如何做好國企人事檔案管理工作

□焦若石

（作者單位：中鐵電氣化局集團有限公司沈陽電氣化工程分公司。）

人事檔案管理工作作為人事工作中的一個重要組成部分，對于記錄和反映國企工作人員的行為表現(xiàn)具有重大意義。做好國企人事檔案的管理工作，能夠為各單位及有需要的領(lǐng)導(dǎo)或群眾提供國企工作人員的信息，能夠為合理地使用和管理人才及人力資源提供有效的保障。因此，做好國企人事檔案的管理工作是至關(guān)重要的。但是，國企人事檔案管理工作中還存在一些問題需要處理和改進，本文試就如何做好國企人事檔案的管理工作進行分析。

一、國企人事檔案管理工作的現(xiàn)狀

（一）企業(yè)對人事檔案管理工作缺乏認識

當(dāng)下，國家對國企人事檔案管理工作的宣傳還不到位。國企工作人員對于國企人事檔案工作還存在“無關(guān)緊要”的想法，部分企業(yè)認為生產(chǎn)經(jīng)營或者是合理地使用人才是更具有現(xiàn)實意義的。企業(yè)在經(jīng)營過程中也更注重實踐操作，關(guān)注員工在工作實踐和學(xué)習(xí)過程中提升自己的個人能力，而不注重在經(jīng)營過程中做好國企人事檔案的管理工作。部分企業(yè)甚至認為人事檔案對于企業(yè)的發(fā)展沒有任何作用，對于提升個人的工作能力也沒有任何積極意義。所以企業(yè)對于人事檔案的管理并沒有給予足夠的重視與關(guān)注度，思想上認識不到位，也缺乏人事檔案管理工作的理念。部分企業(yè)在經(jīng)營的過程中甚至認為人事檔案的管理只是人事部門或者是某個部門的單獨工作，而不能將人事檔案管理與員工的發(fā)展、企業(yè)的發(fā)展緊密聯(lián)系在一起。企業(yè)對于人事檔案的管理工作還缺乏一定的認識，在進行人事檔案的管理工作中缺乏長遠和發(fā)展的眼光。

（二）企業(yè)管理手段比較落后

由于企業(yè)對人事檔案管理工作沒有給予足夠的重視，人事管理工作的制度存在一定的不足，人事管理的設(shè)備也比較缺乏。企業(yè)的人才管理手段比較落后，缺乏一定的先進性和專業(yè)性，與這個經(jīng)濟科技極速發(fā)展的時代很不相符。其次，企業(yè)的管理內(nèi)容種類比較少。人事檔案只是基礎(chǔ)地記錄人員的姓名、年齡、學(xué)歷等基本信息，對于人才在工作中積累的經(jīng)驗以及在各個企業(yè)的工作經(jīng)歷、工作歷程的記錄并不詳細。這樣難以對人員進行客觀合理的評價，只憑一些基礎(chǔ)的信息也難以對人才進行進一步的了解，導(dǎo)致企業(yè)在安排任務(wù)以及合理運用人才的過程中出現(xiàn)一定的困難，在一定程度上對企業(yè)造成一定的損失。最后，科學(xué)技術(shù)的運用比較少。人事檔案管理工作中，大多還采取人工記錄的方法，很大程度上缺乏一定的專業(yè)性與精準(zhǔn)度，這樣也就會導(dǎo)致人員的檔案信息出現(xiàn)一些誤差與問題，使人事檔案管理缺乏科學(xué)性與精準(zhǔn)性。

（三）登記過程中缺乏規(guī)范性

人事檔案管理中科技性運用比較少，大多是人工進行登記與記錄的。人工記錄存在主觀性的問題，人工登記極度缺乏規(guī)范性，導(dǎo)致在人事檔案管理中難以達到絕對的公平與準(zhǔn)確。比如，人工在記錄的過程中可能因個人情緒對記錄結(jié)果造成一定的影響，人工在記錄的過程中，可能會為了與同事處好關(guān)系，而將員工的優(yōu)點以及優(yōu)秀事跡濃墨重彩，而對于員工的缺點簡單幾筆帶過。這樣的登記過程就會對領(lǐng)導(dǎo)的判斷造成一定的影響，久而久之，會對整個企業(yè)的發(fā)展造成一定的負面影響。

