淺談畢業(yè)生人事檔案管理問(wèn)題與對(duì)策

王 燕

（湖南省永州市寧遠(yuǎn)縣人力資源和社會(huì)保障局，湖南 永州 425600）

現(xiàn)階段，我國(guó)畢業(yè)生人事檔案管理體系并不完善，還存在很多的管理問(wèn)題，在高校大學(xué)生畢業(yè)以后，原籍檔案只能調(diào)入到市教育局，而不是回到戶(hù)口所在地的縣區(qū)人力資源中心，這就需要學(xué)校開(kāi)具調(diào)檔函，才能從學(xué)校有機(jī)到人力資源中心，這就引起很多不必要的矛盾問(wèn)題，為此需要考慮到畢業(yè)生的實(shí)際需求，改進(jìn)人事檔案管理流程，逐步建立完善的管理制度，才能避免上述問(wèn)題，保證畢業(yè)生人事檔案管理質(zhì)量。

1 畢業(yè)生人事檔案現(xiàn)實(shí)作用概述

較國(guó)有經(jīng)濟(jì)時(shí)代改革前，現(xiàn)階段畢業(yè)生檔案重要性有著一定程序減輕，大部分單位通過(guò)面試確定畢業(yè)生是否符合錄用要求，但是人事檔案仍然發(fā)揮極為重要的作用，需要按照國(guó)家要求保存管理。畢業(yè)生人事檔案主要有以下方面：第一，站在國(guó)家層面來(lái)講，人事檔案是國(guó)家管理規(guī)劃人才資源的重要資料，也是人才戰(zhàn)略實(shí)施的核心，為現(xiàn)代化人才隊(duì)伍建設(shè)奠定基礎(chǔ)。第二，站在企事業(yè)單位角度來(lái)講，人事檔案可以提供畢業(yè)生的各方面資料，了解畢業(yè)生人生軌跡，掌握學(xué)生在校期間成績(jī)等方面，通過(guò)對(duì)人事檔案的合理利用，可以更好地篩選出適合的人才，為企事業(yè)單位今后的運(yùn)營(yíng)發(fā)展提供充足人才支持。第三，站在畢業(yè)生角度來(lái)講，人事檔案反映出自己上學(xué)到工作的各階段經(jīng)歷，是一筆寶貴的財(cái)富，擁有法律效應(yīng)，特別是剛步入社會(huì)的畢業(yè)生，選擇讀研、公考、參與工作時(shí)，都需要人事檔案出具證明。

2 畢業(yè)生人事檔案管理問(wèn)題

2.1 高校畢業(yè)生缺乏對(duì)人事檔案的重視

由于缺少社會(huì)經(jīng)驗(yàn)、社會(huì)宣傳度較低等因素，很多高校畢業(yè)生都不了解人事檔案的重要性，甚至出現(xiàn)棄檔的現(xiàn)象，阻礙人事檔案管理工作正常開(kāi)展。近些年社會(huì)發(fā)展迅速，高校畢業(yè)生數(shù)量持續(xù)增加，導(dǎo)致競(jìng)爭(zhēng)越來(lái)越激烈，為了獲取一份工作機(jī)會(huì)，很多畢業(yè)生都是先隨便找到一份臨時(shí)工作，一邊工作一邊尋求性的機(jī)會(huì)，這種情況下，檔案調(diào)取、檔案轉(zhuǎn)移較為麻煩，這就出現(xiàn)了棄檔的現(xiàn)象，就調(diào)查發(fā)現(xiàn)，國(guó)家相關(guān)部門(mén)經(jīng)常保存大量遺棄檔案，沒(méi)有繳納足額管理費(fèi)用。

2.2 檔案調(diào)取手續(xù)較為繁瑣

現(xiàn)階段，在高校大學(xué)生畢業(yè)以后，檔案一般會(huì)發(fā)往原籍，但是只能先調(diào)回市教育局，無(wú)法直接返回到戶(hù)口所在地的縣區(qū)人力資源中心，這種情況下，就需要高校開(kāi)具調(diào)檔函，依靠出具的材料通過(guò)學(xué)校郵回縣區(qū)人力資源中心，這就增加了人事檔案的調(diào)取難度，需要經(jīng)歷復(fù)雜繁瑣的手續(xù)。很多高校畢業(yè)生缺乏對(duì)人事檔案的重視，認(rèn)為手續(xù)過(guò)于繁瑣，甚至直接棄檔。

2.3 高校缺乏對(duì)畢業(yè)生檔案管理工作的重視

一些高校同樣缺乏重視，沒(méi)有做好宣傳工作，導(dǎo)致畢業(yè)生沒(méi)有意識(shí)到人事檔案的重要性。在高校人事檔案管理過(guò)程中，將所有注意力放在學(xué)籍檔案構(gòu)建管理，但是沒(méi)有在人事檔案管理工作上投入過(guò)多的關(guān)注度，應(yīng)付式的記錄一些內(nèi)容，導(dǎo)致檔案不夠完善。在保管、轉(zhuǎn)移環(huán)節(jié)，也沒(méi)有履行應(yīng)有的責(zé)任，甚至直接將人事檔案轉(zhuǎn)交人才管理部門(mén)，導(dǎo)致畢業(yè)生和人事檔案直接分離，無(wú)法及時(shí)繳納費(fèi)用。

