李飛榮 鄧振華 朱國(guó)慶

摘要：通過(guò)分析梳理國(guó)防科技大學(xué)電子公文檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)背景及面臨的困難，文章提出了基于文檔一體化的電子公文檔案管理系統(tǒng)建設(shè)目標(biāo)，并從電子公文文檔數(shù)據(jù)流向和系統(tǒng)業(yè)務(wù)處理流程角度進(jìn)行分析設(shè)計(jì)，給出了詳細(xì)的系統(tǒng)分析與設(shè)計(jì)過(guò)程，一起助力各部門實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理目的。

關(guān)鍵詞：電子公文 檔案管理系統(tǒng) 文檔一體化

國(guó)防科技大學(xué)2009年9月開(kāi)始試運(yùn)行網(wǎng)絡(luò)辦公信息系統(tǒng)，2013年1月正式采用無(wú)紙化辦公，每年辦文數(shù)量穩(wěn)定在1萬(wàn)余件。辦公信息系統(tǒng)的應(yīng)用提高了工作效率和公文流轉(zhuǎn)速度，與此同時(shí)，如何對(duì)電子公文檔案有效管理也成了一個(gè)新課題。

一、系統(tǒng)建設(shè)背景介紹

2013年，原總參辦公廳保密檔案局計(jì)劃在軍隊(duì)檔案系統(tǒng)開(kāi)展文檔一體化建設(shè)試點(diǎn)，國(guó)防科技大學(xué)被列為3個(gè)試點(diǎn)單位之一，試點(diǎn)單位建設(shè)經(jīng)驗(yàn)為全軍電子文件歸檔和電子檔案管理提供思路借鑒。確定試點(diǎn)后，國(guó)防科技大學(xué)邀請(qǐng)專家對(duì)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（OfficeAutomation System，以下簡(jiǎn)稱“OA系統(tǒng)”）電子公文歸檔問(wèn)題進(jìn)行研討，經(jīng)專家分析認(rèn)為學(xué)校文檔一體化建設(shè)和電子公文歸檔工作存在以下問(wèn)題：[1]

一是OA系統(tǒng)電子公文質(zhì)量存在先天不足。OA系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)單位是學(xué)校的信息化部門，檔案部門沒(méi)有前端介入OA系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)過(guò)程。信息化部門在建設(shè)OA系統(tǒng)時(shí)沒(méi)有意識(shí)到OA系統(tǒng)的設(shè)計(jì)及電子公文生成與管理有檔案管理的專業(yè)需求，以致OA系統(tǒng)不能完整地將電子公文的內(nèi)容信息和背景信息移交給檔案部門歸檔，電子公文的真實(shí)性、完整性、可用性、安全性（以下簡(jiǎn)稱“四性”）和長(zhǎng)期保存需求得不到保障。

二是原有檔案管理系統(tǒng)與OA系統(tǒng)之間無(wú)法實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)交換。軍隊(duì)檔案部門管理文書(shū)類檔案，使用的都是總部配發(fā)的“軍隊(duì)公文檔案信息管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)4.0”（以下簡(jiǎn)稱“公文檔案4.0系統(tǒng)”），該系統(tǒng)只適用于傳統(tǒng)紙質(zhì)文件的管理，不能接收、管理和保存OA系統(tǒng)電子公文。學(xué)校OA系統(tǒng)在設(shè)計(jì)時(shí)追求的是文件運(yùn)轉(zhuǎn)流暢、軍令政令暢通，在歸檔時(shí)只對(duì)生成的電子公文簡(jiǎn)單打包存儲(chǔ)，這與檔案學(xué)專業(yè)的“歸檔”概念有很大差距。OA系統(tǒng)設(shè)計(jì)的歸檔功能做不到對(duì)電子公文及元數(shù)據(jù)的自動(dòng)捕獲、記錄和預(yù)處理，也不能對(duì)電子公文進(jìn)行整理、組卷、著錄、檢索等操作，更不能接收、整合OA系統(tǒng)外的數(shù)字化文件。軍隊(duì)的公文檔案4.0系統(tǒng)與學(xué)校OA系統(tǒng)之間無(wú)法實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)交換，導(dǎo)致文檔一體化管理流程中斷。

二、基于文檔一體化管理的電子公文檔案管理系統(tǒng)建設(shè)目標(biāo)

“文檔一體化”又稱文件、檔案管理一體化，其核心是將文件和檔案視為同一事物，不能把二者割裂開(kāi)來(lái)管理，必須做到文件和檔案“生成一體化、管理一體化、利用一體化”[2]。也就是在生成電子文件階段，即在開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)電子文件管理系統(tǒng)時(shí)，必須要把電子檔案的管理要求考慮進(jìn)去；電子文件與電子檔案的管理要統(tǒng)籌規(guī)劃、全程管控；文檔利用要打破文件利用和檔案利用之間的界限，對(duì)用戶來(lái)說(shuō)他只要求查到所需信息即可，不會(huì)糾結(jié)它是文件還是檔案，也不關(guān)心它到底處于什么管理系統(tǒng)中。

