摘要：文書檔案管理是事業(yè)單位的基礎(chǔ)工作之一，也是必不可少的一項(xiàng)工作。將辦公自動(dòng)化與文書檔案管理相結(jié)合，能夠提高檔案管理的效率，實(shí)現(xiàn)當(dāng)然的高效利用。在辦公自動(dòng)化背景下，傳統(tǒng)的檔案管理工作中的弊端顯露出來，各類問題影響了檔案管理效率的提升。因此事業(yè)單位需要注重辦公自動(dòng)化的應(yīng)用，加強(qiáng)信息化建設(shè)，將自動(dòng)化智能化的理念滲透到日常的工作中，實(shí)現(xiàn)檔案管理的創(chuàng)新?；诖碎_展本文的研究工作，分析傳統(tǒng)檔案管理工作中的弊端以及辦公自動(dòng)化與檔案管理工作融合的重要性，提出幾點(diǎn)有效的管理措施，提高檔案管理的效率。

關(guān)鍵詞：辦公自動(dòng)化;事業(yè)單位;文書檔案管理

辦公自動(dòng)化的建設(shè)對(duì)傳統(tǒng)的文書檔案管理帶來了一定的沖擊，信息化管理認(rèn)識(shí)不足，管理方法不科學(xué)等等，都會(huì)影響到檔案管理的效率和后續(xù)的應(yīng)用。因此事業(yè)單位需要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，加強(qiáng)信息化的建設(shè)，進(jìn)一步完善檔案管理的規(guī)章制度，并培養(yǎng)專業(yè)人才。充分發(fā)揮辦公自動(dòng)化的優(yōu)勢(shì)，提高檔案管理的水平，實(shí)現(xiàn)資源共享，減輕工作人員的負(fù)擔(dān)，也能滿足事業(yè)單位各項(xiàng)工作的需求，提高事業(yè)單位內(nèi)部管理的效率。

1 辦公自動(dòng)化背景下加強(qiáng)事業(yè)單位文書檔案管理的重要性

1.1 有利于提高管理水平和檔案利用率

在以往的管理工作中，檔案以紙質(zhì)形式借閱，很難實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)跟蹤借閱的時(shí)間和歸還期限，難以把握一些，檔案歸還后會(huì)出現(xiàn)破損丟失等情況，會(huì)影響到后續(xù)的借閱。事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)檔案管理的辦公自動(dòng)化，加強(qiáng)信息技術(shù)的應(yīng)用，由傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理轉(zhuǎn)為信息化檔案管理，能夠有效解決以往檔案管理工作中存在的弊端。例如紙質(zhì)檔案不易保存和查詢，容易丟失破損，而且占地面積大，檔案管理成本高。而且通過數(shù)字化的管理，能夠規(guī)范檔案資料的借閱使用，確保資料的完整性，提高管理效率。通過應(yīng)用信息化檔案能夠構(gòu)建一個(gè)信息系統(tǒng)，做好電子檔案的存儲(chǔ)和管理，人們?cè)诓樵儠r(shí)，只需要在檢索欄輸入相關(guān)的關(guān)鍵詞便可查找相應(yīng)的檔案，十分便利，提高了檔案的利用率。而且也有利于檔案人員做好儲(chǔ)存管理工作，提高管理水平。

1.2 有利于實(shí)現(xiàn)資源共享

事業(yè)單位將文書檔案進(jìn)行電子檔案歸檔處理，加強(qiáng)辦公自動(dòng)化的建設(shè)，能夠利用辦公自動(dòng)化實(shí)現(xiàn)各部門的溝通聯(lián)系。可通過這一系統(tǒng)便能完成信息共享，不需要各部門進(jìn)行文書檔案的發(fā)放與講解，減少了工作人員的壓力，也創(chuàng)新了工作模式。數(shù)字化的建設(shè)使得檔案借閱更加便捷高效，資源實(shí)現(xiàn)共享整合，滿足事業(yè)單位各部門的需求。例如可以利用遠(yuǎn)程檢索聯(lián)機(jī)檢索的功能查詢相關(guān)資料。這一操作十分便捷，耗費(fèi)時(shí)間短，而且還可查詢與這資料相關(guān)的其他資料，滿足工作需求。

