大數(shù)據(jù)環(huán)境下事業(yè)單位檔案管理效率提升方法

摘要：對(duì)于事業(yè)單位而言檔案管理是確保單位可以順利發(fā)展的關(guān)鍵。當(dāng)前我們已經(jīng)進(jìn)入大數(shù)據(jù)時(shí)代，為了更好的適應(yīng)新時(shí)代發(fā)展要求，事業(yè)單位檔案管理工作也需要進(jìn)行革新，積極尋找提高檔案管理效率的策略。當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作面臨著諸多問(wèn)題，如果不能及時(shí)解決這些問(wèn)題將會(huì)對(duì)事業(yè)單位發(fā)展造成極大的不利影響，基于此，本文立足大數(shù)據(jù)時(shí)代，對(duì)增強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理效率的策略進(jìn)行了研究，提出了一些提升策略以供相關(guān)人士參考。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);事業(yè)單位;檔案管理效率

引言

事業(yè)單位每天運(yùn)行中都會(huì)產(chǎn)生很多數(shù)據(jù)信息，這些數(shù)據(jù)信息不僅是單位工作記錄，也是體現(xiàn)單位履行職責(zé)的重要依據(jù)，其具有不可忽視的指導(dǎo)價(jià)值。檔案管理工作就是專(zhuān)門(mén)對(duì)這些數(shù)據(jù)信息進(jìn)行管理的工作，相關(guān)工作人員需要對(duì)這些信息進(jìn)行分類(lèi)、整理和存儲(chǔ)，這項(xiàng)工作需要耗費(fèi)極大的人力物力和財(cái)力，而且采用人工進(jìn)行管理效率也比較低，還經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤。最近幾年，各級(jí)事業(yè)單位在國(guó)家相關(guān)政策的引導(dǎo)下在檔案管理工作當(dāng)中應(yīng)用了很多新技術(shù)，為的就是進(jìn)一步提升檔案管理效率。在大數(shù)據(jù)背景下，各級(jí)事業(yè)單位還需要將大數(shù)據(jù)技術(shù)引入該項(xiàng)工作中，以便可以提升管理速度，降低人力物力財(cái)力成本，同時(shí)還能增強(qiáng)工作正確率和精細(xì)化程度。

一、大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位檔案管理效率提升意義

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，對(duì)檔案管理效率進(jìn)行增強(qiáng)具有諸多好處，首先可以促使檔案管理工作人員結(jié)構(gòu)變得更加合理，從而使得事業(yè)單位在這方面投入的資金有所減少;其次還可以促使檔案存儲(chǔ)空間有所縮小，而且可以為檔案管理工作提供便利;最后可以為檔案管理模式改進(jìn)提供助力，可以為檔案管理流程完善提供幫助，進(jìn)而可以為事業(yè)單位發(fā)展打下良好基礎(chǔ)。[1]另外，通過(guò)積極開(kāi)展檔案管理信息化建設(shè)工作，還可以為檔案安全性提供堅(jiān)實(shí)保障，要知道原來(lái)的紙質(zhì)檔案很容易被損壞，而且很容易丟失，一旦發(fā)生這些情況不僅導(dǎo)致檔案管理質(zhì)量嚴(yán)重下降，還會(huì)給事業(yè)單位發(fā)展造成不良影響。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代事業(yè)單位檔案管理中存在的問(wèn)題

