就業(yè)視角下高校學(xué)生檔案管理探討

楊秀娟

摘 要：伴隨著我國高等教育的不斷發(fā)展，高校師資力量和教學(xué)水平不斷提升，學(xué)校生源范圍也不斷擴(kuò)大，這就對高校的學(xué)生管理工作提出了更高的要求。學(xué)生檔案管理作為學(xué)生管理的重要組成部分，學(xué)生檔案中記錄的學(xué)生學(xué)習(xí)成果、實踐經(jīng)歷、思想品德狀況等的信息對學(xué)生今后的就業(yè)和生活有著非常重要的影響。尤其是對于高校畢業(yè)生來說，學(xué)生檔案是進(jìn)行雙向職位選擇和交流的重要基礎(chǔ)和依據(jù)，也是學(xué)校進(jìn)行重點(diǎn)優(yōu)秀人才推薦和培養(yǎng)的主要參考，因此做好高校學(xué)生檔案管理工作就顯得至關(guān)重要。文章就主要從就業(yè)視角下來探討高校學(xué)生檔案管理的優(yōu)化路徑。

關(guān)鍵詞：就業(yè)視角 高校 學(xué)生檔案管理

就業(yè)視角下，高校學(xué)生檔案管理工作具有十分積極和重要的意義。首先，學(xué)生檔案全面和完整的記錄了大學(xué)生在校期間的個人表現(xiàn)和學(xué)習(xí)經(jīng)歷，這不僅反映了學(xué)生在大學(xué)期間的學(xué)習(xí)和成長，同時也如實的反饋了高校人才培養(yǎng)的整個過程，以及在學(xué)生發(fā)展過程中學(xué)校提供的機(jī)遇和展示平臺。也就從一個側(cè)面綜合的反映高校的教學(xué)質(zhì)量和人才培養(yǎng)機(jī)制。將其真實完整的記錄在學(xué)生檔案之中，可以說是學(xué)生在就業(yè)過程中展示自身能力、展示學(xué)校教育實力的靚麗名片。[1]其次，做好高校學(xué)生檔案管理工作，做還能夠為廣大畢業(yè)生提供更好的就業(yè)指導(dǎo)以及信息服務(wù)。學(xué)校以學(xué)生檔案為主要依據(jù)，了解學(xué)生的綜合素質(zhì)和個性化差異，從而給學(xué)生進(jìn)行崗位或者單位的推薦?；蛘呤侵苯优c就業(yè)信息網(wǎng)合作，實現(xiàn)對學(xué)生檔案信息的共享，給社會企事業(yè)單位提供更多了解人才的途徑，幫助畢業(yè)生拓寬就業(yè)渠道。由此可見加強(qiáng)學(xué)生檔案管理，是保障畢業(yè)生順利就業(yè)的重要一環(huán)，也是體現(xiàn)高校內(nèi)部管理專業(yè)性和有序性的關(guān)鍵所在。下面就具體的針對高校學(xué)生檔案管理工作開展的優(yōu)化路徑和創(chuàng)新策略進(jìn)行分析和研究，旨在進(jìn)一步提升高校學(xué)生檔案管理工作質(zhì)量和水平。

1 確保高校學(xué)生檔案的真實性和完整性

就業(yè)視角下，在進(jìn)行高校學(xué)生檔案管理的過程中，關(guān)鍵和基礎(chǔ)就在保證學(xué)生檔案信息及資料的真實性和完整性。首先要求高校檔案管理部門，針對學(xué)生檔案要進(jìn)行單獨(dú)的編目，要求檔案號、學(xué)號、案卷標(biāo)題和內(nèi)容主題一一對應(yīng)，在進(jìn)行歸檔整理的過程中，要對收集的相關(guān)信息資料進(jìn)行篩選和真實性的驗證，提升檔案資料的準(zhǔn)確性，方便進(jìn)行后續(xù)的目錄檢索和查閱。[2]其次，就是要確保檔案信息資料的完整性，學(xué)生檔案管理部門要強(qiáng)化同各系辦公室之間的配合和聯(lián)系，不僅要對學(xué)生的綜合測評以及期末成績進(jìn)行收錄，還要重點(diǎn)對學(xué)生的思想道德品質(zhì)狀況、創(chuàng)新成果、實踐能力、人際交往能力等進(jìn)行全面的信息收集，聯(lián)合輔導(dǎo)員開展全方位的學(xué)生評價，從而充實和完善學(xué)生檔案的內(nèi)容，更加方便在就業(yè)過程中用人單位對學(xué)生進(jìn)行了解和崗位適應(yīng)性評估。

