勘察設計院檔案信息化建設的若干思考

江偉彬

（中兵勘察設計研究院有限公司，北京100000）

1 引言

我國檔案信息化建設經(jīng)歷了三十余年的發(fā)展，先后走過了技術(shù)導向、內(nèi)容導向的發(fā)展階段，現(xiàn)在步入以服務為導向的發(fā)展新階段。自20世紀初以來，以傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化、基礎檔案數(shù)據(jù)庫為主要內(nèi)容的檔案信息化建設廣泛展開，呈現(xiàn)出結(jié)構(gòu)趨于優(yōu)化，總量持續(xù)增加的態(tài)勢。與此同時，住建部制定并頒布了《全國工程勘察設計行業(yè)2000—2005年計算機應用工程及信息化發(fā)展規(guī)劃》（建設〔1999〕314號），對勘察設計行業(yè)信息化建設提出了綱領性要求。基于此，立足國家二級檔案目標管理要求，探索勘察設計院檔案信息化建設的途徑具有非常重要的意義。

2 勘察設計院檔案信息化建設的必要性

2.1 促進人員專業(yè)化發(fā)展的需要

勘察設計院現(xiàn)存檔案資料具有保存時間久、內(nèi)容多、覆蓋范圍廣、類型復雜的特點，以往的紙質(zhì)檔案管理模式無法滿足諸多技術(shù)人員查閱并應用信息資料的需求，間接抑制了勘察設計技術(shù)人員專業(yè)水平的提升。而通過開展信息化建設，可以從根本上解決紙質(zhì)檔案的先天缺陷，為設計院內(nèi)部人員專業(yè)化發(fā)展提供充足支持[1]。

2.2 提高工作效率的需要

傳統(tǒng)檔案管理方式無法為信息資料查找提供充足支持，增加了檔案負責人的工作負擔，造成檔案管理工作效率低下。而立足新興信息技術(shù)變化更新背景，將RFID技術(shù)與3D Laser Scanning技術(shù)、Sensor技術(shù)集合應用于檔案管理，可以適應勘察設計院檔案結(jié)構(gòu)、類型日趨復雜的態(tài)勢，為資料查詢、利用提供便捷的渠道，助力檔案工作效率的提升。

2.3 提高檔案資源安全性的需要

傳統(tǒng)檔案管理載體形式受傳輸、遞送、空間等諸多因素制約，且保管、存儲成本較高，加之載體不可復制性特質(zhì)的存在，導致檔案安全風險因素較多。而檔案數(shù)字化、信息化建設工作的開展，可以提高檔案信息的可復制性，以數(shù)字形式在光盤或硬盤中進行檔案信息記錄，并將記錄形式由文字延伸到圖片、聲音、影像，提高檔案資源的安全性。

3 勘察設計院檔案信息化建設途徑

3.1 構(gòu)建檔案信息化管理體系

新時期，構(gòu)建檔案信息化管理體系，不僅是降低檔案管理者勞動強度的需要，而且是提高檔案管理準確性、便捷性、靈活性的需要?？辈煸O計院檔案管理負責人應科學發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢，依據(jù)文件傳遞網(wǎng)絡化、檔案形成電子化、檔案存儲數(shù)字化、檔案管理動態(tài)化的標準，結(jié)合現(xiàn)有關于勘察設計文件管理的技術(shù)方法、政策標準，構(gòu)建與全院信息化發(fā)展傾向相符的檔案管理體系。

在檔案信息化管理體系建設前，勘察設計院應立足現(xiàn)有計算機技術(shù)環(huán)境，進行文件檔案管理工作流程的改進、規(guī)范，促使其與檔案管理需要相適應。同時，依據(jù)文件處理流程，進行檔案信息化系統(tǒng)軟件功能的優(yōu)化，完善配備檔案室軟件。比如，照相機、電腦、掃描儀、錄像機等，切實構(gòu)建存儲介質(zhì)多樣化、信息交流網(wǎng)絡化的文件檔案管理計算機信息體系。在軟件、硬件逐步完善的基礎上，依據(jù)“可用性”原則，在發(fā)揮U盤、光盤、可移動硬盤、掃描儀等存儲介質(zhì)功效的基礎上，應用微縮技術(shù)，并配合數(shù)據(jù)庫軟件，解決圖紙類檔案保存管理問題，為電子檔案管理與線上查詢服務奠定基礎。

在檔案信息化管理框架基本構(gòu)建完畢后，勘察設計院應根據(jù)信息系統(tǒng)特征，進行內(nèi)部控制制度的完善，落實責任明確、層次分明原則，建立健全信息利用機制、檔案數(shù)據(jù)遷移機制、數(shù)據(jù)保存校驗機制等內(nèi)部控制機制，盡可能消除內(nèi)部檔案管理安全風險。