（一）單位人員應(yīng)用新技術(shù)意識(shí)淡薄

隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)在各行各業(yè)的應(yīng)用，很多企業(yè)已經(jīng)認(rèn)識(shí)到該項(xiàng)技術(shù)具有的優(yōu)勢(shì)，也將該項(xiàng)技術(shù)應(yīng)用到了檔案管理工作當(dāng)中，從而使得檔案管理效率得到了明顯增強(qiáng)。然而因?yàn)槭聵I(yè)單位具有一定特殊性，單位很多員工對(duì)于新技術(shù)都沒(méi)有太大的應(yīng)用欲望，他們往往更加重視工作穩(wěn)定，所以并不會(huì)主動(dòng)應(yīng)用先進(jìn)技術(shù)，這就導(dǎo)致很多事業(yè)單位還在采用傳統(tǒng)的人工方式進(jìn)行檔案管理，工作效率急需提升。而且隨著事業(yè)單位不斷發(fā)展，檔案數(shù)據(jù)也會(huì)變得越來(lái)越多，如果還是采用傳統(tǒng)人工方式進(jìn)行管理將會(huì)很難滿(mǎn)足單位檔案管理需要。另外，還有一些事業(yè)單位有著嚴(yán)格的保密要求，這也給檔案管理工作應(yīng)用新技術(shù)帶來(lái)了一定阻礙。

（二）檔案管理人員能力比較低

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，事業(yè)單位需要對(duì)檔案管理工作效率進(jìn)行進(jìn)一步增強(qiáng)，但實(shí)際上，負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員專(zhuān)業(yè)能力比較低，職業(yè)素質(zhì)也不太高，從而給檔案管理工作效率的增強(qiáng)造成了一定程度的阻礙。[2]大數(shù)據(jù)時(shí)代的檔案管理工作需要進(jìn)行信息化建設(shè)，所以檔案管理工作人員需要具備較高的計(jì)算機(jī)操作水平，但是很多檔案管理人員的計(jì)算機(jī)操作能力都比較低，對(duì)于信息化應(yīng)用也是一知半解，從而對(duì)開(kāi)展檔案管理信息化建設(shè)造成了不利影響，信息化檔案管理模式能夠獲得的成效也非常有限，最終導(dǎo)致單位檔案管理工作效率不夠理想。

（三）檔案管理存在信息安全問(wèn)題

信息技術(shù)的應(yīng)用讓人們的工作效率獲得了顯著提高，檔案管理工作也不例外，但是在工作效率提升的同時(shí)也帶來(lái)了信息安全問(wèn)題。事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作應(yīng)用信息技術(shù)時(shí)需要將紙質(zhì)檔案上的信息轉(zhuǎn)換為數(shù)據(jù)信息，并將這些信息輸入電子檔案，但是電子檔案需要在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中進(jìn)行存儲(chǔ)，所以存在安全問(wèn)題，例如，黑客攻擊可以破壞電子檔案完整性和真實(shí)性，而且信息安全問(wèn)題具有隱蔽性，很難被發(fā)現(xiàn)。一旦發(fā)生信息安全問(wèn)題，將會(huì)導(dǎo)致事業(yè)單位信息丟失或被破壞，從而給單位發(fā)展帶來(lái)不良影響。

三、大數(shù)據(jù)背景下提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理效率的策略分析

（一）構(gòu)建大數(shù)據(jù)檔案管理系統(tǒng)

在檔案管理工作中應(yīng)用新技術(shù)需要找準(zhǔn)切入點(diǎn)，可以將構(gòu)建大數(shù)據(jù)檔案管理系統(tǒng)作為切入點(diǎn)進(jìn)行檔案管理方式革新。事業(yè)單位構(gòu)建該系統(tǒng)時(shí)一定要考慮自身實(shí)際情況，根據(jù)單位管理需要設(shè)計(jì)相應(yīng)系統(tǒng)，同時(shí)還要注意滿(mǎn)足檔案一體化管理要求，突破信息壁壘，實(shí)現(xiàn)檔案信息共同分享。首先，建立科學(xué)合理的技術(shù)應(yīng)用模式，對(duì)事業(yè)單位檔案管理進(jìn)行規(guī)范，對(duì)檔案信息進(jìn)行共享，通過(guò)創(chuàng)建共享平臺(tái)來(lái)防范信息孤島現(xiàn)象的初選，同時(shí)還能進(jìn)一步提升檔案利用開(kāi)發(fā)程度。其次，注意對(duì)大數(shù)據(jù)檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行進(jìn)行測(cè)試，對(duì)測(cè)試中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行反饋，對(duì)問(wèn)題出現(xiàn)原因進(jìn)行探究，針對(duì)問(wèn)題原因?qū)ο到y(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化，促使大數(shù)據(jù)檔案管理系統(tǒng)變得越發(fā)完善，發(fā)揮出更大作用。

