大型工程項目的文件與檔案管理思路探究

高曉娟

摘 要：大型工程項目開展中，文件與檔案管理工作重要性不言而喻。首先，本文簡單對項目的文件與檔案管理進行了闡述，明確其關系著工程的建設和發(fā)展。其次，探討開展項目文件與檔案管理的重要性。最后，重點對大型工程項目的文件與檔案管理思路開展探討，提出了幾點合理化建議，如加強信息化建設、建立并完善管理制度、加強過程監(jiān)督檢查與指導、做好人才培養(yǎng)工作等，以期提升文件與檔案的管理水平，滿足“質(zhì)量第一、安全第一”的要求，為關注此類話題的人們提供參考。

關鍵詞：大型工程項目;檔案管理;文件管理;管理制度;管理思路

近年來，我國社會經(jīng)濟水平逐漸呈上升趨勢，促使大型工程項目與日俱增。相對而言，此項目不僅投資大，而且還具有系統(tǒng)性、長期性的特點。在工程開展中，文件與檔案管理貫穿始終，對建設成果產(chǎn)生著直接的影響。若是管理不當，將會阻礙大型工程項目順利開展。因此，積極探索行之有效的大型工程項目文件與檔案管理措施具有重要的現(xiàn)實意義。

一、大型工程項目的文件與檔案管理的相關概述

在大型工程項目開展中，文件與檔案管理是重要的內(nèi)容之一。主要是指建設項目立項到竣工階段所形成的具有查閱、保存價值的歷史記錄，其可以不同形式呈現(xiàn)出來。在大型工程項目中，文件、檔案工作具有種類復雜、技術含量高、數(shù)量龐大的特征，可以將項目的文件與檔案列為科學技術檔案范疇。大型工程項目文件和項目檔案雖然屬于不同的事物，但是二者之間卻存在一定的關聯(lián)性，工程項目文件實際上是工程項目檔案的前身。在大型工程項目開展過程中，工程文件應運而生，隨著工程的發(fā)展，工程文件逐漸趨于完善化。在工程完成之后，會形成工程項目檔案。

二、大型工程項目的文件與檔案管理的重要意義

工程文件與檔案是大型工程項目中的關鍵內(nèi)容。國家對此也進行了相關說明，要求從立項開始就著手此項工作。在此背景下，大型工程項目的文件與檔案管理受到了關注和重視，使得此項工作顯得尤為重要。在工程材料方面，通常會對材料進行檢查，尤其是在施工材料進場之前，應該嚴把材料的質(zhì)量關，并收集相關的合格證，在此基礎上進行文件與檔案的整合與歸檔，若是后續(xù)施工出現(xiàn)問題，可以通過相關的檔案，查找或排除相關因素。另外，竣工階段，對工程的驗收也是需要工程開展進程中的文件與檔案的。可見，大型工程項目文件與檔案管理是必要的，屬于重要的資產(chǎn)，不可缺少，也是施工質(zhì)量保障的最有力證明。因此，應該加強對大型工程項目的文件與檔案的管理，促使其落到實處。

三、大型工程項目的文件與檔案管理思路分析

1.建立健全大型工程文件與檔案管理制度

沒有規(guī)矩不成方圓。要想促使大型工程項目的文件與檔案管理工作有序進行，將其落到實處，需要立足實際，制定科學合理的管理制度，促使實際管理工作有章可依，避免盲目性，使工程文件與檔案管理制度化、規(guī)范化，全面提升管理水平。加之大型工程項目涉及的文件與檔案眾多，管理難度大，以完善的制度為支持，可避免出現(xiàn)工作上的混亂局面。

首先，需要根據(jù)工程特點與要求，制定與自身發(fā)展相適應的工程項目文件、檔案管理細則，以此為依據(jù)，對管理工作中遇到的問題進行及時解決，最大限度降低不良影響，優(yōu)化管理質(zhì)量。

