會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下的會(huì)計(jì)檔案管理與應(yīng)用探究

楊 鈞

（湖北省鐘祥市財(cái)政局胡集財(cái)政分局，湖北 鐘祥 431911）

隨著信息化快速發(fā)展，電子發(fā)票等電子會(huì)計(jì)憑證的普及、財(cái)務(wù)共享中心的發(fā)展等，電子檔案在會(huì)計(jì)檔案的分量越來越重。目前很多企業(yè)對(duì)電子檔案仍未引起足夠的重視，甚至對(duì)這種電子化保存檔案的方式尚未接納。

1 實(shí)行電子會(huì)計(jì)檔案管理的必要性

長(zhǎng)期以來，無論是機(jī)關(guān)事業(yè)單位，還是各類企業(yè)和各種經(jīng)濟(jì)組織，對(duì)會(huì)計(jì)檔案的管理一直采取通過紙質(zhì)載體保存的方式。紙質(zhì)載體保存方式，之所以長(zhǎng)期備受青睞，除了遵守《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》中“采用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算的單位，應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案”的規(guī)定外，主要的還是考慮到紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)性、穩(wěn)定性和不可修改等特點(diǎn)。但是，隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的加快，紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案在作出突出貢獻(xiàn)的同時(shí)，也逐漸暴露出各類問題，最主要的是越來越多的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案，需要占用大面積的庫房進(jìn)行保存，而且為了紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的安全，還必須投入大量的人力、物力和財(cái)力，進(jìn)行紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的收集、整理、保管和負(fù)責(zé)查檔利用，造成了大量的人員和資金浪費(fèi)，這也對(duì)各單位造成了相對(duì)較大的負(fù)擔(dān)。因此，無論是在機(jī)關(guān)事業(yè)單位，還是在企業(yè)和其他經(jīng)濟(jì)組織，實(shí)行電子會(huì)計(jì)檔案管理勢(shì)在必行。

2 存在的問題

1）欠缺電子化報(bào)銷條件。因信息化建設(shè)不足導(dǎo)致會(huì)計(jì)人員無法接收并保管電子會(huì)計(jì)憑證，同時(shí)各單位現(xiàn)有制度體系在規(guī)范電子會(huì)計(jì)憑證管理上有所欠缺?，F(xiàn)在絕大部分單位仍然是以紙質(zhì)報(bào)銷手續(xù)為主，其現(xiàn)有賬務(wù)系統(tǒng)無法以電子會(huì)計(jì)憑證入賬，亦不具備保存電子會(huì)計(jì)憑證的條件。同時(shí)因電子會(huì)計(jì)憑證存在可多次復(fù)制、偽造變?cè)斓葐栴}，報(bào)銷系統(tǒng)未建立相應(yīng)的驗(yàn)證體系，對(duì)會(huì)計(jì)人員報(bào)銷造成阻力。2）電子會(huì)計(jì)憑證歸檔不規(guī)范。在電子發(fā)票、電子行程單等電子會(huì)計(jì)憑證推廣以來，許多單位在電子會(huì)計(jì)憑證歸檔上存在不規(guī)范的問題，如直接將電子會(huì)計(jì)憑證打印出來，以紙質(zhì)的形式入賬歸檔，而往往打印過程存在篡改、多次復(fù)制的問題，會(huì)計(jì)人員在審核報(bào)銷單據(jù)過程中很難辨認(rèn)重復(fù)報(bào)銷、信息篡改的情況，從而發(fā)生財(cái)務(wù)造假、偷逃稅款等情況，且電子會(huì)計(jì)憑證的電子檔案資源因未保存而流失，對(duì)會(huì)計(jì)檔案工作秩序造成了極大的障礙和困擾。3）電子會(huì)計(jì)檔案保管不當(dāng)。會(huì)計(jì)檔案電子化保管，最大的問題就是檔案保存的安全性，如一些單位存在無專門的電子檔案系統(tǒng)的問題；存在因保管介質(zhì)消磁或人為破壞而無法讀取的問題;未建立電子檔案安全體系，存在易被篡改或使用不當(dāng)?shù)膯栴};存在因系統(tǒng)升級(jí)導(dǎo)致舊系統(tǒng)儲(chǔ)存的電子檔案不兼容等問題。4）電子會(huì)計(jì)檔案管理相關(guān)制度不夠完善。健全的管理制度是工作開展的重要保障，沒有制度的保障，各項(xiàng)工作的開展都會(huì)受到影響。目前，大多數(shù)的單位在電子會(huì)計(jì)檔案管理制度方面都相當(dāng)欠缺，甚至有的單位壓根就沒有相應(yīng)的制度。缺乏電子會(huì)計(jì)檔案管理制度，則會(huì)給電子會(huì)計(jì)檔案的收集、整理、保管和利用方面帶來不利的影響，從而影響電子會(huì)計(jì)檔案管理的實(shí)現(xiàn)。因此，要順利推進(jìn)會(huì)計(jì)檔案的電子化管理，必須建立健全完善的會(huì)計(jì)檔案管理制度。

