員開展檔案管理，使學(xué)校的檔案管理得到有序開展，加強檔案安全管理，最終使高中學(xué)校的人事檔案和學(xué)生的成長檔案能夠做到歸類管理，實現(xiàn)檔案的高效率和高質(zhì)量管理目標。

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