2.4 缺乏對(duì)人才市場(chǎng)需求的重視

經(jīng)過(guò)一段時(shí)間的發(fā)展建設(shè)，目前檔案管理已經(jīng)基本實(shí)現(xiàn)數(shù)字化信息化，采用信息化管理手段，但是管理人員缺乏人才信息的接受意識(shí)，仍然將檔案管理、保存、記錄等工作放在核心位置上，沒(méi)有切實(shí)考慮到人才市場(chǎng)的實(shí)質(zhì)需求，無(wú)法契合人才市場(chǎng)的需求。

3 畢業(yè)生人事檔案管理問(wèn)題解決對(duì)策

3.1 健全高校人事檔案管理體系

在大學(xué)生畢業(yè)前，就要做好檔案功能教育工作，當(dāng)今市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)較為激勵(lì)，在企事業(yè)單位聘用人才時(shí)，通常將人事檔案作為重要的參考資料，高校要持續(xù)加強(qiáng)宣傳工作，讓高校畢業(yè)生意識(shí)到人事檔案的重要性，才能更好地完成調(diào)檔、轉(zhuǎn)移等工作。同時(shí)，高校也要構(gòu)建完善的檔案管理體系，遵循一定的管理原則，制定完善的保存、轉(zhuǎn)移、管理制度，檔案管理部門(mén)要履行好自身使命，才能為人事檔案今后的管理應(yīng)用奠定基礎(chǔ)。

3.2 檔案管理單位切實(shí)履行好服務(wù)職能

作為人事檔案的主管部門(mén)，要持續(xù)提高服務(wù)質(zhì)量，激發(fā)存檔意識(shí)，履行自身的管理、保存的職責(zé)，配合社會(huì)需求開(kāi)展檔案管理工作。根據(jù)上述研究可知，當(dāng)前人事檔案畢業(yè)后返回原籍的程序較為復(fù)雜，一方面可以從國(guó)家政策入手，逐漸優(yōu)化改善檔案返回原籍的流程，另一方面提升服務(wù)質(zhì)量，積極配合畢業(yè)生的調(diào)檔工作，提高服務(wù)意識(shí)及精神，才能讓畢業(yè)生按照要求完成調(diào)檔、歸檔等工作，減少棄檔的現(xiàn)象。

3.3 滿(mǎn)足人才市場(chǎng)需求

在人才市場(chǎng)中，人事檔案發(fā)揮重要作用，在管理過(guò)程中就要考慮到人才市場(chǎng)的實(shí)際需求，做好前期管理工作，才能為人才市場(chǎng)提供高質(zhì)量的人事檔案資料，為畢業(yè)生就業(yè)提供參考資料，提供更多對(duì)口的就業(yè)機(jī)會(huì)，同時(shí)為企事業(yè)單位輸送對(duì)口的人才。

3.4 規(guī)范畢業(yè)生人事檔案管理工作

第一，加強(qiáng)管理人才的培養(yǎng)工作。樹(shù)立人才戰(zhàn)略思想理念，培養(yǎng)高素質(zhì)人才隊(duì)伍，既要擁有較高的政治素質(zhì)，又要保證業(yè)務(wù)能力，逐漸落實(shí)好崗位責(zé)任制度。第二，加深數(shù)字化檔案規(guī)范管理。目前檔案管理部門(mén)已經(jīng)基本完成數(shù)字化建設(shè)，后續(xù)要依據(jù)數(shù)字化檔案特點(diǎn)，持續(xù)完善優(yōu)化規(guī)范管理制度，實(shí)現(xiàn)對(duì)管理行為的約束，考慮畢業(yè)生人事檔案的特殊性，提供專(zhuān)項(xiàng)檔案服務(wù)。

4 結(jié)語(yǔ)

在新時(shí)期下，更要突出畢業(yè)生人事檔案管理的重要性，找到不同層次檔案管理存在的弊病，逐漸解決困境難題，才能完善畢業(yè)生人事檔案管理制度，賦予新的管理內(nèi)涵，抓住管理的重點(diǎn)內(nèi)容，引入一些高科技的現(xiàn)代化手段，考慮到人才市場(chǎng)需求，充分利用畢業(yè)生人事檔案資源。未來(lái)還可以加強(qiáng)對(duì)個(gè)人誠(chéng)信檔案的構(gòu)建，強(qiáng)化人事檔案，為畢業(yè)生今后的工作生活奠定基礎(chǔ)，為企事業(yè)單位提供對(duì)口的人才，充分利用人才資源，推動(dòng)社會(huì)健康可持續(xù)發(fā)展。