2 辦公自動(dòng)化背景下事業(yè)單位文書檔案管理中存在的問題

2.1 文書檔案管理的重視程度不足

目前一些事業(yè)單位并沒有認(rèn)識(shí)到文書檔案管理對(duì)自身發(fā)展的重要性，因此在日常的管理工作中，對(duì)文書檔案管理重視不足。這就導(dǎo)致文書檔案管理工作一直采取傳統(tǒng)的工作模式，各項(xiàng)功能無法得到全面發(fā)揮。事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)層缺乏長遠(yuǎn)的目光，對(duì)文書檔案管理的認(rèn)識(shí)不足，過于注重事業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)收入，對(duì)沒有直接收入的文書檔案工作沒有給予過多的重視。并沒有將文書檔案管理工作與事業(yè)單位發(fā)展相聯(lián)系，這就導(dǎo)致該部門建設(shè)不足，崗位設(shè)計(jì)不合理，人力資源管理效率不高，員工比較少，各方面的建設(shè)不足，崗位人員流動(dòng)性大，存在的諸多問題得不到有效解決，影響了文書檔案管理的工作效率。而且導(dǎo)致檔案工作被邊緣化，一些紙質(zhì)檔案借出后歸還時(shí)間無法掌控，有的甚至不會(huì)歸還。也缺乏人員專門收回，導(dǎo)致檔案流失率十分嚴(yán)重。

2.2 對(duì)信息化管理認(rèn)識(shí)不足

文書檔案管理是事業(yè)單位檔案管理中的重要組成部分，借助信息技術(shù)來管理文書檔案，能夠創(chuàng)新原有的工作形式，符合新時(shí)期的發(fā)展要求。但是目前很多事業(yè)單位對(duì)信息化管理的認(rèn)識(shí)不足。他們認(rèn)為無需在文書檔案管理工作中投入過多資金來建設(shè)信息化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化。很多管理者也并未正確分析傳統(tǒng)文書檔案管理工作中的各類弊端。信息化建設(shè)程度不足，人員綜合素質(zhì)不高，這就導(dǎo)致在日常的工作中依舊采取傳統(tǒng)的管理方式。一些事業(yè)單位雖然注重信息技術(shù)的引進(jìn)，但是在文書檔案管理工作中投入的資金不足，引進(jìn)的軟件技術(shù)等相對(duì)滯后，功能不完善，也存在一定的安全隱患。還有一些事業(yè)單位為了節(jié)約成本，選擇的是價(jià)格低廉的軟件供應(yīng)商，無法確保這些軟件的安全性，導(dǎo)致文書檔案資料存在一定的泄露風(fēng)險(xiǎn)。受到這些因素的影響，檔案管理的規(guī)范化程度不足，信息技術(shù)的應(yīng)用率不高，無法滿足信息時(shí)代的發(fā)展要求，導(dǎo)致實(shí)際的工作中存在各種問題，增加了工作人員的負(fù)擔(dān)。

2.3 管理隊(duì)伍素質(zhì)參差不齊

一些事業(yè)單位注重辦公自動(dòng)化與文書檔案管理的結(jié)合，引進(jìn)了各種信息技術(shù)和軟件，但是并未對(duì)文書檔案管理人員開展系統(tǒng)化的培養(yǎng)，這就導(dǎo)致他們的信息素養(yǎng)不高，在實(shí)際的工作中無法高效運(yùn)用一些先進(jìn)的技術(shù)和軟件開展檔案管理工作，因此只能使用傳統(tǒng)的方式，這就導(dǎo)致信息化利用率不高，難以實(shí)現(xiàn)文書檔案管理工作的創(chuàng)新。還有一部分管理人員并非專業(yè)人員，他們只是進(jìn)行簡(jiǎn)單的崗前培訓(xùn)，之后便上崗就業(yè)，缺乏專業(yè)知識(shí)和工作經(jīng)驗(yàn)，在實(shí)際的工作中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)各種失誤，帶來了一定風(fēng)險(xiǎn)，也影響了其他管理人員的工作效率。還有一部分文書檔案管理人員缺乏責(zé)任心，他們工作積極性不高，在管理工作中往往敷衍了事。在開展檔案保管費(fèi)工作時(shí)，漫不經(jīng)心導(dǎo)致各種失誤的發(fā)生?？偟膩碚f，文書檔案管理，隊(duì)伍素質(zhì)參差不齊，嚴(yán)重影響了管理效率，以及辦公自動(dòng)化在檔案管理中的落實(shí)。

