大數(shù)據(jù)背景下醫(yī)院檔案管理制度的改革問題

毛永青

（福建省寧德市閩東醫(yī)院,福建 福安 355000 ）

公立醫(yī)院檔案管理模式的改革，是醫(yī)院積極回應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流的表現(xiàn)，它將讓醫(yī)院管理機(jī)制擁有針對(duì)性發(fā)展和創(chuàng)新的更大可能性。在具體操作時(shí)，應(yīng)當(dāng)意識(shí)到醫(yī)院檔案管理工作的意義所在，提升醫(yī)務(wù)工作人員工作效率，并保證患者的隱私得到充分保護(hù)等，這需要醫(yī)院在大數(shù)據(jù)應(yīng)用背景下積極引入先進(jìn)管理設(shè)備，使管理模式的改革及早收到成效。

1 醫(yī)院檔案管理概念及工作指導(dǎo)思想

1.1 醫(yī)院檔案管理概念

在醫(yī)院各項(xiàng)工作中，檔案管理被普遍認(rèn)為是一項(xiàng)基礎(chǔ)性的組成部分，它具體涉及醫(yī)院各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的記錄，以及同醫(yī)療技術(shù)發(fā)展有關(guān)的資料數(shù)據(jù)儲(chǔ)存及利用。[1]整體來(lái)說，醫(yī)院所做的全部檔案管理工作，在概念上具有較濃的系統(tǒng)化意味，分類、存儲(chǔ)與使用過程中皆可見到它的影子，同時(shí)在實(shí)施檔案管理細(xì)節(jié)時(shí)，理念更新、技術(shù)創(chuàng)新都有其合理性，為此才會(huì)對(duì)醫(yī)院檔案管理科學(xué)性及有效性提供有力支持。

1.2 大數(shù)據(jù)下檔案管理指導(dǎo)思想

在大數(shù)據(jù)技術(shù)運(yùn)用背景下，對(duì)醫(yī)院檔案工作進(jìn)行處理，需要以科學(xué)的思路為指導(dǎo)，并保證從業(yè)者擁有高尚的品質(zhì)、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度、客觀的行為，盡量尊重真實(shí)情況，避免出現(xiàn)修改、涂抹、破壞，尤其是不尊重大數(shù)據(jù)技術(shù)問題的出現(xiàn)。因此檔案管理工作者需要以醫(yī)院檔案信息的全面性、規(guī)整性作為突破口，使之可以詳盡體現(xiàn)專業(yè)性，保證查詢與取證工作的便捷性。對(duì)于從業(yè)者而言，較高的思想覺悟、負(fù)責(zé)的工作態(tài)度等則是上述效果得以保證的必然要求，以有關(guān)法律與醫(yī)院管理制度為規(guī)范，充分自我約束，確?；颊哔Y料信息不出現(xiàn)外泄，這也是同隱私要求高度一致的必然結(jié)果。

2 大數(shù)據(jù)下公立醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀分析

2.1 對(duì)管理優(yōu)勢(shì)的積極回應(yīng)

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，公立醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)實(shí)情況值得重視，首先是各醫(yī)院普遍擁有難能可貴的發(fā)展機(jī)遇，并對(duì)其做出了積極回應(yīng)。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案信息處理普遍變得更為高效和快捷[2]。同傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理形式相比較，以件、卷等形式存在的存儲(chǔ)檔案減少，信息化方式支持下的檔案分類管理，編輯與調(diào)閱自由度更高，這是不爭(zhēng)的事實(shí)。這種變化總體上有利于醫(yī)院更準(zhǔn)確掌握各項(xiàng)信息，尤其是患者健康狀況與疾病組成信息，所以也可以更好地為廣大居民提供良好醫(yī)療服務(wù)與公共衛(wèi)生服務(wù)等。