其次，在新環(huán)境下，要想從根本上提升管理水平，需要建立三級管理模式，三級主要是指施工單位、監(jiān)理、設代，加大管理力度。同時，還需要將文件、檔案管理和大型工程建設有機融合起來，在此基礎上，建立科學的制度機制，從不同方面出發(fā)，對相關人員做出明確的規(guī)定。為了減少推諉責任現(xiàn)象發(fā)生，還需要建立責任制度，明晰文件、檔案形成主體和參建各方職責，將具體責任落實到個人，以對其起到良好的約束作用，促使其自覺規(guī)范自身行為，將更多的精力投入到本職工作中。在健全責任機制的運行中，一旦出現(xiàn)問題，也可在第一時間找到相關負責人，查明原因，以最快的速度解決問題，降低影響，減少不必要的損失。在實際管理中，應該嚴格遵守“誰生產(chǎn)誰歸檔”的原則，杜絕包辦事件出現(xiàn)。

再次，在制度制定和優(yōu)化方面應該緊跟時代發(fā)展步伐，做到與時俱進，結合新形勢、新要求，對以往文件、檔案管理制度中不合理之處進行改進。根據(jù)新規(guī)范，對以往管理制度進行補充。在制度的完善中，需要注重落實各方檢查職能，建立科學的審核機制，以保障大型工程項目文件檔案的真實性、全面性，減少漏洞，避免出現(xiàn)不必要的問題。另外，由于當前對大型工程項目文件與檔案管理要求越來越高，所以還需要制定文件材料規(guī)定范圍標準和質(zhì)量要求，給具體的管理工作開展提供重要的依據(jù)，促使此項工作能夠保質(zhì)保量的完成。

最后，需要建立相應的獎懲機制。在大型工程項目與檔案管理中，良好的獎懲機制，能夠充分調(diào)動相關人員的積極性、主動性，激發(fā)其工作熱情，對增強管理成效具有重要意義。在實際管理過程中，針對于表現(xiàn)優(yōu)異，獲得卓越成績的人員，應該給予其物質(zhì)獎勵和精神獎勵，以促使其全身新的投入到工作中，不斷進行自我完善和提升，進而可促使其在實現(xiàn)自身價值的同時，為企業(yè)發(fā)展做出重大貢獻，早日實現(xiàn)預期文件、檔案管理目標。針對于工作怠慢，差錯頻頻的人員，應該對其進行相應的懲罰，以提高其重視度，認真工作，降低大型工程項目文件、檔案管理問題出現(xiàn)的概率。

2.加強過程監(jiān)督檢查與指導

現(xiàn)階段，大型工程項目文件與檔案管理工作呈現(xiàn)了復雜性，在管理過程中，存在多種不穩(wěn)定性因素，并且工作繁雜，加大了出錯的可能性。為了提升大型工程項目文件、檔案管理效率和質(zhì)量，需要做好相關監(jiān)管工作，實現(xiàn)全過程的監(jiān)督指導。

其一，加強監(jiān)督檢查，解決文件、檔案收集難的問題。這就需要相關建設單位主動承擔起自身的職責，強化與監(jiān)理單位的溝通和交流，并建立聯(lián)合關系，提高對監(jiān)督檢查的重視度，結合文件、檔案管理辦法的相關要求，有針對性、目的性的開展監(jiān)督檢測工作。強化對各參加單位檔案收集，并實現(xiàn)全過程監(jiān)督，以便及時發(fā)現(xiàn)問題及時解決，提出整改意見，促使之后的管理工作順利進行，使文件、檔案管理獲得新發(fā)展，滿足現(xiàn)代社會發(fā)展需求。

其二，加強與細化分包單位的指導和檢查。在大型工程項目中，分包單位是重要的組成部分。因此，要想在整體上增強文件、檔案管理質(zhì)量，需要對管理意識薄弱、管理水平低下的分包單位加以重視，在科學細化檢查時，應該加強指導，促使相關文件檔案員業(yè)務水平提升，推動管理工作高效進行。在此情況下，還能夠?qū)Ω鞣职鼏挝黄鸬蕉酱僮饔茫蛊淠軌蛲介_展文件收集、檔案管理工作，進而可解決文件、檔案收集難的問題。為了達到此目標，需要做到以下幾點：