為達(dá)到文檔一體化建設(shè)目的，在無(wú)法對(duì)OA系統(tǒng)進(jìn)行改動(dòng)的前提下，“電子公文檔案管理系統(tǒng)”的開(kāi)發(fā)建設(shè)成了文檔一體化建設(shè)的關(guān)鍵一環(huán)。該系統(tǒng)要實(shí)現(xiàn)以下兩個(gè)目標(biāo)：

一是電子公文檔案管理系統(tǒng)與OA系統(tǒng)要處于同一系統(tǒng)平臺(tái)，保證從電子公文到電子公文檔案流程不能中斷，即OA系統(tǒng)流轉(zhuǎn)完畢后的文件要能完整轉(zhuǎn)入檔案管理系統(tǒng)中去，通過(guò)中間接口程序，最終實(shí)現(xiàn)文件的無(wú)縫鏈接。

二是保證電子公文的“四性”。電子公文從生成、運(yùn)轉(zhuǎn)、辦結(jié)到歸檔管理全過(guò)程都必須要遵循國(guó)家、軍隊(duì)電子文件管理的有關(guān)制度、標(biāo)準(zhǔn)，要將“四性”理念形成系統(tǒng)策略，融入電子公文檔案管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)中。

三、電子公文檔案管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)

（一）系統(tǒng)的文檔處理流程圖分析

學(xué)校電子公文管理系統(tǒng)建設(shè)的首要目標(biāo)是確保文檔一體化流動(dòng)，要實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)必須對(duì)電子公文的文檔流向全過(guò)程進(jìn)行控制。圖1介紹了學(xué)校電子公文管理系統(tǒng)是如何控制文檔流向的。接下來(lái)，本文將對(duì)其中的重要環(huán)節(jié)進(jìn)行介紹。

1.捕獲電子公文：電子公文捕獲分OA系統(tǒng)在線歸檔和現(xiàn)有檔案管理系統(tǒng)（公文檔案4.0系統(tǒng)）傳統(tǒng)檔案數(shù)據(jù)收集兩種情況。

一是OA系統(tǒng)在線歸檔。OA系統(tǒng)在線歸檔可以采取“推送”和“抓捕”兩種方式：“推送”式，即由OA系統(tǒng)主動(dòng)推送歸檔電子文件數(shù)據(jù)；“抓捕”式，即由電子公文檔案管理系統(tǒng)從OA系統(tǒng)中抓取擬歸檔電子公文數(shù)據(jù)。經(jīng)過(guò)兩種方式捕獲數(shù)據(jù)后進(jìn)行“四性”校驗(yàn)，對(duì)校驗(yàn)合格的文件連同元數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成SIP包[3]（即信息形成者提交的信息包），封裝歸檔保存；對(duì)“四性”校驗(yàn)不合格的電子公文登記后返還。

二是公文檔案4.0系統(tǒng)管理的檔案及對(duì)數(shù)據(jù)的處理。公文檔案4.0系統(tǒng)的管理對(duì)象是傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，系統(tǒng)對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工后，將數(shù)字化全文數(shù)據(jù)上傳到電子公文檔案管理系統(tǒng)，并重新補(bǔ)充相關(guān)元數(shù)據(jù)，然后將上傳和補(bǔ)充的信息轉(zhuǎn)換成SIP包供系統(tǒng)驗(yàn)證，對(duì)“四性”校驗(yàn)合格的文件封裝歸檔保存，對(duì)不合格的文件提供相應(yīng)的處置方法。

2.版式轉(zhuǎn)換：將OA系統(tǒng)和公文檔案4.0系統(tǒng)的各種格式電子文件統(tǒng)一轉(zhuǎn)成PDF版式文件。

3.設(shè)置文件處置策略：公文運(yùn)轉(zhuǎn)處理完畢后在正式歸檔前，處于半現(xiàn)行文件階段即預(yù)歸檔階段，系統(tǒng)要有意識(shí)對(duì)其初步分類，這需要設(shè)計(jì)一個(gè)文件處置策略，以減輕人工分類工作量。一般按照“年度—保管期限—來(lái)源—文件編號(hào)”的方法設(shè)置文件夾，系統(tǒng)自行判斷并自動(dòng)將文件歸類到相應(yīng)的文件夾中。

4.初次鑒定：主要是鑒定文件是否有保存價(jià)值，對(duì)無(wú)保存價(jià)值的文件在檔案員系統(tǒng)中進(jìn)行登記并暫存5年，5年后系統(tǒng)提醒是否銷毀，確認(rèn)后即銷毀，5年期內(nèi)如認(rèn)為有保存價(jià)值也可撤回重新鑒定。

5.預(yù)歸檔：根據(jù)文件處置策略，將校驗(yàn)合格的電子公文歸入相應(yīng)的文件夾中，但此時(shí)并不賦予檔號(hào)。

6.歸檔：半現(xiàn)行期滿后（一年），電子公文進(jìn)入歸檔環(huán)節(jié)，檔案員再次進(jìn)行鑒定審核，審核合格后賦予文件檔號(hào)。