3 解決電子會(huì)計(jì)檔案管理問題的措施

1）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)重視，增加在電子會(huì)計(jì)檔案管理經(jīng)費(fèi)投入。會(huì)計(jì)檔案的重要性決定了會(huì)計(jì)檔案工作理應(yīng)受到單位領(lǐng)導(dǎo)的重視，各單位領(lǐng)導(dǎo)要提高對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案管理工作的重視程度，不斷強(qiáng)化檔案意識(shí)，認(rèn)識(shí)到會(huì)計(jì)檔案電子化管理的重要性，從而加大對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案管理的資金投入，為電子會(huì)計(jì)檔案管理提供必要的設(shè)施設(shè)備，加大在電子會(huì)計(jì)檔案技術(shù)方面的經(jīng)費(fèi)支持。2）增加試點(diǎn)單位，推廣先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)。目前財(cái)政部開展的電子會(huì)計(jì)檔案的試點(diǎn)單位數(shù)量少，試點(diǎn)單位接受學(xué)習(xí)調(diào)研任務(wù)重，先進(jìn)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)傳播速度慢，因此除國家層面外，要充分調(diào)動(dòng)部屬單位、省級(jí)財(cái)政部門和檔案管理部門開展系統(tǒng)內(nèi)試點(diǎn)工作的積極性，形成更多的典范單位和優(yōu)秀案例進(jìn)行宣貫，通過調(diào)研、召開交流會(huì)等方式盡快將典型經(jīng)驗(yàn)、典型案例推廣出去。另外各事業(yè)單位之間應(yīng)加強(qiáng)交流，安排好學(xué)習(xí)調(diào)研工作，交流探索的心得和方法，為實(shí)行新的會(huì)計(jì)檔案管理辦法做好前期準(zhǔn)備。3）明確財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作目標(biāo)。要實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)管理工作質(zhì)量的有效提升，單位就需要分析當(dāng)前自身財(cái)務(wù)管理工作的不足之處，根據(jù)實(shí)際情況以及發(fā)展目標(biāo)，明確制定合理的財(cái)務(wù)管理實(shí)施計(jì)劃，通過明確財(cái)務(wù)管理目標(biāo)，更加有序地開展財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作。而明確財(cái)務(wù)管理工作的目標(biāo)，就需要財(cái)務(wù)管理工作人員對(duì)市場(chǎng)的發(fā)展情況進(jìn)行全面了解，分析單位的發(fā)展方向以及財(cái)務(wù)管理轉(zhuǎn)型的趨勢(shì)，針對(duì)當(dāng)前單位存在的問題，建立科學(xué)合理的發(fā)展目標(biāo)，及時(shí)調(diào)整優(yōu)化單位財(cái)務(wù)管理會(huì)計(jì)工作的戰(zhàn)略部署。單位在制定相關(guān)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)管理目標(biāo)時(shí)，要注意目標(biāo)的可行性，通過分析單位相關(guān)數(shù)據(jù)信息，把握單位的整體發(fā)展情況，通過制定合理的目標(biāo)，保證單位財(cái)務(wù)安全。