2.2 對(duì)管理不足的應(yīng)對(duì)低效

在大數(shù)據(jù)應(yīng)用背景下，公立醫(yī)院在檔案管理方面也面臨著管理不足的挑戰(zhàn)，此時(shí)應(yīng)對(duì)低效的問題普遍存在。其中比較典型的問題有兩個(gè)，其一是在新型檔案管理體系建設(shè)與發(fā)展方面均衡度和標(biāo)準(zhǔn)度不夠。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案管理工作的特征更加鮮明，因此有必要制定與之相配套的全新管理規(guī)范，然而從目前來(lái)看，我國(guó)很多公立醫(yī)院在檔案綜合管理方面，依然欠缺與時(shí)俱進(jìn)的思路，特別是未能針對(duì)大數(shù)據(jù)及云存儲(chǔ)特征而做出相應(yīng)的管理方式調(diào)整，也未能構(gòu)建足夠規(guī)范化的管理體系。又因?yàn)椴煌貐^(qū)、不同醫(yī)院的機(jī)構(gòu)發(fā)展不統(tǒng)一，個(gè)別醫(yī)院依然未能意識(shí)到大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理改革的必要性，所以醫(yī)療大數(shù)據(jù)統(tǒng)一收集與推進(jìn)難度很大。其二是公立醫(yī)院在檔案管理方面依然存在一定的安全隱患，檔案數(shù)據(jù)中涉及海量居民健康檔案，而數(shù)據(jù)依然在每年臨床醫(yī)療服務(wù)中大量增加，作為開放與共享平臺(tái)中的數(shù)據(jù)，其安全性受到重視的程度卻顯然不夠。這兩個(gè)典型問題，實(shí)際上其背后是由三個(gè)突出因素所導(dǎo)致，即管理技術(shù)缺少創(chuàng)新、管理體制不夠健全、服務(wù)效果無(wú)法彰顯，解決這三個(gè)問題將為公立醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀優(yōu)化創(chuàng)造更為理想的環(huán)境。

3 公立醫(yī)院檔案管理模式改革的原因

上面對(duì)公立醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀的分析，凸顯出管理模式改革的原因暨必要性。

3.1 適應(yīng)決策原因

現(xiàn)今我國(guó)醫(yī)療體制改革已處在不斷專業(yè)化與系統(tǒng)化時(shí)期，醫(yī)院管理工作改革有其必要性，具體來(lái)講，醫(yī)院所做的每項(xiàng)決策，均會(huì)給醫(yī)院后續(xù)發(fā)展造成或大或小的影響，當(dāng)將這種影響著眼于醫(yī)院檔案時(shí)，其價(jià)值作用同樣值得重視，因此也應(yīng)當(dāng)要求醫(yī)院在改革過程之中，做好檔案管理模式方面的主動(dòng)變革，即結(jié)合醫(yī)院實(shí)際情況，做出理性的探索與創(chuàng)新，讓檔案管理體系更加健全、更具可行性，以便更好地支持決策、服務(wù)社會(huì)[3]。

3.2 適應(yīng)服務(wù)原因

現(xiàn)在的醫(yī)院檔案管理模式在探討改革可行性時(shí)，主要強(qiáng)調(diào)了管理技術(shù)與操作技術(shù)兩個(gè)方面，兩方面共同支持檔案管理工作向良好方向變化，在未來(lái)進(jìn)一步改革之路上，這兩個(gè)方面同樣值得給予共同關(guān)注。[4]我們注意到：在醫(yī)療體制改革全面鋪開的時(shí)代，為與改革內(nèi)容和改革環(huán)境相適應(yīng)，醫(yī)院的服務(wù)領(lǐng)域日漸拓展，甚至產(chǎn)生了一些全新的業(yè)務(wù)，包括無(wú)假日醫(yī)院、門診全天候服務(wù)、優(yōu)質(zhì)護(hù)理、電子病歷等都頗有可圈可點(diǎn)之處，同時(shí)也因此產(chǎn)生了大量檔案資料，若只依傳統(tǒng)模式進(jìn)行檔案管理，則無(wú)法適應(yīng)大數(shù)據(jù)應(yīng)用背景下的工作需要，會(huì)給檔案管理效率和質(zhì)量的改善造成阻礙，因此要做出基于傳統(tǒng)又不受限于傳統(tǒng)的檔案管理模式變革。

基于上述兩方面原因，利用檔案管理體系的創(chuàng)新，用更為主動(dòng)的態(tài)度，融合于先進(jìn)檔案管理思想和體系范圍之內(nèi)，這將讓傳統(tǒng)檔案管理模式所存在的缺陷得到彌補(bǔ)，確保檔案管理質(zhì)量提升擁有足夠的進(jìn)步空間。

4 大數(shù)據(jù)下公立醫(yī)院檔案管理模式改革的應(yīng)用要點(diǎn)

