鮑夏迎

摘要：檔案工作是管理檔案和提供檔案信息為社會實踐服務的一項業(yè)務系統(tǒng)，深深植根于人類社會生產生活之中，并隨著社會文明程度的提高越來越深入到社會生產、生活的各個領域，在經濟發(fā)展、科技進步、精神文明建設中發(fā)揮著越來越重要的作用。隨著電子系統(tǒng)網絡化、數據處理電子化的迅速發(fā)展，電力工程也實現了計算機輔助和網絡化設計作業(yè)，但當前電力工程檔案信息化管理水平還比較低，網絡化、自動化等方面還有明顯的不相適應之處，因此，加強電力建設企業(yè)工程檔案的收集與管理工作至關重要。本文將對電力建設企業(yè)工程檔案的收集與管理的措施進行深入的探討。

關鍵詞：電力建設企業(yè);工程檔案;收集;管理;措施

1電力建設企業(yè)工程檔案的收集與管理的措施

1.1圍繞工程建設形成全面的檔案收集渠道

要確保重點工程項目檔案資料齊全完整，在基建工程項目開工之前，將有關計劃通知檔案管理人員，讓檔案人員參加設備開箱與有關工程會議，使檔案人員在文件資料形成之初就能把握文件的來龍去脈，以便及時完整地收集相關資料，對基建、技術等檔案的收集、整理、保管、移交、存檔規(guī)定了明確的工作程序。與此同時，在健全組織機構、明確工作程序的基礎上，還要對其進行具體分工，電力工程項目設計圖紙、資料、設計變更等材料，經過檔案室收進來、登記、審核、建臺賬，然后將施工圖紙等資料分發(fā)到各項目組，并登記上賬，再由項目組向施工單位分發(fā)。工程竣工時項目組負責項目竣工資料的驗收，及時將該工程需要歸檔的有關圖紙、文件資料收集齊全完整，進行審查，經過系統(tǒng)的整理后向檔案館移交。項目部在資料管理上對檔案館負責，既負責接收資料，又負責收集、匯總、整理工程項目檔案并與施工單位一起交付竣工資料。

1.2加強改進電力工程檔案整理分類立卷方法

首先，根據不同工程建設期間進行檔案的整理分類和歸檔工作，通常一些非常大型的工程項目建設會表現出很明顯的階段性，根據這個特點就能對不同時期各子工程項目檔案進行整理，檔案管理人員要確保自身的工作內容和工程建設同步進行的，隨時了解和查找所需各項檔案材料，當該項工程完成后，能夠立馬進行分類立卷編號工作。其次，根據不同的生產工序或單項工程進行檔案的分類整理、歸檔工作，企業(yè)在生產經營過程中，為不斷地進行產品的創(chuàng)新和改進，擴大生產規(guī)模，經常會進行一些相對小規(guī)模的改建和擴建工作。這種情況下檔案管理人員要充分考慮不同工程或車間的實際生產情況，并根據實際項目的建設程度和專業(yè)隊伍使用來搜集各種檔案資料，其中的檔案號可以是利用三級類目編制完成的。最后，要根據工程項目中合同的要求做好檔案的分類歸檔工作就是要依據工程項目簽訂合同中的規(guī)定，對于案卷中檔案的存放順序應當經過提前的批復然后做出相關請示，證件在附件前面，印件在定稿前面，轉發(fā)件在被轉發(fā)件前面，文字資料在圖樣資料前面的順序，再認真、詳細地手寫其中的目錄內容，其中的備考表、案卷、封面等各種資料是否要進行裝訂，要根據不同單位的實際情況進行確定，從而能夠完美地進行工程檔案的歸檔和管理工作。

1.3加強構建科學完善的電力工程檔案管理體制

加強對檔案工作的集中統(tǒng)一管理，是公司工程檔案齊全、完整、規(guī)范的重要保證。要遵照統(tǒng)一領導、統(tǒng)一制度，分級管理的原則，制定了相關制度、辦法，從工程建設開始就有檔案人員的介入，由各部門配合將所形成的前期資料，如初步設計、項目建議書、土地勘察定界報告、地形地質測量報告、環(huán)境影響評價報告、地質災害報告、可行性研究報告等相關資料及時分類歸檔。在工程進行中由技術處、工程處、物資處提供給檔案部門施工圖紙及施工中形成的招投標文件、施工方案及各類設備、材料的訂購、訂貨合同，并建立由建設方、項目部、施工方、監(jiān)理方以及質檢方五級管理體系，形成完整的檔案管理體系，無論是在工程各階段還是參建各單位，都能從組織上保證文件資料的不疏漏、不散失，使檔案管理工作達到了系統(tǒng)化、規(guī)范化、標準化，并將檔案管理納入文明施工管理考核范圍。