2.4 管理制度不健全

由于一些事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)層并沒有對(duì)文書檔案管理給予足夠的重視，因此在制度制定方面也不夠用心，直接照搬以往的管理制度，并未結(jié)合新時(shí)代的特點(diǎn)和事業(yè)單位的發(fā)展情況進(jìn)行改革創(chuàng)新。也忽略了新時(shí)期對(duì)文書檔案管理工作的要求，管理制度不完善，難以對(duì)相關(guān)人員形成一定的約束。尤其是辦公自動(dòng)化的落實(shí)，導(dǎo)致各種新問題的出現(xiàn)。例如工作人員過多依賴于辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，在工作中并不認(rèn)真，導(dǎo)致文書檔案管理質(zhì)量無法滿足要求。這些新問題的出現(xiàn)會(huì)影響到辦公自動(dòng)化的應(yīng)用效率以及文書檔案管理的創(chuàng)新，為事業(yè)單位內(nèi)部管理埋下一定的隱患。文書檔案管理涉及到兩方面內(nèi)容文書與檔案。在規(guī)章制度中，并未對(duì)兩者的銜接性進(jìn)行明確規(guī)定，影響管理工作形成一個(gè)完整整體，加大了文書管理與檔案管理之間的距離，使兩者配合出現(xiàn)了一定偏差。

2.5 數(shù)字化文書檔案存在一定的安全風(fēng)險(xiǎn)

辦公自動(dòng)化背景下，一些事業(yè)單位將紙質(zhì)化的文書檔案轉(zhuǎn)為數(shù)字化文書檔案，進(jìn)行儲(chǔ)存管理。但是電子文書檔案的保密工作存在一定風(fēng)險(xiǎn)，很容易遭受黑客病毒等的攻擊，導(dǎo)致文書檔案的損失或泄露，不能保證檔案的安全性和完整性。

3 辦公自動(dòng)化背景下事業(yè)單位文書檔案管理策略

3.1 轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，重視文書檔案管理

辦公自動(dòng)化的發(fā)展和應(yīng)用實(shí)現(xiàn)了傳統(tǒng)文書檔案管理技術(shù)的創(chuàng)新，為其提供了技術(shù)支持，充分發(fā)揮文書檔案管理的各項(xiàng)功能和優(yōu)勢(shì)，促進(jìn)事業(yè)單位的進(jìn)一步發(fā)展。因此在辦公自動(dòng)化背景下，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)層需要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的觀念，充分認(rèn)識(shí)辦公自動(dòng)化以及文書檔案管理工作。提高對(duì)魏書檔案管理的重視程度，加強(qiáng)各方面的建設(shè)。只有領(lǐng)導(dǎo)重視起來，才能切實(shí)落實(shí)檔案管理工作，進(jìn)一步加強(qiáng)人力財(cái)力物力等各方面的扶持力度，形成有效保障。然后確保各部門認(rèn)識(shí)辦公自動(dòng)化和文書檔案管理工作，強(qiáng)化事業(yè)單位內(nèi)部員工的認(rèn)知，增強(qiáng)每個(gè)人的責(zé)任意識(shí)，從而確保文書檔案管理工作的順利開展。還需要積極引進(jìn)一些先進(jìn)的管理理念和管理方法，完善文書檔案管理的建設(shè)，逐步提高檔案管理效率。

3.2 加強(qiáng)信息化建設(shè)

事業(yè)單位轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，重視文書檔案管理工作的建設(shè)，還需要注重信息技術(shù)的引進(jìn)，提高檔案系統(tǒng)的整體水平，根據(jù)新時(shí)期的要求，將辦公自動(dòng)化應(yīng)用于文書檔案管理工作中，構(gòu)建一個(gè)完善的信息系統(tǒng)，能夠加強(qiáng)各部門的溝通聯(lián)系，在組成系統(tǒng)節(jié)點(diǎn)方面，橫向和縱向都需要滿足相應(yīng)要求，能夠提高整個(gè)檔案系統(tǒng)的綜合優(yōu)勢(shì)。在此基礎(chǔ)上還需要加大軟件和硬件基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)力度。其建設(shè)質(zhì)量關(guān)系到檔案管理自動(dòng)化建設(shè)的質(zhì)量和效率。在硬件方面，每個(gè)部門都需要確保硬件設(shè)施的匹配性和兼容性。在軟件方面，大部分的事業(yè)單位都會(huì)選擇外包的方式。做好市場(chǎng)調(diào)查工作，選擇資質(zhì)高的供應(yīng)商引進(jìn)一些軟件來完善辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。這些軟件具有良好的兼容性和匹配性，能夠進(jìn)一步完善檔案管理網(wǎng)絡(luò)，確保這一網(wǎng)絡(luò)能夠快速形成鏈接，構(gòu)建一個(gè)網(wǎng)點(diǎn)多覆蓋面廣的網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)信息的共享。在信息技術(shù)和軟件的支持下，構(gòu)建一個(gè)專門的數(shù)據(jù)庫，用于文書檔案的儲(chǔ)存?zhèn)浞莺凸芾?。在日常工作中，各部門積極配合文書檔案管理部門傳輸相應(yīng)的資料滿足文書檔案的各項(xiàng)要求，整合各項(xiàng)資料完善數(shù)據(jù)庫。通過加強(qiáng)信息化建設(shè)能夠創(chuàng)新傳統(tǒng)的檔案管理模式，轉(zhuǎn)變工作人員的思想觀念，滿足辦公自動(dòng)化背景下對(duì)事業(yè)單位的各項(xiàng)要求。