4.1 適應(yīng)技術(shù)的方法創(chuàng)新

為了更加順利地推動(dòng)公立醫(yī)院檔案管理模式改革，適應(yīng)大數(shù)據(jù)應(yīng)用背景，創(chuàng)新檔案管理技術(shù)是必要的?？茖W(xué)技術(shù)水平進(jìn)步，讓信息化電子檔案在內(nèi)容上和形式上被廣泛接受，對(duì)于具體的醫(yī)院檔案管理工作來(lái)講，這將達(dá)到檔案目標(biāo)智能分類的效果，由此使醫(yī)院檔案管理工作有著積極影響。而實(shí)踐操作過程中，傳統(tǒng)形式的手工記錄、紙質(zhì)存儲(chǔ)檔案還有很多，這些檔案的收集、整理、匯編與引用，因工作量巨大而將造成檔案管理工作能力的弱化，對(duì)檔案管理工作造成麻煩。為了同大數(shù)據(jù)技術(shù)運(yùn)用以及醫(yī)院發(fā)展建設(shè)總體需求相一致，針對(duì)新載體檔案、傳統(tǒng)載體檔案二者一起進(jìn)行管理技術(shù)創(chuàng)新很有必要，應(yīng)當(dāng)?shù)玫街匾昜5]。如醫(yī)院要在檔案管理技術(shù)方面做出升級(jí)和突破，保證檔案更好更快地朝電子化和自動(dòng)化方向發(fā)展，亦需重視網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)應(yīng)用的隨時(shí)調(diào)整，避免由數(shù)據(jù)升級(jí)帶來(lái)的資源漏記與忘記等問題，以致醫(yī)院檔案管理工作偏離規(guī)范化與合理化的理想要求。為了將檔案管理能力提升到全新的層面，管理技術(shù)的升級(jí)和改造也是必要工作，做好這部分工作，將發(fā)揮出先進(jìn)的技術(shù)應(yīng)用效果，滿足持續(xù)變化的管理工作需求。而醫(yī)院有關(guān)部門還要注重強(qiáng)化檔案管理相關(guān)的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，要隨時(shí)留意基于硬件設(shè)備、軟件設(shè)施等方面考慮的檔案管理促進(jìn)工作，比如醫(yī)院可以借助先進(jìn)技術(shù)手段，使醫(yī)院檔案管理事業(yè)不斷走向電子化和自動(dòng)化，乃至運(yùn)用AI技術(shù)給醫(yī)院管理工作提供支持與保障。醫(yī)院可以安裝統(tǒng)一程度更高的信息管理系統(tǒng)，讓針對(duì)檔案內(nèi)容的管理處在同一平臺(tái)之內(nèi)，在確保和醫(yī)院發(fā)展水平相協(xié)調(diào)的同時(shí)，更好地滿足各項(xiàng)具體要求?，F(xiàn)在絕大多數(shù)醫(yī)院已經(jīng)完成了辦公自動(dòng)化系統(tǒng)普及，利用該系統(tǒng)能夠讓醫(yī)護(hù)人員方便進(jìn)行機(jī)器使用、人員調(diào)動(dòng)、設(shè)備查詢、信息調(diào)取等工作，而在此基礎(chǔ)上，醫(yī)院檔案管理者需要意識(shí)到將其同自身工作相關(guān)聯(lián)、相融合，熟悉具體操作方法[6]。而對(duì)具體的醫(yī)院檔案管理工作者來(lái)說，則要其主動(dòng)參與到檔案信息獲取渠道拓展、檔案管理技術(shù)升級(jí)等具體工作中來(lái)，讓醫(yī)院檔案管理在技術(shù)水平方面擁有持續(xù)進(jìn)步的可能性。

4.2 適應(yīng)時(shí)代的體系創(chuàng)新

醫(yī)院可能在新的背景下出現(xiàn)越來(lái)越豐富的業(yè)務(wù)類型，這將極為鮮明地突顯出檔案管理的價(jià)值，醫(yī)院要以此著眼點(diǎn)，將檔案管理規(guī)范工作做到盡善盡美，讓具體業(yè)務(wù)不因類型的豐富及大數(shù)據(jù)的介入而無(wú)所適從，保證各項(xiàng)工作得以順利進(jìn)行。而為了達(dá)到這一效果，醫(yī)院首先應(yīng)構(gòu)建更加科學(xué)完善的檔案管理制度，基于確保檔案完整性的基礎(chǔ)，將檔案管理責(zé)任落實(shí)到位。具體來(lái)講，檔案管理者要在檔案資料歸檔、保管等方面多做努力，同時(shí)保證檔案資料能夠以完整面貌呈現(xiàn)出來(lái)，不發(fā)生檔案資料遺失與篡改的問題。此時(shí)可采取的具體策略有兩個(gè)：一是要讓檔案管理制度加快完善。醫(yī)院尤其是公立醫(yī)院應(yīng)當(dāng)加速檔案管理模式改革，并根據(jù)本院具體情況，做好針對(duì)性的檔案管理制度優(yōu)化，使制度中容納新的技術(shù)、新的信息，保證制度對(duì)更廣泛內(nèi)容的包容性，這將成為檔案管理效率和管理質(zhì)量提升的基礎(chǔ)，并讓檔案資料因此變得完整。醫(yī)院也應(yīng)當(dāng)在完善制度的同時(shí)，配合對(duì)應(yīng)的全面責(zé)任機(jī)制，面對(duì)可能存在的檔案遺失以及數(shù)據(jù)被篡改等問題，使責(zé)任人員受到責(zé)任追究。二是要讓檔案收集與歸檔工作有章可循，亦即必須在檔案管理制度中明確規(guī)定具體內(nèi)容，例如若有關(guān)人員需要借閱檔案，則需要其提交明確的證明，并在審批確認(rèn)后才能操作，再比如醫(yī)院有關(guān)科室或者部門的檔案調(diào)用，也需要有所規(guī)定，像避免本人借出，禁止隨意復(fù)印等行為的發(fā)生等，將重要檔案數(shù)據(jù)保密工作做好，保證醫(yī)院檔案資料安全也是具體規(guī)定中的重要內(nèi)容[7]。