（1）需要全方位多角度了解項目各分包單位的信息。如檔案聯(lián)系人方式、施工內(nèi)容等，以科學對其進行指導，形成項目分包單位檔案管理工作統(tǒng)計表，為之后匯總工作提供有利條件，進而能夠提升大型工程項目文件與檔案管理的實效性。

（2）全力以赴做好觀摩學習和業(yè)務培訓工作。為了實現(xiàn)對各分包單位的有效引導，將其在文件、檔案管理工作中的作用最大化，需要加強對其培訓，派請專業(yè)水平高、經(jīng)驗豐富人員對分包單位文件、檔案員進行培訓。一方面，提升其文件、檔案管理知識量，使其能夠更好勝任此項工作;另一方面，促使其學習新理念、新方法，提升管理水平，將文件、檔案管理工作落到實處。除此之外，觀摩學習也是至關重要的，是拓展文件、檔案管理人員視野、提升其綜合素質(zhì)的重大舉措。例如，可組織分包單位的管理人員到總包單位進行現(xiàn)場觀摩，使其能夠直觀地了解新時代的文件、檔案管理形式，掌握更加先進、可行的文件整理、檔案組卷等方法。

3.強化人才培養(yǎng)

人是大型工程項目文件與檔案管理的重要主體，其綜合素質(zhì)與綜合能力與最終管理成效息息相關。要想滿足新時期文件、檔案管理需要，加大人才培養(yǎng)力度，應注重發(fā)揮人才優(yōu)勢，為相關的管理工作提供助力。為了打造高質(zhì)量的文件與檔案管理人才，需要幫其樹立終身學習意識，強化其學習理念，不斷更新其知識儲備，以促使各環(huán)節(jié)管理工作有序進行，提升其業(yè)務能力。意識對人的行為具有指導作用，正確的意識可促使大型工程項目文件與檔案管理工程朝著先進的方向前進，錯誤的意識會阻礙管理效率提高。因此，在促使文件與檔案管理人員自我完善的基礎上，還應該幫助其形成法律意識、文件、檔案的管理意識，強化其責任感，確保相關管理人員能夠以良好的姿態(tài)應對管理工作過程中出現(xiàn)的各種問題。

目前，大型工程項目文件與檔案管理難度不斷加大，容易給管理人員造成嚴重的心理負擔，不利于管理工作的順利進行。因此，在對有關人員引導的過程中，需要注重心理疏導，強化其對新形勢文件與檔案工作的認識，鼓勵其融入自己的想法，避免管理思想僵化。在具體管理過程中，可促使工作技能與經(jīng)驗有機結合，實事求是，具體分析，通過自我反思了解自身優(yōu)勢和不足之處，進而有針對性的改進，以提升綜合素質(zhì)和能力，有效落實大型工程項目文件和檔案的管理工作。現(xiàn)階段，信息化建設逐漸成為工程文件和檔案管理緊迫任務，因此應該注重增強管理人員信息化意識，使其掌握完善的信息化管理手段，促使文件檔案管理實現(xiàn)創(chuàng)新和發(fā)展。

另外，為了培養(yǎng)高質(zhì)量的人才，還應當注重人才管理體系的完善，重視優(yōu)秀人才的引進，適當提高招聘門檻，既要求有完善的專業(yè)知識，又要具有創(chuàng)新思想，具備先進管理意識，掌握科學化的管理模式，以促使文件與檔案管理隊伍水平提升，為此項工作的高效完成提供強大的人才支持。

4.積極開展文件檔案管理信息化建設工作

科學技術是第一生產(chǎn)力。在科技環(huán)境下，信息化技術日益成熟和完善，運用范圍廣泛，并取得了較為理想的應用效果。因此，在大型工程項目文件與檔案管理中，應該注重先進科學技術的融入，大力推動文件與檔案管理網(wǎng)絡化建設，不斷提升信息化水平，有效突破傳統(tǒng)模式的束縛，促使管理工作質(zhì)量突飛猛進。為此，應該對新時代發(fā)展形勢進行了解，加強對信息化技術的重視，創(chuàng)新以往的檔案管理思路，將信息化機制納入到大型工程項目文件與檔案管理中，促使信息化與文件、檔案管理相結合，進一步強化信息化建設。具體而言，需要以信息化技術、互聯(lián)網(wǎng)技術為支撐，建立與自身發(fā)展模式相符的計算機網(wǎng)絡平臺，不斷優(yōu)化文件、檔案管理系統(tǒng)，促使各個軟硬件良好運行，進而打造全新的大型工程項目文件與檔案觀管理格局。在此模式下，不僅能夠降低相關工作人員的壓力，減少其工作量，而且還有助于提高文件、檔案管理工作效率和質(zhì)量。