3.2 歷史檔案數(shù)字化

對于勘察設計院而言，其內(nèi)部歷史檔案不僅涵蓋了單位設計技術(shù)變化更新歷史，而且涉及整個行業(yè)的變化更新歷史。比如，建國前期的勘察設計資料等，相關歷史資料承載著勘察設計發(fā)展的智慧，也是我國勘察設計行業(yè)技術(shù)更新的里程碑，具有較高的史料價值[2]。但是，因年代久遠，加之紙質(zhì)載體的特殊性質(zhì)，無法多次翻閱，基于此，可以充分發(fā)掘計算機數(shù)字化技術(shù)優(yōu)勢，選準歷史檔案數(shù)字化切入點，以網(wǎng)絡媒體為載體，將其以二進制數(shù)字的形式轉(zhuǎn)錄到硬盤、軟盤或光介質(zhì)，或者信息網(wǎng)絡、多媒體式數(shù)字信息資源庫中。

具體操作時，檔案管理人員應利用數(shù)碼相機、掃描儀，以TIFF、JPEG或BMP格式，將照片類檔案輸入計算機檔案庫內(nèi)，實現(xiàn)無紙化辦公；而對于文字類檔案，則將其存儲為DOC格式、TXT格式；對于圖紙類檔案，則依據(jù)電子文件歸檔管理標準，進行DXF格式、DWG格式的保存[3]，進而逐步實現(xiàn)電子類歷史檔案的形成、歸檔、保存、管理，提高歷史類檔案利用率。

3.3 BI M設計文件管理

BIM即建筑信息模型，其是當前建筑工程領域常用技術(shù)之一。而BIM設計文件的出現(xiàn)，對勘察設計院檔案管理也提出了更高的要求，進而成為檔案信息化建設的重要任務?；贐IM設計文件的特殊性質(zhì)，勘察設計院檔案管理人員要樹立信息集成管理思想，即在項目多維度參數(shù)化建模的基礎上，將勘察設計項目BIM文件與基于模型的系統(tǒng)集成，形成一個高效、適用的建設項目文檔管理系統(tǒng)。同時，以以往的系統(tǒng)數(shù)據(jù)存儲格式為依據(jù)，增設數(shù)據(jù)交換層，并依據(jù)統(tǒng)一的IFC數(shù)據(jù)交換標準，在項目模型對象、文檔信息之間建立關聯(lián)關系，為多類型數(shù)據(jù)交換層相互操作提供依據(jù)。比如，在基于Autodesk Revit的圖元、文檔信息之間建立聯(lián)系，在這個基礎上，立足BIM環(huán)境在平臺、應有系統(tǒng)間增設接口，以實現(xiàn)多系統(tǒng)間數(shù)據(jù)關聯(lián)。

首先，在BIM設計文件管理框架基本完善的基礎上，根據(jù)我國勘察設計領域文本多用中文表述的特點及TIIM研究結(jié)果，進行框架改進。直接應用勘察設計領域BIM文檔管理系統(tǒng)自帶的文檔庫，發(fā)掘文本文檔語言特征，去除高頻出現(xiàn)的停用詞、不相關標簽與標點、無意義虛詞，并進行同義詞調(diào)整，將BIM文本信息由電子表格、PDF文檔、電子郵件等原始格式向純文本格式轉(zhuǎn)換，同時構(gòu)建頻率矩陣A={aij}，將aij定義為字/詞i在文檔j中出現(xiàn)的頻率。

其次，采用中文文本切分方法，進行項目文檔空間向量模型的創(chuàng)建，對aij進行向量化處理，將向量化后的矩陣作為BIM文檔屬性存儲于數(shù)據(jù)庫內(nèi)。

最后，利用BIM文檔自動劃分類別功能，篩分至項目類別存儲庫內(nèi)，比如，某IFC實體實例IfcDoor關聯(lián)到“開口”類別存儲庫內(nèi)，并進行鏈接可識別對象文檔上語義層的創(chuàng)建，提高文檔可辨識度[4]。

3.4 檔案知識點標識

檔案知識點標識又可稱之為標記符號，隸屬于人工語言范疇。即人們根據(jù)自我設定的一整套規(guī)則，利用數(shù)字代碼、文字、顏色、圖形等進行語言形式的編制，用于描述具體事物、概念。在檔案管理領域，知識點標識即對檔案業(yè)務、事業(yè)建設中相互關聯(lián)環(huán)節(jié)所賦予的不同類別代碼。當前的檔案知識點標識已呈現(xiàn)出標準化、復雜化與廣泛性特征，且已形成總體布局框架?；诖耍辈煸O計院檔案管理人員應借鑒現(xiàn)有檔案知識點標識方式，選擇英文字母+數(shù)字、漢語拼音字母+數(shù)字或漢字+數(shù)字甚至圖形的形式，進行數(shù)序制式的案卷號編制。比如，“A1”是“中國共產(chǎn)黨黨務會議類”的標識。