1.4加強對從業(yè)人員素質和技能的培養(yǎng)

檔案工作的內容復雜多樣且含量大，因此對人員的培訓也要從不同角度來進行。采取多種方式，因人而異，學習和理解國家有關的工程方面的知識以及各項管理技術。同時要定期進行專業(yè)知識和技能的培訓、考核，確保從業(yè)人員已經具備了相應的資質條件，以便適應更新速度較快的科學技術，提高分析、判斷、實踐和應急能力，同時還要有針對性地及時了解各項目在各個程序和環(huán)節(jié)上的任務、設備操作等，確保所掌握的知識和技能具有統(tǒng)一和連貫性，打造一支高素質、高水準、全新的現代管理隊伍。另外還要具備較強的責任心和洞察力，能夠將項目所涉及的主體進行全面的核實和分析，以確保項目的順利實施。

1.5加強工程檔案的信息化管理

隨著互聯網信息技術的迅猛發(fā)展，信息化是電力建設企業(yè)未來發(fā)展的方向和趨勢，因此電力企業(yè)的管理者應該將互聯網信息化技術和檔案管理工作有機的結合起來，這樣能夠有效的提升檔案的價值和效益，從實際工作的角度講，檔案信息化能夠在一定程度上實現檔案信息的數據共享。與此同時，電力企業(yè)工程檔案的管理者還可以將關鍵的檔案信息整理成電子文檔，上傳到計算機中進行保管，這樣能夠有效的提升檔案管理效率，管理工作者在需要的時候能夠隨時在計算機中查找，同時也方便項目后期階段查閱一些關鍵信息，極大的提升檔案管理工作的效率。電子檔案數據的大規(guī)模使用，工程檔案管理工作也會朝著信息化的方向發(fā)展，在這過程中也會累計很多信息資料，為電力企業(yè)發(fā)展信息技術提供必要的數據支撐。在此基礎上，要想更好的深化信息化檔案管理工作，需要檔案管理工作者不斷創(chuàng)新檔案管理的模式和內容，將項目建設中的圖片、視頻以及相關圖表完整的錄入到網絡中進行保存，通過有效的檔案數據更加完整的展示項目信息。因此，電力建設企業(yè)，需要重視工程檔案管理的信息化建設工作，借助互聯網對檔案進行有效的整理。在當前階段，很多電力企業(yè)都是通過紙張來保存工程檔案信息，這種存儲方法很大程度上阻礙了工程檔案信息的利用效率。在新的歷史時期，通過互聯網技術，能夠將這些紙質信息轉化成電子文檔，借助高速的互聯網，這些數字化的信息能夠在網絡中高效的傳輸，這個過程也能有效的促進電力企業(yè)檔案數字化管理的水平。通過對檔案進行信息化的處理，能夠對復雜的檔案信息進行集中地存儲，并通過大數據技術對檔案進行科學的分析，將這些復雜的檔案信息按照相關的規(guī)范要求進行科學的分類，并將其轉化成標準格式的數字化文本，上傳到網絡中，這樣施工企業(yè)也能夠通過互聯網查找到檔案信息。通過這種信息化的管理模式，構建完善高效的查詢系統(tǒng)，通過通俗易懂的人機交互界面，能夠為項目參與者提供更加便捷的檔案查詢服務，也為電力建設企業(yè)明確項目各參與方的責任主體提供了尤為重要的資料依據。

2結束語

工程檔案管理與收集對電力建設企業(yè)有著至關重要的作用，同時對項目質量也有著重要影響，在當前階段，電力企業(yè)應該創(chuàng)新管理模式和內容，借助互聯網信息技術提升工程檔案管理的效率，促進企業(yè)健康發(fā)展。

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