（二）實(shí)施檔案管理責(zé)任制度，增強(qiáng)檔案管理人員責(zé)任感

檔案管理工作人員是檔案管理工作的重要支撐，如果他們的責(zé)任感比較淡薄也會(huì)對(duì)檔案管理工作效果和效率造成一定影響，所以在大數(shù)據(jù)時(shí)代，事業(yè)單位想要獲得更好的檔案管理效率，就要對(duì)檔案管理人員的責(zé)任感進(jìn)行大力增強(qiáng)。為此需要實(shí)行檔案管理責(zé)任制度，也就是將檔案管理責(zé)任分配到具體的工作人員身上，這樣各個(gè)檔案管理人員都會(huì)認(rèn)真完成自己肩負(fù)的責(zé)任，他們的工作責(zé)任感也能得到增強(qiáng)，從而促使檔案管理工作效率得到發(fā)展，檔案管理工作效果和質(zhì)量也能因此實(shí)現(xiàn)提升。

（三）做好信息安全防護(hù)措施

對(duì)于大數(shù)據(jù)背景下檔案管理存在的信息安全問(wèn)題需要做好信息安全防護(hù)措施，以免因?yàn)闄n案信息泄漏導(dǎo)致單位發(fā)展受阻。第一、確保電子檔案存儲(chǔ)安全，對(duì)檔案調(diào)取制度進(jìn)行完善，所有需要調(diào)取檔案的人都需要按照制度操作，同時(shí)還要對(duì)檔案處置方式進(jìn)行改進(jìn)，降低檔案存儲(chǔ)和調(diào)取過(guò)程中出現(xiàn)泄漏的概率。第二、構(gòu)建檔案管理防火墻機(jī)制，防范能夠?qū)n案管理造成危害的外部因素。此外還要對(duì)檔案管理體系進(jìn)行優(yōu)化，增強(qiáng)檔案管理質(zhì)量水平，尤其需要防范因?yàn)闄n案管理人員操作失誤而造成的檔案信息失真情況。第三、合理分配檔案使用權(quán)限，所以人員都需要在權(quán)限允許范圍內(nèi)使用檔案，還可以應(yīng)用人員識(shí)別技術(shù)為使用檔案的人員開(kāi)放相應(yīng)檔案，這樣就可以在一定程度上為確保檔案運(yùn)行安全提供保障。

結(jié)語(yǔ)

總而言之，在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，事業(yè)單位需要對(duì)檔案管理方式進(jìn)行革新，需要積極開(kāi)展檔案管理信息化建設(shè)，同時(shí)還要對(duì)當(dāng)前檔案管理面臨的困境進(jìn)行有效解決，通過(guò)采取構(gòu)建大數(shù)據(jù)檔案管理系統(tǒng)、實(shí)施檔案管理責(zé)任制度以及做好信息安全防護(hù)措施等策略促使檔案管理工作效率變得越來(lái)越高。

參考文獻(xiàn)：

[1]任繼偉.事業(yè)單位檔案管理效率提升的路徑[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2021（34）：13-15.

[2]鄧方.大數(shù)據(jù)時(shí)代事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新路徑[J].辦公室業(yè)務(wù)，2021（20）：124-125.

作者簡(jiǎn)介：

姓名：楊玉麗，出生年月日：1976-10-24，性別：女，民族：漢，籍貫：河南省信陽(yáng)市，學(xué)歷：大專(zhuān)，職稱(chēng)：中級(jí)（經(jīng)濟(jì)師），研究方向：檔案管理，工作單位：河南省信陽(yáng)市平橋區(qū)勞動(dòng)人事?tīng)?zhēng)議仲裁院。

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