4.3 適應(yīng)需求的服務(wù)創(chuàng)新

檔案管理要做好收集、匯總和存儲(chǔ)等方面基礎(chǔ)工作，但最終目的在于以服務(wù)為宗旨的應(yīng)用，因此在強(qiáng)調(diào)與強(qiáng)化公立醫(yī)院檔案管理模式如何在大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用背景下實(shí)施改革問題之際，服務(wù)效能的提升將成為一個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)。因長(zhǎng)期根深蒂固傳統(tǒng)管理觀念的存在，很多醫(yī)院管理者未能合理審視檔案的功能與價(jià)值，存在一定程度上的認(rèn)知偏見，這將導(dǎo)致無(wú)法合理化管理檔案，并使之出現(xiàn)應(yīng)用的弊端，使檔案價(jià)值作用不但未能因?yàn)榧夹g(shù)發(fā)展而提升，反而受到極大限制[8]。對(duì)于服務(wù)性機(jī)構(gòu)而言，檔案信息資源管理效果是否能夠得到充分改善，對(duì)于提升公立醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)水平作用非常突出。為將檔案管理導(dǎo)向最終服務(wù)，帶動(dòng)醫(yī)院整體發(fā)展，在醫(yī)院開展檔案管理模式探索中，管理人員要主動(dòng)調(diào)整自身工作理念，變?cè)械谋粍?dòng)管理為新型的主動(dòng)管理，充分發(fā)揮檔案潛在的服務(wù)價(jià)值，使檔案管理進(jìn)一步強(qiáng)化效能。具體可注意三方面工作：一是讓檔案擁有更多走向社會(huì)的機(jī)會(huì)。公立醫(yī)院的檔案管理部門可以文化建設(shè)活動(dòng)為契機(jī)，尋找使檔案管理示眾的可能性，并以合理手段調(diào)用目前可用的檔案信息數(shù)據(jù)，從獨(dú)特角度做好醫(yī)院發(fā)展史宣傳工作，用于提高醫(yī)院知名度，同時(shí)使檔案擁有增加影響力的效果，而類似的做法也將讓檔案原本具有的教育載體作用得到展現(xiàn)，從教育的角度提高服務(wù)效能。其二，使檔案發(fā)揮出為醫(yī)院工作提供信息數(shù)據(jù)方面有力支持的作用[9]。在醫(yī)院所做的各項(xiàng)管理工作當(dāng)中，內(nèi)部管理內(nèi)容極多，所面臨的問題也很復(fù)雜，為此為有效地提高公立醫(yī)院內(nèi)部管理效果，醫(yī)院可利用各部門利用查閱與應(yīng)用檔案特別是人事檔案的機(jī)會(huì)，更便捷地展開人事管理工作，使內(nèi)部管理與檔案管理在服務(wù)目標(biāo)上保持一致性。其三，讓醫(yī)院注意到自身與社會(huì)醫(yī)療服務(wù)機(jī)構(gòu)之間的關(guān)系，使醫(yī)療服務(wù)產(chǎn)生的有價(jià)值臨床信息數(shù)據(jù)與社會(huì)醫(yī)療服務(wù)機(jī)構(gòu)信息數(shù)據(jù)展開交流，以便同時(shí)提升二者的檔案管理水平，唯有如此才能更好地帶動(dòng)我國(guó)醫(yī)療事業(yè)水平整體進(jìn)步[9]。

5 結(jié)語(yǔ)

檔案管理的價(jià)值在醫(yī)院管理體系中既獨(dú)特又關(guān)鍵，能給醫(yī)院尤其是公立醫(yī)院的運(yùn)營(yíng)和發(fā)展帶來(lái)很大作用。在提升檔案管理效果的前提下，醫(yī)院如果想要在大數(shù)據(jù)應(yīng)用背景下取得長(zhǎng)足發(fā)展，就需要在檔案管理模式方面做出改革。本文基于新醫(yī)改前提提出一系列模式改革，并分別從基本制度建設(shè)、技術(shù)發(fā)展及應(yīng)用拓展幾個(gè)角度提出具體策略，希望能夠以此全面提高醫(yī)院檔案管理能力，帶動(dòng)醫(yī)院健康發(fā)展。