醫(yī)院檔案管理中電子檔案系統(tǒng)的應(yīng)用

趙風(fēng)花

（山西省人民醫(yī)院，山西 太原 030000）

檔案管理是醫(yī)院管理工作中的重要組成部分，隨著醫(yī)院經(jīng)營規(guī)模逐漸增大，再加上醫(yī)療體制改革帶來的積極影響，使醫(yī)院的人政檔案、基建檔案以及醫(yī)療技術(shù)檔案數(shù)量急劇增多。傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)逐漸出現(xiàn)了疲態(tài)，無法滿足當(dāng)前醫(yī)院運(yùn)行發(fā)展需要，甚至容易激化醫(yī)患矛盾，影響醫(yī)院的市場價值形象。醫(yī)院檔案管理堅持走信息化發(fā)展道路，逐步創(chuàng)設(shè)和落實應(yīng)用電子檔案系統(tǒng)，是“智慧醫(yī)院”發(fā)展的必然結(jié)果。為此，醫(yī)院必須要盡快應(yīng)用好電子檔案系統(tǒng)，積極推進(jìn)醫(yī)院檔案管理信息化、數(shù)字化、智慧化發(fā)展。

一、電子檔案系統(tǒng)的優(yōu)越性

1．降低了醫(yī)院檔案管理費(fèi)用成本

傳統(tǒng)醫(yī)院檔案主要為紙質(zhì)材料，醫(yī)院在進(jìn)行檔案管理時，通常會需要采購大量紙張等材料，不僅會造成紙張資源的浪費(fèi)，還會增加檔案管理成本。而且在對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案進(jìn)行管理時，醫(yī)院還需要派出多名專職檔案管理人員，同時，提供大面積檔案管理場地，有些大型醫(yī)院甚至?xí)为?dú)提供一層辦公室用于存放檔案資料。電子檔案系統(tǒng)的全面應(yīng)用便比較好地解決了上述問題，不需要使用大量紙張和大面積檔案室，只需要將檔案資料錄入電子檔案系統(tǒng)，自動生成電子檔案即可，這樣不僅降低了檔案管理人員的工作強(qiáng)度，也為醫(yī)院節(jié)約了管理費(fèi)用成本支出。

2．增強(qiáng)了醫(yī)院檔案管理保密屬性

傳統(tǒng)檔案信息會記錄在紙張上，無論是檔案信息補(bǔ)充、檔案資料調(diào)閱、檔案消除焚毀等管理工作，都會直接接觸檔案資料原件，容易導(dǎo)致重要的檔案資料泄露，甚至是丟失。比如，人事檔案、病歷檔案、醫(yī)療成果檔案等，這樣會給醫(yī)院帶來較大損失和經(jīng)營風(fēng)險。電子檔案系統(tǒng)便可以比較好地克服這些問題，由于電子檔案系統(tǒng)具有多道防火墻和身份識別系統(tǒng)，能夠避免重要的檔案資料泄露或丟失，最大限度保證了醫(yī)院檔案資料的保密性。

3．提高了醫(yī)院檔案管理工作能效

在信息化檔案管理模式中，電子檔案系統(tǒng)則可以將檔案管理工作全部轉(zhuǎn)移到“線上”，利用電子檔案后臺管理系統(tǒng)，就可以隨時隨地完成檔案管理各個環(huán)節(jié)的工作內(nèi)容。一方面，降低了檔案管理人員的工作失誤的可能性；另一方面，加強(qiáng)了檔案資料收集、整理、調(diào)閱等環(huán)節(jié)都工作能效[1]。

