企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)管理與應(yīng)用分析

李文婧

摘要：隨著信息數(shù)字化建設(shè)的不斷完善和發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)逐漸被現(xiàn)代化的檔案管理方式慢慢替代，企業(yè)的一些基礎(chǔ)性的檔案建設(shè)也正在朝著數(shù)字化的方向轉(zhuǎn)型，各企業(yè)也在不斷建設(shè)和完善各自的數(shù)據(jù)庫(kù)，供其更好地進(jìn)行檔案管理。企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的到來(lái)使得檔案由之前的封閉式管理轉(zhuǎn)變成更加開(kāi)放，從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息資源合理配置并進(jìn)行科學(xué)管理，真正使資料達(dá)到實(shí)時(shí)共享。

關(guān)鍵詞：檔案管理;數(shù)字化建設(shè)

企業(yè)的檔案管理工作具有高機(jī)密性、高專(zhuān)業(yè)性的特點(diǎn)，企業(yè)各級(jí)管理部門(mén)需要充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的必要性，對(duì)這項(xiàng)工作加強(qiáng)重視程度。管理部門(mén)在加強(qiáng)對(duì)于檔案管理工作應(yīng)當(dāng)及時(shí)分析和解決出現(xiàn)的問(wèn)題，在各方面給予該項(xiàng)工作大力支持。企業(yè)的管理部門(mén)需要明白數(shù)字化建設(shè)管理工作對(duì)于檔案管理工作的重要性，有效規(guī)避最初檔案管理工作中出現(xiàn)的一系列問(wèn)題，例如資料缺檔、檔案損壞、檔案管理混亂等，因此，管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)用好先進(jìn)的數(shù)字化技術(shù)。隨著經(jīng)濟(jì)建設(shè)不斷進(jìn)步，計(jì)算機(jī)的普遍出現(xiàn)使得原始的紙質(zhì)版檔案管理工作變得更加便利，部分紙質(zhì)版資料也已經(jīng)逐漸被電子版所取代，企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的優(yōu)勢(shì)也逐漸在開(kāi)發(fā)和完善過(guò)程中顯露出來(lái)，企業(yè)應(yīng)當(dāng)大力發(fā)展檔案數(shù)字化建設(shè)。

1 企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的便利性

檔案數(shù)字化是隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、掃描矩陣CCD技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)（錄音、錄像）、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)，它把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)，網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫(kù)，及時(shí)提供利用，實(shí)現(xiàn)資源共享。企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)有以下幾點(diǎn)便利性。

1.1提高檔案管理工作的效率

企業(yè)可以充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)技術(shù)為檔案管理工作帶來(lái)的便利，大大提高檔案管理工作的效率。目前部分企業(yè)在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)開(kāi)發(fā)的功能單一簡(jiǎn)單，對(duì)檔案管理的工作僅僅停留在檔案的錄入和文件存儲(chǔ)等，這樣會(huì)造成一定的資源浪費(fèi)。企業(yè)如果能夠良好的利用數(shù)字化建設(shè)來(lái)進(jìn)行檔案管理，就能夠使檔案數(shù)據(jù)達(dá)成更好地共享。

1.2 數(shù)字化管理方法大大解放人力

企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)可以使檔案管理人員從繁瑣單一的整理工作中解脫出來(lái)，將人力投放到更加需要的領(lǐng)域，將時(shí)間和精力放在企業(yè)檔案的開(kāi)發(fā)利用上，這樣不僅可以提高企業(yè)檔案管理工作的效率，更加提升了檔案管理工作的質(zhì)量。好的檔案數(shù)字化建設(shè)可以使全社會(huì)達(dá)成資源共享，減少很多不必要的成本和精力。