7.檢索與利用：歸檔后的文件，通過(guò)利用審批手續(xù)后可根據(jù)文件名、發(fā)文字號(hào)、責(zé)任者、發(fā)文時(shí)間、文種等檢索字段進(jìn)行檢索，最終提供給查檔人查閱利用。

（二）電子公文檔案管理系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程分析

電子公文檔案管理系統(tǒng)總體業(yè)務(wù)流程涉及以下幾個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

1.OA系統(tǒng)業(yè)務(wù)：OA系統(tǒng)辦結(jié)的電子公文如果為非版式PDF文件，通過(guò)系統(tǒng)轉(zhuǎn)換程序轉(zhuǎn)換成PDF版式文件，并將轉(zhuǎn)換后的PDF文件、原電子公文以及各類元數(shù)據(jù)一并生成SIP包，將SIP包存入指定的服務(wù)器（NFS服務(wù)器）下。電子公文檔案系統(tǒng)通過(guò)開(kāi)發(fā)的接口程序自動(dòng)訪問(wèn)NFS服務(wù)器，提取SIP包數(shù)據(jù)。

2.公文檔案4.0系統(tǒng)（現(xiàn)有檔案管理系統(tǒng)）業(yè)務(wù)：最終進(jìn)入學(xué)校檔案部門歸檔的文件，既有辦公信息系統(tǒng)產(chǎn)生的原生電子公文，也有上級(jí)單位及非隸屬關(guān)系外單位文件（即非OA系統(tǒng)文件）。非OA系統(tǒng)文件又分電子公文和紙質(zhì)公文，這些公文都不能直接進(jìn)入系統(tǒng)，須經(jīng)處理：對(duì)于電子公文，先轉(zhuǎn)換為PDF版式文件，再通過(guò)電子公文檔案管理系統(tǒng)上傳功能，上傳到電子公文檔案管理系統(tǒng)；對(duì)于紙質(zhì)公文，先進(jìn)行電子化，同樣轉(zhuǎn)換成PDF版式文件，再通過(guò)電子公文檔案管理系統(tǒng)上傳，這樣就將OA系統(tǒng)文件、非OA系統(tǒng)文件統(tǒng)一整合到電子公文檔案管理系統(tǒng)當(dāng)中了。

3.檔案室管理業(yè)務(wù)：第一步，檔案收集。外部的原始電子檔案都以統(tǒng)一的SIP包形式進(jìn)行封裝（其中從OA系統(tǒng)收集到的SIP要包含OA運(yùn)轉(zhuǎn)階段的元數(shù)據(jù)，公文檔案4.0系統(tǒng)上傳的SIP包要補(bǔ)錄元數(shù)據(jù)），再將SIP包上傳到電子公文檔案管理系統(tǒng)解包，并按照設(shè)計(jì)好的分類策略初步分類。第二步，檔案管理。經(jīng)過(guò)初步分類后（預(yù)歸檔后），進(jìn)行文件價(jià)值鑒定，對(duì)無(wú)保存價(jià)值的文件進(jìn)行登記、審核、銷毀；對(duì)有保存價(jià)值的文件，區(qū)分保管期限后分別進(jìn)行歸檔，歸檔前還需審核元數(shù)據(jù)，對(duì)缺少元數(shù)據(jù)的文件補(bǔ)錄元數(shù)據(jù)，然后正式歸檔為電子公文檔案。電子公文檔案經(jīng)系統(tǒng)生成AIP包（即處理后檔案信息包），檔案室再將AIP包存儲(chǔ)處理后轉(zhuǎn)換成DIP包（傳遞信息包），移交到檔案館。第三步，檔案檢索與利用。檔案室對(duì)經(jīng)過(guò)授權(quán)的用戶在權(quán)限范圍內(nèi)提供檢索與利用服務(wù)，并將檢索與利用情況生成相關(guān)報(bào)表記錄備查。

4.檔案館管理業(yè)務(wù)：接收檔案室移交的DIP包，并對(duì)包內(nèi)檔案逐一進(jìn)行審核，審核通過(guò)后將檔案保存到檔案館的檔案庫(kù)中；如有部分檔案審核未通過(guò)，將反饋給檔案室重新提交DIP包。檔案館將DIP包處理后，再進(jìn)行檢索與利用等其他檔案業(yè)務(wù)操作。

電子公文檔案管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)立足于OA系統(tǒng)環(huán)境，與學(xué)校OA系統(tǒng)、現(xiàn)有檔案管理系統(tǒng)有機(jī)結(jié)合，實(shí)現(xiàn)了辦公信息系統(tǒng)電子公文生成、運(yùn)轉(zhuǎn)、歸檔、整理、保存或銷毀的全過(guò)程管理以及外部紙質(zhì)公文電子化后的統(tǒng)一管理，達(dá)到了文檔一體化管理目的。

參考文獻(xiàn)：

[1]朱國(guó)慶，鄧振華，李飛榮.國(guó)防科技大學(xué)文檔一體化試點(diǎn)建設(shè)進(jìn)展及評(píng)述[J].解放軍檔案，2016（3）：26-29.

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作者單位：國(guó)防科技大學(xué)檔案館