辦公自動(dòng)化應(yīng)用于檔案管理工作中完善檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)電子檔案的全生命周期管理，需要完善歸檔功能模塊，包括數(shù)據(jù)接收、審核檢查、查看全文、信息補(bǔ)充和完成歸檔5個(gè)功能。檔案管理系統(tǒng)，在接收到電子檔案的數(shù)據(jù)信息后，根據(jù)接收到的信息內(nèi)容能夠自動(dòng)生成分類號(hào)和歸單號(hào)，然后再接收電子文檔的全文。自動(dòng)識(shí)別檔案的頁數(shù)，對(duì)全部的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行審核檢查。檔案管理系統(tǒng)還具有數(shù)據(jù)接收功能，能夠?qū)崟r(shí)的監(jiān)聽系統(tǒng)是否有發(fā)送過來的數(shù)據(jù)，接收到數(shù)據(jù)信息后，對(duì)其自動(dòng)解析，將解析后的數(shù)據(jù)信息保存在數(shù)據(jù)庫中。審核檢查設(shè)計(jì)能夠做好對(duì)電子文檔信息的審核檢查工作補(bǔ)充相應(yīng)信息。檔案管理人員看到傳輸過來的電子文檔信息，可以點(diǎn)擊審核檢查按鈕對(duì)其進(jìn)行檢查，審核檢查通過后，然后歸檔處理。

3.3 建設(shè)專業(yè)化的文書檔案管理隊(duì)伍

辦公自動(dòng)化女文書檔案管理的結(jié)合應(yīng)用，也離不開人才的支持。企業(yè)單位在完善文書檔案管理建設(shè)時(shí)，還需要注重專業(yè)隊(duì)伍的建設(shè)。做好人才的引進(jìn)工作，嚴(yán)格規(guī)范選拔制度把控招聘環(huán)節(jié)，引進(jìn)優(yōu)秀的復(fù)合型人才，滿足工作需求。還需要建立完善的培訓(xùn)機(jī)制，做好對(duì)管理人員的崗前和在崗培訓(xùn)。滲透專業(yè)知識(shí)和技能，培訓(xùn)信息技術(shù)和軟件的具體操作，提高他們的綜合素養(yǎng)。也可以為檔案管理人員提供外出學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，組織他們?nèi)ヒ恍﹥?yōu)秀的單位觀摩學(xué)習(xí)，了解優(yōu)秀單位的管理模式和工作理念取長補(bǔ)短，逐步提高自身的工作技能，借鑒優(yōu)秀單位的一些操作，積累更多的工作經(jīng)驗(yàn)。還需要提高文書檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)，促使他們主動(dòng)熟悉和接觸先進(jìn)的檔案管理設(shè)備了解檔案管理的各項(xiàng)功能主動(dòng)挖掘檔案信息，為有利用檔案需求的員工提供服務(wù)。此外還需要注重培訓(xùn)他們的職業(yè)道德素養(yǎng)端正，他們的工作態(tài)度嚴(yán)格遵守各項(xiàng)規(guī)章制度，在日常的工作中能夠嚴(yán)格約束自己，恪守職業(yè)道德，確保文書檔案的隱私性和安全性。通過這一培訓(xùn)能夠減少人為因素導(dǎo)致的失誤，提高文書檔案管理的效率。