1.3 數(shù)字化建設(shè)推動(dòng)OA辦公更加自動(dòng)化

OA 作為近現(xiàn)代信息數(shù)字化技術(shù)的辦公新方式，將傳統(tǒng)的辦公室辦公方法與高新技術(shù)相結(jié)合，將文書(shū)處理人員的擬寫(xiě)、簽發(fā)、編號(hào)、錄入、發(fā)布等工作，高度簡(jiǎn)化了文件處理到檔案管理的歸檔工作。使用OA工作系統(tǒng)辦公只需進(jìn)行一次提交就可以多次使用。使用者登陸OA賬號(hào)，利用賬號(hào)權(quán)限進(jìn)行在線(xiàn)操作，使用者可以根據(jù)工作流目錄進(jìn)行相應(yīng)操作，其最大的特點(diǎn)就是實(shí)現(xiàn)共享文檔和查詢(xún)檢索。當(dāng)然OA系統(tǒng)的自動(dòng)分類(lèi)和編目功能也讓檔案檢索和共享更快捷和高效。

2 企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)管理中存在的問(wèn)題

2.1 企業(yè)檔案數(shù)字化進(jìn)程緩慢

雖然檔案數(shù)字化建設(shè)在企業(yè)檔案管理工作中有了一定的利用，但由于傳統(tǒng)觀念未能夠及時(shí)轉(zhuǎn)變，有的企業(yè)還存在著對(duì)數(shù)字化建設(shè)重視程度不足的問(wèn)題。有的企業(yè)雖然重視了檔案的數(shù)字化建設(shè)，但只是簡(jiǎn)單將檔案進(jìn)行數(shù)字化歸檔，并沒(méi)有做出系統(tǒng)的梳理，從而形成一個(gè)可以加以利用的數(shù)據(jù)庫(kù)。有的企業(yè)在建設(shè)過(guò)程中還處于初級(jí)階段，缺乏對(duì)于整個(gè)檔案管理的整體意識(shí)，這就使得企業(yè)的檔案數(shù)字化建設(shè)工作進(jìn)程緩慢，如果想要加快進(jìn)程，企業(yè)管理者就必須摒棄固有思想，在建設(shè)中起到良好的帶頭作用。

2.2 企業(yè)檔案數(shù)字化保密程度不足

企業(yè)的檔案具有高度的保密性，這些檔案往往是整個(gè)企業(yè)在發(fā)展過(guò)程中的機(jī)密，掌握著整個(gè)企業(yè)的命脈。隨著數(shù)字化技術(shù)的出現(xiàn)，這種網(wǎng)絡(luò)便利性對(duì)于企業(yè)而言逐漸變成了一把雙刃劍，在為企業(yè)帶來(lái)管理便利的同時(shí)加劇了文件機(jī)密的安全性。企業(yè)的檔案管理人員保密意識(shí)的不足往往會(huì)使得企業(yè)文件在無(wú)意之中泄露出去，同時(shí)，系統(tǒng)安全性的不足同時(shí)也會(huì)使得黑客入侵，竊取公司機(jī)密，從而造成不可挽回的結(jié)果。企業(yè)在檔案數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中需要十分注意因?yàn)橄嚓P(guān)人員操作不當(dāng)造成的檔案損壞、檔案泄露問(wèn)題。企業(yè)管理者對(duì)于檔案數(shù)字化建設(shè)的安全問(wèn)題應(yīng)當(dāng)十分重視，在加速建設(shè)過(guò)程中也要加以防范。

3 企業(yè)加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)的思考

3.1 企業(yè)應(yīng)強(qiáng)化現(xiàn)代化檔案管理意識(shí)

企業(yè)需要在檔案管理工作中積極轉(zhuǎn)變思想，不斷推動(dòng)資料網(wǎng)絡(luò)化歸檔的工作。每一個(gè)企業(yè)都需要明白檔案的信息化建設(shè)是現(xiàn)代化企業(yè)發(fā)展過(guò)程中的一個(gè)必然趨勢(shì)。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)當(dāng)起到帶頭作用，不斷向各部門(mén)普及好信息化歸檔的意識(shí)，使各部門(mén)了解到信息化檔案的重要性，同時(shí)可以配合好檔案部門(mén)的相關(guān)工作。各部門(mén)在日常工作中應(yīng)當(dāng)充分使用好自動(dòng)化辦公文檔，和各部門(mén)協(xié)作辦公，這樣可以加強(qiáng)檔案管理工作的數(shù)字化建設(shè)。需要立卷部門(mén)的負(fù)責(zé)人需要按照企業(yè)統(tǒng)一規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)將所在部門(mén)所需要?dú)w檔的文件和資料備注好，并和相關(guān)負(fù)責(zé)人做好對(duì)接，最終通過(guò)數(shù)字化的辦公軟件統(tǒng)一傳輸?shù)狡髽I(yè)的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)當(dāng)中，這樣做可以大大減輕檔案管理部門(mén)的工作負(fù)擔(dān)，還提高了檔案管理工作的效率，減少了不必要的時(shí)間成本的支出。