從筆者實際工作中可以明顯發(fā)現(xiàn)，新時期的醫(yī)院檔案管理工作內(nèi)容比較復(fù)雜，涉及的檔案種類和數(shù)量較多，傳統(tǒng)檔案管理理念和模式已經(jīng)與醫(yī)院管理與發(fā)展出現(xiàn)脫節(jié)現(xiàn)象，因此，構(gòu)建電子檔案系統(tǒng)對于醫(yī)院檔案管理有著極高的優(yōu)越性。電子檔案系統(tǒng)體系的落實與應(yīng)用，使筆者的檔案管理工作業(yè)績有了顯著提升，在項目建設(shè)辦公室領(lǐng)導(dǎo)的帶領(lǐng)下，嚴(yán)格按照《山西省檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃》確定的目標(biāo)任務(wù)，始終貫徹依法治檔和檔案安全管理為核心，圍繞服務(wù)醫(yī)院工作的中心，切實在自身崗位上完成好本部門各項工程的檔案收集、整理、保管、歸檔工作。立足于本職工作，扎實推進(jìn)檔案工作的有效完成。具體參與工作如下所示。參與了檔案的接收進(jìn)庫工作，參與接收文件等各類檔案卷。2009年至今收回檔案5862卷（件），整理5711卷（件），圖紙2613張：其中包含科研臨床樓以及全科醫(yī)生臨床培養(yǎng)基地項目前期手續(xù)資料（可研、環(huán)評、能評、初設(shè)、地質(zhì)勘察、監(jiān)理、管理等）和各工程施工資料（基坑施工、主體施工、內(nèi)外裝修、中央空調(diào)、消防工程、醫(yī)用氣體、無負(fù)壓供水、高低壓配電、弱電工程、電梯采購等）；鍋爐房改造工程施工；重癥監(jiān)護(hù)室改造工程；25層病理科裝飾改造工程；外科樓門診大廳及門廳改造工程；外科樓外掛電梯改造工程；外科樓公共衛(wèi)生間改造工程；綜合樓改造工程（職工食堂、公寓、職工活動中心及老干部活動中心）；核磁工作室裝飾改造工程；介入科、心導(dǎo)管室改造工程；CT室改造工程（CT機(jī)房設(shè)備底座加固及準(zhǔn)備間改造工程和地下室及走廊）；胃鏡室改造工程；醫(yī)院管網(wǎng)改造工程；家屬樓樓道粉刷工程；南區(qū)厚德樓的改造工程；新院區(qū)建設(shè)項目前期手續(xù)等一系列醫(yī)院基本建設(shè)的檔案資料的收集、整理、保管、歸檔。并編制完成門診、醫(yī)技樓、綜合樓和住院病房、基坑支護(hù)、人防工程的個各施工項目（50項）的可行性研究報告，并報發(fā)改局審批備案。

二、電子檔案系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用策略

1．科室統(tǒng)一電子檔案文件管理標(biāo)準(zhǔn)

醫(yī)院的部門科室數(shù)量繁多，每個部門科室形成的檔案類型和檔案內(nèi)容存在較大差異性，這就給檔案管理工作提出了較高要求。在電子檔案系統(tǒng)中，需要管理人員能夠確定醫(yī)院統(tǒng)一的檔案文件管理標(biāo)準(zhǔn)，醫(yī)院既可以遵循國家統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，也可以采用醫(yī)院內(nèi)部制定的統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)。通過這種方式全面提高電子檔案管理規(guī)范性。比如，所有錄入電子檔案系統(tǒng)中的檔案文檔格式都要采取A4紙張規(guī)格，字體、字號、行間距等都要有統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。除此之外，醫(yī)院還要根據(jù)文字類檔案、圖片類檔案、音頻類檔案、視頻類檔案注明統(tǒng)一的存儲格式，這樣有助于電子檔案的統(tǒng)一收集、存儲和利用。所有電子檔案的參數(shù)和數(shù)據(jù)都要進(jìn)行特別標(biāo)注，而且還應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確標(biāo)明電子文件稿本代碼和電子文件類型代碼。另外，作為一線檔案管理人員，必須要確保電子檔案系統(tǒng)的先進(jìn)性，為此在實際崗位工作中，筆者積極運(yùn)用崗位培訓(xùn)知識和自學(xué)知識與技能，對醫(yī)院電子檔案系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化創(chuàng)新，精簡電子檔案系統(tǒng)頁面，提高系統(tǒng)的優(yōu)越性和實用性，從而使電子檔案系統(tǒng)更便于操作和推廣應(yīng)用，也讓醫(yī)院檔案管理業(yè)務(wù)更加成熟。

2．加強(qiáng)電子檔案信息采集錄入管理

從電子檔案系統(tǒng)的運(yùn)行角度來看，信息采集系統(tǒng)是第一道關(guān)卡，醫(yī)院檔案能夠?qū)崿F(xiàn)高質(zhì)量管理目標(biāo)，很大程度上取決于電子檔案信息采集錄入管理質(zhì)量。首先，針對已經(jīng)生成紙質(zhì)類的檔案文件，需要先核對檔案的名稱、卷數(shù)、頁數(shù)，然后再利用掃描設(shè)備對檔案內(nèi)容進(jìn)行掃描采集。其次，將掃描后的電子檔案與紙質(zhì)檔案原文件進(jìn)行校對和審核，確定內(nèi)容數(shù)據(jù)信息的準(zhǔn)確性、完整性和清晰度。最后，對電子檔案進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整和編輯，提高醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)信息采集各個環(huán)節(jié)配合效果。

如果醫(yī)院檔案在電子檔案系統(tǒng)中直接錄入，則必須要保證檔案內(nèi)容錄入的真實性和完整性，一旦錄入成功并保存就不允許私自更改，如有必要可以向檔案科提出申請。比如，在錄入患者病歷醫(yī)院檔案時，必須確保檔案名稱、患者個人信息、診斷報告、診斷結(jié)果、治療方案（手術(shù)記錄）、用藥信息、出院記錄等內(nèi)容的完整性和準(zhǔn)確性。