3.4 建立現(xiàn)代化的文書檔案管理制度

事業(yè)單位還需要注重完善文書檔案管理制度，根據(jù)辦公自動(dòng)化的要求，細(xì)化各項(xiàng)規(guī)章制度，進(jìn)行有效創(chuàng)新，彌補(bǔ)以往工作的弊端消除成就，機(jī)械僵化的管理模式。首先要以辦公自動(dòng)化的應(yīng)用為基礎(chǔ)，分析辦公自動(dòng)化和文書檔案管理結(jié)合的優(yōu)勢(shì)，尋找以往檔案，收集存儲(chǔ)等工作中的弊端，細(xì)化規(guī)定，修改檔案管理程序的漏洞，提高檔案管理的水平。其次可以借鑒一些優(yōu)秀單位的檔案管理制度結(jié)合自身的實(shí)際情況來進(jìn)一步完善，確保檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。一般在日常工作中也需要做好經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)，分析現(xiàn)行制度中的漏洞，提出一定的建議和意見。事業(yè)單位積極采納彌補(bǔ)現(xiàn)行制度中的漏洞，制定一套完善的文書檔案管理體系。目前我國許多單位的文件管理與檔案管理采取分開管理的形式，設(shè)立了兩個(gè)管理部門，這種模式會(huì)影響檔案管理部門對(duì)各類文件的控制。在辦公自動(dòng)化的支持下，實(shí)現(xiàn)檔案管理的有效整合，強(qiáng)化體系的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。當(dāng)然在這一規(guī)章制度中還需要明確規(guī)定技術(shù)操作。要考慮檔案管理系統(tǒng)的兼容性，高效性和實(shí)用性，明確各項(xiàng)技術(shù)的標(biāo)準(zhǔn)。要求工作人員嚴(yán)格遵守這些標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范自身的行為，從而提高技術(shù)的應(yīng)用率，減少失誤的發(fā)生。此外還需要完善績(jī)效獎(jiǎng)懲機(jī)制，做好對(duì)管理人員的考核工作，將考核結(jié)果與績(jī)效獎(jiǎng)懲機(jī)制相結(jié)合。給予表現(xiàn)優(yōu)異者一定的物質(zhì)和精神獎(jiǎng)勵(lì)，出現(xiàn)問題及時(shí)追責(zé)，給予相應(yīng)懲罰。通過這一機(jī)制能夠激勵(lì)員工的熱情和積極性，督促他們嚴(yán)格落實(shí)各項(xiàng)規(guī)章制度，加強(qiáng)管理規(guī)范自身的各項(xiàng)行為，提高管理效率。

3.5 做好電子檔案的安全保密管理工作

事業(yè)單位檔案管理部門會(huì)對(duì)文件資料等進(jìn)行鑒別甄選，確定其具有一定的價(jià)值，然后進(jìn)行歸檔處理做好電子文件檔案管理和備份工作。但是電子檔案案很容易受到黑客病毒等的攻擊，因此的事業(yè)單位還需要提高對(duì)安全保密管理的重視程度。部分檔案信息需要進(jìn)行公開透明化，但大部分的檔案都是需要進(jìn)行嚴(yán)密的封存管理。因此根據(jù)檔案的特點(diǎn)設(shè)置不同類別等級(jí)，為內(nèi)部人員設(shè)置權(quán)限，在利用檔案前，需要通過權(quán)限認(rèn)證，才可查詢相應(yīng)檔案。當(dāng)然在選擇軟件供應(yīng)商時(shí)還需要咨詢他們的安全系統(tǒng)服務(wù)，確保他們能夠提供一定的安全服務(wù)。以及安全技術(shù)，加強(qiáng)對(duì)電子檔案的安全保護(hù)工作。同時(shí)還需要做好對(duì)各部門各人員的宣傳科普，要求他們嚴(yán)格遵守檔案查詢使用的規(guī)章制度，做好保密工作。

4 結(jié)束語

綜上所述，在辦公自動(dòng)化背景下，越來越多的事業(yè)單位更加注重辦公自動(dòng)化的建設(shè)，改變傳統(tǒng)的工作形式。在辦公自動(dòng)化的應(yīng)用沖擊下，傳統(tǒng)的文書檔案管理工作弊端也顯現(xiàn)出來。事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)層需要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，提高重視程度，注重信息化的建設(shè)。完善信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)資源共享，加強(qiáng)各部門的溝通聯(lián)系。做好對(duì)管理人員的培訓(xùn)工作提高他們的綜合素質(zhì)。還需要健全各項(xiàng)管理制度，符合現(xiàn)代化要求。注重引進(jìn)安全技術(shù)，選擇資質(zhì)高的軟件供應(yīng)商提高電子檔案安全保密管理的效率。在各項(xiàng)舉措的支持下，能夠更好的促進(jìn)辦公室的話在文書檔案管理中的落實(shí)，提高信息技術(shù)的利用率，創(chuàng)新管理模式，減少工作風(fēng)險(xiǎn)滿足事業(yè)單位對(duì)檔案利用的需求。

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作者簡(jiǎn)介：王偉，（1987.3-），男，陜西漢中人，漢族，大專學(xué)歷，初級(jí)館員，主要從事檔案管理工作。