3.2 不斷加強(qiáng)數(shù)字化檔案和實(shí)際日常檔案整體規(guī)劃和融合

企業(yè)檔案管理工作需要把對(duì)于工作人員日常相關(guān)工作考核納入到整體的檔案數(shù)字化建設(shè)工作中，這往往是企業(yè)在進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)工作中比較容易忽略的一點(diǎn)。與此同時(shí)，企業(yè)的檔案數(shù)字化管理建設(shè)工作應(yīng)當(dāng)和信息網(wǎng)絡(luò)相區(qū)別，信息網(wǎng)絡(luò)的建立更多的是一種共享性，為了相關(guān)部門(mén)更好地完成工作服務(wù)，而檔案管理部門(mén)則需要在數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中注意檔案的保密性，將可以公開(kāi)的檔案和機(jī)密檔案加以區(qū)分，進(jìn)行分別的管理。企業(yè)要做好檔案管理數(shù)字化建設(shè)必須要使建設(shè)團(tuán)隊(duì)成為一個(gè)有機(jī)的整體，能夠?qū)φ麄€(gè)企業(yè)的檔案進(jìn)行統(tǒng)一的區(qū)分，分層管理，規(guī)劃好數(shù)字化檔案和實(shí)際日常檔案相關(guān)工作。

3.3 不斷提升利用數(shù)字化檔案管理服務(wù)的理念

加強(qiáng)企業(yè)的檔案數(shù)字化建設(shè)管理工作是為了可以使這一技術(shù)更好地服務(wù)于企業(yè)乃至整個(gè)社會(huì)。企業(yè)要利用信息化的手段對(duì)檔案進(jìn)行編研工作，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)于一些比較重要的檔案進(jìn)行匯總和編研，在進(jìn)行好匯總以后加以細(xì)致的目錄，這樣可以使企業(yè)檔案方便查詢(xún)，從而能夠更好地加以管理。在做好對(duì)于企業(yè)檔案數(shù)字化管理的基礎(chǔ)工作后，不斷創(chuàng)新企業(yè)檔案的進(jìn)一步加工處理，將具有較高指導(dǎo)意義的文檔進(jìn)行二次整理，把這些文檔著重保管好。做好企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)工作不僅可以使需要用到資料的人方便查詢(xún)，還可以為查閱者提供全面的服務(wù)，延長(zhǎng)檔案為工人人員的服務(wù)年限，從而使數(shù)字化檔案進(jìn)行一個(gè)良性循環(huán)。數(shù)字化檔案的充分利用是企業(yè)做好檔案建設(shè)工作的一個(gè)重要反饋，企業(yè)也需要時(shí)刻秉持建設(shè)數(shù)字化檔案服務(wù)大眾的理念，使加強(qiáng)管理水平和提高服務(wù)效率做到同步提高，為自身企業(yè)乃至社會(huì)提供更好地服務(wù)。

結(jié)語(yǔ)

總之，檔案數(shù)字化是企業(yè)在新時(shí)代事業(yè)發(fā)展的重要方向，檔案數(shù)字化利用和信息管理標(biāo)準(zhǔn)化已勢(shì)在必行，企業(yè)必須加快檔案的現(xiàn)代化數(shù)字管理進(jìn)程，逐步完善企業(yè)檔案的數(shù)字化建設(shè)。

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