試析企業(yè)離退休人員人事檔案管理的優(yōu)化策略

張 瀟

（成都人才有限責(zé)任公司，四川 成都 610031）

離退休人員的管理工作，是企業(yè)管理工作的一個重要組成部分，關(guān)乎著企業(yè)的發(fā)展和穩(wěn)定。企業(yè)以往的離退休管理工作可謂是問題頻現(xiàn)，這些問題使得企業(yè)員工惶惶不安，嚴(yán)重影響企業(yè)的轉(zhuǎn)型升級速度和效率，也埋下了一定的社會不安定隱患。為了更加有效地解決這一問題，本文將從離退休管理工作優(yōu)化的必要性以及存在的不足入手，最后得出新形勢下創(chuàng)新離退休管理工作的有效路徑。

1 實行企業(yè)退休人員人事檔案管理的意義

通過退休人員的人事檔案管理工作開展，能夠使退休人員在到達退休年齡之后就退出企業(yè)的勞動領(lǐng)域，并且可以直接把人事檔案轉(zhuǎn)交到相應(yīng)的社會機構(gòu)中，從而使傳統(tǒng)的檔案管理模式得到創(chuàng)新，改變了企業(yè)內(nèi)部對于人事管理的概念，同時破除了傳統(tǒng)模式下退休人員的“一包到死”觀念。使企業(yè)退休人員能夠直接地與企業(yè)脫離關(guān)系，并且能夠有效地使企業(yè)的經(jīng)營管理成本得到降低，使企業(yè)的人力資源管理服務(wù)工作的開展更加便利，減少一些繁瑣的環(huán)節(jié)，最終能夠有效地促進企業(yè)的發(fā)展經(jīng)營，防止出現(xiàn)退休人員過多給企業(yè)帶來的巨大壓力。所以對于企業(yè)退休人員的人事檔案管理工作，既能夠?qū)τ谕诵萑藛T自身的相關(guān)權(quán)益進行保護，也能夠使企業(yè)退休人員的管理服務(wù)水準(zhǔn)得到顯著的提升。

2 企業(yè)離退休人員人事檔案管理面臨的問題

1）離退休人員人事檔案管理理念落后單一。工作理念直接影響工作質(zhì)量與工作效率，離退休人員人事檔案管理對人才建設(shè)是否能夠發(fā)揮出長久的積極作用，與相關(guān)人員的工作理念有直接關(guān)系。絕大多數(shù)單位的人事檔案管理部門在進行日常檔案管理工作時，經(jīng)常將管理理念與檔案工作理念視為工作核心，沒有打破檔案與管理的局限，對離退休人員人事檔案管理進行創(chuàng)新嘗試，只是發(fā)揮了檔案管理的作用，忽視了離退休人員人事檔案的作用與價值。不具備服務(wù)理念與人才建設(shè)理念，沒有意識到人事檔案對單位人才建設(shè)能夠起到的服務(wù)作用，及對單位發(fā)展所起到的促進作用。正是因為離退休人員人事檔案對人才建設(shè)的作用與影響，需要構(gòu)建離退休人員人事檔案管理理念。

2）收集歸檔材料不規(guī)范不及時。離退休人員人事檔案管理的核心就是確保檔案材料的真實、可靠、完整。但當(dāng)前有的離退休人員人事檔案存在前后不一致的現(xiàn)象，有的材料內(nèi)容不真實，真?zhèn)坞y辨，資料歸檔不及時，如出生年月不準(zhǔn)確，有的檔案中甚至有多個年齡和陰陽歷混填的現(xiàn)象，如果把關(guān)審查不夠，就會影響檔案的真實性，嚴(yán)重影響檔案質(zhì)量。

3）相關(guān)人員對離退休人員人事檔案工作認識不全面?，F(xiàn)代人力資源管理制度建成之前，離退休人員人事檔案在我國組織人事工作中主要用于政治審查。功能發(fā)揮的局限造成人們普遍對離退休人員人事檔案作用認識不全面，沒有充分認識到其重要執(zhí)政資源的意義和在組織人事工作中的憑證作用。在實際工作中注重安全保存、忽視內(nèi)容建設(shè)和信息開發(fā)，在工作部署中不能將人事檔案與工作統(tǒng)籌規(guī)劃；專職工作人員檔案業(yè)務(wù)和組織人事工作知識不足，檔案功能發(fā)揮不充分；其他相關(guān)部門的指導(dǎo)和監(jiān)督功能發(fā)揮不到位，檔案材料填寫不規(guī)范、內(nèi)容不全面的問題普遍存在。