3．強(qiáng)化電子檔案系統(tǒng)檔案管理質(zhì)量

電子檔案系統(tǒng)的管理工作主要分為檔案收集、校對與鑒別、整理與補(bǔ)充、存儲與保管、調(diào)閱與利用等多個環(huán)節(jié)。在檔案管理系統(tǒng)中，檔案業(yè)務(wù)管理是工作的重中之重，主要涉及卷宗管理、材料管理、審核管理等子系統(tǒng)。

首先，卷宗管理主要是完成對醫(yī)院全部電子檔案的錄入、輸出等環(huán)節(jié)的管理，覆蓋電子檔案管理全過程。為了保證電子檔案的管理質(zhì)量，可以在電子檔案系統(tǒng)中設(shè)置計時提醒機(jī)制。比如，在檔案還未補(bǔ)充錄入完畢或者即將到規(guī)定調(diào)閱時間內(nèi)仍未推出檔案管理系統(tǒng)，系統(tǒng)會自動發(fā)出提醒。其次，材料管理主要是對電子檔案進(jìn)行分類的管理系統(tǒng)。為了保證醫(yī)院電子檔案的有效性，需要通過材料管理系統(tǒng)來識別和區(qū)分哪些是有入檔價值的檔案資料，哪些并不具備入檔條件，隨后再由電子檔案系統(tǒng)自動調(diào)整檔案目錄。最后，審核管理主要是對電子檔案系統(tǒng)中的檔案數(shù)量和使用情況進(jìn)行統(tǒng)計和審核，準(zhǔn)確記錄哪些檔案處于被借閱狀態(tài)、哪些檔案處于被下載狀態(tài)，從而確保電子檔案在系統(tǒng)內(nèi)數(shù)量的準(zhǔn)確性。

4．做好電子檔案系統(tǒng)安全維護(hù)管理

醫(yī)院檔案資料都具有比較強(qiáng)的保密性，無論是人事檔案、財務(wù)檔案，還是病歷檔案、醫(yī)療技術(shù)檔案，都必須要做好安全管理，防止出現(xiàn)檔案資源泄露或者丟失等情況。為此，電子檔案系統(tǒng)必須要配備多個安全維護(hù)管理系統(tǒng)。比如，在系統(tǒng)內(nèi)安裝防火墻軟件，一旦防火墻軟件識別到外界非法入侵，便可以自動阻斷并向管理員發(fā)出預(yù)警警告。在電子檔案系統(tǒng)中安裝密鑰系統(tǒng)，每個檔案管理人員或者醫(yī)院科室職工，都有著各自賬號密碼，管理員或者科室職工可以根據(jù)各自的權(quán)限等級，查閱不同保密等級的醫(yī)院檔案資料。

5．優(yōu)化完善電子檔案網(wǎng)上閱檔系統(tǒng)

在電子檔案系統(tǒng)中，應(yīng)當(dāng)搭建網(wǎng)上閱檔系統(tǒng)，主要應(yīng)對醫(yī)院檔案信息資源的開發(fā)與利用。利用醫(yī)院內(nèi)部各個科室之間的局域網(wǎng)絡(luò)或者基于（瀏覽器/服務(wù)器）運(yùn)行框架，能夠確保獲得檔案調(diào)閱授權(quán)的人員，隨時隨地進(jìn)行檔案調(diào)閱和分析，不再受到時間和空間的因素限制。為了提高檔案網(wǎng)上閱檔運(yùn)行效率，可以為不同級別的人員，授予不同等級的權(quán)限，比如，是短期登錄權(quán)限或者是長期登錄權(quán)限。此外，為了保證電子檔案閱檔過程中的安全性，需要電子檔案系統(tǒng)做好閱檔行為記錄，比如，登錄系統(tǒng)和退出系統(tǒng)時間、調(diào)閱檔案和下載檔案類型與數(shù)量，并設(shè)置加密傳輸通道，保證電子檔案傳輸安全性[2]。

結(jié)語

醫(yī)院應(yīng)當(dāng)給予檔案管理更多關(guān)注度，尤其要在電子檔案系統(tǒng)建設(shè)中投入大量優(yōu)勢“兵力”，做好電子檔案系統(tǒng)的檔案信息資料錄入、管理和調(diào)閱管理，加強(qiáng)電子檔案系統(tǒng)安全防護(hù)管理，在現(xiàn)有運(yùn)行模塊基礎(chǔ)上，不斷進(jìn)行創(chuàng)新完善，從而構(gòu)建更具安全性、協(xié)同性的系統(tǒng)平臺，從而確保電子檔案系統(tǒng)充分發(fā)揮出應(yīng)有的作用。