此外，在進行相關操作系統(tǒng)的引入下，應該注重數(shù)據(jù)的實時更新，為計算機網(wǎng)絡平臺良好運行創(chuàng)造優(yōu)越的環(huán)境，減少管理問題發(fā)生，確保管理效果。在計算機信息網(wǎng)絡技術的運用中，可實現(xiàn)資源共享，能夠保證文檔信息服務及時性。為了提升文件、檔案的社會價值，還需要借助相關的科學技術將其變成活的信息，提高相關資源利用率。

在推進工程文件、檔案管理信息化進程中，需要注意的是，網(wǎng)絡具有較強的開放性，在一定程度上對文件與檔案安全造成了威脅，容易造成數(shù)據(jù)丟失、竊取等問題。因此，應該不斷完善計算機信息管理系統(tǒng)，強化對文件檔案的保護，做好相關的防范工作。為了加快大型工程項目信息化建設步伐，需要注重相關系統(tǒng)軟件的開發(fā)。要想確保軟件的可行性，滿足現(xiàn)代文件與檔案的管理需求。相應的管理人員需要介入到系統(tǒng)軟件開發(fā)環(huán)節(jié)，以促使軟件功能更加完善和健全，具有優(yōu)越的性能，增強信息數(shù)據(jù)質(zhì)量，確保信息數(shù)據(jù)的準確性、全面性，真正提升大型工程項目文件與檔案管理的信息化水平。

四、結束語

總而言之，在社會經(jīng)濟蓬勃發(fā)展的當下，規(guī)模宏大、建設周期長、社會效益高的工程項目逐漸出現(xiàn)在大眾的視野中。要想在整體上提高工程項目建設成效，需要對項目文件與檔案管理進行全面的認識，明確其重要性，并積極落實此項工作，既需強化人才培養(yǎng)，發(fā)揮人才作用，又要制定科學化的管理制度，加大信息化建設力度，以便提升管理水平，實現(xiàn)理想的管理效果。

參考文獻：

[1]李秀麗.論加強普通公路工程建設檔案規(guī)范管理創(chuàng)新研究[J].蘭臺內(nèi)外，2020

[2]徐梅琳.守護地鐵建設 把握城市脈搏——地鐵工程項目檔案管理探究[J].城建檔案，2020

[3]陳麗圓.互聯(lián)網(wǎng)背景下基建工程電子檔案管理工作的思考[J].城建檔案，2020

[4]陸婭瓊.大型水電站建設工程項目檔案管理實踐[J].云南水力發(fā)電，2020

[5]陳 慧，南夢潔，王曉曉，等.“互聯(lián)網(wǎng)+”工程項目檔案管理探析：特征、機遇與挑戰(zhàn)[J].北京檔案，2020

[6]云 偉.淺談醫(yī)院工程項目檔案管理存在的問題與實施策略[J].黑龍江檔案，2020

[7]楊愛云，宋 瑩，朱明慧，劉月艷.實施目標管理和績效考核 建立基建企業(yè)工程項目文件歸檔工作標準化監(jiān)督指導體系——基建企業(yè)工程項目檔案監(jiān)督指導標準化實踐[J].辦公室業(yè)務，2019

[8]郝春紅.大型國企工程項目前期文件創(chuàng)新管理模式初探[J].北京檔案，2018

[9]陳 靜.大型建筑工程項目的檔案管理難點和處理對策[J].中國管理信息化，2017

[10]曾予新.工程項目檔案管理的質(zhì)量控制體系研究——以某大型機場工程為例[J].檔案管理，2017

[11]祁梅梅.簡論基建工程檔案管理的思路和方法研究[J].建筑工程技術與設計，2017

（作者單位：航天神舟科技發(fā)展有限公司）