4）缺乏對離退休管理工作的重視和經(jīng)費的投入。隨著我國當(dāng)前市場經(jīng)濟的不斷發(fā)展，各行各業(yè)所面臨的競爭是日益激烈的，一些企業(yè)為了實現(xiàn)自我的良好發(fā)展，開始將發(fā)展重點放在對企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的戰(zhàn)略目標(biāo)的制定上，并沒有加強對離退休管理工作的重視程度。從整體上看，離退休管理工作雖然內(nèi)容比較簡單，但是從實際工作效果來看，所面臨的難點問題是比較多的，再加上企業(yè)的重視程度不足，很容易導(dǎo)致一些資源在分配方面存在著不合理的問題，一些企業(yè)并沒有加強對離退休管理的資金投入。

3 企業(yè)離退休人員人事檔案管理優(yōu)化措施

1）進一步完善離退休人員人事檔案管理制度建設(shè)。從當(dāng)前狀況分析看，大部分單位在離退休人員人事檔案管理方面，依舊沿用傳統(tǒng)的離退休人員人事檔案管理制度與人事代理制度，從而導(dǎo)致檔案管理有失真實性，難以有效發(fā)揮出其對人才建設(shè)的作用。為此，需要離退休人員人事檔案管理部門及時掌握社會發(fā)展變化，根據(jù)社會發(fā)展需求，進一步完善離退休人員人事檔案管理各方面制度建設(shè)，從而建立多樣化的離退休人員人事檔案管理制度，拓展未來離退休人員人事檔案管理的發(fā)展方向。在此基礎(chǔ)上，進一步提升離退休人員人事檔案搜集、整理、檢驗及管理等方面的相關(guān)制度，從而將離退休人員人事檔案管理對人才建設(shè)的作用發(fā)揮到極致。

2）統(tǒng)一管理機構(gòu)，科學(xué)劃分管理責(zé)任。為了能夠避免由于部門對于自身的職責(zé)不清晰所導(dǎo)致的退休人員人事檔案管理混亂問題。當(dāng)前管理機構(gòu)需要不斷地增強統(tǒng)一管理建設(shè)，將人力資源以及社會保障部門作為重點部門和其他組織共同制定出一些切實可行的管理規(guī)章制度，對于企業(yè)退休人員的人事檔案社會化管理的職責(zé)進行科學(xué)的劃分，使每一個部門以及崗位上的人都能夠清晰的認知到自身的崗位職責(zé)。在工作之中能夠嚴(yán)格地按照檔案管理的實際程序以及服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，開展社會化管理中的各項工作，以確保管理工作的效率能夠得到實際的提升，促進檔案管理科學(xué)化發(fā)展。

3）進一步提升離退休人員人事檔案工作意識。首先，牢固樹立離退休人員人事檔案是重要執(zhí)政資源的意識。各級黨委（黨組）及其組織人事部門要高度重視實體管理、內(nèi)容建設(shè)以及信息資源的開發(fā)和利用，要清醒地認識到離退休人員人事檔案工作沒做好就是組織人事工作不到位。其次，進一步加強檔案管理人員的認識，意識到檔案管理的重要性。在數(shù)據(jù)化時代中，要想保證人事檔案的便捷性，做好離退休人員人事檔案工作，相關(guān)管理人員需要充分利用網(wǎng)絡(luò)，掌握信息技術(shù)，匯總離退休人員人事檔案中包含的各種信息，建設(shè)覆蓋全面的人才資源信息庫；建立健全離退休人員人事檔案科學(xué)利用機制，及時開展信息數(shù)據(jù)的統(tǒng)計和分析研究，探索離退休人員人事隊伍的總體變化情況及規(guī)律，為組織人事工作提供有力的依據(jù)。

4）加強離退休管理工作的資金投入。在實際工作的過程中，為了使這些經(jīng)費落實到位，相關(guān)工作人員還要建立完善的管理制度，保證?？顚Ｓ?，在經(jīng)費落實和提升離退休工作人員生活待遇的基礎(chǔ)上，提高離退休人事檔案管理工作的水平。同時在實際工作的過程中，相關(guān)工作人員需要對活動場所進行完善，積極組織和引導(dǎo)離退休工作人員參加體育或者娛樂活動，豐富離退休工作人員的業(yè)余生活，還使得離退休管理工作的效果能夠提到更高的層次。另外，相關(guān)工作人員在實際工作的過程中，需要多方位了解離退休檔案管理的工作需求，結(jié)合具體情況，發(fā)揮人事檔案優(yōu)勢，提高離退休人員管理水平。

4 結(jié)語

綜上所述，優(yōu)化離退休管理工作，是一項經(jīng)年日久的長期任務(wù)。離退休人員群體的與日俱增為國家管理帶來了巨大的壓力，做好這方面的管理工作至關(guān)重要。在日后還需要結(jié)合離退休人員人事檔案管理實際情況制定相應(yīng)的管理措施，為相關(guān)工作提供依據(jù)。