在檔案知識點標識設置過程中，基于檔案知識點標識的指代性功能，檔案管理負責人應貫徹唯一性與專指性原則，保證同一符號對應的檔案對象唯一且檔案知識點標識不重復。同時，將統(tǒng)一性原則貫穿于院內(nèi)使用符號、本系統(tǒng)檔案、社會有關通用編碼3個層次中，保證檔案知識點標識的穩(wěn)定應用。在這個基礎上，檔案管理負責人應考慮對檔案管理階段形成的多種類別形態(tài)、結(jié)構(gòu)，進行清晰、簡明且合理地標識設置。比如，利用阿拉伯數(shù)字注明詳圖編號，配合水平細直線標識圖紙編號（標準圖冊頁碼）等，便于識讀、搜索。

3.5 緊密結(jié)合檔案部門與生產(chǎn)部門

檔案信息化建設是勘察設計院信息化建設的核心?，F(xiàn)階段勘察設計院檔案工作的中心任務就是緊密圍繞本院生產(chǎn)經(jīng)營發(fā)展的實際目標，指向勘查、設計的優(yōu)質(zhì)服務目標，發(fā)揮信息技術(shù)優(yōu)勢，而緊密聯(lián)系檔案部門與生產(chǎn)部門是發(fā)揮檔案優(yōu)良作用的關鍵。因此，基于信息化建設中檔案資料網(wǎng)狀聯(lián)結(jié)特點，可以利用因特網(wǎng)、無線網(wǎng)或光纖，在檔案部門、生產(chǎn)部門之間構(gòu)建聯(lián)系樞紐，促使檔案部門、生產(chǎn)部門之間可以隨時隨地進行信息互傳。比如，由生產(chǎn)部門將計算機輔助設計所產(chǎn)生的電子文件材料信息直接經(jīng)樞紐上傳到產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)、信息管理系統(tǒng)中，此時，檔案管理部門僅利用自身終端就可隨時隨地了解最新檔案數(shù)據(jù)，減少檔案文本數(shù)據(jù)搜集、流轉(zhuǎn)上傳程序，提高檔案收錄時效性。除此之外，檔案管理人員還可依托行業(yè)性網(wǎng)絡、區(qū)域性中心網(wǎng)絡以及Intranet技術(shù)，進行所需不同類別信息的獲取，形成一個檔案信息資源收錄－利用的體系，為檔案信息資源共享目標的實現(xiàn)提供強有力的支持。

在建立檔案部門、生產(chǎn)部門網(wǎng)絡化連接樞紐的基礎上，勘察設計院還應從內(nèi)部入手，將檔案生產(chǎn)利用價值作為檔案工作者績效考核指標之一，督促檔案工作者與生產(chǎn)部門溝通，加快檔案信息資源向現(xiàn)實生產(chǎn)力轉(zhuǎn)化的進程。

3.6 培養(yǎng)檔案信息化人才

檔案管理信息化建設的推進取決于相關負責人素質(zhì)以及大批專業(yè)人才培養(yǎng)效果。為了促進檔案信息化建設，勘察設計院應依據(jù)事業(yè)心強、政治素養(yǎng)高、科技水平高、檔案業(yè)務精，分層次、按崗位、多渠道、多方式的原則，結(jié)合實際情況，開展人才培養(yǎng)工作，人才培養(yǎng)方式分為崗位型教育、補課型教育、提高型教育，逐步形成自上而下的管理體系，將最新理論研究成果、高層次技術(shù)方法、理論聯(lián)系實際經(jīng)驗系統(tǒng)傳輸給檔案管理負責人[5]。

為了提升檔案信息化人才培養(yǎng)效果，勘察設計院應以主要領導為牽頭，組織各個部門檔案專職負責人或兼職管理人員開展檔案信息化系統(tǒng)操作培訓，邀請科技公司專業(yè)技術(shù)指導人員就勘察設計檔案信息化建設進行專題培訓。在系統(tǒng)講解系統(tǒng)維護、下載打包、高清處理、圖片編輯、目錄編輯、日常業(yè)務、信息化管理操作等理論信息與實操經(jīng)驗的基礎上，操作演示相關內(nèi)容，并鼓勵參與培訓的人員根據(jù)自身工作實際情況發(fā)表意見，進一步答疑解惑，有針對性地處理檔案管理負責人實際操作中存在的問題，促使檔案管理負責人適應信息化的勘察設計檔案管理模式。

4 結(jié)語

綜上所述，只有自始至終地堅持將檔案信息資源服務能力提升作為根本目標，才可以驅(qū)動檔案信息化建設實現(xiàn)新的發(fā)展?；诖?，勘察設計院應正確認識信息化建設對于提高檔案工作效率、提高檔案資源安全性、促進人員專業(yè)化發(fā)展的重要作用，采取富有效力的手段，進行檔案資源信息化系統(tǒng)開發(fā)。在完善構(gòu)建的檔案資源信息化體系的基礎上，進行知識點索引標識的設置，結(jié)合檔案信息化人才的培訓，促使檔案工作者對信息化建設產(chǎn)生新的認識，為下一步全面開展勘察設計檔案信息化的實際操作奠定堅實的基礎。