2 創(chuàng)新高校學(xué)生檔案管理形式及方法

就業(yè)視角下，要提高高校學(xué)生檔案管理質(zhì)量和水平，就要創(chuàng)新學(xué)生檔案管理的形式及方法，加快學(xué)生檔案信息化建設(shè)。首先就要求高校盡可能的采取集中式的檔案管理形式，避免學(xué)生檔案分散在各院系，二是要建立統(tǒng)一的學(xué)生檔案信息采集和服務(wù)中心，搭建學(xué)生檔案綜合信息管理平臺，借助信息平臺與各院系的負(fù)責(zé)人進(jìn)行溝通和交流，從而盡可能減輕檔案管理工作人員的壓力。[3]其次，針對學(xué)生檔案的整理和編輯工作，不要集中到畢業(yè)這個時段來統(tǒng)一進(jìn)行，而是要每學(xué)年開展一次學(xué)生檔案補(bǔ)充和整理工作，這樣也能夠極大的提升學(xué)生檔案管理和利用的效率。最后，就是要借助統(tǒng)一的學(xué)生檔案管理平臺和信息系統(tǒng)，把傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，這樣能夠直接實現(xiàn)檔案信息及資料在用人單位以及學(xué)生生源地人才服務(wù)中心之間的流轉(zhuǎn)，極大的提升了學(xué)生檔案的利用率和安全性，對學(xué)生今后的就業(yè)、升學(xué)等提供了一定的保障。

3 提升高校學(xué)生檔案管理人員的專業(yè)能力及綜合素質(zhì)

就業(yè)視角下高校學(xué)生檔案管理工作的有效開展，還有賴于高校學(xué)生檔案管理工作人員的專業(yè)能力和綜合素質(zhì)。首先要求高校要組建一支高素質(zhì)的專業(yè)型學(xué)生檔案管理人員團(tuán)隊，避免學(xué)生檔案管理工作由其他人員進(jìn)行兼職或者系辦公室進(jìn)行代辦，而是要成立專門的學(xué)生檔案管理部門和綜合服務(wù)中心，確保學(xué)生檔案管理工作的專業(yè)性和統(tǒng)一性。[4]其次，針對學(xué)生檔案管理，工作人員要開展集中的教育和培訓(xùn)，使其學(xué)習(xí)和掌握檔案管理的流程以及規(guī)范，同時具備檔案信息化管理的能力，能夠熟練的進(jìn)行檔案管理信息平臺以及系統(tǒng)的操作和應(yīng)用，更好的適應(yīng)檔案管理信息化建設(shè)的需要。最后就是要增強(qiáng)高校學(xué)生檔案管理人員的主動服務(wù)意識，構(gòu)建學(xué)生檔案管理數(shù)據(jù)庫，給廣大師生和用人單位提供更加高效便捷的檢索和查詢服務(wù)，同時還要及時的了解和對接市場人才需求狀況，對于畢業(yè)生的就業(yè)情況進(jìn)行跟蹤和反饋，幫助高校及時的優(yōu)化和調(diào)整人才培養(yǎng)策略，為在校生提供更為優(yōu)質(zhì)的就業(yè)信息服務(wù)。

4 結(jié)語

高校做好學(xué)生檔案管理工作，就要從提升檔案質(zhì)量、創(chuàng)新檔案管理形式以及檔案管理人才隊伍建設(shè)幾方面入手，切實提升學(xué)生檔案管理的信息化和現(xiàn)代化水平，提高學(xué)生檔案的利用率，為實現(xiàn)學(xué)生更加充分就業(yè)和高質(zhì)量就業(yè)奠定重要基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)：

[1] 謝衛(wèi)朋.關(guān)于就業(yè)視角下高校學(xué)生檔案管理創(chuàng)新分析[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2020（10）：27+29.

[2] 姚瓚瓚.就業(yè)視角下高校學(xué)生檔案管理研究[J].檔案時空，2019（06）：40-41.

[3] 王秀芳.就業(yè)視角下高校學(xué)生檔案管理工作的創(chuàng)新與實踐[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（17）：116.

[4] 黃波.就業(yè)視角下高校學(xué)生檔案管理與數(shù)字化創(chuàng)新[J].寧波職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報，2017，21（06）：58-61.

沈陽藥科大學(xué) （遼寧省沈陽市 110016）