二、做好國企人事檔案管理工作的路徑分析

（一）從思想上重視人事檔案管理工作

國企一定要從思想上重視人事檔案的管理工作，提高自己對于人事檔案管理工作的認識，明確其重要意義，并且將管理工作落實到實際行動上，只有這樣才能從根本上做好國企人事檔案的管理工作。例如，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)在發(fā)展企業(yè)的過程中不僅要關(guān)注員工的個人能力與個人業(yè)績，還要深入人事內(nèi)部，從一線深入了解人事檔案的管理工作，并且對其進行一定的指導(dǎo)與糾正。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)還需要對人事檔案的管理工作進行長遠規(guī)劃，將每一步都設(shè)立一個小目標(biāo)，在實際的操作過程中加大對人事檔案管理工作的關(guān)注力度，并且要對其投入一定的資金以及科學(xué)技術(shù)的支持。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)在進行管理工作的過程中，不僅要增強自身對于人事管理工作的重視度，還要提升員工對于人事管理工作的認識?？梢詫T工集中進行一次培訓(xùn)，提升員工的思想認知。從而也便于企業(yè)整體性得到提升與改善，促進員工與企業(yè)的共同發(fā)展。

（二）在人事檔案管理工作中加強科技化

國企一定要在人事檔案管理工作中加強科技化，從而提高管理的精準(zhǔn)度。例如，國企在進行人事檔案管理工作的過程中要加大管理的力度，投入一定的經(jīng)濟與科技的支持，以便能夠滿足企業(yè)在發(fā)展過程中的需要。科技化與我們的生活息息相關(guān)，企業(yè)在進行檔案記錄的過程中可以增加一些科技記錄，也能夠在一定程度上提高人事檔案管理的效率，為企業(yè)發(fā)展節(jié)約時間，做到在最短的時間內(nèi)完成最多的工作任務(wù)。企業(yè)需要加大力度引進先進的資源設(shè)備，這樣可以將難以識別的圖片或者是晦澀難懂的文字轉(zhuǎn)換成數(shù)據(jù)，方便人們進行觀察與判斷，也可以為員工減少一定的工作量，從而減輕員工的工作壓力，讓員工將自己更多的精力投入到更有需要的地方。將科技化融入人事檔案管理工作中，能夠更長時間、更加有效地保存檔案，增強其保密性與安全性，保護人事隱私，也能夠通過信息技術(shù)為國企人事檔案的管理工作提供更加有效的服務(wù)與保障。

（三）規(guī)范人事檔案管理登記制度

規(guī)范人事檔案管理登記制度，完善人事檔案管理法律法規(guī)具有極強的現(xiàn)實意義。例如，企業(yè)在對人事檔案進行管理與登記的過程中，需要將人才的詳細工作過程與工作經(jīng)驗進行嚴(yán)格登記。在對人才進行篩選和選拔的過程中，要以素質(zhì)、品德、作風(fēng)等作為原則，而不能只顧人才的工作能力強或者具有過硬的后臺而對其進行特殊的照顧。國企在進行人事檔案記錄的過程中一定要將人才的思想與素質(zhì)放在首位，按照登記制度要求進行規(guī)范記錄，獎懲分明，功過分明，為企業(yè)培養(yǎng)更優(yōu)秀的人才做好強有力的保障。其次，還要將人員的個人信息標(biāo)注明確，并且還要將不同種類的檔案分門別類地放置好，這樣便于在參考檔案的時候能夠節(jié)約時間，快速找到，從而提高工作效率。

（四）提高人事檔案管理人員素質(zhì)

隨著社會的發(fā)展，人事檔案的管理方式也日漸革新，各種各樣的管理方法層出不窮。如今，人事檔案的管理方法發(fā)生了翻天覆地的變化，以前的管理人員只會盲目記錄整理檔案信息，而現(xiàn)在要跟上科技發(fā)展的步伐，在不斷順應(yīng)時代發(fā)展的過程中培養(yǎng)既專業(yè)又具備高素質(zhì)的人事檔案管理人員。例如，人事檔案管理部門需要提升檔案管理人員素質(zhì)培養(yǎng)意識，并且將其落實到實際行動中。企業(yè)在不斷發(fā)展過程中需要增強自身的責(zé)任感，要充分認識到培養(yǎng)高素質(zhì)人事檔案管理人員的重要性，從而壯大人事檔案管理隊伍，推動企業(yè)的發(fā)展與強大。提高人事檔案管理人員的素質(zhì)是完善國企人事檔案管理工作的基礎(chǔ)與有效保障，已迫在眉睫。

三、結(jié)語

綜上所述，在進行國企人事檔案管理工作的過程中，一定要遵循科技性與規(guī)范性的原則，以便延續(xù)人事檔案管理工作的生機與活力，從而促進國企迎來更美好的春天。做好人事檔案的管理工作是必經(jīng)之路，是不能省略的步驟。國企在不斷向前發(fā)展的過程中也要注意腳踏實地地走好每一步。將人事檔案的管理工作落到實處，在人事檔案的管理工作中投入資金與科技的支持，從而可以進一步促進企業(yè)的全面發(fā)展。