因此，制定財(cái)務(wù)工作管理目標(biāo)要符合單位長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展要求，單位在開展財(cái)務(wù)工作時(shí)必須預(yù)先明確財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)發(fā)展方向，制定可行的發(fā)展目標(biāo)，確定切實(shí)可行的實(shí)施方案，落實(shí)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)目標(biāo)所涉及的一切工作內(nèi)容，提升單位財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作整體質(zhì)量，提高財(cái)務(wù)工作效率，實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。4）升級(jí)檔案管理信息系統(tǒng)。無紙化、電子化會(huì)計(jì)檔案時(shí)代的到來，對(duì)企業(yè)的檔案管理系統(tǒng)提出了進(jìn)一步的要求。提高檔案管理信息系統(tǒng)的性能，使其能夠應(yīng)對(duì)大批量電子檔案的接收與管理，并能夠?qū)λ邮盏降臋n案的真實(shí)性與安全性進(jìn)行判斷。此外，設(shè)計(jì)靈活的電子檔案管理信息系統(tǒng)，能夠根據(jù)不同企業(yè)的不同需求，以及管理模式的不同要求，予以匹配最為合適的電子檔案信息化管理系統(tǒng)。提高各類軟件的安全性能。網(wǎng)絡(luò)安全問題是目前網(wǎng)絡(luò)化管理所需面對(duì)的最大問題之一。在無紙化、電子化管理的這樣一個(gè)時(shí)代，確保數(shù)據(jù)安全性至關(guān)重要。我們可以通過以下幾個(gè)方面來提高各類軟件的安全性能：首先，加強(qiáng)安全管理，設(shè)置多層加密模式或是防火墻等，防止非法訪問，為其安裝有效的殺毒軟件并定期進(jìn)行維護(hù)以避免網(wǎng)絡(luò)潛在病毒的影響。其次，利用區(qū)塊鏈技術(shù)防止人為篡改和造假。區(qū)塊鏈技術(shù)是一種計(jì)算方法極其復(fù)雜，又極具挑戰(zhàn)性的技術(shù)，正是由于這種算法的復(fù)雜性，才能夠保證生成的數(shù)據(jù)也異常復(fù)雜，難以被更改，具有相對(duì)的穩(wěn)定性，用這種算法生成的密碼具有難以被攻破的特點(diǎn)，成為當(dāng)前最為可靠的安全數(shù)據(jù)技術(shù)。最后，為避免自然因素可能會(huì)對(duì)其造成不可修復(fù)性影響，我們一方面要進(jìn)行電子檔案?jìng)浞莨芾恚涣硪环矫嬉獙?duì)磁性介質(zhì)進(jìn)行定期檢測(cè)與維護(hù)，有效減少因不可控因素而造成的損失。

4 結(jié)束語

社會(huì)的迅速發(fā)展、科技的不斷更新，大數(shù)據(jù)時(shí)代會(huì)計(jì)行業(yè)步入信息化進(jìn)程，會(huì)計(jì)電子檔案的管理也應(yīng)該向更好更快方向發(fā)展。發(fā)展會(huì)計(jì)檔案電子化進(jìn)程中，也應(yīng)重視會(huì)計(jì)檔案管理中存在的問題，完善管理制度，從而使會(huì)計(jì)檔案在確保質(zhì)量的基礎(chǔ)上，利用現(xiàn)代化電子手段來提升檔案利用率，為企業(yè)決策提供科學(xué)依據(jù)，減少企業(yè)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理的開支，為企業(yè)持續(xù)發(fā)展提供強(qiáng)有力支撐。